Автоматизация бизнеса: как повысить эффективность работы компании

Автоматизация бизнеса

В рыночных условиях для успешной конкуренции компании необходимы высокая производительность труда, грамотная организация рабочих процессов и минимальные затраты ресурсов.

Достичь этого позволяет автоматизация бизнеса. Благодаря ей повышается эффективность функционирования предприятия, и увеличивается прибыль.

В статье расскажем о том, для чего нужны сервисы автоматизации бизнес-процессов: о преимуществах, применении, видах. А также о том, как их внедрить и избежать при этом ошибок.

Автоматизируем ваш бизнес. Бесплатная консультация.

Что такое автоматизация бизнеса?

Автоматизация бизнес процессов — это, простыми словами, перенос выполнения повторяющихся, однообразных операций в обязанности программ, которые упрощают и ускоряют их реализацию. Для этого рабочие процессы преобразуются в четкие алгоритмы, описывающие, что надо сделать для выполнения той или иной задачи. И в программной среде создаются необходимые функции, инструменты и шаблоны. Сервисы автоматизации проводят множество операций без участия людей.

Автоматизация применима к двум уровням относительно структуры компании:

  • Для отдельных сотрудников. Например, для ведения заказа менеджером с момента поступления заявки клиента и до отправки товара.
  • На уровне компании. Создаются цепочки, по которым задача по мере выполнения автоматически переходит от одного исполнителя к другому (человеку или отделу). Пример такой цепочки: отдел продаж получает и оформляет заказы, поступающие от клиентов, — передает их на склад для сбора — со склада товары отправляются в транспортный отдел для доставки.

Работа внутри каждого отдела благодаря автоматизации бизнес процессов становится эффективнее, и их сотрудничество между собой тоже, так как они действуют в единой информационной системе, либо в отдельных, но интегрированных между собой системах.

Рассмотрим на примере продаж системы автоматизации бизнес процесса в компании, как все ускоряется и упрощается.

  Процесс продаж в интернет-магазине без автоматизации Процесс продаж в интернет-магазине с автоматизацией
1 Менеджер получает заявку. Клиент оставляет заявку на сайте, указывая реквизиты для счета.
2 Звонит клиенту, чтобы выяснить реквизиты для выставления счета. Получает на e-mail счет, сформированный сервисом автоматизации.
3 Вручную составляет счет в Excel, вставляя туда реквизиты заказчика и рискуя ошибиться и указать их неверно. Как только клиент оплачивает покупку, это отражается в учетной базе. Менеджер автоматически получает уведомление и отправляет заказ.
4 Отправляет счет клиенту.  
5 Подождав некоторое время, звонит или идет в бухгалтерию, чтобы выяснить, пришли ли деньги.  
6 После оплаты отправляет товар.  

Из таблицы видно, что автоматизация вдвое сокращает количество необходимых шагов. И некоторые из них не требуют личного участия менеджера, позволяя ему обслуживать за день больше клиентов и выполнять другие задачи.

Использование систем автоматизации бизнеса, по отзывам внедривших их компаний, положительно влияет на результаты работы любого предприятия — и небольшого, и крупного.

Цели автоматизации бизнес-процессов

Главная цель автоматизации — масштабирование бизнеса и создание условий для роста и развития. Выставить вручную 10 счетов или обработать 10 заявок в день — несложно. Но что делать, когда счетов и заявок 100 или больше? Придется нанимать дополнительный персонал.

Автоматизация решает подобные проблемы — освобождает сотрудников от механических, однообразных задач и экономит рабочее время, которое можно потратить на поиск способов повышения качества продукции и услуг, привлечение новых клиентов — то есть направить усилия на рост, а не на рутину.

Но есть и другие цели и задачи у автоматизации бизнес процессов. Ее внедряют для:

  • эффективной организации учета и контроля товаров;
  • экономии денежных средств — за счет увеличения производительности труда, сокращения операционных расходов, снижения
  • совокупной стоимости владения (TCO) и избавления от ненужных процессов;
  • повышения технологичности бизнеса, его развития в ногу со временем;
  • роста качества обслуживания клиентов.

