Получатель может отказаться от поставки по разным причинам, и такие случаи не редкость. Возврат товара на склад зачастую оформляется вручную. Информация попадает в базу с задержкой, поэтому фактические остатки не совпадают с данными в электронном учете. В статье расскажем, как автоматизировать обработку возвращаемых товаров с помощью ТСД и ПО DataMobile.
Почему возвраты становятся проблемой для дистрибьюторского склада
Для дистрибьюторской компании характерны высокий темп работы, широкий ассортимент и регулярные отгрузки. На этом фоне возвращаемая продукция, поступающая от разных клиентов, становится дополнительной нагрузкой на персонал. Среди тысяч SKU немало похожих, их легко перепутать визуально. При этом годные к реализации изделия должны как можно скорее вернуться в оборот, иначе вложенные в них денежные средства замораживаются.
Типичный сценарий движения продукции таков: сначала заказ оформляют и комплектуют, затем отгружают и доставляют покупателю. Обратный поток выглядит иначе: продукцию принимают, проверяют и только потом отражают в учете.
Даже если прямое движение товара автоматизировано, обратное нередко идет «по старинке». Каждое ручное действие добавляет вероятность возникновения ошибок — в итоге реальные остатки начинают расходиться с тем, что «видит» учетная программа.
Как обычно оформляют возвраты без автоматизации
Кладовщик получает накладную, визуально сверяет позиции по наименованию или артикулу, пересчитывает коробки и записывает результат на бумагу или в таблицу. Затем передает информацию оператору, который вручную переносит ее в учетную программу. Между приемкой и отражением в базе неизбежно срабатывает человеческий фактор.
Где возникают ошибки
Каждое ручное действие — точка риска. На практике чаще всего встречаются такие ошибки:
- в документе указано одно, а по факту привезли другое;
- перепутаны схожие наименования, упаковки или однотипные артикулы;
- число единиц не сходится из-за подсчета вручную;
- сведения внесены в базу с задержкой.
В результате продукция надолго исключается из оборота: до восстановления в учете она просто занимает складские площади, не принося дохода.
Как автоматизировать возврат товара с ТСД и DataMobile
DataMobile — мобильное приложение для терминалов сбора данных из одноименной линейки программных продуктов, предназначенное для автоматизации складского учета. ПО помогает упростить и ускорить приемку, отгрузку, инвентаризацию и другие бизнес-процессы. Ознакомиться с функциональностью и интерфейсом софта можно на демо-портале.
Автоматизация возвратов товаров строится на том же принципе, что и остальные складские процессы с ТСД: сотрудник работает по заданию, идентифицирует изделие сканированием штрихового кода с упаковки, а результат поступает в базу компании.
Ключевой элемент — интеграция мобильного софта с «товароучеткой». Программа DataMobile для склада поддерживает типовые и отраслевые конфигурации «1С», включая «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP Управление предприятием». Для организаций, использующих решения на основе других платформ, интеграция возможна за счет открытого формата обмена данными.
Дальше разберем процесс по шагам — от создания задания до передачи результата в базу данных.
Шаг 1. Создание задания на возврат
Менеджер формирует в «1С» или аналогичной программе документ, на основании которого груз от получателя должен быть принят и проверен, и затем отправляет на терминал кладовщика. Тип выгружаемого задания и логика его обработки на терминале зависят от учетной системы и настроек шаблона в DataMobile.
Шаг 2. Сотрудник получает задание на ТСД
Приемщик открывает нужный документ на терминале сбора данных для склада и видит перечень ожидаемых позиций. У него нет необходимости заполнять бумажные списки — ПО показывает, что именно и в каком количестве необходимо принять.
Шаг 3. Сканирование возвращаемого товара
Процесс проверки выглядит так:
- Сотрудник считывает штрихкод с упаковки.
- ПО DataMobile для склада идентифицирует номенклатуру, сопоставляет ее с заданием и отображает результат на экране ТСД.
При необходимости кладовщик фиксирует количество единиц. Ему не приходится искать позицию по наименованию в бумажном списке: достаточно отсканировать код с упаковки, а за корректность сверки отвечает программа для ТСД.
Шаг 4. Контроль расхождений
В настройках можно задать, как ПО реагирует на нарушение задания: уведомляет пользователя о расхождениях или ограничивает выполнение некорректной операции. Чаще всего автоматический контроль помогает избежать таких ситуаций:
- возвращается товар, которого нет в накладной;
- количество единиц больше или меньше, чем ожидалось;
- ошибочно отсканирован код с другой упаковки;
- оператор пытается завершить операцию, не заполнив документ.
Также возможно контролировать процесс сбора заказа, включая проверку номенклатуры и количества позиций. Это способствует уменьшению числа возвращаемых изделий по причине пересортицы или неполной комплектации.
Шаг 5. Передача результатов в учетную систему
После завершения проверки сведения о принятых товарах передаются в базу. В зависимости от того, как настроен обмен данными с учетной системой, информация передаётся в Онлайн режиме (по Wi-Fi или мобильной сети) или Офлайн (через FTP/Я.Диск/USB).
Дальнейшее оформление выполняется на основании данных, полученных при считывании штрихкодов. В «АРМ диспетчера» — автоматизированном рабочем месте оператора — сразу видно, каких наименований не хватает, какие расхождения обнаружены и что фактически поступило.
Как связать возвраты с процессом сбора заказов
Причины того, что клиенты отправляют поставку обратно, зачастую закладываются еще при формировании заказа. Если кладовщик добавил в комплект изделие со схожим артикулом или ошибся в количестве, груз уедет к получателю, а затем вернется назад. Поэтому качество комплектования напрямую влияет на объем обратных отправлений. Когда подбор выполняют с помощью мобильного терминала, вероятность неправильной отгрузки снижается.
