Инвентаризация основных средств (ОС) может длиться неделями, если проводить ее вручную по бумажным ведомостям. Если описи и блокноты заменить на терминал сбора данных (ТСД), а все имущество промаркировать штрих-кодами, то проверку можно выполнить за пару-тройку дней. А если вместо штрих-кодов использовать RFID-метки, а на ТСД установить специальное приложение DM.Invent, скорость проведения инвентаризации повышается в десятки раз. Все имущество можно пересчитать в течение смены. В статье мы подробно расскажем, как внедрить такое решение, в чем принцип его работы и какие выгоды вы получите.
Зачем наносить RFID-метки на объекты инвентаризации основных средств организации
RFID — это технология радиочастотной идентификации, которую часто внедряют для учета товаров и основных средств. Ее преимущество перед штрихкодированием — высокая скорость распознавания меток. Сотруднику не нужно подходить вплотную к каждому объекту и искать этикетку. При однократном нажатии на курок считывателя можно обработать сразу сотни идентификаторов.
С метками RFID инвентаризация выполняется в разы быстрее, чем со штрих-кодами. Это особенно актуально, если на балансе числится множество дорогостоящих ОС, от которых зависит работа предприятия, в том числе:
- технологические линии на производстве;
- серверы в дата-центрах;
- автопарк в транспортных компаниях;
- специализированная техника в медицинских клиниках;
- компьютеры и прочее офисное оборудование в госучреждениях.
Где еще выгодно внедрять RFID-метки:
- в бизнес-центрах, где арендаторы снимают площади вместе с имуществом;
- на стадионах, где большая часть основных средств размещена на открытых площадках;
- на предприятиях с большим количеством отделов, складов, кабинетов;
- в уличных кафе и ресторанах, где нужно пересчитывать ОС оперативно и не отвлекая гостей.
А теперь перейдем к главному и расскажем, как правильно автоматизировать инвентаризацию основных средств по RFID-меткам и что для этого нужно.
Автоматизация инвентаризации основных средств в бюджетных и коммерческих организациях c DM.Invent и 1C
Мы предлагаем простое решение для автоматизации учета ОС на базе 1С и мобильного приложения DM.Основные средства. Оно подойдет как для коммерческих, так и для бюджетных организаций. Что в него входит:
|
Элементы автоматизированной системы |
Функции |
|
Программа 1С с функцией учета основных средств |
ведение справочника ОС; привязка материально ответственных лиц (МОЛ) и мест хранения к объектам; отражение всех операций с имуществом; анализ информации по наличию и движению ОС |
|
считывание радиочастотных меток с объектов ОС; хранение собранной информации; отправка данных в систему учета |
|
|
Мобильное приложение DM.Основные средства (лицензия DM.Invent) для ТСД |
проведение инвентаризации ОС по заданию из 1С и по факту; добавление фотографии имущества; списание брака с указанием причины; назначение МОЛ и помещений (мест хранения); пересчет малоценных ОС; обмен данными с учетной системой |
|
кодирование радиочастотных меток; печать этикеток для маркировки ОС |
|
Важно! Принтер с технологией RFID нужен в том случае, если вы хотите печатать этикетки с закодированной информацией об объектах (например, с инвентарными номерами). Но можно обойтись и без него. Для этого используйте RFID-метки без функции записи. На заводе им сразу присваивается уникальный идентификатор, который можно привязать к конкретному объекту в учетной системе.
Что такое DM.Invent и как помогает в инвентаризации основных средств
В пакет ПО DM.Основные средства входят две лицензии:
Для автоматизации учета ОС нам понадобится первая программа, и на ней мы остановимся подробнее.
DM.Invent — это отечественное ПО из линейки DataMobile. Разработано специально для инвентаризации имущества, по умолчанию поддерживает учет ОС по штрих-кодам. Для работы с радиочастотными метками необходимо подключить дополнительный программный модуль RFID. DM.Invent совместимо со всеми продуктами 1С, где есть учет ОС, в том числе:
- с «1С:Бухгалтерия»;
- «1С: Бухгалтерия государственного учреждения»;
- «1С:Комплексная автоматизация»;
- «1С:ERP» и др.
Основные возможности:
- проведение полной или частичной инвентаризации;
- автоматическое заполнение ведомости на терминале сбора данных при считывании RFID-меток;
- отображение на экране устройства плановых и фактических значений — пользователь видит, какие позиции не обработаны, и не пропустит ни один объект из задания;
- мгновенная выгрузка результатов инвентаризации в 1С.
Еще в DM.Invent есть функция шкалы дальности, которая помогает быстро найти нужный объект по силе радиосигнала.
