Учет товаров на складе с помощью таблиц Excel или путем переписывания данных в тетрадь вручную — трудоемкий и долгий процесс. При инвентаризации таким способом сотрудники путаются в наименованиях, неправильно вносят количество остатков, совершают другие ошибки. В конечном итоге приходится все начинать сначала или фиксировать недостоверные результаты.
Проблема неверного складского учета давно решена. Поможет автоматизация процесса инвентаризации. Достаточно приобрести терминал сбора данных, установить на него программу DataMobile и использовать их для пересчета остатков. Всего два «инструмента», и процесс инвентаризации происходит в разы быстрее и без ошибок, на складе — полный порядок, нет недостачи и пересортицы, а сроки годности продукции — под контролем.
Периодичность проведения инвентаризации на складе
Инвентаризацию товаров на складе можно проводить с любой периодичностью. Но в некоторых случаях она обязательна. В каких именно — утверждено Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н*. Проводить инвентаризацию товаров и имущества необходимо:
- при передаче другому собственнику (такая ситуация возможна при продаже компании);
- преобразовании предприятия, если оно государственное либо муниципальное;
- выявлении факта кражи продукции;
- утверждении нового материально ответственного лица;
- ликвидации или расформировании предприятия;
- перед сдачей годовой бухотчетности (исключение — инвентаризацию проводили после 1 октября отчетного года);
- после чрезвычайной ситуации или стихийного бедствия (например, склад затопило или случился пожар).
Обратите внимание! Перечисленные случаи касаются организаций и не распространяются на ИП. Однако индивидуальные предприниматели для своей же пользы заинтересованы в периодическом пересчете остатков, это помогает своевременно выявлять недостачи и пересортицу.
Особенно часто нужно проводить инвентаризацию на складе при работе с большим ассортиментом товаров, «скоропортом». Важно не запутаться и в первую очередь отгружать продукцию, у которой раньше всех истекает срок годности.
Представим поэтапно весь процесс, как правильно пересчитать остатки на складе. Представленный далее порядок действий обязателен для организаций. Как проводить инвентаризацию на складе ИП, ничем не регламентировано.
Как проводить инвентаризацию на складе: порядок действий
Для проведения инвентаризации на предприятии созывается инвентаризационная комиссия. Ответственных лиц утверждает руководитель. Дальнейший порядок действий:
- Издается приказ. В нем указываются члены инвентаризационной комиссии, сроки и причины проведения.
- Пересчитывают остатки продукции. Данные отражают в инвентаризационной описи.
- Результаты операции фиксируют в сличительной ведомости. В этом документе указывают выявленные излишки и/или недостачи товаров.
Важно! К моменту проведения инвентаризации поступившую продукцию нужно оприходовать, а выбывшую — списать.
Такая же схема работы используется для проведения инвентаризации имущества на производстве или в госучреждениях.
Распечатывать инвентаризационные описи, ведомости и заполнять их вручную — плохая идея. Этот процесс занимает уйму времени и приводит к ошибкам — сотрудники устают, концентрация внимания снижается. Выход — автоматизация инвентаризации склада. Расскажем, что для этого нужно.
Автоматизация инвентаризации в «1С»: используемое оборудование и ПО
Главный инструмент кладовщика — терминал сбора данных. С его помощью учет товаров на складе происходит безошибочно. Кроме проведения инвентаризации, ТСД позволяет быстро и правильно выполнить приемку, отгрузку, организовать адресное хранение, когда продукция распределяется по ячейкам.
Автоматизация процесса инвентаризации возможна с помощью любого терминала сбора данных. Например, для этих целей можно использовать модели Urovo CT48, iData T2 или Point Mobile PM84.
Примечание! При выборе ТСД обращайте внимание на его характеристики. Так, для учета большого количества товаров стоит купить терминал с объемом памяти от 4/64 ГБ. Если он будет использован в сыром помещении или на открытой площадке, следует приобрести устройство, хорошо защищенное от влаги (класс IP65–IP68).
Инвентаризация товара на складе не получится без специализированной программы для ТСД. Рекомендуем ПО DataMobile. Устанавливается на мобильные устройства под управлением ОС Android. ПО DataMobile имеет простой и понятный интерфейс, интегрируется с «1С» без драйверов. Независимо от того, в какой конфигурации «товароучетки» проводится инвентаризация, — в «1С:Комплексная автоматизация» или «1С:Управление торговлей» и др. — мобильный софт будет с ней совместим без дополнительных программ.
