На первый взгляд, аптека кажется обыкновенной розницей по продаже лекарственных средств (ЛС). Однако фармацевтический бизнес — одно из самых трудных в реализации направлений деятельности, где представлены тысячи наименований товаров, продажа, перемещение и хранение которых осложняются обязательной маркировкой. В статье расскажем об автоматизации аптек, какое оборудование и специализированное программное обеспечение необходимо для этого внедрить.
Зачем автоматизировать аптеку
Автоматизация аптеки — это организация работы с применением специального оборудования и программного обеспечения. При этом непроизводительный ручной труд сводится к минимуму. Налаженная система автоматизации аптеки позволит работать с большим ассортиментом, быстро обслуживать покупателей, что повысит лояльность, контролировать товарные запасы, своевременно оформлять заявки на поставку товара.
Основные процессы по автоматизации аптеки
Автоматизация работы аптеки состоит из трех этапов:
- Аудит бизнес-процессов и утверждение цели проекта.
- Выбор и приобретение специализированного софта для управления аптекой: учетной системы (например, «1С:Розница 8. Аптека»).
- Покупка оборудования: онлайн-кассы, сканера штрихкодов.
Для учета и проведения инвентаризации на аптечном складе можно использовать ТСД с ПО DataMobile. Еще понадобится регистратор выбытия. Нужен, чтобы при отпуске лекарств по льготному рецепту или оказания медицинской помощи выводить коды из оборота. Его бесплатно предоставляет ЦРПТ.
Автоматизация учета движения товаров в аптеке
При поступлении, продаже и перемещении лекарств необходимо организовать правильное и точное отражение всех операций в торговой точке. Для этого есть универсальное решение — автоматизация учета движения товаров в аптеке. Специализированные программы и оборудование (ТСД) облегчают деятельность фармацевтов, провизоров и оптимизируют большинство бизнес-процессов. Автоматизация учета в аптеке решает ряд задач:
- повышение скорости инвентаризации;
- отслеживание сроков реализации препаратов;
- работа с системой «Честный ЗНАК»;
- организация адресного хранения и отслеживания остатков ЛС по ячейкам.
Далее расскажем о специализированном ПО для оптимизации бизнес-процессов.
Программное обеспечение для автоматизации аптеки
Практика показывает, что для оптимизации работы аптеки не подойдут универсальные решения, которые не учитывают специфику фармацевтической розницы. Есть программы для оптимизации процессов в одной точке и отдельные решения, если нужна автоматизация сети аптек.
Система учета для аптеки на базе 1С
Система учета на базе 1С — это решение для оптимизации бизнес-процессов в сфере реализации лекарственных средств. Лучше применять конфигурацию, которая разработана на основе «1С:Розница» — «1С:Аптека». Автоматизация предприятия с ее помощью поможет управлять запасами, закупками, продажами и обмениваться данными с ФГИС мониторинга движения лекарственных препаратов.
Важно! Для детального учета ЛС в государственных медицинских организациях можно использовать программный продукт «1C:Медицина. Больничная аптека».
При наличии нескольких пунктов по продаже готовых лекарственных средств лучше применять «1С:Аптека» (фронт-офис) совместно с конфигурацией «1С:Управление аптечной сетью», установленной в центральном офисе (бэк-офис). Обмен сведениями между ними дает возможность:
- передавать из «1С:Управление аптечной сетью» в «1С:Аптека» данные о поставках, обновлении каталога и стоимости. А из фронт-офиса в центральный — сведения о реализации товаров, его движении и данные об остатках в каждой точке;
- работать удаленной розничной точке самостоятельно;
- создавать централизованные заказы поставщикам на сеть аптек и управлять обеспечением точек товарами.
Внедрение 1С с учетом специфики фармацевтического предприятия поможет автоматизировать бизнес.
DataMobile c модулем Маркировка: учет лекарств по штрихкодам
ПО DataMobile c модулем Маркировка — решение для автоматизации учета в аптеке. Программа работает на ТСД, помогает оптимизировать учет препаратов, внесенных в систему мониторинга «Честный ЗНАК» (с кодами маркировки), включая ЛС. DataMobile с модулем Маркировка позволяет:
- сканировать и распознавать коды Data Matrix;
- проверять статус кода в национальной системе маркировки и мониторинга товаров «Честный ЗНАК»;
- получать информацию о товаре (аналоги, инструкции и др.);
- проводить сверку поступления с данными о них в накладных;
- проверять срок годности лекарств.
Программное обеспечение DataMobile ускоряет приемку и инвентаризацию лекарственных средств. Софт прост в управлении, легко настраивается и интегрируется с 1С.
Сканеры и ТСД для автоматизации аптек
Медицинские препараты маркируют двумерными штрихкодами Data Matrix на этапе производстве. Маркировку сканируют для передачи сведений в национальную систему мониторинга «Честный ЗНАК». Для этого нужно специальное оборудование — 2D-сканеры или терминалы сбора данных.
Стационарный 2D-сканер необходим непосредственно при продаже, так как он помогает автоматизировать работу кассового узла. Для аптечного бизнеса себя зарекомендовала модель Datalogic Magellan 1500i.
ТСД — мобильный компьютер, который в связке с DataMobile и установленным на него программным модулем Маркировка поможет в решении ряда задач:
- приемке;
- инвентаризации;
- организации ячеистого хранения;
- сканировании штрих-кодов
- учете продукции.
Для аптеки подойдет любой бюджетный ТСД, например, АТОЛ Smart.Slim.
Основные принципы выбора системы автоматизации в аптеке
Перечислим принципы выбора системы оптимизации бизнес-процессов:
- Доступность внедрения. Программы автоматизации аптеки должны быть экономически выгодными и выполнять полный спектр задач для одной торговой точки или сети.
- Простота использования. Инструменты оптимизации должны быть понятны всем сотрудникам, которые будут с ними взаимодействовать.
- Совместимость. Взаимодействие с торговым оборудованием, кассовым и учетным ПО.
- Интеграция с системой маркировки. Обеспечение передачи данных в «Честный ЗНАК».
- Доступность информации. Моментальный доступ сотрудников к справочникам и другим необходимым сведениям (цена, количество).
- Безопасность хранения и передачи данных. Информация должна оставаться конфиденциальной.
Софт DataMobile соответствует вышеописанным критериям.
Автоматизация аптеки: преимущества
Автоматизации аптеки — это решение, которое упрощает управление бизнесом. Преимущества внедрения:
- сокращение рутинных операций по сверке данных в документах;
- ускорение поиска лекарственных средств и увеличение процента продаж, уменьшение очереди;
- получение руководителем аналитической информации по продажам и персоналу;
- оптимизация деятельности сети торговых точек;
- программы лояльности: ПО поддерживает дисконтные карты и позволяет предоставлять скидки для постоянных клиентов.
Автоматизация деятельности аптек с помощью специализированного программного обеспечения и оборудования облегчит развитие фармацевтического бизнеса, поможет в отслеживании, регулировании этапов движения товаров и упростит ведение бухгалтерского учета.
