От того, насколько эффективно организована работа склада, напрямую зависит успешность бизнеса. Ведь неполная комплектация товаров в заказе, пересорт, несвоевременная отгрузка и другие ошибки, связанные с человеческим фактором, не только снижают доверие клиентов к компании, но и приносят существенные убытки.
К примеру, крупный сетевой магазин с высокой вероятностью «развернет» всю фуру, если в ней будет даже один пакет молока не той жирности, которую их менеджеры указывали в заказе. Это не просто повлечет за собой дополнительные логистические расходы, а более чем в 2 раза увеличит затраты на комплектацию, отгрузку и доставку заказа. Ведь сотрудникам склада предстоит повторно собрать и упаковать товар, а водителю — отвезти его покупателю.
Во избежание дополнительных расходов, для повышения лояльности и уровня обслуживания клиентов компании стремятся автоматизировать большую часть бизнес-процессов, в том числе и комплектацию заказов на складе. Для этого представители крупного бизнеса используют сложные WMC-системы. В то же время более мелкие участники рынка закрывают свои потребности при помощи терминалов сбора данных (ТСД) и специализированного программного обеспечения (ПО). Именно о втором способе оптимизации процессов на складе мы и поговорим в статье.
Способы комплектации заказов на складе
Успешная работа склада начинается с правильной организации системы хранения продукции. Если товары на стеллажах располагаются в случайном порядке, а кладовщики не придерживаются единой системы в своей работе, то не удивляйтесь сорванным срокам поставок, потерянным товарам, пересортице и некомплектным заказам.
Организация грамотной комплектации товаров — это первый шаг к повышению грузооборота склада и уменьшению логистических затрат. Поэтому, прежде чем перейти к автоматизации рабочих процессов, нужно выбрать единую систему обработки заказов.
Комплектация товаров по накладным
После получения заказа от клиента менеджер по продажам составляет накладную на отпуск необходимой продукции. Именно по ней кладовщик-комплектовщик в дальнейшем собирает нужные позиции. Какой именно тип комплектации товаров по накладной использовать, обычно указывают во внутренних регламентах компании. Всего существует четыре способа сборки:
- По партиям.
- Зоновая.
- Дискретная.
- Волновая.
Выбор подходящего типа пикинга (сборки заказов) напрямую зависит от размеров склада, количества номенклатурных позиций на предприятии, скорости оборачиваемости и количества товарных единиц, входящих в поставки.
Сборка заказов партиями
При таком способе комплектации сотрудник склада одновременно формирует несколько заказов: он отбирает партии аналогичной продукции и перемещает их к месту упаковки и отгрузки товаров. Благодаря этому сокращается время, затрачиваемое на передвижение комплектовщиков по складу. Но точность отбора номенклатуры снижается, так как один заказ одновременно собирают несколько человек.
Способ комплектации товаров по партиям подходит для широкопрофильных складов, на которых разные типы продукции находятся в отдельных помещениях или удаленных друг от друга частях одного здания.
Комплектовка продукции по зонам
Способ сборки по зонам подходит для складов, на которых за каждым участком хранения товаров закреплен отдельный комплектовщик. В этом случае заказы собираются по частям. Сотрудник в зоне своей ответственности выбирает товарные позиции, указанные в накладной, и передает отобранную продукцию вместе с документацией работнику на следующий участок. К преимуществам зональной стратегии относятся:
- последовательность сборки продукции;
- четкое распределение ответственности между сотрудниками;
- хорошее знание кладовщиком продукции на своем участке и умение быстро ориентироваться в номенклатуре;
- экономия рабочего времени на перемещения по складу.
Основной недостаток — неравномерная нагрузка на комплектовщиков, так как сотрудники зон с продукцией повышенного спроса более загружены, чем их коллеги, отвечающие за редко покупаемый товар.
Дискретный способ сборки заказов
Комплектация дискретным способом предусматривает сборку всех товаров (вне зависимости от их характеристик) одним человеком. В этом случае сотрудник не может перейти к формированию следующего заказа, пока текущий не будет обработан.
На широкопрофильных складах, предусматривающих большое количество персонала, такой тип комплектовки доставляет ряд неудобств: работник не может забрать товар в выделенной зоне, пока ее не освободят другие сотрудники. К тому же, при формировании заказов сборщикам приходится преодолевать большие расстояния (особенно в просторных складских комплексах), что влечет за собой лишние временные затраты.
