Автоматизация инвентаризации основных средств с RFID: как это сделать с нуля за 5 шагов

Дата публикации: 29.09.2023

Инвентаризация основных средств (ОС) может длиться неделями, если проводить ее вручную по бумажным ведомостям. Если описи и блокноты заменить на терминал сбора данных (ТСД), а все имущество промаркировать штрих-кодами, то проверку можно выполнить за пару-тройку дней. А если вместо штрих-кодов использовать RFID-метки, а на ТСД установить специальное приложение DM.Invent, скорость проведения инвентаризации повышается в десятки раз. Все имущество можно пересчитать в течение смены. В статье мы подробно расскажем, как внедрить такое решение, в чем принцип его работы и какие выгоды вы получите.

Автоматизируем учет основных средств с нуля!

Зачем наносить RFID-метки на объекты инвентаризации основных средств организации

RFID — это технология радиочастотной идентификации, которую часто внедряют для учета товаров и основных средств. Ее преимущество перед штрихкодированием — высокая скорость распознавания меток. Сотруднику не нужно подходить вплотную к каждому объекту и искать этикетку. При однократном нажатии на курок считывателя можно обработать сразу сотни идентификаторов.

С метками RFID инвентаризация выполняется в разы быстрее, чем со штрих-кодами. Это особенно актуально, если на балансе числится множество дорогостоящих ОС, от которых зависит работа предприятия, в том числе:

  • технологические линии на производстве;
  • серверы в дата-центрах;
  • автопарк в транспортных компаниях;
  • специализированная техника в медицинских клиниках;
  • компьютеры и прочее офисное оборудование в госучреждениях.

Где еще выгодно внедрять RFID-метки:

  • в бизнес-центрах, где арендаторы снимают площади вместе с имуществом;
  • на стадионах, где большая часть основных средств размещена на открытых площадках;
  • на предприятиях с большим количеством отделов, складов, кабинетов;
  • в уличных кафе и ресторанах, где нужно пересчитывать ОС оперативно и не отвлекая гостей.

А теперь перейдем к главному и расскажем, как правильно автоматизировать инвентаризацию основных средств по RFID-меткам и что для этого нужно.

Автоматизация инвентаризации основных средств в бюджетных и коммерческих организациях c DM.Invent и 1C

Мы предлагаем простое решение для автоматизации учета ОС на базе 1С и мобильного приложения DM.Основные средства. Оно подойдет как для коммерческих, так и для бюджетных организаций. Что в него входит:

Элементы автоматизированной системы

Функции

Программа 1С с функцией учета основных средств

ведение справочника ОС;

привязка материально ответственных лиц (МОЛ) и мест хранения к объектам;

отражение всех операций с имуществом;

анализ информации по наличию и движению ОС

Терминал сбора данных с RFID-считывателем

считывание радиочастотных меток с объектов ОС;

хранение собранной информации;

отправка данных в систему учета

Мобильное приложение DM.Основные средства (лицензия DM.Invent) для ТСД

проведение инвентаризации ОС по заданию из 1С и по факту;

добавление фотографии имущества;

списание брака с указанием причины;

назначение МОЛ и помещений (мест хранения);

пересчет малоценных ОС;

обмен данными с учетной системой

RFID-принтер

кодирование радиочастотных меток;

печать этикеток для маркировки ОС

Важно! Принтер с технологией RFID нужен в том случае, если вы хотите печатать этикетки с закодированной информацией об объектах (например, с инвентарными номерами). Но можно обойтись и без него. Для этого используйте RFID-метки без функции записи. На заводе им сразу присваивается уникальный идентификатор, который можно привязать к конкретному объекту в учетной системе.

Что такое DM.Invent и как помогает в инвентаризации основных средств

В пакет ПО DM.Основные средства входят две лицензии: 

  1. DM.Invent.
  2. DM.ТОИР.

Для автоматизации учета ОС нам понадобится первая программа, и на ней мы остановимся подробнее.