И еще одна цель — стандартизация рабочих процессов, которая является необходимым фундаментом для достижения высоких результатов в бизнесе.

стандартизация рабочих процессов, которая является необходимым фундаментом для достижения высоких результатов в бизнесе

Для каких процессов применяют системы автоматизации бизнеса?

Можно автоматизировать большинство рабочих процессов в компании. Их принято делить на следующие группы:

  1. Основные, от которых зависит доход. Это производство, продажи, работа с клиентами, маркетинг.
  2. Поддерживающие. Напрямую не оказывают влияния на прибыль, но без них не обойтись: документооборот, бухучет, логистика.
  3. Управленческие. К ним относится руководство персоналом и решение текущих задач.
  4. Развивающие. Направлены на укрепление и дальнейший рост бизнеса. Это прогнозирование, бюджетирование, планирование.

Можно применять инструменты автоматизации в любой сфере бизнеса, но необходимо соблюдать условие: изменения не должны привести к ухудшению качества продукции или услуг. При внедрении автоматизации нельзя упускать из виду те аспекты в работе, которые влияют на качество.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов компании

В любом бизнесе приходится иметь дело со множеством данных. Однако их сбор вручную (в таблицы Excel или Access) — трудоемкое занятие. Информация может потеряться, повредиться или быть ошибочной. Автоматизация решает эти проблемы: данные о работе компании собираются в единую базу и быстро обрабатываются, благодаря чему можно мгновенно находить нужные сведения, строить аналитические срезы, изучать статистику.

Но кроме этого, есть еще ряд преимуществ автоматизации бизнес процессов компании:

  1. Эффективная система постановки задач и отслеживания их реализации. Работа ведется в едином информационном пространстве. Сотрудники четко знают свои обязанности. Их действия скоординированы и направлены на достижение общих целей.
  2. Рост качества управления. Руководитель получает возможность наблюдать за статусом выполнением задач и быстро реагировать на возникающие проблемы.
  3. Оптимизация бизнес-процессов — ускорение операций. Например, подготовки счетов, накладных, отчетов, списков товаров на отгрузку. Автоматизация организована таким образом, что исполнитель быстро получает необходимую информацию, не тратя время на поиск.
  4. Надежная защита данных с помощью аппаратных средств — от удаления, повреждения, кражи.

Автоматизация бизнес-процессов избавляет предприятие от ряда таких проблем, как ошибки персонала, нехватка или избыток контроля, невыполнение задач.

Автоматизация бизнеса с ПО DataMobile

Виды систем автоматизации бизнес-процессов

Системы автоматизации бизнес-процессов классифицируют в зависимости от типа решаемых задач. Разделение по этому признаку представлено в таблице.

Группы процессов Виды систем автоматизации бизнес процессов и их особенности
Управление проектами

Такие сервисы предназначены для постановки и контроля выполнения задач. Для этого создается карточка с заданием. Исполнитель берет ее в работу, а после завершения ставит отметку о готовности.

Как правило, в таких системах есть много полезных инструментов для работы: таймлайны, календари, списки и доски с задачами, планировщики.

Управление сотрудниками

Системы управления рабочим временем и персоналом ведут учет отработанных часов, смен, дней, отпусков и больничных. Эта информация пересылается в бухгалтерию, и происходит автоматический расчет зарплаты.

В некоторых сервисах можно следить за тем, чем занимаются работники — настраивается автоматическое снятие скриншотов мониторов (например, через каждые 10 минут).

Взаимодействие с клиентами

Для этой цели предназначены CRM-системы. Они упрощают проведение сделок и автоматизируют сбор данных о клиентах.

Сведения по каждому клиенту хранятся в его персональной карточке: контакты, заказы, платежи. Клиентов прикрепляют к ответственным менеджерам. Они ведут переговоры и вносят результаты в CRM.