Дискретная система — отличное решение для небольших складов и узкоспециализированных компаний. Кладовщики-комплектовщики детально обрабатывают каждый заказ и в процессе его формирования не отвлекаются на другие отгрузки. Кроме того, это самый простой в реализации тип сборки. При внедрении он не требует дополнительных финансовых и временных затрат, а также позволяет точно определить сотрудника, ответственного за ту или иную ошибку.
Волновая сборка
Комплектация по волновому типу похожа на сборку заказов по партиям. В процессе отбора комплектовщик одновременно ищет товары для нескольких клиентов, но руководствуется при этом не партией продукции, а ее характеристиками. К преимуществам волновой стратегии относят:
- уменьшение затрат времени на перемещение работников по складскому комплексу;
- ускорение процесса сборки нужных товарных позиций;
- умение комплектовщиков быстро находить продукцию на доверенном участке.
Для реализации волнового типа комплектования нужно предварительно установить, по каким критериям (характеристикам) будут разделяться товарные позиции, определить для каждой группы отдельные складские зоны и закрепить за ними ответственных.
Хранение и комплектация на складе: особенности работы с прослеживаемыми товарами
С 8 июля 2021 г. на территории РФ начала работать система прослеживаемости — мера, которая позволила контролировать движение импортируемых товаров (от ввоза в страну до продажи конечному покупателю). Она также стала препятствием для уклонения от налогов и уплаты таможенных пошлин. На июль 2022-го прослеживаемости подлежат:
- стиральные машины;
- холодильники и морозильные камеры;
- тепловые насосы, предназначенные для промышленного использования;
- погрузочно-разгрузочное оборудование, в том числе используемое на ж/д станциях;
- бульдозеры, грейдеры, экскаваторы и погрузочные машины;
- оборудование, предназначенное для записи и воспроизведения звука или видео;
- промышленные ТС (транспортные средства), используемые в морских и аэропортах, на заводах и в складских комплексах;
- детские автомобильные кресла и коляски.
Полный перечень продукции, которая подлежит прослеживаемости, представлен в Постановлении №1110*, вступившем в силу с начала июля 2021 г. Основная особенность работы с прослеживаемыми товарами — необходимость оформления всей документации по ней в электронном виде. Дополнительная маркировка, а также сканирование меток и передача информации в систему «Честный ЗНАК» не требуется. Потому что система прослеживаемости (контроль оборота импортной продукции) не дублирует маркировку (нанесение кодов Data Matrix).
При отгрузке товаров плательщикам НДС нужно передавать через систему электронного документооборота счет-фактуры, тем, кто не платит НДС — УПД (универсальные передаточные документы) и накладные ТОРГ-12. Документация, которую следует вести при работе с импортируемой продукцией, указана в Постановлении Правительства №1108*, вступившем в силу 1 июля 2021 г.
Комплектация прослеживаемых товаров на складе идентична работе с обычными (не указанными в Постановлении №1110) позициями. Дополнительные действия совершают только бухгалтеры или другие сотрудники, имеющие непосредственное отношение к формированию и передаче отчетов в налоговую.
Автоматизация комплектации товаров и учета складских остатков
Если увеличивающийся при расширении бизнеса документооборот можно передать другой организации (аутсорс), то складские задачи предстоит решать собственными силами. При повышении товарооборота сотрудники склада должны оперативнее принимать, обрабатывать и собирать заказы, разбираться в постоянно увеличивающемся ассортименте, пересчитывать возрастающее количество товарных позиций, тратя на текущие задачи все больше времени. Без автоматизации склад компании даже при незначительном увеличении оборота товаров столкнется с:
- долгой обработкой задач и, как следствие, увеличением времени сборки заказов клиентов;
- зависимостью эффективности работы склада от нескольких сотрудников, которые знают, где и какая продукция хранится (при увольнении или уходе в отпуск одного из них отгрузки станут значительно медленнее);
- частыми ошибками при инвентаризации, учете и комплектации товаров из-за влияния человеческого фактора.
Кроме того, при работе со скоропортящейся продукцией на неавтоматизированном складе контроль за сроками годности выполняет кладовщик или комплектовщик, что из-за невнимательности персонала нередко приводит к появлению просрочки. Внедрение системы автоматизации позволит «переложить» эту функцию на программное обеспечение, тем самым минимизировав риски возникновения ошибок.