DM.Invent — это отечественное ПО из линейки DataMobile. Разработано специально для инвентаризации имущества, по умолчанию поддерживает учет ОС по штрих-кодам. Для работы с радиочастотными метками необходимо подключить дополнительный программный модуль RFID. DM.Invent совместимо со всеми продуктами , где есть учет ОС, в том числе:

  • с «1С:Бухгалтерия»;
  • «1С: Бухгалтерия государственного учреждения»;
  • «1С:Комплексная автоматизация»;
  • «1С:ERP» и др.

Основные возможности:

  • проведение полной или частичной инвентаризации;
  • автоматическое заполнение ведомости на терминале сбора данных при считывании RFID-меток;
  • отображение на экране устройства плановых и фактических значений — пользователь видит, какие позиции не обработаны, и не пропустит ни один объект из задания;
  • мгновенная выгрузка результатов инвентаризации в .

Еще в DM.Invent есть функция шкалы дальности, которая помогает быстро найти нужный объект по силе радиосигнала.

Инвентаризация объектов основных средств с RFID: как автоматизировать процесс

В комплект поставки DM.Основные средства входит приложение для терминала сбора данных и специальная обработка, которая обеспечивает интеграцию с 1С. После ее установки вы сможете выгружать информацию об ОС и задания на инвентаризацию напрямую в DM.Invent. Чтобы внедрить это решение, нужно выполнить несколько простых шагов:

Порядок действий

Описание

Шаг 1. Установить и настроить

Заполнить справочник основных средств, завести инвентарные номера, добавить RFID-метки

Шаг 2. Установить DM.Invent на ТСД с RFID-считывателем, активировать лицензию, подключить модуль RFID

Можно выбрать бессрочную лицензию (LifeTime) или оформить подписку в облачном сервисе DMcloud на срок от 1 месяца

Шаг 3. Установить обработку для DM.Invent и настроить обмен данными с 1С

Нужно перейти в 1С и открыть сохраненный файл обработки через меню программы. Далее выбрать способ обмена данными: с помощью локального каталога на ПК или FTP-сервера

Шаг 4. Промаркировать основные средства RFID-метками

Можно использовать корпусные метки (для оборудования, которое находится на улице) или нанести бумажные RFID-этикетки на клейкой основе 

Шаг 5. Настроить процесс инвентаризации

В настройках приложения можно включить и отключить некоторые функции, запретить изменение МОЛ и места хранения

Подберем ПО и оборудование для учета основных средств по RFID-меткам!

Как вести учет результатов инвентаризации объектов основных средств

Если вы используете RFID-метки, инвентаризация выполняется так же, как и по штрих-кодам. Для начала необходимо выгрузить в приложение информацию об объектах ОС.

  1. Откройте обработку, перейдите во вкладку «Выгрузка» → «Основные средства».
  2. Нажмите «Заполнить основные средства», а потом — «Выгрузить основные средства».

    3. Аналогичным образом отправьте на ТСД и другие справочники: «Места хранения», «МОЛ», «Склады», «Причины списания» и «Пользователи».

Если столбец RFID остался незаполненным (как на первом скриншоте), это значит, что в 1С не загружены значения радиочастотных меток. Вы можете ввести их вручную или привязать к объектам с помощью ТСД. Рассказываем, как это сделать.

Привязка RFID-меток к объектам ОС

Уникальный идентификатор RFID-метки, присвоенный на заводе, можно привязать к конкретному имуществу:

  1. Откройте приложение DM.Invent, нажмите «Загрузить данные» и перейдите в справочник «Основные средства».

    2. Выберите объект, которому хотите присвоить RFID-метку.

    3. Перейдите в раздел «RFID-метки» и считайте идентификатор с выбранного ОС.

    4. Нажмите «Принять», чтобы подтвердить сохранение метки.

