После принятия закона об онлайн-кассах и ввода обязательной маркировки отдельных групп товаров автоматизация торговли так или иначе коснулась не только крупных компаний, но и малого бизнеса. Установка контрольно-кассовой техники (ККТ), применение сканера штрихкодов — это уже первый шаг к организации работы магазина при помощи специального оборудования и софта, то есть к автоматизации.
В статье расскажем, для чего нужна автоматизация учета товаров в торговле, какие процессы можно упростить с ее помощью. Объясним, какое оборудование и программы используются для организации прозрачного учета, точной обработки информации, контроля над бизнес-процессами.
Автоматизация розничной торговли: что это и для чего нужна
Автоматизация торговли — это выбор и подключение специального оборудования, установка программного обеспечения для ускорения и упрощения работы с продукцией и информацией о ней. Простыми словами: все рутинные, повторяющиеся операции доверяют специализированному софту. Это освобождает время сотрудников, позволяет им уделять больше внимания обслуживанию клиентов, помогает сократить очереди. В конечном итоге создаются оптимальные условия для развития торговой точки или сети и повышается конкурентоспособность компании.
Автоматизация торговой деятельности позволяет:
- Организовать логистику. Информация о необходимости закупки, поставки определенных товаров и отчеты формируются в любое время по желанию пользователя. Оптимизируются издержки на транспортировку, приобретение изделий нужной категории, качества и стоимости.
- Быстрее обслуживать клиентов. Товары легко вносятся в чек при сканировании. Ручной ввод штрихкода используют только в крайних, редких случаях, например, когда код не читается. Вес и стоимость продукции определяется за несколько секунд на прикассовых весах или устройствах, размещенных в торговом зале.
- Организовать работу склада. Инвентаризация, формирование заказов или заявок, перемещение продукции со склада в торговый зал проводятся при помощи терминала сбора данных и специального софта. Что ускоряет, упрощает эти процессы в десятки раз и исключает ошибки.
- Использовать программы лояльности. Скидки, бонусы, акционные предложения высвечиваются при формировании чека. Итоговая сумма автоматически пересчитывается с учетом всех действующих предложений и их условий.
- Упростить работу продавцов, кассиров. Исключается ручная обработка информации о движении товаров. Подключаются системы самообслуживания клиентов: специальные кассы, информационные киоски для получения данных по отсканированному штрихкоду.
- Контролировать работу магазина, отслеживать состояние бизнеса. Аналитика, статистика, финансовые отчеты, сведения об открытии и закрытии смен — все это доступно руководителю в режиме онлайн в любое время.
Применение штрих кодов в системах автоматизации торговли — обязательное условие, так как по-другому невозможно вести внутренний учет товаров и работать с продукцией, подлежащей маркировке в 2021 году.
Для комплексной автоматизации торговли используют специальное оборудование и несколько видов программного обеспечения:
- фронт-офис. Это софт для корректной работы онлайн-касс;
- бэк-офис. Это товароучетные системы типа 1С;
- ПО для терминалов сбора данных. Об этом виде расскажем подробнее.
Автоматизация розничной торговли под ключ с DataMobile
Как мы уже говорили, для автоматизации торговли нужно несколько видов программ: товароучетная, кассовая и софт для ТСД, который позволяет контролировать остатки, принимать продукцию и отслеживать ее перемещение.
Мы разработали специальное программное обеспечение DataMobile. Оно подходит для всех терминалов сбора данных и мобильных устройств на Android и Windows.
При помощи DataMobile автоматизируются следующие задачи:
- приемка, отпуск или перемещение товаров. Учет возможен по штрихкодам или серийным номерам;
- работа с упаковками. Можно формировать групповые упаковки, в которых содержится информация обо всех единицах внутри;
- адресное размещение и хранение продукции. Объекту назначается определенное место на складе с присвоенным ему идентификатором;
- работа с шаблонами документов, их создание и сохранение в общей базе данных. Такие документы можно редактировать прямо на ТСД или в товароучетной системе;
- печать штрихкодов или первичных документов на сетевом принтере;
- проведение инвентаризаций;
- создание карточки нового товара прямо на терминале.
