Чтобы избежать путаницы при учете продукции, каждой единице товара присваивается уникальный номер. С помощью специальной программы он переводится в графический вид. В результате получается штрихкод (ШК) — изображение, состоящее из черных и белых линий или квадратов, в котором зашифрована информация о товаре:
- наименование;
- дата изготовления;
- производитель (название и адрес предприятия);
- срок годности или эксплуатации;
- состав и другие характеристики (их перечень зависит от вида продукции).
Штриховые коды генерируются автоматически в различных системах кодировки и наносятся на упаковку или этикетку товара, а также на групповую упаковку для транспортировки. Для работы с ними нужно специальное устройство — сканер ШК. Он считывает и расшифровывает их содержимое и передает эти данные на устройства, к которым подключен, — в онлайн-кассу, POS-терминал или на ПК.
В статье расскажем о том, какие виды штрих кодов существуют, где используются, кто и как присваивает их на продукцию и что для этого требуется. Подскажем, как автоматизировать учет товаров с идентификаторами, чтобы проводить операции с ними просто и быстро. А также объясним, как присвоить штрих код товару самостоятельно и в каких случаях это допустимо.
Зачем нужно присвоение штрихкодов на продукцию?
Использование штрихкодов позволяет быстро идентифицировать товары и облегчает работу с ними для всех участников оборота — производителей, импортеров, оптовых поставщиков и розничных продавцов. Они получают ряд преимуществ:
- возможность создать автоматизированную систему учета и контроля перемещений продукции на предприятии для ее оптимального размещения на хранение, быстрого проведения приемки, отгрузки, инвентаризации и других операций;
- минимизацию количества ошибок при вводе и обработке данных о товарах;
- упрощение ведения складского и бухгалтерского учета и другой рутинной работы с документами;
- рост скорости обслуживания покупателей на кассах при использовании сканеров штрихкодов.
Идентификацию по штрихкодам использует в своих интересах и государство. Например, в ходе таможенного контроля сканируются ШК импортируемой продукции для проверки законности ввоза. В России по штриховым кодам контролируется оборот товаров, подлежащих обязательной маркировке идентификаторами Data Matrix. Прослеживается движение всех видов такой продукции — от момента изготовления и до продажи потребителю.
Как понять, какой штрих код нужно присвоить товару?
Вопросами стандартизации учета и штрихкодирования товаров на мировом рынке занимается некоммерческая международная организация GS1. Она имеет представительства более чем в ста странах. Ее филиал в России называется «ЮНИСКАН ГС1/РУС». GS1 управляет несколькими видами ШК, которые используются во всех секторах мировой экономики:
- семейство EAN — EAN-8, EAN-13 и EAN-14 (включает два формата — GS1-128 и ITF-14);
- группа UPC — UPC-A и UPC-E;
- семейство DataBar — штрихкоды «Всенаправленный», «Сжатый всенаправленный», «Расширенный сжатый» и «Расширенный»;
- GS1 Data Matrix;
- GS1 QR-код.
В зависимости от внешнего вида ШК делятся на одномерные (1D или линейные) и двумерные (2D). Одномерные выглядят как последовательность чередующихся черных и белых полос. Двумерные имеют вид квадратов или прямоугольников из черных и белых ячеек и способны вместить больше данных, чем 1D-идентификаторы. К линейным штрихкодам относятся EAN, UPC, ITF-14, GS1-128, DataBar, к двумерным — Data Matrix и QR-коды. В России наиболее широко используются EAN-13, ITF-14, GS1-128 и Data Matrix, поэтому их и рассмотрим подробно.
Штрихкод EAN-13 присутствует практически на всех товарах в мире, включая те, которые выпускаются в РФ. Наносится на упаковку каждой единицы продукции, предназначенной для розничного сбыта, и состоит из тринадцати цифр:
- первые три — обозначают страну изготовления. Для РФ это числа в диапазоне от 460 до 469 включительно;
- следующие шесть — регистрационный номер производителя, присвоенный ему национальным подразделением GS1;
- далее идут три, обозначающие код продукции по внутренней системе учета на выпустившем ее предприятии;
- последняя — контрольная, рассчитывается на основании всех предыдущих.
В коде EAN-13 не всегда указывается именно та страна, в которой был изготовлен товар. Если производственные мощности и главный офис находятся в разных государствах — в идентификатор будет записано то, где зарегистрирована компания, а не то, где находится производство.
Форматы кодирования GS1-128 (прежде назывался EAN-128) и ITF-14 используются для работы с оптовыми партиями продукции: транспортировки, приемки и хранения на складе.
