В рыночных условиях для успешной конкуренции компании необходимы высокая производительность труда, грамотная организация рабочих процессов и минимальные затраты ресурсов.
Достичь этого позволяет автоматизация бизнеса. Благодаря ей повышается эффективность функционирования предприятия, и увеличивается прибыль.
В статье расскажем о том, для чего нужны сервисы автоматизации бизнес-процессов: о преимуществах, применении, видах. А также о том, как их внедрить и избежать при этом ошибок.
Что такое автоматизация бизнеса?
Автоматизация бизнес процессов — это, простыми словами, перенос выполнения повторяющихся, однообразных операций в обязанности программ, которые упрощают и ускоряют их реализацию. Для этого рабочие процессы преобразуются в четкие алгоритмы, описывающие, что надо сделать для выполнения той или иной задачи. И в программной среде создаются необходимые функции, инструменты и шаблоны. Сервисы автоматизации проводят множество операций без участия людей.
Автоматизация применима к двум уровням относительно структуры компании:
- Для отдельных сотрудников. Например, для ведения заказа менеджером с момента поступления заявки клиента и до отправки товара.
- На уровне компании. Создаются цепочки, по которым задача по мере выполнения автоматически переходит от одного исполнителя к другому (человеку или отделу). Пример такой цепочки: отдел продаж получает и оформляет заказы, поступающие от клиентов, — передает их на склад для сбора — со склада товары отправляются в транспортный отдел для доставки.
Работа внутри каждого отдела благодаря автоматизации бизнес процессов становится эффективнее, и их сотрудничество между собой тоже, так как они действуют в единой информационной системе, либо в отдельных, но интегрированных между собой системах.
Рассмотрим на примере продаж системы автоматизации бизнес процесса в компании, как все ускоряется и упрощается.
| Процесс продаж в интернет-магазине без автоматизации | Процесс продаж в интернет-магазине с автоматизацией | |
| 1 | Менеджер получает заявку. | Клиент оставляет заявку на сайте, указывая реквизиты для счета. |
| 2 | Звонит клиенту, чтобы выяснить реквизиты для выставления счета. | Получает на e-mail счет, сформированный сервисом автоматизации. |
| 3 | Вручную составляет счет в Excel, вставляя туда реквизиты заказчика и рискуя ошибиться и указать их неверно. | Как только клиент оплачивает покупку, это отражается в учетной базе. Менеджер автоматически получает уведомление и отправляет заказ. |
| 4 | Отправляет счет клиенту. | |
| 5 | Подождав некоторое время, звонит или идет в бухгалтерию, чтобы выяснить, пришли ли деньги. | |
| 6 | После оплаты отправляет товар. |
Из таблицы видно, что автоматизация вдвое сокращает количество необходимых шагов. И некоторые из них не требуют личного участия менеджера, позволяя ему обслуживать за день больше клиентов и выполнять другие задачи.
Использование систем автоматизации бизнеса, по отзывам внедривших их компаний, положительно влияет на результаты работы любого предприятия — и небольшого, и крупного.
Цели автоматизации бизнес-процессов
Главная цель автоматизации — масштабирование бизнеса и создание условий для роста и развития. Выставить вручную 10 счетов или обработать 10 заявок в день — несложно. Но что делать, когда счетов и заявок 100 или больше? Придется нанимать дополнительный персонал.
Автоматизация решает подобные проблемы — освобождает сотрудников от механических, однообразных задач и экономит рабочее время, которое можно потратить на поиск способов повышения качества продукции и услуг, привлечение новых клиентов — то есть направить усилия на рост, а не на рутину.
Но есть и другие цели и задачи у автоматизации бизнес процессов. Ее внедряют для:
- эффективной организации учета и контроля товаров;
- экономии денежных средств — за счет увеличения производительности труда, сокращения операционных расходов, снижения
- совокупной стоимости владения (TCO) и избавления от ненужных процессов;
- повышения технологичности бизнеса, его развития в ногу со временем;
- роста качества обслуживания клиентов.
И еще одна цель — стандартизация рабочих процессов, которая является необходимым фундаментом для достижения высоких результатов в бизнесе.
Для каких процессов применяют системы автоматизации бизнеса?
Можно автоматизировать большинство рабочих процессов в компании. Их принято делить на следующие группы:
- Основные, от которых зависит доход. Это производство, продажи, работа с клиентами, маркетинг.
- Поддерживающие. Напрямую не оказывают влияния на прибыль, но без них не обойтись: документооборот, бухучет, логистика.