Софт быстро устанавливается и легко настраивается — достаточно проставить галочки напротив нужных параметров. DataMobile без труда интегрируется с 1С и любыми другими товароучетными системами за счет открытых форматов обмена данными.
Функционал программного обеспечения DataMobile можно расширить, выбрав другую версию (переход осуществляется по разнице в цене). Также масштабирование возможно за счет обновлений ПО, которые регулярно предоставляются совершенно бесплатно.
Софт подходит для учета любых товаров. При необходимости можно подключить модули: ЕГАИС — для работы с алкоголем, Маркировка — для продукции с Data Matrix, RFID — для идентификации с помощью радиочастотных меток и др.
Мы выполняем автоматизацию торговых процессов «под ключ»: подбираем оборудование и ПО под задачи конкретного предприятия, устанавливаем и настраиваем. Заказать такую услугу можно здесь.
Оборудование для автоматизации торговли
Кроме специализированного софта при автоматизации торговли нужно подобрать оборудование для каждого отдела предприятия: бухгалтерии, склада и других.
На рабочем месте кассира используют:
- Онлайн-кассу или POS-систему (применяют в средних и крупных магазинах, гипермаркетах с большим потоком покупателей) — для обслуживания клиентов, формирования чеков и передачи информации оператору фискальных данных (ОФД), в систему ЕГАИС и «Честный ЗНАК».
- Ручной или стационарный сканер (устанавливают в кассовой зоне на ленте движения товара) — для считывания штрихкодов с продукции.
- Эквайринговый терминал — для считывания банковских карт и приема безналичной оплаты.
- Прикассовые весы — для работы с весовыми товарами, контрольного взвешивания перед внесением покупки в чек.
На складе используют:
- Терминал сбора данных. Начального или корпоративного класса — для приемки, размещения, учета продукции. ТСД промышленного класса используют на больших складах с экстремальными условиями работы: перепадами температур, высокой влажностью и запыленностью.
- Принтер этикеток или этикет-пистолет — для печати ярлыков, этикеток со штрихкодами.
Для оборудования рабочего места руководителя нужен персональный компьютер (или ноутбук) с установленной на него товароучетной системой.
В торговом зале используют:
Прайс-чекер — информационный микрокиоск, который считывает штрихкод и выводит на экран данные об изделии: цену, описание, состав и другие.
Делимя кейсом, в котором необходимо было внедрить оборудование и программное обеспечение для проверки цен в розничном магазине «Пассим+». О ходе проекта и достигнутых результатах читайте в кейсе.
Настольные торговые весы — для самостоятельного взвешивания товара. Они формируют самоклеющиеся стикеры с ценой, весом, названием продукции.
Также может понадобиться терминал сбора данных или сканер, подключенный к мобильному устройству, для контроля перемещений товара, переоценки, инвентаризации.
На рабочем месте товароведа, бухгалтера используют: персональный компьютер, подключенный к внутримагазинной сети, товароучетную систему и принтер. Такой «набор» позволяет контролировать движение продукции, своевременно проводить закупки недостающих позиций, вести статистическую, аналитическую, финансовую, бухгалтерскую и налоговую отчетность, печатать ведомости и другие документы.
Автоматизация торговли: вариант для маленького магазина
Автоматизацию делят на полную — специальное оборудование и софт используют на всех этапах работы: от формирования заказа на поставку продукции, до анализа продаж и сдачи отчетности; и частичную — автоматизируют одну из сфер деятельности торговой точки: продажи, складской или бухгалтерский учет.
Для маленького магазина лучше использовать первый вариант автоматизации торговли. Он позволит оперативно и верно вести учет товаров, повысить лояльность и качество обслуживания клиентов, что в конечном итоге приведет к развитию компании.
