Один из самых необходимых бизнес-процессов в любой компании — сверка фактического наличия имущества и финансовых обязательств с данными бухгалтерского учета — инвентаризация. Она позволяет контролировать и оптимизировать складские запасы, выявлять недостачи, пересортицу, помогает вовремя обновлять материально-техническую базу. Это трудоемкая и затратная по времени операция, которая требует должной подготовки.
В организациях может осуществляться как инвентаризация основных фондов, так и товаров. Эти процессы имеют общие цели и задачи, похожую процедуру проведения, одни и те же инструменты. В то же время каждая из инвентаризаций имеет свои особенности, которые определяют выбор необходимого программного обеспечения.
Какие особенности проведения инвентаризации товаров: обязательна ли она?
Компании, работающие в сфере торговли, производства, логистики, проводят ревизию товаров так часто, как этого требует политика предприятия или обстоятельства. В отличие от инвентаризации имущества, которая обязательна раз в три года, этот вид переучета таковым не является. Инвентаризация товаров производится с целью внутреннего учета ТМЦ (товарно-материальных ценностей), обновления данных об остатках на складе. Также для того чтобы уточнить текущее нахождение продукции, выявить кражу, порчу и пересортицу.
Обычно инвентаризацию товаров проводят:
- в конце отчетных периодов;
- для корректировки работы отделов закупок и продаж;
- при назначении нового материально ответственного лица в подразделении компании;
- при пересменке продавцов и кассиров в ретейле.
То есть тогда, когда необходимо определить и зафиксировать количество той или иной продукции на складе или в торговом зале.
Основная сложность проведения инвентаризации товаров заключается в том, что номенклатура компании, обычно, содержит большое количество наименований. Позиции могут незначительно отличаться друг от друга, и это способно привести к ошибкам в определении артикула, отчего при инвентаризации возникнет пересортица товара.
Пересчитывать продукцию вручную, отмечая наличие ТМЦ в бумажной таблице, долго и сложно физически. А также затратно, так как процедура занимает время персонала, отвлекая от основных обязанностей, либо предусматривает сверхурочную работу за дополнительную плату.
Избежать этих проблем можно, автоматизировав процесс инвентаризации товара. Для этого необходимо промаркировать всю продукцию из номенклатуры компании, приобрести оборудование и специализированное программное обеспечение такое, как DataMobile.
Инвентаризация маркированных товаров
Порядок проведения инвентаризации маркированных товаров, зарегистрированных в системе «Честный ЗНАК», по сути ничем не отличается от процесса переучета продукции без кодов Data Matrix. Работа со средствами идентификации изначально предполагает автоматизацию, так как для считывания и расшифровки штрихкодов требуется специальный софт и сканеры. Поэтому сотрудникам нужно только отсканировать товары на полке в торговом зале или на складе, чтобы быстро и без лишних проблем произвести учет и/или инвентаризацию товаров. Во время ревизии маркированной продукции можно своевременно выявить отсутствие или повреждение Data Matrix, заказать новый код и осуществить перемаркировку, избежав штрафов.
Какие особенности проведения инвентаризации основных средств?
Инвентаризация основных фондов (средств) компании — обязательная процедура. Она проводится один раз в три года. Организации, которые сдают свое имущество в аренду (например, торговые-, бизнес-центры), осуществляют ее до сделки и после завершения контракта.
К основным средствам (ОС) относят все имущество со сроком полезного использования не менее 12 месяцев (или на протяжении одного производственного цикла), и сохраняющее свою натуральную форму. В 2021 году произошли изменения в бухгалтерских стандартах — начиная с 2022 к основным средствам нужно относить имущество стоимостью не менее 40 000 рублей. Это могут быть:
- станки и промышленные линии;
- мебель и предметы интерьера;
- офисная техника и т.п.
При инвентаризации ОС для каждой позиции необходимо указывать материально ответственных лиц и закрепленные за имуществом места хранения. Однотипные предметы можно посчитать дважды, а можно и не посчитать, не обнаружив в положенном месте. В этом основная особенность инвентаризации ОС и ее сложность.
Как осуществляется учет и оценка основных средств в 2021 году
В 2021 году вступил в силу новый ФСБУ 5 (федеральный стандарт бухгалтерского учета) «Запасы»*, а в 2022 будет применяться ФСБУ 6 «Основные средства»*. Эти положения выводят малоценное имущество из разряда основных средств.
МТЦ (малоценные товарные ценности) стоимостью менее 40 000 рублей переносятся в ранг материально-производственных запасов, поэтому не подлежат обязательной инвентаризации. Но, так как в общем объеме они представляют собой определенную ценность для компании, то учет и инвентаризация такого имущества проводится в рамках внутреннего учета ТМЦ, к примеру, на забалансовом счете.
ФСБУ 6 определяет и новую систему оценки ОС. Имущество оценивается либо по первоначальной, либо по переоцененной стоимости. В случае, если оно было передано компании безвозмездно, следует учитывать его по, так называемой, справедливой стоимости. Новые стандарты регламентируют также правила начисления амортизации, списания объектов ОС, перевода имущества из одной категории в другую.
Плановая инвентаризация ОС позволяет собрать и обработать следующую информацию:
- балансовую стоимость фондов;
- сверку остатков;
- движение имущества (поступление, списание, обесценение, изменение стоимости, перевод в другую категорию).
Чтобы сведения были максимально точными, необходимо использовать специализированное ПО, которое позволит отразить в отчетной документации все требуемые характеристики объектов ОС.
Сложности при инвентаризации ОС и как их избежать
Если резюмировать вышесказанное, основными сложностями в проведении инвентаризации являются:
- пересортица, ошибки и неточности в документах;
- временные затраты;
- материальные траты на оплату внеурочной работы сотрудников и на покрытие убытков от вынужденного простоя.