Если российское предприятие выпускает товары для экспорта, то, вероятнее всего, придется сформировать штрих коды GS1-128, так как большинство крупных торговых сетей за рубежом требуют, чтобы на вторичных упаковках была эта маркировка. Она содержит следующую информацию:
- идентификатор приложения (AI) — описывает формат закодированных данных;
- тип упаковки;
- обозначение страны;
- код производителя;
- номер товара;
- контрольное число.
ITF-14 состоит из четырнадцати цифр. В нем указываются:
- тип агрегированной упаковки;
- код продукции EAN-13 (кроме последней цифры) — где и кто изготовил, ее номер;
- контрольное число.
GS1-128 и ITF-14 по размеру крупнее, чем EAN-13 и не требуют идеального качества печати. Выбирать, какой из них использовать, нужно в зависимости от того, сколько данных требуется закодировать (в GS1-128 помещается больше) и на какую поверхность будет наноситься изображение.
GS1-128 в основном применяется для маркировки контейнеров и палет. Его можно печатать на этикетках. А для ITF-14 это невозможно. Он в наибольшей степени подходит для коробок из гофрированного картона.
Идентификаторы EAN-13, GS1-128 и ITF-14 — международные. Предприятия должны наносить их на продукцию, предназначенную для продажи за рубеж. Но при этом лучше заранее уточнить у торговых партнеров, с какими ШК они работают и есть ли у них дополнительные требования.
Если российская компания ориентирована на внутренний рынок и не занимается экспортом, то достаточно получить только российские штрихкоды — в национальных форматах ROS-13 (для розницы и единичных упаковок) и ROS-14 (для опта и логистической тары).
Двумерный идентификатор Data Matrix используется в РФ в качестве средства, по которому в национальной системе мониторинга «Честный ЗНАК» отслеживается движение товаров с обязательной маркировкой. Таким образом государство борется с контрафактом в обороте. Этот ШК наносится на этикетку или упаковку каждого экземпляра продукции. Он включает в себя:
- GTIN — номер товара в глобальном классификаторе GS1;
- уникальный серийный номер единицы продукции;
- проверочный ключ;
- код проверки для контроля подлинности идентификатора и его защиты от копирования.
При формировании штрихкода datamatrix можно записать в него следующие сведения о товаре:
- кто и когда изготовил;
- номер партии, серии;
- срок хранения;
- состав и различные параметры (вес, размер и пр.).
Этот вид маркировки обязателен для:
- обуви;
- товаров легпрома (некоторых видов одежды и белья);
- меховых изделий;
- лекарств;
- табачной продукции;
- фотоаппаратов и ламп-вспышки;
- шин и покрышек;
- парфюмерии;
- упакованной питьевой воды;
- молочных продуктов.
Этот список актуален на октябрь 2021 года. Правительство планирует расширять его. Поэтому рекомендуем предпринимателям следить за новостями по обязательной маркировке на официальном сайте «Честного ЗНАКа».
Что касается остальных штрихкодов GS1, то у каждого из них тоже есть свое назначение и сфера применения. EAN-8 используется для малоразмерных розничных упаковок, на которых не хватает места для EAN-13.
Для продукции, идущей на экспорт в США или Канаду, возможно, потребуется формировать коды UPC системы gs1, так как они являются американскими стандартами ШК для розницы. Формат EAN в этих странах тоже признается, но иногда их компании настаивают на маркировке UPC. Ее разновидность UPC-A считается стандартной, а UPC-E предназначена для товаров маленькой величины.
Идентификаторы DataBar используются в розничной торговле (в основном для продуктов) и позволяют зашифровать много данных в небольшом изображении.
Что касается QR-кодов, то в них можно «зашить» практически любую информацию: ссылки на сайты, текст, номера телефонов и адреса электронной почты, логин и пароль для доступа к Wi-Fi сети и др. Они широко используются во всем мире — в маркетинговых и рекламных компаниях, учебных заведениях, музеях, магазинах, наносятся на товары и т. д.
Как присвоить штрих код товару?
Нанесение на товары штриховых кодов по закону не является обязательным (за исключением Data Matrix в РФ), и производители делают это в добровольном порядке. Но дело в том, что этот способ идентификации настолько удобен и повсеместно распространен, что без него уже невозможно представить мировую торговлю. И если предприятие не использует общепринятые ШК, то навряд ли оптовые закупщики и ретейлеры согласятся с ним сотрудничать.
