Раньше для проведения инвентаризаци каждый код основного средства нужно было проверить вручную
Инвентаризация – один из основных бухгалтерских процессов, который подразумевает проверку фактического наличия имущества организации на конкретную дату и сличение этих данных с данными бухгалтерского учета.
Основные цели инвентаризации основных средств:
- определение фактического наличия ОС для обеспечения их сохранности, выявление неучтенных объектов;
- сопоставление фактического количества ОС с учетными данными: выявление недостач и излишков;
- проверка правильности и полноты отражения информации об ОС с учетом рыночной стоимости и фактического состояния;
- проверка соблюдения правил использования и содержания ОС;
- списание изношенных ОС.
Как автоматизируется процесс инвентаризации?
Сверка вручную – процесс, отнимающий много времени. К тому же влияние оказывает человеческий фактор: из-за большого объема работы часто возникают ошибки, которые приводят к появлению недостач, излишков, пересортицы.
Процесс инвентаризации стандартизован (предполагает повторение типовых операций), поэтому его можно легко автоматизировать, используя технологию штрихкодирования или RFID-метки, специальное программное обеспечение и устройства для считывания меток.
Автоматизация существенно облегчает процесс проведения инвентаризации, повышает качество учета данных и скорость их обработки.
- Технология RFID обеспечивает быстрое удаленное считывание радиометок. Единственный нюанс: возможны сложности, если есть объект учета, но потеряна метка или, напротив, если метка находится в помещении, но отсутствует сам объект.
- Технология штрихкодирования отличается более низкой стоимостью и легкостью внедрения. Но при инвентаризации нужно подходить к каждому объекту и сканировать его штрихкод.
Принтер печати штрихкодов
Что нужно предпринять для внедрения автоматизации: пошаговая инструкция
- Промаркировать объекты учета.
Для автоматической идентификации объекты нужно промаркировать. Для этого используются клеящиеся этикетки со штрихкодами или метки RFID. Они создаются с помощью принтеров печати этикеток, RFID-меток.
Тип этикеток выбирается в зависимости от вида основных средств, подлежащих учету. При работе со штрихкодами лучше всего использовать полипропиленовые этикетки, они наиболее долговечны, устойчивы к механическим воздействиям, могут использоваться в агрессивных средах. При использовании технологии RFID отдать предпочтение можно как простым меткам-наклейкам, так и защищенным корпусным меткам.
- Приобрести специальное оборудование для считывания данных.
Речь идет о терминалах сбора данных – защищенных мобильных компьютерах со сканером штрихкодов. В офисе можно использовать и обычные смартфоны, в условиях производства и склада предпочтение стоит отдать ТСД.
Если используется автоматическая идентификация на базе технологии RFID, потребуется мобильный считыватель меток.
- Установить программное обеспечение для инвентаризации.
Команда Сканпорт разработала специальное программное обеспечение для управления ТСД или мобильными устройствами при проведении автоматизации. С этим ПО процесс сбора информации об основных средствах и передачи ее в учетную программу отнимает минимум времени и сил.
Программное обеспечение DataMobile Invent поддерживает технологию штрихкодирования и RFID. В зависимости от того, какая маркировка основных средств используется, можно использовать одну из версий программы:
- DataMobile Invent;
- DataMobile Invent RFID.
Использование терминала сбора данных при инвентаризации
Основные функции и возможности ПО для инвентаризации
ПО DataMobile Invent устанавливается на ТСД и интегрируется с 1С. Приложение позволяет:
- производить выбор пользователя: так как ПО многопользовательское, каждый сотрудник может иметь свои данные для входа;
- проводить инвентаризацию основных средств путем считывания штрихкодов (RFID-меток) и ввода данных в систему;
- добавлять фотографии основных средств;
- работать с малоценными объектами учета из справочника «Номенклатура» с возможностью ввода их количества;
- списывать брак с указанием причины списания из перечня, который можно выгрузить из 1С, при необходимости есть возможность добавить комментарий;
- назначать материально ответственных лиц (МОЛ) и определять места хранения; список материально ответственных лиц и перечень подразделений выгружаются из 1С;
- создавать маркировочные этикетки и отправлять их на печать при наличии мобильного принтера.
Инвентаризация объектов, промаркированных RFID-метками, может осуществляться на расстоянии с мгновенным внесением данных в карточку ОС. Для удобства в приложении реализована функция поиска определенного объекта с помощью звукового и визуального сигнала – чем ближе мы к нему подходим, тем интенсивнее сигнал.
Внешний вид экрана ТСД при использовании программы DataMobile Invent для сканирования штрихкода и RFID-метки
Делимся проектом, в котором мы автоматизировали учет и инвентаризацию основных средств с помощью ПО DM.Invent и надежного оборудования.
В чем состоит работа сотрудника, выполняющего инвентаризацию ОС?
Выполнять проверку наличия и состояния ОС с помощью ТСД и приложения DataMobile Invent очень просто:
- нужно войти в программу под своими данными;
- отсканировать штрихкод ОС (на экране появится его название, МОЛ, место хранения, дата проведения инвентаризации);
- поставить галочку «Списать», если ОС требует списания, при необходимости добавить комментарий;
- если требуется, включить в настройках функцию «Фотофиксация» и сделать фото объекта;
- перейти к сканированию следующего ОС.
Если нужно добавить информацию по уже отсканированному объекту, вернуться к нему можно с помощью повторного сканирования штрихкода, а после внесения изменений просто продолжить инвентаризацию. По окончании сканирования всех объектов нужно нажать «Завершить инвентаризацию».
При сканировании RFID-меток действия аналогичны, только все проходит быстрее, так как метки считываются сразу со всех объектов.
Чтобы приобрести ПО DataMobile Invent, достаточно оставить заявку на сайте или позвонить нам. При необходимости мы сориентируем, какое оборудование подойдет вам лучше всего, и поможем разобраться с функционалом программы.