Сбор заказа по заданию
Процесс подбора выглядит так:
- В учетной программе создают документ с перечнем позиций на основании запроса от покупателя.
- Сформированное задание выгружают на ТСД для склада.
- Прежде чем добавить единицу в комплект, сборщик считывает штрихкод с упаковки.
- Программа для ТСД проверяет соответствие номенклатуры и количества заданию.
- Когда комплект собран, пользователь завершает операцию.
Сведения передаются в базу данных — онлайн или пакетно, в зависимости от настроенного способа обмена.
Как контроль сбора влияет на возвраты
Автоматизация возвратов на складе не исключает их полностью: получатель может отправить груз обратно по разным причинам, например при обнаружении брака. Но чем точнее дистрибьютор контролирует процесс комплектования, тем меньше вероятность того, что продукция вернется из-за пересортицы или несоответствия заказу. А если такие случаи все же возникают, то приемка проходит быстрее, без долгих выяснений причин.
Возврат маркированного товара: когда нужен модуль Маркировка
Если дистрибьютор работает с маркированной продукцией, оформление возвратов требует отдельного внимания. Для отслеживания таких изделий используется уникальный идентификатор Data Matrix, который наносится на упаковку каждой единицы.
Для работы с продукцией, подлежащей мониторингу через «Честный ЗНАК» и ЕГАИС, предусмотрен дополнительный программный модуль Маркировка. Подключение этого ПО к приложению DataMobile позволяет проверять коды Data Matrix, как того требует законодательство.
Сценарий выглядит так: с возвращаемых позиций поштучно считывают коды маркировки, а софт контролирует их корректность и соответствие документам. Если отсканированный идентификатор не значится в накладной, софт уведомит об этом в соответствии с настройками проверки.
Что получает дистрибьютор после автоматизации возвратов
Автоматизация склада дистрибьютора приносит ощутимый экономический эффект, в том числе упрощает обратный путь изделий от получателя до возвращения в оборот.
Меньше ручного ввода
При обработке возврата товара с ТСД сведения фиксируются в момент приемки. Работник не заполняет бумажные списки и не переносит информацию в таблицу — наименование и количество подтверждаются сканированием. Актуальные сведения поступают в базу автоматически.
Контроль фактического товара
Мобильное устройство идентифицирует продукцию по штрихкоду. Это позволяет убедиться, что клиент вернул именно то, что указано в накладной, а также исключает пересортицу и расхождения в объеме партии.
Более прозрачный складской учет
Сведения о возврате товара с ТСД автоматически попадают в единую базу предприятия, поэтому фактические остатки совпадают с тем, что «видит» учетная система. Это обеспечивает полную прозрачность движения возвращенных позиций.
Быстрее обработка возвратов
Приемщику не нужно переписывать длинный перечень наименований и артикулов — все это он видит на мобильном устройстве, а результаты фиксируются по ходу проверки. Чем быстрее возвращенные изделия приняты и отражены в базе, тем скорее они снова станут доступны для отгрузки, и тем меньше оборотных средств будет заморожено.
Контроль сбора и возвратов в единой логике
Принцип идентификации товара по штрихкоду — тот же, что и при приемке, комплектации и других операциях. Это упрощает как обучение персонала (требуется единожды освоить правила работы с ТСД для склада), так и настройку ПО (шаблоны создаются по одной логике, а не под каждый участок отдельно).
Что потребуется для внедрения
Понадобится программно-аппаратный комплекс, который включает:
- Терминал сбора данных на Android со встроенным сканером штрихкодов.
- ПО DataMobile подходящей версии.
- Учетную программу, например «1С».
- Программный модуль Маркировка (при работе с «Честным ЗНАКом»).
Для запуска потребуется выполнить несколько шагов:
- Настроить интеграцию мобильного ПО с учетной программой.
- Настроить шаблоны документов и бизнес-процессы под конкретные задачи.
Если в организации уже внедрена автоматизация склада с ТСД и DataMobile, все настройки выполняются в рамках существующей ИТ-инфраструктуры. Те же инструменты можно использовать и для учета возвратов товаров. Если решение только предстоит запустить, можно заказать внедрение DataMobile: наши специалисты установят софт и настроят все бизнес-процессы.
Как выглядит автоматизированный процесс возврата: пример
Рассмотрим процесс на конкретном примере. Дистрибьютор отгрузил клиенту 20 позиций, и тот вернул 3 из них обратно. Кладовщик открывает на ТСД задание, сформированное в «1С», и видит список ожидаемых изделий. Он последовательно сканирует штрихкоды с каждой из трех упаковок, а DataMobile идентифицирует номенклатуру, сопоставляет с заданием и отображает результат на экране мобильного устройства.
Сканирование позволяет избежать ситуаций, когда получатель возвращает позиции, которые ему не отгружали. Если продукции нет в задании, ПО уведомляет пользователя и не позволяет добавить ее в документ. Когда маркировка со всех трех упаковок отсканирована, пользователь завершает операцию. Сведения о возвращенных изделиях передаются в «1С».
Итог: как DataMobile помогает автоматизировать возвраты
Автоматизация возвратов товаров — не отдельное решение, а неотъемлемая часть общей системы складского учета. Если мобильные терминалы и DataMobile уже внедрены в компании и используются для оптимизации приемки, комплектации, отгрузки и других процессов, то такой же подход работает и для контроля возвращаемой продукции. Кладовщик выполняет приемку по штрихкоду, после автоматической проверки сведения передаются в учетную систему. Оформление возврата товара с ТСД перестает быть рутинной процедурой с риском ошибок и становится еще одной контролируемой операцией в общем контуре.