Как правило, на платформе CRM собраны все инструменты, необходимые для работы, чтобы пользователю не приходилось тратить время на открытие других программ. Например, можно принимать заказы из разных источников, звонить клиентам и отправлять сообщения через чат-боты, SMS, e-mail, вести документооборот внутри CRM.

Общение с клиентами

С помощью ESP-систем создаются информационные и рекламные рассылки. Достаточно один раз сделать макет письма, загрузить перечень контактов и отправить послание сразу всем клиентам.

Есть и более продвинутый вариант автоматизации — настройка рассылки разных сообщений разным клиентам в зависимости от реакции на предыдущее письмо. Таким образом можно дополнительно мотивировать клиентов на покупку, делать допродажи и закрытие сорвавшихся продаж в брошенных корзинах.

Бухгалтерский учет Сервисы для автоматизации бухучета помогают начислять зарплату, подсчитывать доходы, расходы и налоги, оформлять накладные, платежные поручения и другие документы — быстро и без подсчетов вручную. Система сама обрабатывает нужные данные.
Управление сайтами

CMS-системы созданы для управления содержимым сайтов: добавления, удаления, редактирования материалов, создания навигации, контроля версий и режима доступа.

Благодаря CMS можно легко работать с сайтом, не обладая знаниями в области программирования.

И, наконец, самые мощные современные сервисы автоматизации бизнеса — ERP-системы, связывающие в единый цикл управления все процессы и объединяющие их на одной платформе. Используются в крупных компаниях для хранения и обработки огромных объемов данных, помогают оптимизировать и распределять ресурсы (материальные, финансовые, человеческие, временные) и принимать управленческие решения.

Автоматизация бизнес-процессов с помощью ПО DataMobile

Программное обеспечение DataMobile позволяет автоматизировать рабочие процессы в торговле, на складе и производстве. ПО устанавливается на ТСД и мобильные устройства и работает со штрихкодами и RFID-метками. Когда сотрудники сканируют коды маркировки, происходит обмен данными между терминалом и учетной системой предприятия. Благодаря этому можно быстро ставить и выполнять задачи и автоматизировать следующие процессы:

  • Складской учет (приемку, перемещение, отгрузку, контроль остатков). Доступен учет по серийным номерам продукции.
  • Инвентаризации — можно проводить с рекордной скоростью, не останавливая работу магазина или склада. В ручном режиме проверка и сверка товарных остатков занимает в среднем два дня, плюс у бухгалтера уходит еще полторы недели на подготовку документации. Но с ПО DataMobile сличительная ведомость формируется за один день.
  • Организацию адресного хранения, благодаря чему всегда точно известно, где находится конкретная товарная позиция.
    Сбор и упаковку заказов. Можно быстро создавать упаковки, генерируя или считывая их номера, и таким образом мгновенно узнавать, что внутри, и работать с упаковочными листами.
  • Мобильную переоценку и перемаркировку товаров. Достаточно отсканировать товар на полке в торговом зале, и программа DataMobile сама найдет несоответствие в цене и отправит команду на печать нового ценника на мобильный принтер.

ПО DataMobile для автоматизации учета товаров универсально:

  • подходит для установки почти на все ТСД и другие мобильные устройства;
  • настраивается под любые бизнес-процессы с помощью параметрических настроек;
  • совместимо с популярными складскими программами и товароучетными системами, и с государственными системами мониторинга (ЕГАИС, «Честный ЗНАК», Меркурий);
  • подходит для работы со всей продукцией, подлежащей обязательной маркировке.

При желании можно расширить набор доступных функций, перейдя на более продвинутую версию доплатив разницу в цене, а также подключить дополнительные модули для автоматизации: Маркировка, ЕГАИС, RFID, Конструктор.

Если нужна максимальная подстройка под особенности вашего бизнеса, то наши специалисты разработают и внедрят систему автоматизации любого уровня сложности.