Самостоятельное присвоение штрихкодов на продукцию допускается, только если они будут использоваться для внутреннего учета в компании. Для операций с внешними контрагентами эти идентификаторы не подходят.
Коды ROS-13 и ROS-14 можно заказать в специальных центрах сертификации. Если ввести поисковый запрос «получить штрихкоды в России», «регистрация штрихкодов в РФ» или что-то подобное, то в результатах поиска появятся сайты таких компаний.
Внимание! Необходимо тщательно изучить репутацию центра сертификации и обращаться только в надежные организации — с многолетним опытом работы, хорошими отзывами и известными клиентами в портфолио. Рекомендуем избегать компаний-однодневок, иначе есть риск получить ШК, которые уже кем-то используются.
Как присвоить товарам штрихкоды GS1?
В РФ выдачей штрихкодов системы GS1 занимается организация ЮНИСКАН ГС1/РУС. Для получения идентификаторов предприятию нужно оформить членство в ней. Для этого:
- Заполнить заявку на сайте ГС1/РУС (раздел «Получить штриховой код» — «Порядок вступления»).
- Подписать ее с помощью УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи) через одного из операторов ЭДО (электронного документооборота) — Сфера-курьер, Контур ДИАДОК, Тензор СБИС или Такском-файлер. Документ поступит на рассмотрение.
- На e-mail заявителя придет счет на оплату вступительного взноса (на момент написания статьи 25 тыс. руб.). После перечисления денег процедура приема в организацию будет завершена.
Взнос покрывает период один год, по прошествии которого каждые двенадцать месяцев необходимо платить за членство 15 тыс. руб. После вступления компании присваивается персональный префикс GS1 — ее учетный номер в базе данных организации. Он состоит из двух элементов:
- Кодового обозначения ГС1/РУС (например, 460).
- Номера предприятия (к примеру, 122967 — ООО «Промторг»), который будет указываться в ШК на товарах.
После его получения можно приступать к созданию штрихкодов. Специалисты ГС1/РУС помогут в этом: объяснят, как правильно их сформировать, и предоставят необходимые методические материалы, инструкции, стандарты и т. п.
Центры сертификации также предлагают услуги по оформлению пакетов штриховых кодов GS1. Но этот вариант несет в себе риск. Поскольку сфера штрихкодирования законодательно не регулируется, и GS1 не имеет монополии на свою деятельность, то ничто не мешает другим компаниям создавать ШК, которые могут совпадать с теми, которые уже выпущены ГС1/РУС. И если при поставке товаров в торговую сеть вдруг окажется, что там уже есть позиции с такими же кодами, то в приемке откажут. Поэтому самый надежный способ получения идентификаторов для продукции, которая будет экспортироваться, — это обращение в ЮНИСКАН ГС1/РУС. Это гарантия уникальности штрихкодов и того, что товары с ними без проблем примут розничные дистрибьюторы и продавцы во всем мире.
Как сформировать код маркировки datamatrix?
Изготовители и импортеры продукции, подлежащей обязательной маркировке, должны наносить на нее идентификаторы Data Matrix и вводить их в оборот в Личном кабинете в системе «Честный ЗНАК». Ее оператором является ЦРПТ (Центр развития перспективных технологий). Он обеспечивает разработку и ведение онлайн-каталога маркированных групп товаров, хранение и обработку данных, криптозащиту, создание и учет кодов. Как присвоить штрихкод Data Matrix товару собственного производства:
- Пройти регистрацию в «Честном ЗНАКе». Инструкция опубликована на его сайте.
- Стать членом ГС1/РУС, потому что только там можно получить GTIN — неотъемлемый элемент кода Data Matrix. Для участников системы обязательной маркировки условия вступления льготные: первый и последующие ежегодные взносы составляют 3 тыс. руб. Но для этого нужно присоединиться к организации через «Честный ЗНАК» — заполнить на его сайте электронное заявление.
- После вступления в ГС1/РУС предприятие получит коды GTIN.
- Затем можно заказывать ШК Data Matrix: в Личном кабинете на сайте «Честного ЗНАКа» открыть раздел «Станция управления заказами» (СУЗ), выбрать способ получения кодов и следовать указаниям системы, заполняя необходимые поля.
На портале «Честного ЗНАКа» есть пошаговые видеоинструкции по всем операциям, в том числе и как правильно сформировать штрихкоды gs1 datamatrix на товары. Их генерация платная — 50 коп. за штуку (без НДС).
Как сделать учет товаров со штрихкодами простым и быстрым с помощью ПО DataMobile?
