Логистика — один из самых сложных бизнес-сегментов и корпоративных управленческих процессов. Мало заказов — проблем нет, много — в компании может начаться хаос. При потере контроля над управлением ТМЦ (товарно-материальными ценностями) необходимо автоматизировать ключевые бизнес-процессы. В их числе — приемка, отгрузка и транспортировка.
Эксперты выделяют 5 направлений в логистике: транспорт, закупки, производство, склад, распределение. Каждое из них критически важно для нормального функционирования компании. В силу сложности и объемности темы, в статье поговорим об автоматизации только одного направления — транспортной логистики.
Что такое автоматизация транспортной логистики
Автоматизация транспортной логистики — использование специализированного ПО, оборудования, машин (конвейеров, кранов, погрузчиков, промышленных роботов) для оптимизации распределительных процессов. Выполнение широких и объемных задач обеспечивается системами управления цепочками поставок (УЦП) и планирования ресурсов компании (ERP).
ERP (enterprise resource planning) — оптимизация ресурсов по единой модели данных и процессов для всех видов деятельности, которые ведет компания. Это организационная стратегия, внедряемая и реализуемая путем использования пакетов специализированного прикладного ПО. ERP предусматривает интеграцию бизнес-процессов компании друг с другом.
Автоматизация службы доставки: зачем нужна программа для транспортной логистики
Множество торговых точек — от магазинов у дома до гипермаркетов — организуют собственную доставку товаров клиентам. То же касается кафе и ресторанов — курьеры или официанты приносят заказчикам готовую еду на дом или работу. Даже интернет-магазины, у которых нет офлайн-офисов и точек выдачи покупок (только склады), часто содержат службы доставки. Какие процессы можно автоматизировать и зачем нужна программа для логистики? Рассмотрим подробно.
Планирование и построение оптимальных маршрутов
Сложная задача, если пытаться выполнять ее вручную — по старинке. Особенно если одному курьеру нужно за день посетить нескольких клиентов. При неавтоматизированном построении маршрутов на конечный результат негативно влияют:
- человеческий фактор;
- изменчивость ситуации на дорогах, то есть пробки и аварии.
Вот проблемы, с которыми сталкивается логист:
- Построение маршрутов занимает много времени.
- Из-за сложности спланированного маршрута время курьеров распределяется неэффективно.
- Водитель не успевает развезти все заказы по клиентам из-за того, что расчетное время расходится с реальным.
- Покупатели, не дождавшиеся товар в оговоренные часы, оставляют негативные отзывы о компании, требуют возврата денег или компенсации за доставленные неудобства.
Ошибки логистов, составляющих маршруты вручную, обходятся водителям в сотни лишних километров. В свою очередь это сказывается на расходе топлива — до 30 % от общего объема! Его можно экономить, составляя оптимальные схемы доставки.
Хорошая программа для логистики справляется с построением маршрутов за несколько секунд — буквально в пару кликов. Как правило, пользователю достаточно отметить пункты назначения на карте города, чтобы программа выбрала кратчайшие пути с учетом времени в дороге.
Документооборот
Вот как выглядит рабочий день «неавтоматизированного» логиста:
- походы в отделы продаж, снабжения, сбыта и получение сведений по грузам, подготовленным к отправке заказчикам — конечным потребителям или контрагентам, например рознице (если компания оптовая);
- «охота» на свободных водителей и курьеров, готовых доставить заказы;
- формирование им заданий, включая заполнение всех необходимых документов и обмен ими с коллегами;
- составление товарно-транспортных накладных (ТТН), в том числе и для водителей, контроль над оригиналами документов.
Согласитесь, слишком много рутинных задач. Специализированный софт помогает:
- ускорить бизнес-процессы в 5–10 раз;
- вычленить ненужные шаги и сократить рабочие алгоритмы.
А вот боли сотрудников, которые работают, не используя программы для логистики грузоперевозок:
- Бесконечные переписки в мессенджерах, по электронной почте с заказчиками, поставщиками, менеджерами и руководителем направления, бухгалтерами, юристами, отделом снабжения.
- Постоянная корректировка форм договоров, актов приемки-отгрузки, счетов-фактур и исправления в них ошибок буквально на ходу, «на коленке».
- Хождения на склад и обратно с целью уточнения сведений о продуктах, информации о грузах, данных перевозчиков — водителей, курьеров и транспортных средств.
- Прослеживание и проверка всех ТТН, приемка и ревизия бухгалтерских документов от перевозчика.
