Торговая сеть — это распределенная структура: центральный склад, десятки или сотни магазинов. Автоматизация учета в таких организациях ставит перед собой две важные задачи. Во-первых, ускорить выполнение складских операций на каждом объекте и исключить ошибки ручного ввода. Во-вторых, обеспечить актуальность данных по каждой точке. Информация о поступлениях, продажах и остатках должна без задержек попадать в единую базу.
Объясним, как решать эти задачи с помощью простых мобильных решений: терминалов сбора данных (ТСД) и софта DataMobile.
ТСД вместо ручного учета товара: почему это выгодно для розницы
Терминал сбора данных — это ключевой элемент для оперативного учета товара в сети магазинов. С его помощью можно решать такие задачи:
- принимать крупные партии от поставщика;
- проводить инвентаризации без остановки работы склада;
- собирать заказы для отгрузки в торговые точки по заданиям из товароучетной системы (например, «1С»);
- оформлять перемещения между складами;
- вести учет маркированных товаров;
- оперативно обновлять ценники в торговом зале;
- выгружать данные в учетную систему.
Главное преимущество ТСД — ускорение рутинных процессов за счет сканирования штриховых кодов вместо ручного ввода. За 2 часа сотрудники выполняют ту работу, на которую раньше тратили целую смену. Информация о запасах, продажах и перемещениях отправляется в бэк-офис без ошибок и задержек.
Распространенные ошибки внедрения автоматизации в сети магазинов
Прежде чем перейти к практическим нюансам внедрения ТСД, рассмотрим распространенные ошибки, из-за которых автоматизация учета может не принести нужного результата:
- ТСД используют только на основном складе или в отдельных магазинах, а на других объектах — ручной учет.
- Терминалы не соответствуют задачам предприятия и не справляются с нагрузкой.
- В ассортименте есть маркированная продукция, а выбранный софт не поддерживает работу с «Честным ЗНАКом».
- ТСД не синхронизируется с учетной системой.
- Автоматизацию внедрили без должного обучения персонала.
Чтобы избежать этих ошибок, начинать нужно с анализа текущих бизнес-процессов. Это позволит выявить проблемные места и подобрать подходящие решения.
Оборудование и софт для сети магазинов: что понадобится для полной автоматизации учета
Для ведения учета торговые предприятия используют различные системы бэк-офиса, например «1С:Управление торговлей», «ШТРИХ-М», «ДАЛИОН» и др. Если такое ПО уже есть, остается выполнить три шага:
- Выбрать ТСД.
- Установить на него мобильный софт, например DataMobile.
- Интегрировать приложение с «товароучеткой».
Расскажем, как выбрать подходящие решения для автоматизации торговли в розничных сетях.
Мобильное приложение DataMobile
DataMobile — программа для автоматизации учета по штриховым кодам. Приложение работает на любых ТСД с операционной системой Android. Обрабатывает информацию, заполняет документы и выгружает их в «1С». Программа для ТСД доступна в нескольких версиях:
|
Версия ПО |
Особенности |
Обмен с «1С» |
Сферы применения |
|
Стандарт |
Минимум функций для стандартных задач: приемки, инвентаризации, переоценки. Документы создаются на ТСД и выгружаются в «1С». Нет возможности работать по заданию из «товароучетки» |
Офлайн |
Розничные магазины |
|
Стандарт Pro |
Поддерживает серийный учет, агрегацию в упаковки, адресное хранение и работу по заданиям из «1С» |
Офлайн |
Минимаркеты, небольшие склады |
|
Online |
Работает в онлайн-режиме: данные в «1С» обновляются при внесении изменений на ТСД. Добавлены функции: коллективная работа, создание групповых документов, онлайн-печать на сервер |
Офлайн и онлайн |
Склады и распределительные центры с высокой оборачиваемостью |
Терминал сбора данных
Выбор ТСД во многом зависит от условий эксплуатации. Для центрального склада или распределительного центра нужно выбирать терминал, рассчитанный на интенсивные нагрузки:
- с достаточным запасом ОЗУ и flash-памяти (как минимум, 4 и 64 ГБ);
- емкой батареей (от 6 000 мАч);
- с дальнобойным сканером (если на складе высокие стеллажи);
- физической клавиатурой для ввода данных в перчатках;
- высоким уровнем защиты (IP66 и выше).
Пример подходящего ТСД — iData К8. Это промышленное устройство для работы в режиме нон-стоп. Не нуждается в подзарядке более 10 часов, поддерживает Wi-Fi-подключение и мобильный интернет, защищен от пыли и воды (IP68).
При оснащении розничных точек нет смысла переплачивать за влагозащиту и батарею повышенной емкости. Можно выбрать бюджетное устройство, например iData T1 PRO или iData K3S. Их возможностей достаточно для выполнения ежедневных операций на складе и в торговом зале.
ТСД и ПО DataMobile можно приобрести по отдельности или в комплекте. Он включает терминал одного из ведущих брендов (например, iData или Chainway) и годовую подписку на ПО с бесплатными обновлениями.
Как вести учет в магазине с помощью ТСД и приложения DataMobile
С ТСД и приложением DataMobile можно автоматизировать все процессы товародвижения от поступления до реализации. Расскажем, как это работает на практике, и начнем с автоматизации приемки.
Как выполнять приемку товара в магазине
Когда на склад приходит партия товара от поставщика, менеджер создает в «1С» задание на приемку и отправляет его на ТСД кладовщика. Сотрудник склада заходит в приложение и выполняет работу:
- Открывает задание со списком позиций.
- Сканирует штриховые коды с товаров или упаковок.
- Визуально проверяет состояние продукции.
Программа для ТСД в это время выполняет свою часть работы:
- автоматически считает количество товаров;
- показывает вложенность коробов;
- сверяет поставку по качеству, количеству и другим параметрам по факту с данными накладной;
- выявляет недостачи и пересортицу;
- отправляет документ в «1С».
Если накладная включает несколько тысяч позиций, задание можно выгрузить на терминалы нескольких сотрудников с функционалом Коллективной работы. Каждый кладовщик работает с документом на своем ТСД, а остальные видят общий прогресс.
Как оформить перемещение
Если в магазине торговой сети обнаружен дефицит товара, можно оформить перемещение со склада или из другой розничной точки. ТСД упрощает эту задачу:
- В приложение загружается задание на перемещение.
- Оператор подбирает товары из списка, сканируя с них штрих-коды.
- Отправляет готовый документ в «1С» и передает продукцию на отгрузку.
Если кладовщик отобрал больше товаров, чем числится на остатках, приложение сообщит об ошибке.
Как проводить инвентаризацию в магазине
Инвентаризация с DataMobile выполняется так:
- На терминал поступает задание со списком и количеством товаров.
- Кладовщик открывает документ и сканирует штрих-коды.
- Приложение считает товары, сверяет план с фактом, показывает расхождения.
- Данные отправляются в «1С». Излишки оформляются актом оприходования, а недостачи — документом списания.
Остатки в системе автоматически обновляются без необходимости ручной корректировки.
Как сделать переоценку товаров
Автоматизация переоценки избавляет персонал от трудоемких ручных проверок. Как выглядит этот процесс:
- Из учетной системы на ТСД выгружается документ с обновленными ценниками.
- Сотрудник магазина идет по торговому залу и сканирует штрих-коды с товаров.
- Приложение проверяет ценники.
Для продукции, у которой поменялась цена, автоматически печатается новый ценник (при подключении Bluetooth-принтера к ТСД).
Как работать с маркировкой товара «Честный ЗНАК»
Если в ассортименте есть продукция, подконтрольная «ЧЗ», вам не нужно покупать отдельную программу для работы с маркированным товаром в магазине. Достаточно подключить к приложению DataMobile дополнительный программный модуль Маркировка.
Мобильная программа для работы с маркированным товаром
Приложение DataMobile Маркировка позволяет вести учет в соответствии с требованиями «Честного ЗНАКа». Основные возможности:
- проверка валидности кодов маркировки (КМ) прямо на ТСД;
- подбор КМ для ввода в оборот, приемки, отгрузки и списания;
- контроль сроков годности;
- агрегация КМ в групповые упаковки.
ПО DataMobile Маркировка работает с любыми товарами, подконтрольными «Честному ЗНАКу», и оперативно обновляется при добавлении новых товарных групп.
Как работать с «Честным ЗНАКом» в магазине
Участники оборота должны сканировать КМ на каждом этапе товародвижения и фиксировать в «ЧЗ» все действия с прослеживаемой продукцией:
- ввод в оборот;
- приемку и отгрузку;
- списание маркированных товаров;
- реализацию на кассе.
Программа для ТСД позволяет быстро и без ошибок создать документ с КМ для каждой из этих операций (кроме продажи на кассе). Рассмотрим на примере: сотрудник обнаружил на полке упаковку с просроченной продукцией — ее нужно списать в системе «ЧЗ». Кладовщик выполняет такие действия:
- Создает на ТСД документ «Вывод из оборота».
- Сканирует КМ с просроченных товаров.
- Выгружает информацию в «1С».
Пользователь «товароучетки» заверяет документ электронной подписью и отправляет в «ЧЗ».
Приемка маркированных товаров выполняется по тому же принципу, что и для прочей продукции. Но в первом случае важно проверять КМ. Если код выбыл из оборота, приложение сообщит об ошибке.
Итог
Для принятия эффективных управленческих решений торговый бизнес должен оперировать актуальной информацией о продажах, остатках и списаниях по каждой торговой точке. Эта задача решается путем перехода с ручного учета на мобильную автоматизацию. Терминал сбора данных фиксирует все операции с товарами и выгружает данные в программу «1С» без задержек и искажений. Скорость всех бизнес-процессов от приемки до списания увеличивается в 3–5 раз.
При розничной торговле многие процессы требуют автоматизации. Помимо обычных процессов приемки, перемещения, списания и инвентаризации, тут особенно актуальны процессы контроля сроков годности, проверки складского наличия, сверки ценников, выполнения печати этикеток/перемаркировки. Важно учитывать и товарные группы подлежащие маркировке в системе "Честный Знак". ТСД с ПО DataMobile в этих условиях становится незаменимым помощником сотрудника торгового зала.
.jpg)
