Работа с документами — часть складской рутины, без которой не обойтись. Только на заполнение ведомостей и накладных уходит от 30 % рабочего времени. Еще значительная часть ресурсов тратится на перенос информации с бумаги в товароучетную систему.
Внедрение терминалов сбора данных на складе позволяет свести эти издержки к минимуму. Время на обработку информации сокращается в 3–5 раз, а ошибки ввода практически исключаются. В статье расскажем, как организовать работу с товарными документами прямо на ТСД и какое приложение для этого выбрать.
Как ТСД помогает автоматизировать работу со складскими документами
Когда перемещаются товарно-материальные ценности, документы должны фиксировать каждую операцию — от приемки до отгрузки. Для любого действия предусмотрен свой первичный товарный документ — накладная, акт, опись и др.
Если на складе работают с бумажными носителями, возникает разрыв между физическим движением товара и его отражением в учете. ТСД меняет принцип работы с «первичкой»:
- информация от склада до бухгалтерии передается за секунду;
- первичные складские документы в «1С» автоматически обновляются на основании «свежих» данных;
- сотрудники практически не тратят время на ручной ввод информации.
Чтобы работать с документами на ТСД, на него нужно установить специализированное ПО для мобильного учета и управления, например, DataMobile. Этот софт поддерживает технологию штрихкодирования, регистрирует все действия с товарами и передает информацию в учетную программу. Ниже подробнее расскажем, что такое ПО DataMobile и как оно работает.
ПО DataMobile: готовое решение для учета и управления складом
Приложение DataMobile — это программа для терминалов сбора данных. Устанавливается на любые устройства с ОС Android и обеспечивает обмен с системой складского учета (например, с «1С: Управление торговлей»). Главная задача ПО для ТСД — упрощение и ускорение процессов логистики:
- приемки партий;
- инвентаризации и управления запасами;
- перемещения;
- сбора заказов и отгрузки.
Товарные документы можно оформлять прямо на ТСД в момент проведения операции. Сотрудник не тратит время на ручной ввод данных. Он просто сканирует штрих-коды, а программа для ТСД определяет количество товаров, заполняет форму и выгружает в «1С».
ПО DataMobile используется в торговле, логистике и на производстве. Подходит для любых складов, в том числе с адресным хранением и ордерной схемой документооборота.
Ошибки внедрения ТСД: почему автоматизация складских процессов оказывается бесполезной
Даже лучшее решение для автоматизации может не принести ожидаемых результатов при неправильном внедрении. Самые распространенные причины неудач:
- автоматизация без анализа и аудита;
- выбор решений с недостаточной или, наоборот, избыточной функциональностью;
- отсутствие интеграции или некорректный обмен между компонентами системы;
- внедрение ТСД и ПО сразу на всем предприятии без тестирования на одном участке;
- недостаточное обучение персонала.
Комплексная автоматизация на базе DataMobile помогает избежать типовых ошибок. Приложение совместимо с большинством устройств на Android и поддерживает интеграцию со всеми популярными системами учета. Гибкие параметрические настройки позволяют адаптировать ПО для ТСД под любые бизнес-процессы.
Пошаговая инструкция по автоматизации документооборота
Чтобы автоматизировать складской документооборот с помощью ТСД, необходимо выполнить четыре основных шага:
- Внедрить штрихкодирование. Этикетки нужно наклеить на все товарно-материальные ценности.
- Приобрести терминал сбора данных. При покупке ТСД важно учитывать условия эксплуатации и предполагаемую нагрузку.
- Выбрать программу для ТСД. Рекомендуем сравнить возможности всех версий DataMobile: Стандарт, Стандарт Pro, Online Lite и Online. Можно выбрать вариант под свои задачи и бюджет.
- Настроить обмен данными с «1С». Приложение связывается с «товароучеткой» в режиме офлайн или онлайн (зависит от версии). Интеграция с «1С» легко настраивается с помощью бесплатных обработок и модулей.
Финальный штрих перед работой — создание шаблонов документов в «1С» и выгрузка на ТСД.
Готовые комплекты для автоматизации
Чтобы сэкономить время на поиске совместимых решений, можете приобрести готовый комплект, включающий:
- Годовую подписку на ПО DataMobile одной из 4-х версий.
- Терминал сбора данных (на ваш выбор).
Вот несколько примеров комплектов с оборудованием iData:
|
Название |
Модели ТСД на выбор |
Особенности устройств |
Кому подойдет комплект |
|
Бюджетный ТСД с мини-клавиатурой, 4-дюймовым дисплеем и поддержкой 4G. АКБ на 5 000 мАч |
Розничным магазинам |
||
|
Небольшим компаниям в сфере розничной и оптовой торговли |
|||
|
Распределительным центрам, оптовым предприятиям с высоконагруженными складами |
|||
|
Бесклавиатурный ТСД на Android 14 с диагональю 5,5 дюйма. Герметичность — по классу IP67 |
|||
|
Сверхзащищенный ТСД (IP68) с клавиатурой (34 кнопки). АКБ — 6700 мАч. Есть модификация с дальнобойным считывателем |
Решение для маркировки
Если в ассортименте есть товары, подконтрольные «Честному ЗНАКу», рекомендуем специальный комплект, который содержит еще и дополнительный программный модуль — Маркировка. Он подключается к приложению DataMobile и расширяет его возможности. Основные функции:
- проверка маркировки на валидность;
- оформление поступлений и отгрузок в поэкземплярном и объемно-сортовом формате;
- разбор кода маркировки (КМ) вплоть до серии (с проверкой срока годности).