Комплектация товаров: преимущества автоматизации сборки заказов
Описанные выше проблемы — это не все аспекты работы складского комплекса, которых можно избежать, внедрив систему автоматизации. Кроме точного учета всех хранящихся на предприятии остатков, использование современных технологических решений имеет и другие преимущества, среди них:
- оптимизация пространства — размещение продукции по зонам и на стеллажах в соответствии с востребованностью, весом и габаритами товара позволит сэкономить место на складе;
- минимизация ошибок при сборе заказов — терминал сбора данных покажет комплектовщику не только название товара, который нужно добавить в заказ, но и подтвердит, что именно выбранная позиция является искомой (при сканировании штрихкода на упаковке программа сообщит, есть эта продукция в заказе или нет);
- сокращение времени на проведение инвентаризации — в ПО отражаются не только остатки товаров на складе, но и их местоположение, при этом любые количественные изменения моментально переносятся в товароучетную программу: если в процессе пересчета что-то отгружают клиенту, проданное количество товара сразу вычитается из общего значения;
- отсутствие просрочки — если на складе есть продукция, у которых заканчивается срок годности, программа сообщит об этом, а вы в свою очередь можете быстро реализовать такие позиции или вернуть их поставщику.
Дорогостоящие WMS-системы, способные самостоятельно управлять большинством складских операций, целесообразно внедрять на предприятиях, где сотрудникам приходится обрабатывать сотни операций за день, а территория для хранения товаров занимает более 1 тыс. кв. м.
Для представителей малого и среднего бизнеса актуальнее будет связка «программное обеспечение + ТСД». Такое решение даст возможность в любой момент получить точную информацию о наличии товаров на складе и в магазинах, автоматически сформировать текущие отчеты, не тратя на это рабочее время бухгалтера, сведет к минимуму количество ошибок, ускорит и упростит комплектацию и упаковку заказанных товаров, облегчит проведение инвентаризации.
Комплектация товаров с помощью ТСД
На неавтоматизированном складе комплектовщик получает распечатанную накладную и по ней собирает нужные товарные позиции, тратя на их поиск и перемещение много времени. С помощью ТСД комплектация товаров происходит проще и быстрее.
- Менеджер по продажам (в торговом зале или интернет-магазине) удаленно загружает для комплектовщика в ТСД задачу: собрать заказанные товарные позиции.
- Сотрудник на складе выбирает нужные товары и сканирует штрихкоды с их упаковок. При соответствии выбранных номенклатур тем, которые указаны в сформированном заказе, ТСД оповещает об этом и позволяет закрыть задачу.
- После сборки и упаковки продукции комплектовщик завершает заказ, а ответственный за отгрузку сотрудник получает информацию о том, что продукция готова к выдаче покупателю или курьеру.
Чтобы в полной мере использовать все возможности терминалов сбора данных, нужно настроить их совместную работу с применяемым на предприятии товароучетным ПО. Для этого на ТСД предварительно устанавливают специально программное обеспечение, к примеру DataMobile, а затем оборудование синхронизируют с 1С или другим софтом, используемым для учета продукции в компании.
Применение ПО DataMobile при комплектации и отгрузке заказов
DataMobile — это специализированное программное обеспечение от Компании Сканпорт, предназначенное для ТСД под управлением ОС Android. Среди возможностей ПО:
- автоматическое добавление информации о товарах в базу после считывания штрихкодов;
- формирование заказов клиентов;
- учет движения продукции при приемке, перемещении, отпуске и других операциях;
- контроль ценников и оперативное создание новых (при подключении принтера для печати этикеток);
- реализация продукции по образцам (при считывании штрихкода терминал выдаст информацию, где находится аналогичный товар);
- сборка заказов по сформированным в «товароучетке» накладным;
- автоматизированное управление адресным хранением на складе.
Полный перечень операций, которые станут доступны после внедрения на предприятии ПО DataMobile, зависит от выбранного типа лицензии. К примеру, возможности формировать упаковочные листы, собирать товары по выгруженным из «товароучетки» заказам с последующей проверкой правильности выполнения реализованы в версиях Стандарт Pro и выше, а генерация новых штрихкодов непосредственно с терминалов в онлайн-режиме — в DataMobile Online Lite и Online.
Если при расширении бизнеса и увеличении товарооборота функциональности выбранной версии программы окажется недостаточно, в любой момент можно расширить ее возможности — перейти на более старшую, всего лишь доплатив разницу в цене.