Аналогичным образом присвойте идентификаторы остальным объектам.

Поиск объекта с помощью шкалы дальности

Чтобы быстро найти нужный предмет в большом помещении, воспользуйтесь функцией шкалы дальности. 

  1. Перейдите в раздел «Операции» и выберите команду «Поиск RFID-меток».
  2. Откройте карточку основного средства, активируйте функцию RFID-считывания и направьте терминал в сторону объекта.

На экране отобразится процент, характеризующий силу сигнала. Чем он больше, тем ближе устройство к объекту.

Инвентаризация ОС

Инвентаризационную опись можно загрузить из 1С или создать прямо на терминале. Рассмотрим второй случай:

  1. Перейдите в раздел «Процессы» и выберите «Инвентаризация ОС».
  2. Нажмите кнопку «Добавить», чтобы создать новый документ.

    3. Выберите из списка МОЛ и место хранения.
    4. Активируйте RFID-считыватель.
    5. Направляйте терминал в разные стороны, чтобы все метки в помещении «откликнулись» на сигнал.

При необходимости в меню документа можно уменьшить мощность RFID-считывателя, чтобы обрабатывать метки более точечно (на ближнем расстоянии).

Если все позиции в списке ОС стали зелеными, значит имущество на месте и можно завершать инвентаризацию. 

Перейдите в меню и нажмите кнопку «Выгрузить». Вся информация, в том числе присвоенные метки, отправляются в 1С. Там они автоматически попадают в карточки объектов, и бухгалтеру не нужно ничего вводить вручную.

Аналогично можно проводить инвентаризацию по заданию из 1С. Только в этом случае в учетной программе нужно создать документ со списком имущества по конкретному МОЛ или месту хранения и выгрузить его в DM.Invent.

Как учесть результаты инвентаризации в 1С

В обработке 1С перейдите во вкладку «Загрузка» и нажмите «Обновить». 

В нижней части страницы отобразятся результаты инвентаризации, в том числе RFID-метки, присвоенные объектам.

Нажмите кнопку «Загрузить». Если в процессе инвентаризации вы фиксировали списание брака или перемещение ОС, поставьте соответствующие галочки.

В учетной программе будут автоматически созданы акты списания и перемещения. Таким образом, DM.Invent позволяет максимально сократить ручной ввод данных, ускорить процесс инвентаризации и сократить ошибки из-за человеческого фактора.

Это решение используется для учета основных средств в БКИ «Эквифакс», на стадионе «Открытие Банк Арена» и в других компаниях разных сфер деятельности (IT, строительства, производства). 

Оставьте заявку на сайте и получите бесплатную помощь наших специалистов в подборе оборудования и ПО DataMobile. Мы проанализируем бизнес-процессы на вашем предприятии и подготовим персональное предложение по выгодной цене!

Автоматизация инвентаризации основных средств с DM.Invent под ключ!

Будьте в курсе!
Узнавайте первыми о наших новостях
Читайте также
Как получить коды маркировки на свою продукцию Как получить коды маркировки на свою продукцию

Как заказать коды маркировки: пошаговая инструкция. Получение, нанесение на товары и ввод КМ в оборот. Какое оборудование потребуется предпринимателям. Автоматизация учета маркированной продукции с ПО DataMobile.

Учет товаров на складе: как автоматизировать с нуля с помощью «1С» и ТСД с DataMobile Учет товаров на складе: как автоматизировать с нуля с помощью «1С» и ТСД с DataMobile

Элементы системы автоматизации. Автоматизация учета товара на складе с «1С» и DataMobile. Как выбрать версию ПО DataMobile. Примеры использования ПО DataMobile и ТСД на складе.

Обязательная маркировка медицинских изделий Обязательная маркировка медицинских изделий

Какие медицинские изделия подлежат маркировке. Как получить коды маркировки на продукцию. Оборудование для работы с маркировкой. Автоматизация учета с ПО DataMobile.