Также программа обеспечивает точный подбор кодов в акты приемки и отгрузки. Помогает быстро и без ошибок создать универсальный передаточный документ для дальнейшей отправки в «Честный ЗНАК».
Формирование товарных документов в «1С» и выгрузка на ТСД
После установки интеграционного модуля (или обработки) в товароучетной программе появляется новый раздел, где осуществляется вся работа с ПО DataMobile:
- загрузка и выгрузка данных: справочников, заданий и др.;
- настройка шаблонов;
- получение аналитики для управления персоналом, разработки программ мотивации и формирования отчетности.
Приложение работает с заданиями, которые создаются на основе первичных документов в системе учета. Чтобы форма корректно загружалась и открывалась на ТСД, используется шаблон. Он определяет логику работы терминала с конкретным видом документа.
Для каждого бизнес-процесса предусмотрен отдельный шаблон. Например, для приемки партий используется форма «Поступление». Для инвентаризации — «Пересчет…» и т. д.
Перед началом работы откройте вкладку «Шаблоны», выберите конкретный процесс и настройте документ. Подробные инструкции доступны в Базе знаний.
После настройки шаблона вы можете сформировать задание и выгрузить его из «1С» на терминал. Как это происходит:
- На склад привозят новую партию. В качестве сопроводительной бумаги — универсальный передаточный документ (УПД), товарная или товарно-транспортная накладная.
- В учетной программе на основании накладной оформляют документ поступления. В разных системах они могут называться по-разному. Например, в «1С: Управление торговлей» — «Приобретение товаров и услуг», в «1С:Бухгалтерия» — «Поступление товаров».
- Пользователь «1С» переходит в раздел «DataMobile». Во вкладке «Документы» указывает заранее настроенный шаблон для приемки.
- Выбирает нужный документ поступления.
Задание, созданное на основании товарной накладной, выгружается на ТСД.
Приемка товара по накладной: как работать на ТСД
Кладовщик открывает на терминале задание, сформированное на основе товарной накладной. В документе перечислены наименования и количество позиций. Приемка товара по накладной выглядит так:
- Работник склада поочередно сканирует штрих-коды с товаров.
- Отслеживает количество обработанных позиций, наличие расхождений.
- Выгружает документ в «1С».
Программа для ТСД контролирует выполнение задания и страхует от ошибок:
- автоматически считает товары по мере сканирования штрих-кодов;
- сверяет фактические данные с цифрами из товарной накладной;
- показывает несоответствия (недопоставки, пересорт);
- сообщает кладовщику, если тот отсканировал один и тот же штрих-код дважды.
Мы рассмотрели сценарий, когда документ (товарно-транспортная накладная или другой) выгружается на терминал в качестве задания. Когда он отправляется обратно в «1С», табличная часть формы «Приобретение товаров» автоматически обновляется.
Возможен и другой вариант — создание документа прямо в приложении. Сотрудник выбирает «Поступление» и нажимает «Добавить».
В этом случае сопроводительный документ (товарная накладная) не используется, и у кладовщика нет исходных данных. Он сканирует штрих-коды с упаковок или товаров, а программа для ТСД заполняет форму. По завершении работы информация отправляется в «1С», где создается новый документ «Приобретение товаров».
В обоих сценариях пользователю «1С» не нужно ничего заполнять вручную. Он принимает документ к учету, при необходимости — создает акт о расхождениях.
Сбор товара по накладной в приложении DataMobile
Отгрузку заказа в DataMobile оформляют по тому же принципу, что и поступление. Сбор товара по накладной выглядит так:
- Менеджер создает в «1С» «Заказ клиента».
- Документ выгружается на ТСД в качестве задания на сбор. Если в организации ведется ордерный складской учет, на терминал передается расходный ордер.
- Кладовщик собирает товары по заданию, сканируя штрих-коды.
- Во время сбора заказа ПО для ТСД следит за процессом: не позволяет превысить количество, указанное в задании; предупреждает, если идентификатор уже отсканирован.
После завершения сбора данные передают в «1С». В системе учета формируется расходный товарный документ — «Реализация товаров и услуг». Оператору остается провести его и отдать покупателю. Если доставка осуществляется перевозчиком — оформить транспортную накладную.
Создание документа для упаковки
Если продукция собирается в короба, то прямо на ТСД можно создать упаковочный лист. Кладовщик генерирует новую упаковку и «складывает» в нее собранные товары. Приложение отправляет информацию о вложенности в «1С». При оформлении отгрузки достаточно отсканировать штрих-код на документе упаковки — все товары из него автоматически попадут в накладную.
Итог
Любая компания должна стремиться к максимальному сокращению времени на обработку «первички»: УПД, транспортных накладных, ордеров и т. д. Это позволит снизить расходы на персонал, минимизировать ошибки и складские потери. С приложением DataMobile можно полностью автоматизировать документооборот на складе и получить реальные результаты:
- Ускорение приемки товара с помощью ТСД минимум в 3–5 раз.
- Безошибочный сбор заказов, отгрузки без задержек.
- Повышение оборачиваемости.
- Создание документа для любой складской операции в 3 раза быстрее, чем раньше.
С помощью ПО DataMobile можно сэкономить от 30 % рабочего времени за счет сокращения бумажной волокиты и ручного труда.