Распределение заказов и организация работы курьеров
Отдельная головная боль. Рассмотрим рабочий процесс без втискивания в график срочных, «горящих» заказов, которые необходимо исполнить в течение дня. Представим, что работаем с заявками, поступившими от клиентов днем ранее (до конца рабочей смены или вечера).
Вот как алгоритмируется этот сегмент логистики, если уполномоченный сотрудник не пользуется специализированным софтом:
- Логисту нужно «собрать» свободных курьеров, которые должны успеть выехать на доставку утренних заказов. Проверить, есть ли у них наличные деньги — на сдачу. И все это надо как-то учитывать, опять-таки вручную.
- Нужно выгрузить данные о заказах из «товароучетки» и распределить задания между курьерами и/или водителями. При этом необходимо четко соблюдать очередность исполнения заказов — большая часть окажется жестко привязанной к определенному времени. Если клиент ждет товар с 14:00 до 15:00, именно в этот период он и должен быть доставлен.
Если заказчик решает перенести доставку на другое время или вообще отказаться от покупки, приходится заново согласовывать время доставки, передавать задачу другому исполнителю, снимать сотрудника с отмененного заказа.
При такой организации бизнес-процессов у логиста уходит весь рабочий день на обработку 5–7 сложных заявок. А если они поступают десятками? Программа для автоматизации логистики помогает решать такие задачи буквально в один клик — за несколько минут, а не часов.
Расчеты с покупателями: прием наличных и безналичных средств
По ФЗ № 54 (от 22.05.2003)* чек выдается клиенту в момент оплаты товара и/или услуги. То есть бремя вручения этого документа — бумажного или электронного (по запросу) — покупателю, желающему рассчитаться за заказ с курьером, ложится на последнего. А значит, ему потребуется онлайн-касса или доступ к облачному сервису, способному моментально синхронизироваться с офисной ККТ. Помимо этого, в идеале у смарт-терминала должны быть и такие возможности, как:
- прием безналичных платежей;
- моментальное оформление возврата товара (при необходимости);
- автоматический расчет сдачи при оплате заказа наличными.
Любой смарт-терминал с подключенным эквайрингом это умеет. Но как соблюсти целостность механизма бизнес-процесса, который начинается в отделе продаж и заканчивается у конечного потребителя? Нужна программа для доставки и логистики грузоперевозок, которую можно интегрировать с онлайн-кассой.
Контроль качества поставок и грузов
Предположим, логист осилил все рутинные процессы вручную и справился с задачами. И вот курьеры и водители разъехались по заказам, а организатор остался в офисе — в ожидании. Как оперативно прослеживать маршруты без специализированного софта? Никак. Нужен GPS-трекинг. Что делать, если поступила срочная заявка на доставку товара клиенту, а офис и склад находятся в разных концах города? Звонить курьеру, просить его сначала посетить одно подразделение компании, чтобы забрать документы. Потом другое — чтобы принять заказ и доставить его покупателю. Программа для логистики и транспортных перевозок позволяет избежать лишних поездок:
- прямо из приложения можно «вызвать» сотрудника;
- закрепить за ним срочную доставку. Кстати, курьер может сделать это самостоятельно, получив уведомление о новом заказе;
- назначить на доставки менеджера, который будет прослеживать работу курьеров, присылать им задания и документы на любое мобильное устройство: кассу, ТСД, смартфон или планшет.
Во время вручения заказа клиенту что-то пошло не так? Решение спорных ситуаций — фотофиксация товара или груза. Отдел продаж сразу получает наглядные доказательства брака или подтверждение, что с продукцией все в порядке. Продуманная программа для логистики обеспечивает полный контроль как за водителями, так и за состоянием транспорта.
Совет! Для учета продукции и фотофиксации товара и упаковки оптимально подходят ТСД.
DM.Доставка — программа для курьерских служб
Наше решение DM.Доставка помогает автоматизировать работу курьеров. ПО совместимо со смарт- и эквайринговыми терминалами и полностью отвечает требованиям ФЗ № 54. Одно из достоинств софта — гибкое лицензирование на количество одновременных подключений. Так, сотрудники могут работать посменно, а компания — привлекать фрилансеров или временных работников, избегая дополнительных затрат.
Можно пользоваться программой через облачный сервис — оформить подписку на DM.Доставку сроком от 1 месяца в DMcloud.
Н3 Функциональность и возможности программы DM.Доставка
Специализированная программа DM.Доставка закрывает все задачи по автоматизации курьерской службы. Функциональный набор опций можно разбить на 5 блоков.