Проблемы учета основных средств легко решить, используя специализированное ПО — DM.Invent. Софт облегчает процесс переучета имущества компании, так как при сканировании меток на объектах DM.Invent самостоятельно определяет наименование актива, его место хранения и материально ответственное лицо, не позволяет дважды посчитать один и тот же объект и цветом выделяет в списке имущество, которое не было учтено.
Делимся проектом, в котором мы автоматизировали учет и контроль основных средств в компании "Брусника".
Подытожим. Инвентаризация основных средств — это обязательная процедура для всех организаций. Порядок ее проведения предусматривает назначение специальной комиссии, определение материально ответственных лиц и мест хранения для каждого объекта ОС. Ревизия включает в себя не только количественные, но и качественные показатели, отражает состояние имущества, изменение его балансовой стоимости на дату проверки. Инвентаризация товаров осуществляется для внутренних нужд компании, поэтому требования к ней более мягкие. Здесь важно определить количество продукции на складе, на витрине, сличить эти показатели с цифрами бухгалтерских отчетов, чтобы выявить несоответствия.
Программы для учета и инвентаризации основных средств (DM.Invent) и товаров (DataMobile)
Мы разработали специализированный софт, который позволяет автоматизировать инвентаризацию готовой продукции и товаров — DataMobile, а также программу для учета и инвентаризации основных средств — ПО DM.Invent. Расскажем подробнее, для чего предназначено каждое ПО и как оно участвует в инвентаризации.
DataMobile — программа для автоматизации складского учета. Она устанавливается на терминалы сбора данных, планшеты или смартфоны, работающие на операционной системе Android.
Софт предназначен для:
- учета на складе и в торговом зале: приемка продукции, отгрузка, перемещение;
- инвентаризации товаров;
- организации адресного хранения;
- формирования сборных грузов;
- работы с документами и пр.
С помощью ПО DataMobile можно проводить сплошную или выборочную инвентаризацию, выгрузив список товаров из учетной системы или создав документ непосредственно на ТСД. В программе реализована возможность работы по заданию — документ инвентаризации загружается на несколько терминалов, при сканировании отображается план-факт по позициям, после данные со всех ТСД выгружаются в товароучетную систему и объединяются в одном документе. Такая инвентаризация проводится в торговых залах, на обычных складах и с адресным хранением.
В DataMobile отсутствует работа с документами ОС.
Для инвентаризации основных фондов предназначена программа DM.Invent. Она имеет следующие функции:
- проведение инвентаризации ОС и малоценки;
- назначение для каждого объекта МОЛ (материально ответственного лица) и места хранения;
- постановка на баланс и списание активов, с указанием причины;
- создание план-факта инвентаризации в реальном времени, чтобы отслеживать ход работы;
- фиксация внешнего состояние объекта ОС с помощью фото (если на ТСД есть камера);
- создание и отправка на печать этикеток. Софт позволяет маркировать ОС в процессе инвентаризации.
Перед ревизией ОС из учетной системы на терминал сбора данных загружается инвентарная ведомость ИНВ-1. Все ОС имеют привязку к МОЛ и месту хранения, но в процессе переучета сотрудник инвентаризационной комиссии может изменить эти данные, чтобы информация соответствовала фактическому положению дел.
В DM.Invent можно оставлять комментарии по поводу внешнего вида и работоспособности объекта непосредственно на ТСД. При необходимости к карточке ОС прикрепляется фото, подтверждающее наличие дефектов. При работе с однотипными основными средствами софт позволяет указывать только их количественные показатели.
Программа DM.Invent работает с различными штрихкодами, в том числе с двумерными. Установка версии с RFID модулем позволит работать также с радиочастотными метками.
Какое оборудование необходимо для инвентаризации
Для проведения автоматизированной инвентаризации потребуется следующее оборудование:
- терминал сбора данных или смартфон с подключенным к нему сканером штрихкодов;
- принтер печати этикеток для первоначальной маркировки товаров и ОС, а также для замены выцветших, испорченных штрихкодов;
- для инвентаризации объектов с радиочастотными метками потребуется специальный считыватель и принтер для записи информации на RFID-этикетки.
Чтобы проводить инвентаризацию товаров на производстве, складе или в магазине, подойдет программное обеспечение DataMobile. Малоценное имущество в 2022 году будет переведено в разряд материально-технических запасов, а потому для его учета также подходит DataMobile.
Для оптимизации учета основных средств мы рекомендуем выбрать ПО DM.Invent. Если ОС большое количество, и они однотипные, то можно подключить модуль RFID. Он позволяет проводить ревизии на расстоянии, считывая за секунды все радиочастотные метки в помещении.
Комплексная автоматизация как решение проблем с инвентаризацией товаров и ОС
Комплексная автоматизация инвентаризации товаров и основных средств — это решение проблем пересортицы, недостачи, неверных бухгалтерских сведений. Присваивание уникальных идентификаторов на товары, «малоценку» и основные фонды помогает учесть каждую единицу имущества компании, позволяет видеть ее движение по складу, дает возможность отслеживать изменение стоимости. Более того, автоматизация учета имущества бережет такой невосполнимый ресурс, как время. Это особенно справедливо, когда речь идет об инвентаризации с помощью RFID — считывание 1 000 меток осуществляется за 1-2 секунды.
Мы предлагаем программные продукты для комплексной автоматизации учета, которые помогут проводить разные виды инвентаризации. Наши специалисты подберут для вас оборудование и ПО, которое лучше всего подойдет для решения задач. Зачем переплачивать за функции, которые не пригодятся? Бизнес, который умеет экономить время и деньги — успешный бизнес!
Ссылки на материалы, законы, постановления, использованные в статье:
