Учет основных средств (ОС) – довольно важный процесс для бухгалтерского и налогового учета. И любая программа для бухучета обязательно включает в себя блок, связанный с основными средствами. В типовых решениях 1С: Бухгалтерия или 1C:ERP можно оформить приобретение ОС и постановку на баланс, инвентаризацию, списание и реализацию, что закрывает практически все потребности в документообороте.
Но когда инвентарных объектов становится слишком много, процесс регулярной инвентаризации становится не сильно проще, чем вообще без автоматизации: нужно распечатать большое количество инвентаризационных ведомостей, вручную заполнить что найдено, внести в программу с бумаги результаты инвентаризации. Чем больше ОС – тем больше будет ошибок на каждом из этапов, а исправление ошибок займет дополнительное время. Из нашего опыта, в больших компаниях, будь то бизнес-центры, гостиницы или производственные предприятия, инвентаризация основных средств с использованием бумаги может растянуться на недели.
Для того, чтобы решить проблемы, связанные с ручным вводом, в других отраслях традиционно используются самоклеящиеся этикетки с штрихкодами или RFID-метки. Но для бухгалтерских программ почти всегда возникает вопрос: как реализовать работу с этикетками в уже работающей программе, когда такие возможности не предусмотрены в системе?
Существует два подхода к такой задачи: отдельное решение только для работы с имуществом или дополнение существующей программы необходимыми возможностями.
В специализированном решении для ведения основных средств, как правило, решены все вопросы: от нужного документооборота, до штрихкодирования, но для предприятия это дополнительные, зачастую значительные, затраты на приобретение отдельной программы, необходимость интеграции с бухгалтерским решением для актуализации информации по основным средствам для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, а также параллельная работа бухгалтера сразу в двух программах.
Доработка существующего бухгалтерского решения для работы со штрихкодами позволяет решить те же самые задачи, что и в отдельно стоящей программе, но без необходимости решения интеграционных задач.
Мобильная программа для инвентаризации основных средств
Для повышения скорости работы с основными средствами и точностью собираемых данных Компания Сканпорт разработала специальный модуль для продуктов 1С, где ведется учет основных средств и мобильное приложение DataMobile Invent для терминала сбора данных или телефона. DataMobile Invent - это мобильная программа для инвентаризации основных средств.
Модуль подключается к бухгалтерской программе как внешняя обработка, что позволяет пользоваться новыми возможностями без необходимости снятия программы 1С с поддержки. В конфигурации появляется возможности распечатать штрихкоды с инвентарными номерами на обычном лазерном принтере или специальном термопринтере этикеток или привязать RFID-метку к основному средству. Этот же модуль отвечает за обмен с мобильным приложением всей необходимой информацией для проведения инвентаризации и управления основными средствами – на каждом мобильном устройстве, подключенному к 1С, будут доступны данные обо всех инвентарных номерах, местах хранения, материально ответственных лицах (МОЛ).
RFID-инвентаризация ещё проще и быстрее
Мобильное приложение заменяет бумажные инвентаризационные ведомости, повышает скорость проведения инвентаризаций и их точность – всё, что нужно сделать, это пересканировать штрихкоды с этикеток, наклеенных на основные средства. А с использованием RFID-меток даже не нужно, чтобы метка находилась в прямой видимости – за считанные секунды специальным RFID-терминалом будут считаны все инвентарные номера в помещении. Как только будет закончено сканирование, все полученные данные будут заполнены в документе «Инвентаризация ОС» в 1С.
Программа DataMobile Invent покажет план-факт инвентаризации и исключит случайный ввод «не того» инвентарного номера. Кроме инвентаризации в приложении можно управлять местонахождением основных средств и назначать других МОЛ, списывать основные средства в случае порчи или утраты с указанием причины списания и фотофиксацией повреждений.Такой комбинированный подход из типового решения 1С, внешней обработки для работы со штрихкодами и мобильного приложения DataMobile Invent является наиболее оптимальным способом работы с большим количеством основных средств – все действия осуществляются в привычной для бухгалтера среде, а мобильное приложение для инвентаризационной комиссии интуитивно понятно. Решение подойдет и для тех организаций, которые только задумываются о ведении учета ОС – использование бухгалтерской программы будет сразу надежным фундаментом для построения учета основных средств, связанного с бухгалтерской и налоговой отчетностью.