Подберем версию DataMobile для вашего бизнеса за 5 минут.

Внедрение автоматизации бизнес-процессов

Есть два метода внедрения автоматизации бизнес процессов — сделать это самостоятельно или же обратиться в специализированную компанию и приобрести у них готовое решение, при необходимости заказав его доработку или создание системы с нуля. Второй вариант предпочтительнее, так как такие компании хорошо разбираются в инструментах автоматизации и имеют большой опыт в этой сфере.

Этапы автоматизации внутренних бизнес-процессов:

  1. Подготовка и моделирование. Заказчик определяет цели внедрения автоматизации, сообщает их компании-подрядчику. Ее специалисты изучают деятельность предприятия, а затем на основе этого анализа создают проект будущей системы.
  2. Разработка, внедрение. Система создается и внедряется, подготавливается к использованию.
  3. Проверка и отладка. Происходит тестовый запуск. Выявляются недочеты и вносятся необходимые исправления.
  4. Эксплуатация в штатном режиме. Персонал обучается и начинает пользоваться сервисом в повседневной работе. Руководителю важно следить за тем, чтобы сотрудники четко понимали свои задачи и умели применять новые инструменты.
  5. Улучшение. В случае изменений на рынке или внутри компании необходимо доработать сервис под новые требования.

Чтобы приносить максимальную пользу, система автоматизации должна обладать достаточной степенью гибкости и быть готовой к масштабированию.

Как подготовиться к внедрению автоматизации бизнеса?

Успех внедрения зависит от правильности подготовки к нему — от точности описания бизнес процессов при автоматизации, их согласованности друг с другом и глубины анализа связанной с ними информации. Инструкция по подготовке всех данных представлена в таблице ниже.

 

Этап

Что нужно сделать

1

Определение бизнес-процессов

Написать алгоритмы рабочих процессов и определить лиц, которые будут отвечать за выполнение каждого из этапов.

Например, вот так может выглядеть процесс продаж и задачи, которые выполняют сотрудники:

  1. Оператор call-центра принимает заявку от клиента и вносит ее в список заказов.

    Менеджер обрабатывает заказ, уточняет у клиента детали, выставляет счет. После оплаты отправляет заказ в производство.

  2. Работники производства выполняют заказ.

  3. Менеджер отправляет продукцию клиенту.

В первую очередь рекомендуется автоматизировать самые проблемные участки в работе.

2

Структурирование данных

Составить перечень необходимых данных для каждого бизнес-процесса. Например, для продаж нужна следующая информация: заявки клиентов, их личные сведения, счета для поступления средств, ответственные сотрудники. Внутри каждой из этих групп создается новый список необходимых данных. К примеру, для заявок: описание заказа, сумма, сроки поставки, ответственный менеджер.

На основе этих данных создаются шаблоны таблиц и карточек для сервиса автоматизации.

3

Определение прав доступа

Не любая информация должна быть доступна всем сотрудникам. Для каждого из них нужно определить список полей, доступных для просмотра и редактирования, остальное — закрыть.

Например, менеджеру по продажам необходимы данные только по его клиентам. А вот его руководителю нужны сведения по всем заказчикам.

4

Создание шаблонов

У любой компании есть набор стандартных документов, с которыми постоянно работают сотрудники. Необходимо упорядочить все операции с ними: создать шаблоны и определить, какие данные должны подтягиваться в документ автоматически по мере обновления информации.

5

Настройка уведомлений и напоминаний

Чтобы сотрудники могли оперативно реагировать на важную информацию и не срывать дедлайны, настраивается рассылка уведомлений. Для этого определяется, о каких событиях и кому требуется сообщать. Например, менеджерам — о поступлении новых заявок от клиентов.

6

Проведение вычислений

Нужно указать необходимые формулы в системе автоматизации бизнес процессов, и программа будет сама рассчитывать показатели и отражать результаты в предназначенных для этого документах.

Можно настроить связь между несколькими таблицами, чтобы данные для вычислений брались не только из текущей таблицы, но и автоматически подтягивались из других.