Автоматизировать учет и работу с товарами в складском хозяйстве, магазине и на производстве можно с помощью программного обеспечения DataMobile. Оно устанавливается на все популярные модели ТСД (терминалы сбора данных) на базе Android и даже на смартфон, идентифицирует продукцию по штрихкодам и позволяет выполнять следующие операции:
- вести учет товаров по серийным номерам;
- работать с упаковками и упаковочными листами;
- редактировать шаблоны документов;
- быстро проводить приемку, сбор заказов, отгрузку, перемещение товаров и инвентаризацию;
- работать с государственными системами («Честный ЗНАК», ЕГАИС, «Меркурий»);
- вести торговлю по образцам;
- проводить мобильную переоценку и перемаркировку;
- печатать упаковочные листы, этикетки и отгрузочные документы;
- выгружать внешние заказы на кассовое ПО АТОЛ Frontol;
- работать с онлайн-каталогом Rate&Goods*.
* Сервис может иметь ограничения для использования на территории РФ.
Кстати, тут можно узнать, как мы внедряли систему штрихкодирования на производственно-складском комплексе компании LYSTERRA.
ПО DataMobile подходит для организации адресного хранения (по статической и динамической схемам). Позволяет выполнять авторизацию пользователей и логировать их действия. Сведения об операциях, проведенных на ТСД, отражаются в учетной системе предприятия.
Софт имеет удобный и понятный интерфейс. Не прибегая к помощи программиста, можно легко менять логику работы — включать/отключать стандартные опции, ставя или убирая напротив них галочки в настройках.
ПО DataMobile совместимо со всеми популярными складскими и товароучетными программами, включая 1C. Если потребуется, то наши специалисты интегрируют его с любой платформой. Мы предлагаем выгодные условия использования софта:
- Бессрочную лицензию — вы платите за нее один раз, она привязывается к ID устройства, и срок ее действия неограничен. При этом она универсальна, и если захотите перейти на другую «товароучетку», то приобретать лицензию заново не придется.
- Предоставление ПО в аренду без привязки к конкретному устройству — с ежемесячным фиксированным платежом.
- Четыре версии программы на выбор: Стандарт, Стандарт Pro, Online Lite, Online — с разными наборами доступных функций. Чем выше версия, тем больше возможностей. Можно подобрать оптимальную для конкретной компании.
Если возникнет потребность в более «продвинутой» версии, то для перехода нужно всего лишь доплатить разницу в цене между ней и текущим вариантом. Обновления ПО для клиентов компании бесплатны, техподдержка — тоже.
Как самостоятельно сформировать штрих код для товара?
Компании могут создавать штрихкоды самостоятельно, но только для внутренней системы учета. Для отправки продукции за пределы предприятия такие идентификаторы не годятся.
За основу можно взять EAN-13 и добавить в его начале двойку. Она является условным обозначением, показывающим, что код предназначен для внутреннего использования. Но можно разработать и собственную его структуру, причем не только для товаров, но и для транспортных средств, документов, сотрудников, подразделений и т. д.
Также внутренние ШК генерируются и во многих учетных программах. Например, можно создать и присвоить штрихкод в 1с, привязать его к номенклатуре и распечатать на ценнике, этикетке. Либо найти подходящее ПО или онлайн-сервис для этого в интернете и купить доступ к программе для присвоения сквозных штрихкодов.
Подведем итоги. Нанесение ШК на товары необходимо для контроля их движения, точного учета и удобного взаимодействия участников оборота — производителей, оптовых поставщиков и розничных продавцов. Штрихкоды должны наносить изготовители и импортеры продукции, хотя это не является обязательным требованием по закону. Но товары без идентификаторов навряд ли получится продать.
Для продукции, идущей на экспорт, необходимы коды международной системы GS1. В РФ чаще всего используются EAN-13, GS1-128, ITF-14, а также Data Matrix, который должен быть на товарах, подлежащих обязательной маркировке. Для получения этих ШК нужно вступить в организацию ЮНИСКАН ГС1/РУС. Чтобы сформировать коды маркировки датаматрикс, дополнительно нужна регистрация в «Честном ЗНАКе». Предприятие может создавать и собственные идентификаторы, но только для внутреннего применения.
Автоматизировать учет продукции по штрихкодам позволяет специальный софт, умеющий их распознавать и фиксировать проведенные операции в учетной системе компании, например, ПО DataMobile. Его использование — это эффективный способ упростить и ускорить работу с товарами.