- Управленческие. К ним относится руководство персоналом и решение текущих задач.
- Развивающие. Направлены на укрепление и дальнейший рост бизнеса. Это прогнозирование, бюджетирование, планирование.
Можно применять инструменты автоматизации в любой сфере бизнеса, но необходимо соблюдать условие: изменения не должны привести к ухудшению качества продукции или услуг. При внедрении автоматизации нельзя упускать из виду те аспекты в работе, которые влияют на качество.
Преимущества автоматизации бизнес-процессов компании
В любом бизнесе приходится иметь дело со множеством данных. Однако их сбор вручную (в таблицы Excel или Access) — трудоемкое занятие. Информация может потеряться, повредиться или быть ошибочной. Автоматизация решает эти проблемы: данные о работе компании собираются в единую базу и быстро обрабатываются, благодаря чему можно мгновенно находить нужные сведения, строить аналитические срезы, изучать статистику.
Но кроме этого, есть еще ряд преимуществ автоматизации бизнес процессов компании:
- Эффективная система постановки задач и отслеживания их реализации. Работа ведется в едином информационном пространстве. Сотрудники четко знают свои обязанности. Их действия скоординированы и направлены на достижение общих целей.
- Рост качества управления. Руководитель получает возможность наблюдать за статусом выполнением задач и быстро реагировать на возникающие проблемы.
- Оптимизация бизнес-процессов — ускорение операций. Например, подготовки счетов, накладных, отчетов, списков товаров на отгрузку. Автоматизация организована таким образом, что исполнитель быстро получает необходимую информацию, не тратя время на поиск.
- Надежная защита данных с помощью аппаратных средств — от удаления, повреждения, кражи.
Автоматизация бизнес-процессов избавляет предприятие от ряда таких проблем, как ошибки персонала, нехватка или избыток контроля, невыполнение задач.
Виды систем автоматизации бизнес-процессов
Системы автоматизации бизнес-процессов классифицируют в зависимости от типа решаемых задач. Разделение по этому признаку представлено в таблице.
| Группы процессов | Виды систем автоматизации бизнес процессов и их особенности |
| Управление проектами |
Такие сервисы предназначены для постановки и контроля выполнения задач. Для этого создается карточка с заданием. Исполнитель берет ее в работу, а после завершения ставит отметку о готовности. Как правило, в таких системах есть много полезных инструментов для работы: таймлайны, календари, списки и доски с задачами, планировщики. |
| Управление сотрудниками |
Системы управления рабочим временем и персоналом ведут учет отработанных часов, смен, дней, отпусков и больничных. Эта информация пересылается в бухгалтерию, и происходит автоматический расчет зарплаты. В некоторых сервисах можно следить за тем, чем занимаются работники — настраивается автоматическое снятие скриншотов мониторов (например, через каждые 10 минут). |
| Взаимодействие с клиентами |
Для этой цели предназначены CRM-системы. Они упрощают проведение сделок и автоматизируют сбор данных о клиентах. Сведения по каждому клиенту хранятся в его персональной карточке: контакты, заказы, платежи. Клиентов прикрепляют к ответственным менеджерам. Они ведут переговоры и вносят результаты в CRM. Как правило, на платформе CRM собраны все инструменты, необходимые для работы, чтобы пользователю не приходилось тратить время на открытие других программ. Например, можно принимать заказы из разных источников, звонить клиентам и отправлять сообщения через чат-боты, SMS, e-mail, вести документооборот внутри CRM. |
| Общение с клиентами |
С помощью ESP-систем создаются информационные и рекламные рассылки. Достаточно один раз сделать макет письма, загрузить перечень контактов и отправить послание сразу всем клиентам. Есть и более продвинутый вариант автоматизации — настройка рассылки разных сообщений разным клиентам в зависимости от реакции на предыдущее письмо. Таким образом можно дополнительно мотивировать клиентов на покупку, делать допродажи и закрытие сорвавшихся продаж в брошенных корзинах. |
| Бухгалтерский учет | Сервисы для автоматизации бухучета помогают начислять зарплату, подсчитывать доходы, расходы и налоги, оформлять накладные, платежные поручения и другие документы — быстро и без подсчетов вручную. Система сама обрабатывает нужные данные. |
| Управление сайтами |
CMS-системы созданы для управления содержимым сайтов: добавления, удаления, редактирования материалов, создания навигации, контроля версий и режима доступа. Благодаря CMS можно легко работать с сайтом, не обладая знаниями в области программирования. |
И, наконец, самые мощные современные сервисы автоматизации бизнеса — ERP-системы, связывающие в единый цикл управления все процессы и объединяющие их на одной платформе. Используются в крупных компаниях для хранения и обработки огромных объемов данных, помогают оптимизировать и распределять ресурсы (материальные, финансовые, человеческие, временные) и принимать управленческие решения.