7

Формирование отчетности

Определить, какие отчеты нужны, на основе какой информации будут формироваться, и предусмотреть возможность изменения параметров их составления (по периодам, группам товаров, клиентов и др.).

На основе результатов проработки перечисленных пунктов составляется техническое задание для разработки и внедрения системы автоматизации. Либо же результаты проведенного анализа могут помочь при выборе готового решения.

Какие проблемы могут возникнуть при автоматизации бизнес-процессов?

Существуют типичные проблемы и ошибки, которые нередко возникают при внедрении системы автоматизации, и приводят к тому, что она не дает того результата, на который рассчитывали. Вот самые распространенные из них:

  1. У системы неудобный интерфейс. Чтобы сотрудникам было легко ориентироваться в новой программе, нужно, чтобы разработчики при ее создании имели возможность наблюдать за работой будущих пользователей, а те могли бы вносить предложения по изменению тех или иных элементов интерфейса.
  2. Сервис не способен выполнять нестандартные задачи, операции проводятся только по шаблону. Потребность в корректировке бизнес-процессов возникает часто, поэтому необходимо предусмотреть достаточную степень гибкости внутри системы, чтобы владелец компании мог менять порядок работы.
  3. После внедрения не наблюдается улучшений в работе предприятия. Чтобы положительный эффект был заметен сразу, сначала следует автоматизировать процессы, от которых напрямую зависит доход.
  4. Сотрудники не в восторге от нововведений, пытаются уклониться от использования системы автоматизации бизнес процессов. Нужно разъяснить им ее пользу и поддерживать обратную связь, выслушать мнение персонала о программе, потому что благодаря этому можно устранить недочеты, незаметные на этапе проектирования. Также необходимо обучить сотрудников и подготовить для них подробные инструкции по выполнению рабочих задач и операций в системе.

При внедрении автоматизации необходима тесная совместная работа IT-специалистов, владельца бизнеса, сотрудников компании и бизнес-аналитиков, чтобы сервис точно отвечал потребностям предприятия.

Подведем итоги. Благодаря автоматизации бизнес-процессов компания может делать гораздо больше с меньшими затратами. Сокращение издержек и рост дохода наблюдаются уже в первые месяцы после внедрения автоматизации.

А вот полностью ручная работа на всех этапах замедляет рост компании, мешает эффективно конкурировать на рынке и быстро подстраиваться под меняющиеся условия. Такая компания проигрывает конкурентам в скорости обработки информации, производства и предоставления услуг, уровне сервиса. И этот разрыв со временем будет только увеличиваться. Поэтому автоматизация бизнес-процессов — это необходимое условие успешного функционирования компании.

Автоматизация бизнеса «под ключ»!

Будьте в курсе!
Узнавайте первыми о наших новостях
Читайте также
Принтер для штрих кодов: особенности работы и критерии выбора устройства для печати маркировки Принтер для штрих кодов: особенности работы и критерии выбора устройства для печати маркировки

Какие бывают принтеры для печати штрих кодов на самоклеящихся этикетках. Какие этикетки используются для маркировки товаров. Как выбрать принтер для печати штрих кодов на самоклейке.

Point Mobile: обзор терминалов сбора данных для автоматизации бизнеса Point Mobile: обзор терминалов сбора данных для автоматизации бизнеса

Все о терминалах сбора данных Point Mobile: линейки, характеристики, сферы применения. Как выбрать ТСД и аксессуары для него. Автоматизация бизнес-процессов с помощью ПО DataMobile и терминалов Point Mobile.

Как выбрать ТСД: чем заменить оборудование ушедших с рынка брендов Как выбрать ТСД: чем заменить оборудование ушедших с рынка брендов

Какой терминал сбора данных выбрать в условиях санкций. Критерии выбора, особенности ТСД. Обзор популярных моделей терминалов сбора данных, которыми можно заменить оборудование брендов, ушедших с рынка.