Применение ТСД с установленным ПО DataMobile сократит затраты рабочего времени на формирование и сборку заказов: при считывании штрихкода программа покажет не только наименование продукции, но и место ее хранения на складе, а также позволит автоматически добавить отсканированную позицию в заказ клиента. Кроме того, софт проконтролирует правильность сборки и упаковки товаров, что исключит возвраты, происходящие по причине некорректной комплектации. При отгрузке партий продукции программа самостоятельно объединит выбранные позиции в транспортную упаковку, сохранив при этом сведения о каждой единице товара.
Комплектация и упаковка товара: этапы формирования заказа покупателя
В процессе выполнения заказ проходит несколько этапов. И почти на каждом из них терминалы сбора данных помогают улучшить коммуникацию между сотрудниками и сократить количество ошибок. «Жизненный цикл» заказа от обращения клиента в компанию до получения им продукции выглядит обычно так:
- Прием и обработка.
- Регистрация созданной накладной в товароучетной системе.
- Передача задания на сборку заказа ответственному сотруднику склада.
- Планирование маршрута комплектовщика для подбора товара.
- Передача задачи сотруднику, ответственному за комплектование нужной продукции.
- Отбор товарных позиций и проверка их соответствия указанным в накладной.
- Перемещение скомплектованного заказа в зону отгрузки.
- Передача продукции покупателю.
При этом задачи, которые предусматривают формирование, планирование и проверку правильности выполнения, на автоматизированном складе решают без участия человека. То есть передача задания на сборку заказа, разработка маршрута движения комплектовщика и проверка соответствия собранных товаров позициям, указанным в накладной, происходит автоматически. Но и здесь бывают ситуации, в которых без участия человека невозможно решить возникшие проблемы.
Что делать при неполной комплектации товара
Если производитель или поставщик пришлет на склад некомплектную продукцию, это обнаружится только при вскрытии упаковки и проверке наличия всех составных частей изделия. При приемке такую ревизию проводят редко, так как экспедиторы или водители обычно спешат и не хотят ждать, пока кладовщик тщательно просмотрит каждую отгруженную коробку. Поэтому работники склада или магазина должны при передаче товара покупателю или курьеру самостоятельно проверять комплектность.
Если продукция не была проверена и с неполной комплектацией попала к клиенту, согласно ч. 1 ст. 480 ГК РФ продавец должен в разумный срок предоставить недостающие детали или соразмерно уменьшить стоимость покупки. Только при невыполнении этих условий клиент имеет право расторгнуть договор купли-продажи и потребовать возврата уплаченных денежных средств.
Как сделать комплектацию товаров на складе простой и удобной
Эффективность склада зависит не только от автоматизации процессов приемки и сбора заказов, но и от организации работы подразделения в целом. Рассмотрим, что можно сделать для повышения скорости и качества сборки заказов наряду с внедрением системы автоматизации.
- Настроить эффективный рабочий график. Если склад работает с 09.00 до 17.00, можно сделать для одного сотрудника рабочий день с 08:00 до 16:00, а у другого — с 10:00 до 18:00.
- Убрать периоды пиковой загрузки — договориться с партнерами о доставке товаров в другие часы, чтобы равномерно распределить объемы работ.
- Обеспечить комплектовщиков нужными инструментами. На складе должно быть достаточное количество канцелярских ножей, диспенсеров со скотчем и прочих «расходников».
- Организовать удобную систему хранения. К примеру, выделить под каждый артикул отдельную полку. Если размеры помещения не позволяют этого — группировать товары по разным контейнерам: отдельная коробка для каждой номенклатуры.
- Наладить коммуникацию между отделами. К примеру, информацию о планах, связанных с расширением ассортимента, лучше предоставлять кладовщикам-комплектовщикам заранее, чтобы они могли подготовить места и продумать систему хранения.
Если ваш склад работает с однотипными товарами, а движение продукции на предприятии простое и линейное, то бизнес продолжит успешно существовать без внедрения системы автоматизации. Но как только количество номенклатурных позиций «перевалит» за сотню, а остатки перестанут помещаться на 25 кв. м., отсутствие четкого учета приведет к авралам в работе комплектовщиков, а также не позволит детально контролировать все складские процессы. Терминалы сбора данных с предустановленным ПО DataMobile помогут отследить весь процесс движения товаров, получить точные результаты после каждой инвентаризации и свести к минимуму количество ошибок, возникающих во время сборки и отгрузки заказов.
