В статье обсудим вопрос, волнующий многих продавцов. На повестке дня — автоматизация магазина. Расскажем, для чего она нужна и как ее выполнить — представим инструкцию из 15 простых шагов. Мы — «Компания Сканпорт» — оказываем качественные услуги бизнесу по автоматизации торговли на базе штрихкодирования, о чем свидетельствуют отзывы благодарных клиентов.
.png)
Для чего автоматизировать магазин: 15 причин
Автоматизация в магазине необходима для его эффективной работы и снижения нагрузки на персонал. Одно дело, когда сотрудник выполняет операции вручную, и совсем другое, когда это происходит с помощью специальных устройств и программ. Итак, поясним, для чего требуется автоматизировать магазин — 15 причин:
- Для выполнения рутинных операций на предприятии уходит минимум времени и усилий.
- Сотрудники не допускают ошибок.
- Производительность труда — на высоте.
- Можно сократить штат до минимума.
- Удается отказаться от неудобных бумажных накладных и отчетов — обмен документами между контрагентами и контролирующими органами происходит в электронном виде.
- Автоматизированная система собирает и анализирует данные о продажах, позволяет планировать покупательский спрос.
- Улучшается качество обслуживания клиентов.
- Можно регулярно проводить инвентаризации без закрытия магазина, вовремя обнаруживать недостачи.
- Приемка товаров происходит в точном соответствии с накладной, без пересортицы.
- Проверка и замена ценников не занимает много времени и может выполняться хоть каждый день, на витрине всегда актуальные цены.
- Продажи «проходят» через онлайн-кассу, владелец предприятия соблюдает требования закона.
- При торговле маркированными товарами коды Data Matrix автоматически выводятся из оборота.
- Обязательная маркировка проходит проверку в системе «Честный ЗНАК» в рамках разрешительного режима продаж.
- Удается эффективно отслеживать сроки годности товаров, что особенно актуально для продуктового магазина.
- Увеличивается прибыль бизнеса — 15-я и одна из главных причин необходимости автоматизации работы торговой точки.
Дальше расскажем, как автоматизировать магазин с нуля. Представляем 15 шагов, которые помогут вывести розничную торговлю на новый уровень.
Шаг 1. Анализ текущих процессов и постановка целей автоматизации
Анализ текущих бизнес-процессов позволяет выявить слабые места и определить, что именно нуждается в оптимизации. Цели автоматизации должны быть конкретными и достижимыми. Например, сокращение времени выполнения операций, минимизация ошибок, устранение недостач, повышение производительности работы персонала торговой точки.
Шаг 2. Приобретение онлайн-кассы для автоматизации продаж
По закону расчеты с клиентами должны осуществляться с помощью онлайн-кассы. При выборе ККТ важно отталкиваться от условий эксплуатации. Наиболее подходящий вариант для работы в магазине — смарт-терминал. Если нет возможности подключить устройство к электросети (например, при торговле в киоске), следует купить мобильную кассу, которая питается от аккумулятора.
Шаг 3. Регистрация ККТ в налоговой
Купить онлайн-кассу — мало. Нужно еще зарегистрировать ее в налоговой. Можно посетить отделение ФНС лично или отправить заявление через личный кабинет налогоплательщика. Срок рассмотрения обращения — 5 рабочих дней с момента подачи.
Шаг 4. Подключение магазина к системе «Честный ЗНАК» и ЭДО
Большая часть товаров на российском рынке подлежит обязательной маркировке, и их список постоянно расширяется. Владелец магазина должен подключиться к системе «Честный ЗНАК». Задача розницы — подтверждать УПД при приемке маркированной продукции и выводить ее коды из оборота через онлайн-кассу. Чтобы обмениваться электронными документами с контрагентами, налоговой и «Честным ЗНАКом», нужно подключиться к системе ЭДО.
.png)
Шаг. 5. Настройка кассы для работы в разрешительном режиме продаж маркированных товаров
При продаже товаров с обязательной маркировкой на кассе действует разрешительный режим. При сканировании Data Matrix кассовое ПО отправляет в «Честный ЗНАК» запрос. Если штрихкод окажется невалидным, система заблокирует операцию. Полезные рекомендации, как бизнесу подготовиться к разрешительному режиму продаж, мы дали в другой статье.
Шаг 6. Покупка сканера штрихкодов для автоматизации продаж
Для автоматизации продаж нужен 2D-сканер. Используется для считывания штрихкодов и передачи данных на онлайн-кассу. Как правило, для работы в розничной точке подходит бюджетное устройство проводного типа — такое как АТОЛ Impulse 12.
Примечание! Даже если ассортимент, которым располагает магазин, — 15 групп товаров, проще вести продажи с помощью штрихкодов, а не искать нужные позиции в каталоге онлайн-кассы. Работа с продукцией, подлежащей маркировке «Честный ЗНАК», предполагает обязательное использование 2D-сканера.
Шаг 7. Покупка принтера для печати этикеток и ценников в магазине
Принтер этикеток предназначен для печати «самоклеек» со штрихкодами для внутреннего учета товаров или с Data Matrix, если существует требование по маркировке остатков. Представьте «примагазинный» вещевой склад, на котором имеются 15 немаркированных головных уборов. С 1 августа 2025 года их нельзя продавать без штрихкодов Data Matrix. Чтобы эта продукция попала к покупателям через магазин, 15 упаковок с головными уборами должны «обзавестись» маркировкой «Честный ЗНАК».
Принтер этикеток также используется для печати ценников. Для работы в магазине подходит устройство настольного класса. Например, TSC TE200.