Автоматизация бизнес-процессов с помощью ПО DataMobile
Программное обеспечение DataMobile позволяет автоматизировать рабочие процессы в торговле, на складе и производстве. ПО устанавливается на ТСД и мобильные устройства и работает со штрихкодами и RFID-метками. Когда сотрудники сканируют коды маркировки, происходит обмен данными между терминалом и учетной системой предприятия. Благодаря этому можно быстро ставить и выполнять задачи и автоматизировать следующие процессы:
- Складской учет (приемку, перемещение, отгрузку, контроль остатков). Доступен учет по серийным номерам продукции.
- Инвентаризации — можно проводить с рекордной скоростью, не останавливая работу магазина или склада. В ручном режиме проверка и сверка товарных остатков занимает в среднем два дня, плюс у бухгалтера уходит еще полторы недели на подготовку документации. Но с ПО DataMobile сличительная ведомость формируется за один день.
- Организацию адресного хранения, благодаря чему всегда точно известно, где находится конкретная товарная позиция.
Сбор и упаковку заказов. Можно быстро создавать упаковки, генерируя или считывая их номера, и таким образом мгновенно узнавать, что внутри, и работать с упаковочными листами. - Мобильную переоценку и перемаркировку товаров. Достаточно отсканировать товар на полке в торговом зале, и программа DataMobile сама найдет несоответствие в цене и отправит команду на печать нового ценника на мобильный принтер.
ПО DataMobile для автоматизации учета товаров универсально:
- подходит для установки почти на все ТСД и другие мобильные устройства;
- настраивается под любые бизнес-процессы с помощью параметрических настроек;
- совместимо с популярными складскими программами и товароучетными системами, и с государственными системами мониторинга (ЕГАИС, «Честный ЗНАК», Меркурий);
- подходит для работы со всей продукцией, подлежащей обязательной маркировке.
При желании можно расширить набор доступных функций, перейдя на более продвинутую версию доплатив разницу в цене, а также подключить дополнительные модули для автоматизации: Маркировка, ЕГАИС, RFID, Конструктор.
Если нужна максимальная подстройка под особенности вашего бизнеса, то наши специалисты разработают и внедрят систему автоматизации любого уровня сложности.
Внедрение автоматизации бизнес-процессов
Есть два метода внедрения автоматизации бизнес процессов — сделать это самостоятельно или же обратиться в специализированную компанию и приобрести у них готовое решение, при необходимости заказав его доработку или создание системы с нуля. Второй вариант предпочтительнее, так как такие компании хорошо разбираются в инструментах автоматизации и имеют большой опыт в этой сфере.
Этапы автоматизации внутренних бизнес-процессов:
- Подготовка и моделирование. Заказчик определяет цели внедрения автоматизации, сообщает их компании-подрядчику. Ее специалисты изучают деятельность предприятия, а затем на основе этого анализа создают проект будущей системы.
- Разработка, внедрение. Система создается и внедряется, подготавливается к использованию.
- Проверка и отладка. Происходит тестовый запуск. Выявляются недочеты и вносятся необходимые исправления.
- Эксплуатация в штатном режиме. Персонал обучается и начинает пользоваться сервисом в повседневной работе. Руководителю важно следить за тем, чтобы сотрудники четко понимали свои задачи и умели применять новые инструменты.
- Улучшение. В случае изменений на рынке или внутри компании необходимо доработать сервис под новые требования.
Чтобы приносить максимальную пользу, система автоматизации должна обладать достаточной степенью гибкости и быть готовой к масштабированию.
Как подготовиться к внедрению автоматизации бизнеса?
