Проводить инвентаризацию имущества вручную — значит тратить дни (а иногда и недели) на перепроверку наличия и состояния оборудования, заполнение бумажных ведомостей, перенос информации в систему учета и утверждение итогов. Если у компании большой парк оборудования и при этом используются бумажные документы, проведение «ревизии» занимает уйму времени.
Внедрение RFID-технологии меняет подход к инвентаризации основных средств. С помощью радиочастотных меток, RFID-считывателей или терминалов сбора данных с RFID-модулем и специализированного ПО компании контролируют имущество быстро и без лишних трудозатрат.
Рассмотрим, как работают RFID-метки в учете основных средств, какие этапы включает автоматизация с использованием технологии радиочастотной идентификации объектов и какие результаты получают компании после внедрения.
Как работает RFID в учете основных средств
При радиочастотной идентификации информация об объекте считывается на расстоянии, без необходимости прямой видимости. В учете основных средств эту технологию применяют для автоматизированного отслеживания имущества: вместо поиска объектов и сканирования штрих-кодов достаточно пройти с терминалом, оснащенным RFID-считывателем, по помещению, и метки в радиусе действия устройства будут обработаны автоматически.
Принцип действия RFID-меток
На каждый предмет крепят радиометку (для маркировки ОС обычно используют сверхчастотные UHF) — небольшая наклейка или бирка со встроенной антенной и микрочипом. Метка содержит ID-номер объекта, связанный с его карточкой в учетной системе.
Радиометка не требует питания и активируется только при попадании в зону действия RFID-считывателя. Когда терминал излучает радиосигнал, антенна метки улавливает его, чип активируется и по ID-номеру получает сведения об объекте из базы данных. В результате пользователь видит на экране устройства наименование актива, инвентарный номер, МОЛ и место хранения.
Преимущества использования RFID для инвентаризации
RFID-инвентаризация основных средств особенно актуальна для компаний с большим количеством активов, сложной территориальной структурой. Технология дает:
- быструю идентификацию объектов с неудобным расположением, крупногабаритных, распределенных на большом пространстве;
- многократное сокращение времени на проведение инвентаризации основных средств за счет одновременной идентификации множества ОС;
- минимизацию ошибок — исключается ручной ввод результатов «ревизии» в базу данных;
- надежность работы в сложных условиях, поскольку метки устойчивы к неблагоприятным внешним воздействиям: загрязнениям, влаге.
Эти преимущества делают RFID-технологию незаменимым инструментом на производстве, транспорте, в логистике, муниципальных службах.
RFID и штрих-коды: сравнение технологий
Штрихкодирование — технология привычная и недорогая. Но требует сканирования каждой этикетки отдельно и, как следствие, занимает больше времени и внимания персонала.
Проведение радиочастотной инвентаризации ОС выглядит иначе. RFID-считыватель «собирает» данные с сотен меток в зоне действия одновременно. Не нужно открывать шкафы, контейнеры, искать и подходить к оборудованию. И хотя RFID-метки стоят дороже, они быстро окупаются.
Этапы автоматизации инвентаризации с использованием RFID
Внедрение RFID-инвентаризации основных средств требует подготовки, зато позволяет проводить «ревизию» гораздо быстрее и проще. Чтобы система работала корректно, необходимо соблюдать порядок внедрения: от маркировки до интеграции с базой данных.
Маркировка имущества RFID-метками
Первый шаг — присвоение RFID-метки каждому объекту основных средств. Для этого подбираются UHF-теги, подходящие по размеру, материалу и условиям эксплуатации. Выбранные метки приклеивается или крепятся на оборудование, мебель, технику и каждой присваивается уникальный ID-номер. Чтобы убедиться в корректной привязке тега к объекту учета, сразу после маркировки проводят пробную инвентаризацию.
Процесс проведения инвентаризации с RFID
Когда основные средства промаркированы, можно проводить инвентаризацию. Процесс происходит в таком порядке:
- Сотрудник с терминалом сбора данных проходит по помещению.
- Считыватель обрабатывает RFID-метки в радиусе действия (от 10 сантиметров до нескольких сотен метров, зависит от модели устройства).
- На ТСД формируется перечень ОС, которые есть в наличии.
После обхода сведения выгружают в «1С», где автоматически создается инвентаризационная ведомость.
Оборудование и ПО для работы с RFID
Для учета имущества по радиометкам потребуются:
- RFID-метки, подходящие под условия эксплуатации.
- RFID-считыватель или терминал сбора данных со встроенным RFID-модулем либо специальной дополнительной насадкой.
- Программа для обработки информации об ОС и обмена сведениями с базой данных.
- Система учета имущества, например, «1С».
Подбор оборудования зависит от задач и условий использования. Также важно, чтобы мобильное ПО было совместимо с конфигурацией учетной системы.
Модуль RFID для DM.Invent: готовое решение для RFID-инвентаризации ОС
DM.Invent — специализированное мобильное приложение, предназначенное для учета основных средств. Программный модуль RFID расширяет его функциональность и позволяет использовать преимущества радиочастотной технологии:
- считывание сотен объектов одновременно;
- отображение детальной информации по каждому активу;
- быстрый поиск объектов с помощью визуальной шкалы дальности;
- фиксация местоположения актива, назначение или изменение МОЛ, списание, добавление фото и комментариев;
- автоматическая выгрузка результатов проверки в «1С».