Шаг 8. Приобретение ТСД для мобильного учета товаров и проверки ценников
Для автоматизации приемки, инвентаризации продукции, проверки ценников и других бизнес-процессов на складе и в торговом зале нужно купить ТСД. Устройство имеет встроенный 2D-сканер, поддерживает мобильную эксплуатацию. Популярные модели ТСД с механической клавиатурой:
- АТОЛ Smart.Prime — с запасом памяти 4/64 ГБ (расширенная модификация), подходит для продуктового магазина с большим ассортиментом.
- Point Mobile PM352 (базовая версия) — поддерживает Wi-Fi 6E.
ТСД без клавиатурного блока:
- АТОЛ Smart T31 — защищен от пыли и влаги по классу IP68, подходит для выносной торговли.
- Point Mobile PM84 — в базовом исполнении — с АКБ на 4 950 мАч, в расширенном — на 7 020 мАч.
Один их самых бюджетных терминалов — АТОЛ Smart.Lite. В отличие от ранее рассмотренных моделей, не поддерживает 4G.
Одного мобильного терминала недостаточно для автоматизации учета товаров. Требуется еще ПО для ТСД — такое как DataMobile.
Шаг 9. Установка ПО для ТСД
Мобильное приложение DataMobile для терминала предназначено для идентификации товаров по штрихкодам и связи с учетной программой (например, «1С»). Предусмотрена поддержка работы с документами приемки, инвентаризации и пр., готовые шаблоны этикеток и ценников. ПО для ТСД представлено в 4 версиях с разным набором функций:
- базовых — Стандарт и Стандарт Pro;
- расширенных — Online Lite и Online.
Если работа с товарами в розничной точке предполагает минимум операций, достаточно ПО версии Стандарт или Стандарт Pro. Если торговая точка занимается оптовыми продажами, укомплектовывает и отправляет продукцию клиентам, понадобится ПО версии от Стандарт Pro и старше. Например, поступил заказ в магазин — 15 товаров необходимо упаковать в короб и доставить по нужному адресу. Сотрудник считывает штрихкод с каждой единицы, формирует код агрегации и создает упаковочный лист с перечнем вложения.
Скачать программное обеспечение DataMobile можно из магазина приложений или «Яндекс.Диска». Затем — установить на терминал.
Примечание! Сразу после того как скачаете ПО, возможна работа в демонстрационном режиме — с демо-данными, минимумом функций и без возможности обмена информацией с учетной программой. Для полноценного использования софта нужна платная лицензия.
Шаг 10. Покупка лицензии на ПО для ТСД
DataMobile имеет 2 вида лицензий (на выбор):
- Бессрочную (LifeTime) — привязывается к конкретному устройству.
- Временную — по подписке в «облаке» DMcloud. Эту лицензию можно переносить с одного мобильного оборудования на другое.
Подписка на наше ПО для магазина оформляется на определенный период, минимум — 1 месяц, максимум — 1 год.
Можно купить ТСД и ПО по отдельности или в комплекте. Например, доступны готовые решения, состоящие:
- из устройства АТОЛ (Smart.Prime (Smart.Lite, Smart.Slim — на выбор) и софта DataMobile Стандарт;
- терминала Point Mobile (PM351, PM67 или PM84) и приложения для ТСД версии Online.
Можете ознакомиться с другими комплектами для мобильной автоматизации магазина и склада.
Шаг 11. Подключение программного модуля Маркировка
При торговле продукцией, подконтрольной системе «Честный ЗНАК», к ПО DataMobile нужно подключить дополнительный программный модуль Маркировка. Он понадобится при торговле одеждой и обувью, для работы в продуктовом магазине, так как безалкогольные напитки, пиво, молочные изделия и другие продовольственные товары маркируют с помощью кодов Data Matrix.
Шаг 12. Интеграция ПО для ТСД с «1С»
Программное обеспечение DataMobile интегрируется с типовыми конфигурациями «1С» без дополнительных драйверов. Для работы в магазине подходят программы учета «1С:Розница», «1С:Управление торговлей», «Далион» и др.
Приложение базовых версий обменивается данными с «товароучеткой» в режиме офлайн — они с ТСД отправляются с систему в ручном режиме по Wi-Fi.
В расширенных версиях Online Lite и Online — обмен с базой происходит в режиме реального времени. Инструкция по интеграции программы для ТСД с «1С» представлена в «Базе знаний».
Шаг 13. Настройка ПО для ТСД
После того как скачаете и установите ПО на терминал, подключите лицензию и выполните интеграцию с «1С», нужно настроить логику работы с документами. Работы выполняются на стороне программы учета (подробнее — в «Базе знаний») и мобильного ПО. Чтобы сэкономить время и не допустить ошибок, можете обратиться к нам. Выполним настройку и подключение программного обеспечения удаленно или с выездом на ваше предприятие.
Шаг 14. Обучение сотрудников работе с устройствами и программами
Работа с устройствами и программами требует определенных навыков и умений. Прежде чем приступить к работе, сотрудники предприятия должны пройти соответствующее обучение. Это поможет им освоить новые инструменты и технологии, решать корпоративные задачи быстрее и эффективнее. Ускорить процесс освоения софта помогут наши вебинары, видеоинструкции, презентации и другие полезные материалы на нашем сайте.
Шаг 15. Тестирование и запуск системы автоматизации магазина
Итак, если у вас уже автоматизирован магазин, 15-й шаг — тестирование и запуск системы. Важно убедиться в ее корректной работе. Суть тестирования — выполнение пробной печати этикеток, считывания штрихкодов с помощью 2D-сканера, операций по учету продукции в мобильном приложении.