Успех внедрения зависит от правильности подготовки к нему — от точности описания бизнес процессов при автоматизации, их согласованности друг с другом и глубины анализа связанной с ними информации. Инструкция по подготовке всех данных представлена в таблице ниже.
|
Этап |
Что нужно сделать |
|
|
1 |
Определение бизнес-процессов |
Написать алгоритмы рабочих процессов и определить лиц, которые будут отвечать за выполнение каждого из этапов. Например, вот так может выглядеть процесс продаж и задачи, которые выполняют сотрудники:
В первую очередь рекомендуется автоматизировать самые проблемные участки в работе. |
|
2 |
Структурирование данных |
Составить перечень необходимых данных для каждого бизнес-процесса. Например, для продаж нужна следующая информация: заявки клиентов, их личные сведения, счета для поступления средств, ответственные сотрудники. Внутри каждой из этих групп создается новый список необходимых данных. К примеру, для заявок: описание заказа, сумма, сроки поставки, ответственный менеджер. На основе этих данных создаются шаблоны таблиц и карточек для сервиса автоматизации. |
|
3 |
Определение прав доступа |
Не любая информация должна быть доступна всем сотрудникам. Для каждого из них нужно определить список полей, доступных для просмотра и редактирования, остальное — закрыть. Например, менеджеру по продажам необходимы данные только по его клиентам. А вот его руководителю нужны сведения по всем заказчикам. |
|
4 |
Создание шаблонов |
У любой компании есть набор стандартных документов, с которыми постоянно работают сотрудники. Необходимо упорядочить все операции с ними: создать шаблоны и определить, какие данные должны подтягиваться в документ автоматически по мере обновления информации. |
|
5 |
Настройка уведомлений и напоминаний |
Чтобы сотрудники могли оперативно реагировать на важную информацию и не срывать дедлайны, настраивается рассылка уведомлений. Для этого определяется, о каких событиях и кому требуется сообщать. Например, менеджерам — о поступлении новых заявок от клиентов. |
|
6 |
Проведение вычислений |
Нужно указать необходимые формулы в системе автоматизации бизнес процессов, и программа будет сама рассчитывать показатели и отражать результаты в предназначенных для этого документах. Можно настроить связь между несколькими таблицами, чтобы данные для вычислений брались не только из текущей таблицы, но и автоматически подтягивались из других. |
|
7 |
Формирование отчетности |
Определить, какие отчеты нужны, на основе какой информации будут формироваться, и предусмотреть возможность изменения параметров их составления (по периодам, группам товаров, клиентов и др.). |
На основе результатов проработки перечисленных пунктов составляется техническое задание для разработки и внедрения системы автоматизации. Либо же результаты проведенного анализа могут помочь при выборе готового решения.
Какие проблемы могут возникнуть при автоматизации бизнес-процессов?
Существуют типичные проблемы и ошибки, которые нередко возникают при внедрении системы автоматизации, и приводят к тому, что она не дает того результата, на который рассчитывали. Вот самые распространенные из них:
- У системы неудобный интерфейс. Чтобы сотрудникам было легко ориентироваться в новой программе, нужно, чтобы разработчики при ее создании имели возможность наблюдать за работой будущих пользователей, а те могли бы вносить предложения по изменению тех или иных элементов интерфейса.
- Сервис не способен выполнять нестандартные задачи, операции проводятся только по шаблону. Потребность в корректировке бизнес-процессов возникает часто, поэтому необходимо предусмотреть достаточную степень гибкости внутри системы, чтобы владелец компании мог менять порядок работы.
- После внедрения не наблюдается улучшений в работе предприятия. Чтобы положительный эффект был заметен сразу, сначала следует автоматизировать процессы, от которых напрямую зависит доход.
- Сотрудники не в восторге от нововведений, пытаются уклониться от использования системы автоматизации бизнес процессов. Нужно разъяснить им ее пользу и поддерживать обратную связь, выслушать мнение персонала о программе, потому что благодаря этому можно устранить недочеты, незаметные на этапе проектирования. Также необходимо обучить сотрудников и подготовить для них подробные инструкции по выполнению рабочих задач и операций в системе.
При внедрении автоматизации необходима тесная совместная работа IT-специалистов, владельца бизнеса, сотрудников компании и бизнес-аналитиков, чтобы сервис точно отвечал потребностям предприятия.
Подведем итоги. Благодаря автоматизации бизнес-процессов компания может делать гораздо больше с меньшими затратами. Сокращение издержек и рост дохода наблюдаются уже в первые месяцы после внедрения автоматизации.
А вот полностью ручная работа на всех этапах замедляет рост компании, мешает эффективно конкурировать на рынке и быстро подстраиваться под меняющиеся условия. Такая компания проигрывает конкурентам в скорости обработки информации, производства и предоставления услуг, уровне сервиса. И этот разрыв со временем будет только увеличиваться. Поэтому автоматизация бизнес-процессов — это необходимое условие успешного функционирования компании.