DM.Доставка помогает планировать и строить оптимальные маршруты
Софт учитывает ситуацию на дороге. Все заказы отображаются на карте; их можно отсортировать по приоритетам или времени доставки.
Предусмотрена функция построения оптимального маршрута для курьера или водителя — софт рассчитывает время в пути с учетом текущих пробок. Можно формировать информационные и аналитические отчеты по работе каждого выездного сотрудника.
DM.Доставка обеспечивает удобный внутрикорпоративный документооборот
Программа поддерживает работу с документами типа «Поручение». Позволяет распределять заказы и формировать информационные отчеты для курьеров с результатами их работы за каждую смену.
DM.Доставка автоматизирует распределение заказов и организацию работы курьеров
Для этого в программе предусмотрены такие возможности:
- фиксации наличных денег каждого выездного сотрудника на старте смены;
- распределения задач курьерам непосредственно из системы, в том числе менеджером (есть опция с одноименным полем);
- удаления позиции из заказа с указанием причины;
- отказа от задания с передачей его свободному сотруднику.
Доступен вызов курьера или водителя прямо из программы — можно закреплять за ним доставку или вносить в задачу необходимые корректировки. Функция «Свободный заказ» позволяет выездным сотрудникам забирать задания, то есть назначать себя на их исполнение самостоятельно.
DM.Доставка легко интегрируется с эквайринговыми и смарт-терминалами
Курьер может принимать деньги любым удобным клиенту способом, включая смешанную оплату: и наличными, и безналом. Помимо этого, софт выполняет функции:
- автоматического расчета сдачи;
- печати бумажного чека;
- возврата товара;
- внесения «налички» в кассу или выемки средств из нее.
Программное решение позволяет работать с безналичными платежами через сервисы Pay-Me, эквайринговые терминалы Ingenico ICMP, PAX D200 или mPOS 2Can и iBox.
DM.Доставка помогает контролировать работу курьеров, состояние автомобилей и качество грузов
В программе есть функция фотофиксации товара — можно получать актуальные сведения о состоянии заказа прямо от выездного сотрудника. Не нужно ждать полдня, чтобы ознакомиться с жалобой клиента или сведениями о браке.
В программе предусмотрен GPS-трекер. Опция помогает прослеживать на карте местоположение и движение выездного сотрудника, его автомобиля и, как следствие, груза в реальном времени. Если курьер попадает в аварию или его машина ломается, он может отказаться от заказа и передать его коллеге прямо в программе за пару кликов.
.jpg)
В заключение — о преимуществах автоматизации транспортной логистики с DM.Доставкой
Кроме гибкого лицензирования, есть еще один плюс: на софт можно подписаться в облачном сервисе DMcloud — на 1, 6 или 12 месяцев. Кстати, в нем же можно подключиться ко всем программным продуктам DataMobile.
Ключевое звено логистики — склад. И его тоже необходимо автоматизировать. У нас есть материал на эту тему. В нем мы рассказали не только о важности автоматизации склада, но и о том, как в этом могут помочь наши решения.
Еще одно преимущество софта — возможность сохранения настроек. Просто перенесите их на устройство, отсканировав QR-код. Управлять лицензиями можно в личном кабинете DMcloud:
- Продлевать подписки.
- Обновлять ПО.
- Переносить программу с одного устройства на другое.
- Прослеживать действия, которые совершают сотрудники, работая в ПО.
DMcloud дает прозрачность всех выполняемых операций.
У DM.Доставки простой, понятный и удобный интерфейс. Бизнес-процессы компании легко организовать благодаря параметрическим настройкам. Навыки программирования не потребуются. Для наших клиентов предусмотрена бесплатная техподдержка. Сотрудники службы оперативно решают возникающие вопросы.
Софт «заточен» под любые мобильные устройства на базе Android 4.0 и выше. При существенных изменениях законодательства РФ или рынка, мы выпускаем обновления.
Если нужно вооружить курьера или водителя защищенным устройством, предлагаем рассмотреть ТСД из нашего каталога. ПО DM.Доставка совместимо со всеми терминалами сбора данных, которые мы продаем.
Наше ПО работает «из коробки» с 1С, то есть устанавливать дополнительные библиотеки и справочники не нужно. Возможна интеграция и с другими «товароучетками».
DM.Доставка помогает организовать работу курьерской службы в соответствии с российским законодательством и по доступной цене.