Модуль поддерживает популярные стандарты радиочастотных меток, в том числе Gen-2 (EPC), не требует сложной настройки, регулярно обновляется.
Интеграция RFID-системы с «1С» и другими программами учета
Использование UHF-меток и терминала сбора данных предполагает синхронизацию мобильного ПО с программой учета. Интеграция с «1С» позволяет выгружать на ТСД перечни основных средств для инвентаризации, а затем отправлять в базу результаты проверки и автоматически формировать сличительные ведомости.
Настройка обмена данными между RFID-оборудованием и «1С»
Синхронизация RFID-системы с «1С» происходит через специальный программный модуль, который устанавливают на ПК. Он обеспечивает двусторонний обмен данными. Из «1С» на терминал передаются сведения об объектах, выгружаются задания на инвентаризацию, справочники номенклатуры и мест хранения активов, а с ТСД возвращаются результаты «ревизии»: список проверенных объектов, расхождения, которые были выявлены.
Для пользователей DM.Invent с программным модулем RFID настройка обмена данными с «1С» максимально упрощена: используются готовые обработки для популярных конфигураций, таких как: «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление производственным предприятием», «1С:ERP Управление предприятием» и других.
Передача данных возможна по Wi-Fi, Bluetooth, 4G, а также через USB или док-станцию.
Преимущества комплексной автоматизации учета
Учет имущества компании на основе RFID-технологии — это скорость и контроль ОС на всех этапах. Такой подход позволяет:
- проводить как полную, так и выборочную инвентаризацию, не мешая основной работе;
- получать актуальные сведения о состоянии основных средств в любой момент;
- снижать нагрузку на заинтересованных лиц и бухгалтеров;
- обеспечивать порядок в базе данных и минимизировать ошибки, связанные с человеческим фактором;
- упрощать формирование отчетности для принятия управленческих решений.
Комплексная автоматизация позволяет создать надежную, прозрачную и устойчивую к влиянию человеческого фактора систему учета имущества.
Особенности внедрения для компаний разного масштаба
RFID-инвентаризация подходит как крупным, так и небольшим компаниям. Важно правильно оценить масштаб проекта и выбрать техническое решение под задачи.
Для малого бизнеса достаточно одного ТСД, приложения DM.Invent с программным модулем RFID и лицензией LifeTime (приобретается один раз и привязывается к конкретному устройству). При этом, чтобы получать обновления программы, потребуется оформить отдельную подписку на них.
Средним и крупным компаниям потребуется централизованная система с несколькими ТСД и распределением прав доступа. Подойдет лицензия по подписке в сервисе DMcloud — в этом случае доступ к обновлениям уже включен в стоимость. Во обоих случаях DM.Invent и модуль RFID позволяют выстроить надежный и масштабируемый процесс учета, адаптированный под специфику компании.
Практические результаты и эффекты внедрения RFID-инвентаризации
Внедрение RFID-инвентаризации — это способ настроить систему учета имущества с фокусом на точность, скорость и прозрачность. Мы реализовали десятки проектов на предприятиях различного масштаба. В результате компании меняют логику проведения «ревизии» и переходят на новый формат учета, требующий меньше ресурсов и дающий больший контроль ОС.
Сокращение времени и ошибок при учете
При инвентаризации по бумажным ведомостям пересчет объектов даже в одном помещении может занимать часы, а то и дни. С программой DM.Invent и программным модулем RFID проводить «ревизию» активов можно за несколько минут. RFID-считыватель считывает несколько меток одновременно и сведения о наличии ОС попадают в базу данных. Поскольку бухгалтерам больше не приходится вводить сведения с бумажных документов вручную, ошибок становится меньше: ОС не теряются, строки в отчетах не дублируются, в карточках активов не возникает путаницы.
Улучшение контроля над имуществом и формирование отчетов
После внедрения RFID учет ОС становится прозрачным: теперь легко проверить, где находится актив и кто за него отвечает. Информация об основных средствах, которыми управляет предприятие, всегда под рукой. Система автоматически сформирует документы для анализа и покажет, выявлены ли расхождения между плановыми и фактическими данными.
Примеры реальных кейсов
RFID-инвентаризация внедрена в ООО «Брусника» и в банке Home Credit Казахстан. Обе организации столкнулись с необходимостью оптимизировать учет имущества компании, упростить процессы и сократить время на проведение «ревизий».
В рамках проектов использованы радиочастотные метки, мобильные терминалы с RFID-считывателями, приложение DM.Invent с программным модулем RFID, а также выполнена интеграция с учетными системами на базе «1С». Это позволило проводить инвентаризацию быстрее и точнее, снизить нагрузку на персонал и минимизировать ошибки при обработке данных.
Результаты внедрения проявились уже после первых инвентаризаций: время на проведение «ревизии» сократилось в разы, повысилась прозрачность и достоверность учета, а руководству стало проще контролировать наличие основных средств.