Оборудование и программы, которые понадобятся:
- онлайн-касса с фискальным регистратором — формирует чеки, передает данные в ОФД, ЕГАИС и систему идентификации «Честный ЗНАК»;
- сканер двумерных штрихкодов — распознает 1D- и 2D-коды, которые используются при обязательной маркировке текстиля, обуви, одежды, парфюмерии и других групп товаров;
- торговые прикассовые весы для взвешивания овощей, фруктов и другой продукции;
- терминал сбора данных начального класса — считывает данные и передает их в общую базу; нужен для инвентаризации, приемки товара и пр.;
- товароучетная программа, установленная на ПК, например, одна из версий 1С;
- специальный софт для ТСД — DataMobile.
.jpg)
Проблемы при автоматизации торговли
При автоматизации торговых процессов могут возникнуть проблемы и ошибки, которые снизят ее эффективность и станут причиной дополнительных временных затрат и потери денег.
Приведем некоторые из них:
- Сбои в работе системы. Такое случается, если собственник решает самостоятельно внедрить автоматизацию или обратиться в непроверенную компанию. Ошибки могут привести к зависанию, отключению касс, сбоям в работе программного обеспечения. Что в результате повлечет за собой потерю клиентов и выручки. Поэтому лучше обращаться в компании, которые не только устанавливают систему, но и технически обслуживают ее, имеют опыт в автоматизации и обладают штатом квалифицированных сотрудников.
- Непонимание и непринятие нововведений сотрудниками. Происходит, когда владелец не объясняет принцип работы с автоматизированной системой. В итоге кассиры, продавцы, товароведы, кладовщики не понимают, как им обращаться с установленным оборудованием и ПО, допускают ошибки и высказывают недовольство. Персонал нужно обучить работе в системе, поставить четкие задачи, определить круг обязанностей.
- Неоправданные затраты или снижение конкурентоспособности. Случается, когда неправильно определили цели автоматизации, не провели анализ деятельности торговой точки. В результате в маленьком магазине установили сложные дорогие POS-системы вместо обычных онлайн-касс, закупили ТСД корпоративного класса вместо начального и т.д. При этом отсутствуют эквайринговые устройства для приема безналичных платежей — клиенты постепенно уходят к конкурентам, которые принимают оплаты картой. Решать такие проблемы затратно, лучше их предупредить — заранее проанализировать процессы и определить цели установки оборудования и программ.
- Работа только по шаблону. Когда система не способна выполнить нестандартную задачу, в ней отсутствуют возможности корректировки процессов. Например, магазин расширился, в нем появилась собственная пекарня. А софт не позволяет рассчитать себестоимость или нет возможности сформировать меню с описанием выпечки. Чтобы избежать подобных проблем, нужно учитывать степень гибкости автоматизированной системы.
- Отсутствие результатов. Такое случается, когда руководитель внедряет автоматизацию, но при этом не следит за бизнес-процессами. Ничего не предпринимается для улучшения «проседающих» участков: не повышается лояльность, качество обслуживания клиентов, не расширяется ассортимент продукции.
Подведем итог. Автоматизация торговых процессов нужна крупным и небольшим предприятиям. Ее вариант выбирают в зависимости от масштабов и потребностей бизнеса. Например, автоматизация торговли в небольшом розничном магазине продуктов потребует установки «товароучетки», софта для кассы и ТСД, стандартного оборудования. А для автоматизации процессов в гипермаркете нужно внедрить более сложную систему учета, несколько POS-терминалов, стационарных сканеров, мобильных компьютеров и прочее.
Наши сотрудники имеют большой опыт в разработке плана автоматизации, подборе и установке оборудования, адаптации ПО под запросы конкретного магазина. Мы делаем автоматизацию розничной торговли под ключ и в будущем не оставляем ее без технической поддержки!
