Владельцы крупных сетей, лидеры розничной торговли не задаются вопросом: «Зачем нужна автоматизация?». Информационное совершенство – единственный путь к повышению конкурентоспособности. Предприниматели, руководящие малыми розничными точками, настроены не так оптимистично: автоматизировать продажи они не спешат ввиду ограниченности бюджета и других причин. Стоит ли отказываться от нововведений и есть ли экономический смысл в автоматизации небольших магазинов?
Закон 54-ФЗ: онлайн-кассы в массы
Новый закон 54-ФЗ о применении ККТ вступил в силу в феврале 2017 г. Согласно его требованиям вместо обычных кассовых аппаратов розничные точки обязаны использовать онлайн-кассы. Сведения из электронного чека отправляются на сервер оператора фискальных данных и получают у него подтверждение. Только при соблюдении этого условия выбивается бумажный чек и продажа признается законной.
Требования закона 54-ФЗ касаются всех, кто осуществляет на территории РФ расчеты с населением. К этой категории относятся и розничные магазины разных форматов, в том числе небольшие. Предпринимателям и организациям выделили несколько месяцев для регистрации онлайн-касс и модернизации старых аппаратов – с 1 февраля по 1 июля. Однако с начала третьего квартала 2017 года их обязали использовать только этот вариант расчетов с покупателями. Игнорирование этого требования теперь приравнивается к нарушению закона. Для организаций, работающих на ЕНВД и ПСН, действует отсрочка до 1 июля 2018 года.
Так ли страшны штрафы, как о них рассказывают?
Юридические лица несут ответственность за нарушение закона 54-ФЗ:
- ККТ на объекте розничной торговли не соответствует требованиям? – Заплатить придется 10 тыс. руб.
- Чек не был выдан покупателю? – Сумма штрафа за единоразовое нарушение составит те же 10 тыс. руб.
- Торгуете без ККТ? – Заплатите 30 тыс. руб.
С одной стороны, цифры не такие катастрофические. Однако если закон не соблюдается, одним штрафом магазин не отделается: придется регулярно выкладывать кругленькие суммы, а в перспективе розничную точку могут и вовсе закрыть за нарушения.
Если магазин торгует алкогольной продукцией
Новая редакция закона 171-ФЗ (статья 16) четко определила требования к розничной торговле алкогольной продукцией. С 31 марта 2017 г. каждая продажа должна осуществляться также с применением ККТ независимо от системы налогообложения организации или ИП. Исключение составляют плательщики ЕНВД и ПСН, которым разрешили не использовать кассовую технику до третьего квартала 2018 г. За неприменение фискальных регистраторов также предусмотрена административная ответственность.
Статья 26 этого же закона запрещает продавать алкогольную и спиртосодержащую продукцию, если информация о ней не зафиксирована в ЕГАИС. Нарушение этого требования влечет за собой крупные штрафные санкции (150–200 тыс. руб. для юридических лиц и 10–15 тыс. руб. для должностных), а также конфискацию товара. Еще один потенциальный риск – аннулирование лицензии в судебном порядке.
Закон законом, а что с бизнес-процессами?
Независимо от масштаба розничной точки в ней всегда происходят одни и те же бизнес-процессы: приемка товара, маркировка, продажи, списание брака, инвентаризация, переоценка и т. д. В крупных организациях каждый из них находится под контролем целого отдела, а руководитель занимается управлением. Владелец малого бизнеса не может себе позволить увеличивать штат, поэтому львиную долю действий выполняет самостоятельно. При этом он практически не имеет права на ошибку, ведь любая из них может привести к катастрофе.
Смоделируем ситуацию. По субъективным причинам в магазине что-то пошло не так, что привело к сбою привычных бизнес-процессов. Одни и те же проблемы совершенно не критичны для крупного супермаркета и катастрофичны для малой розничной точки:
- задержали оплату поставщику – не поступил товар, полки опустели, покупатели остались без привычного товара, а магазин – без их лояльности;
- руководитель выявил факт воровства одного из сотрудников на рабочем месте – увольнение, поиск нового продавца, недовольство клиентов из-за медленного обслуживания.
И таких ситуаций, которые практически никак не сказываются на работе гипермаркета, но парализуют торговлю малого магазина, очень много. Предотвратить многие из проблем можно путем автоматизации оперативной работы.
Автоматизировать или нет: стоит ли игра свеч?
Автоматизация небольшой розничной точки обойдется на старте в некую сумму, которая зависит от выбранного оборудования, ПО и поставленных задач. Если все сделано правильно, денежные вложения окупятся спустя 5–6 месяцев, но это не единственное преимущество.
- Сразу после внедрения владелец ощущает выгоды от оптимизации управления (теперь руководитель выполняет меньше рутинной работы, допускает меньше ошибок, может сосредоточиться на стратегическом планировании).
- Автоматизация успешно помогает бороться с хищениями на рабочем месте, доход компании растет.
- Повышается уровень сервиса, уменьшается количество неудовлетворенных покупателей, растет их лояльность.
- Появляется возможность оперативно отслеживать наличие востребованного ассортимента и т. д.
С помощью документов на бумажных носителях невозможно полностью проконтролировать работу магазина. На полках будут регулярно появляться товары с истекшим сроком годности, на складе – отсутствовать востребованные позиции, а провести акции или предоставить покупателям бонусы без ИС вообще нереально. Автоматизация решает большинство этих проблем.
Что нужно для автоматизации малой розничной точки
Если функции продавца и товароведа в магазине совмещены, в розничной точке нет структурных подразделений, удаленных складов и отдела снабжения, имеет смысл автоматизировать процесс с минимальными вложениями. Достаточно установить специальное ПО на один компьютер или ноутбук. Путем простого переключения клавиш можно переходить из рабочей среды кассира в режим товароведа и наоборот. Поскольку программное обеспечение не потребляет много ресурсов, можно обойтись недорогим ПК средней производительности.
Для автоматизации понадобятся сканер штрихкодов (от 2 500 руб. за ручную проводную модель), а также в зависимости от системы налогообложения онлайн-касса с фискальным накопителем (от 20 000 руб. + договор с ОФД – 3000 руб.) или принтер чеков ЕНВД (от 9 000 руб.).
Владельцам малых розничных точек нужно задуматься об автоматизации, чтобы взять под контроль и оптимизировать бизнес-процессы. Стоимость внедрения не так велика, а результат не заставит себя долго ждать и проявится в виде лояльных постоянных покупателей и стабильного роста товарооборота.