В интерфейсе ПО DataMobile в разделе «Документы» есть готовые шаблоны, в том числе «Инвентаризация».
При сканировании штрих-кода в программе отображаются данные товара.
Доступен учет по серийным номерам.
ПО используется для мобильной переоценки товаров в магазине. Для этого к ТСД нужно подключить принтер этикеток. Если софт «обнаружит» несоответствие в цене, автоматически отправит команду печати нового ценника.
Существует 4 версии ПО DataMobile: Стандарт, Стандарт Pro, Online Lite, Online. Они различаются набором функций. Первые две версии поддерживают обмен данными с «1С» в режиме офлайн, последние — онлайн.
Если ведется учет алкоголя или продукции с кодами Data Matrix, к ПО DataMobile нужно подключить программный модуль Маркировка. При работе с радиометками — программный модуль RFID.
Как проводить инвентаризацию товаров на складе с помощью ТСД и ПО DataMobile
Инвентаризация товара на складе бывает:
- плановой или внеплановой — срок ее проведения известен заранее или решение о необходимости пересчета остатков принимается неожиданно (например, обнаружился факт кражи, и руководитель хочет найти вора по горячим следам);
- сплошной или выборочной — пересчитываются все товары на складе или частично (например, только верхняя одежда).
При проведении частичной инвентаризации на складе из «1С» на ТСД выгружают документ с перечнем товаров, остатки которых нужно проверить. Кладовщик сканирует штрих-коды с нужной продукции, в софте DataMobile происходит сверка данных: фактических и в задании. При обнаружении ошибки ПО уведомляет о ней пользователя.
Давайте посмотрим, как провести полную инвентаризацию с помощью ТСД и ПО DataMobile Online, когда сотрудники не знают остатков товаров по учету в «1С».
Перейдите во вкладку «Терминалы» → «APM Диспетчера» и откройте карточку обмена.
Во вкладке «Товары» отметьте «галочкой» опцию «Не отображать остатки».
Сохраните изменения и пройдите авторизацию в приложении DataMobile на ТСД.
Перейдите в документ «Инвентаризация».
Нажмите кнопку «Добавить».
Отсканируйте штрих-коды с товаров. Данные продукции добавятся в документ.
Можно вручную вводить количество товаров. Для этого предусмотрены кнопки с символами «+» и «−».
Внутри документа также есть функция поштучного ввода. При ее активации (перемещении микшера вправо) вы не сможете вводить количество вручную, нужно сканировать штрих-код с каждой упаковки.
Нажмите кнопку «Завершить» — документ из DataMobile выгрузится в «1С». В «APM Диспетчера» он будет отражаться как завершенный. Поочередно нажмите кнопки «Заблокировать» и «Внести в базу».
Если на складе организовано адресное хранение, при приемке ПО размещает товары по ячейкам — каждая имеет свой штрих-код. При сканировании этого идентификатора можно просматривать ее содержимое.
Доступна выборочная инвентаризация — по отдельным ячейкам.
Результаты инвентаризации: что делать с недостачей, излишками и пересортицей
По завершении процесса инвентаризации и выгрузки данных в «1С» анализируются ее результаты. На основе инвентаризационной описи составляется сличительная ведомость, в которой фиксируются выявленные расхождения.
Если по результатам учета обнаружена недостача, выполняется списание. Если согласно итоговой ведомости фиксируются излишки — оприходование.
Часто обнаруживается пересортица. Например, ручек с черными чернилами на 2 меньше, чем в товароучетной системе, а с синими — на столько же больше. В этом случае две синие списывают, а столько же черных — добавляют в программу учета.
Закон не требует от ИП составлять инвентаризационную опись и сличительную ведомость — предпринимателю достаточно самому изучить результаты инвентаризации после выгрузки данных в «1С» и предпринять меры по выравниванию баланса.
Если вам нужна комплексная автоматизация инвентаризации в «1С», можете обратиться к нам. В нашем интернет-магазине вы найдете оборудование и программное обеспечение для быстрого и точного учета товаров. Поможем настроить устройства и ПО, интегрировать с товароучетной системой.
Ссылки на нормативные правовые акты, упомянутые в статье:
- Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации».