Инвентаризация объектов основных средств с RFID: как автоматизировать процесс
В комплект поставки DM.Основные средства входит приложение для терминала сбора данных и специальная обработка, которая обеспечивает интеграцию с 1С. После ее установки вы сможете выгружать информацию об ОС и задания на инвентаризацию напрямую в DM.Invent. Чтобы внедрить это решение, нужно выполнить несколько простых шагов:
|
Порядок действий |
Описание |
|
Шаг 1. Установить и настроить 1С |
Заполнить справочник основных средств, завести инвентарные номера, добавить RFID-метки |
|
Шаг 2. Установить DM.Invent на ТСД с RFID-считывателем, активировать лицензию, подключить модуль RFID |
Можно выбрать бессрочную лицензию (LifeTime) или оформить подписку в облачном сервисе DMcloud на срок от 1 месяца |
|
Шаг 3. Установить обработку для DM.Invent и настроить обмен данными с 1С |
Нужно перейти в 1С и открыть сохраненный файл обработки через меню программы. Далее выбрать способ обмена данными: с помощью локального каталога на ПК или FTP-сервера |
|
Шаг 4. Промаркировать основные средства RFID-метками |
Можно использовать корпусные метки (для оборудования, которое находится на улице) или нанести бумажные RFID-этикетки на клейкой основе |
|
Шаг 5. Настроить процесс инвентаризации |
В настройках приложения можно включить и отключить некоторые функции, запретить изменение МОЛ и места хранения |
Как вести учет результатов инвентаризации объектов основных средств
Если вы используете RFID-метки, инвентаризация выполняется так же, как и по штрих-кодам. Для начала необходимо выгрузить в приложение информацию об объектах ОС.
- Откройте обработку, перейдите во вкладку «Выгрузка» → «Основные средства».
- Нажмите «Заполнить основные средства», а потом — «Выгрузить основные средства».
3. Аналогичным образом отправьте на ТСД и другие справочники: «Места хранения», «МОЛ», «Склады», «Причины списания» и «Пользователи».
Если столбец RFID остался незаполненным (как на первом скриншоте), это значит, что в 1С не загружены значения радиочастотных меток. Вы можете ввести их вручную или привязать к объектам с помощью ТСД. Рассказываем, как это сделать.
Привязка RFID-меток к объектам ОС
Уникальный идентификатор RFID-метки, присвоенный на заводе, можно привязать к конкретному имуществу:
- Откройте приложение DM.Invent, нажмите «Загрузить данные» и перейдите в справочник «Основные средства».
2. Выберите объект, которому хотите присвоить RFID-метку.
3. Перейдите в раздел «RFID-метки» и считайте идентификатор с выбранного ОС.
4. Нажмите «Принять», чтобы подтвердить сохранение метки.
Аналогичным образом присвойте идентификаторы остальным объектам.
Поиск объекта с помощью шкалы дальности
Чтобы быстро найти нужный предмет в большом помещении, воспользуйтесь функцией шкалы дальности.
- Перейдите в раздел «Операции» и выберите команду «Поиск RFID-меток».
- Откройте карточку основного средства, активируйте функцию RFID-считывания и направьте терминал в сторону объекта.
На экране отобразится процент, характеризующий силу сигнала. Чем он больше, тем ближе устройство к объекту.
Инвентаризация ОС
Инвентаризационную опись можно загрузить из 1С или создать прямо на терминале. Рассмотрим второй случай:
- Перейдите в раздел «Процессы» и выберите «Инвентаризация ОС».
- Нажмите кнопку «Добавить», чтобы создать новый документ.
3. Выберите из списка МОЛ и место хранения.
4. Активируйте RFID-считыватель.
5. Направляйте терминал в разные стороны, чтобы все метки в помещении «откликнулись» на сигнал.
При необходимости в меню документа можно уменьшить мощность RFID-считывателя, чтобы обрабатывать метки более точечно (на ближнем расстоянии).
Если все позиции в списке ОС стали зелеными, значит имущество на месте и можно завершать инвентаризацию.
Перейдите в меню и нажмите кнопку «Выгрузить». Вся информация, в том числе присвоенные метки, отправляются в 1С. Там они автоматически попадают в карточки объектов, и бухгалтеру не нужно ничего вводить вручную.
Аналогично можно проводить инвентаризацию по заданию из 1С. Только в этом случае в учетной программе нужно создать документ со списком имущества по конкретному МОЛ или месту хранения и выгрузить его в DM.Invent.
Как учесть результаты инвентаризации в 1С
В обработке 1С перейдите во вкладку «Загрузка» и нажмите «Обновить».
В нижней части страницы отобразятся результаты инвентаризации, в том числе RFID-метки, присвоенные объектам.
Нажмите кнопку «Загрузить». Если в процессе инвентаризации вы фиксировали списание брака или перемещение ОС, поставьте соответствующие галочки.
В учетной программе будут автоматически созданы акты списания и перемещения. Таким образом, DM.Invent позволяет максимально сократить ручной ввод данных, ускорить процесс инвентаризации и сократить ошибки из-за человеческого фактора.
Это решение используется для учета основных средств в БКИ «Эквифакс», на стадионе «Открытие Банк Арена» и в других компаниях разных сфер деятельности (IT, строительства, производства).
Оставьте заявку на сайте и получите бесплатную помощь наших специалистов в подборе оборудования и ПО DataMobile. Мы проанализируем бизнес-процессы на вашем предприятии и подготовим персональное предложение по выгодной цене!
