Все, кто производит и продает в России спиртосодержащую продукцию, отчитываются государству о ее движении. Контроль за оборотом алкоголя осуществляет единая государственная автоматизированная информационная система (ЕГАИС). Для автоматизации работы с ней понадобятся специальные программные решения и оборудование. В статье дадим алгоритм подключения к системе по шагам, расскажем, что такое регистры и помарочный учет алкогольной продукции.
Для чего нужна ЕГАИС и как она работает
Производить и продавать алкоголь без регистрации в ЕГАИС нельзя. Товар, неучтенный в системе, конфискуют, а нарушителей оштрафуют:
- юридических лиц — на 150 000–200 000 руб.;
- физлиц — на 10 000–15 000 руб.
Производители и импортеры регистрируют вид алкоголя в ЕГАИС и заказывают Федеральные специальные марки (ФСМ). Затем наклеивают их на каждую бутылку. Изготовлением ФСМ занимается АО «Гознак». Заказать их можно через «Госуслуги», а получить — в территориальном органе ФСРАР (Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка).
ФСМ фиксируется в каждом документе движения: акте списания, ТТН, журнале учета продаж. Так государство контролирует путь любой единицы алкогольной продукции от производства до реализации конечному потребителю. Подделку легко вычислить: товар не будет числиться в базе.
Подключение к ЕГАИС: инструкция по шагам
Перед подключением к госсистеме предпринимателю необходимо получить электронную подпись (ЭП) и лицензию на работу с алкоголем. Нужна квалифицированная ЭП, ее выдают в налоговой и удостоверяющих центрах, прошедших аккредитацию в Минцифры. Сотрудникам предприятий, работающим с ЕГАИС, нужно будет с 1 сентября 2023 г. использовать электронную подпись, оформленную на физлицо. Понадобится еще и машиночитаемая доверенность — электронный документ, подписанный ЭП руководителя.
Сертификат подписи записывается на защищенный носитель (токен) — JaCarta SE PKI/ГОСТ, Рутокен ЭЦП 2.0. Предпринимателю также выдадут два ПИН-кода: для формирования RSA-ключа и регистрации в госсистеме.
Юрлицам, у которых несколько подразделений, нужно приобрести ЭП для каждого. ИП может использовать один сертификат для всех магазинов.
Для подключения к госсистеме необходимо выполнить следующие шаги:
- Авторизация. Система проверит на этом этапе, соответствует ли оборудование и программное обеспечение правилам ЕГАИС. Если некоторых элементов ПО недостает, она порекомендует скачать дистрибутив. Теперь можно заходить в личный кабинет. Система попросит ввести ПИН-код для регистрации и сформирует сертификат ЭП.
- Генерация RSA-ключа для защищенного обмена данными с сервером ЕГАИС. Если подразделений торговли несколько, продуктовый сертификат формируется для каждого.
- Установка УТМ (универсального транспортного модуля) — приложения для обмена документами товароучетной системы компании (например, 1С) с сервером ЕГАИС. Оно скачивается бесплатно из личного кабинета. У транспортного модуля нет пользовательского интерфейса, поэтому нужна его интеграция в товароучетную систему.
При совершении операций с алкогольной продукцией госсистема обращается к ЭП, и для носителя с сертификатом лучше выделить свой USB-порт.
Что такое регистры в ЕГАИС
ЕГАИС контролирует не только производство и продажу, но еще и остатки алкогольной продукции в местах розничных продаж и на складах. Учет ведется с использованием регистров-хранилищ, которые также содержат идентификаторы документов о перемещениях и производстве товара. Сначала были складской и розничный регистры. При переходе на помарочный учет появился третий, а второй с 1 ноября 2021 г. заблокирован для крепкого алкоголя.
Регистр 1 — виртуальный склад, куда попадает товар при приемке. Фиксация алкоголя в складском хранилище происходит на основании ТТН не поштучно, а партиями. С него проводятся:
- приемка;
- перемещение;
- списание алкоголя;
- возврат поставщику.
Учет здесь ведется по алкокоду, наименованию, производителю, партии. Коды регистрации справок из ЕГАИС тоже находятся в первом регистре. В справке А содержится информация о продукте (объем, название, дата розлива). Она передается изготовителем. Справка Б создается автоматически при отгрузке и включает в себя сведения о партии отправленного товара.
Регистр 2 — розничный, для учета немаркированных товаров. Его используют предприятия общественного питания и розничные точки и для оформления приемки и реализации «слабоалкоголки» и пива. В этом регистре учет ведется только по наименованиям.
Необходимость в розничном хранилище со временем отпадет, потому что для пива ввели обязательную маркировку и к нему будет применяться помарочный учет. Подробнее об этом расскажем ниже.
Регистр 3 — поштучный, ведется для каждого FSRAR ID (идентификационный номер в ЕГАИС, который присваивают каждой торговой точке юрлица или индивидуальному предпринимателю, совпадает со значением RSA-сертификата). Здесь данные только о марках, а не числе. При реализации алкогольной продукции поштучно бутылка списывается с первого регистра. А выводят марку из оборота — с третьего.
Что такое помарочный учет алкогольной продукции
Помарочный учет алкогольной продукции (его еще называют «поштучный») ввели в 2018 г. В качестве идентификатора используется Data Matrix, который наносят на ФСМ.
Когда сотрудник производителя или оптовика сканирует код с марки, идентификатор попадает в накладную, которая передается в ЕГАИС. Из госсистемы ТТН «приходит» в 1С магазина или предприятия общепита. Товар принимают с помощью терминала сбора данных с установленным на него ПО (например, DataMobile) и сверяют информацию в документ с наличием по факту. Если все сходится, поставку алкогольной продукции подтверждают, и происходит переход спиртного на баланс покупателя. При несовпадении данных формируют акт о расхождениях или отклоняют документ.
В розничной торговле вывод алкоголя из оборота происходит на кассе. Продавец сканирует Data Matrix, информация о проданном товаре отправляется в ЕГАИС.
Помарочный учет алкоголя в общепите имеет некоторые особенности. Здесь спиртное продается как бутылками, так и порционно или в составе блюд. Перед вскрытием тары сотрудник сканирует код и делает акт списания с причиной «Реализация». В систему направляется информация не о реализованной бутылке, а об откупоренной. Актом списания оформляется также порча, бой, недостача.
Розничные точки и предприятия общепита еще должны вести учет алкогольной продукции в журнале, фиксировать:
- объем проданного алкоголя или емкости;
- количество реализованной продукции;
- наименование товара;
- дата реализации;
- код вида продукции.
Журнал учета ведется в электронном или бумажном виде.
Таким образом, помарочный учет алкоголя в ЕГАИС позволяет государству отслеживать легальное движение спиртосодержащей продукции и защищать потребителей от контрафакта.
Помарочный учет пива: что нового в 2023 году
Участники оборота пива также контролируются ЕГАИС. В 2023 г. они взаимодействуют с госсистемой по упрощенной схеме: при приемке отправляют отчет, при реализации заполняют журнал учета, ежедневно списывают проданный через онлайн-кассу товар.
С 15 мая 2023 г. такая схема будет доступна только для остатков товара, которые отражаются во втором регистре. Для новой продукции будет применяться помарочный учет пива. Перемещение с первого регистра во второй при приемке станет невозможным. Постепенно остатки розничного хранилища обнулятся и надобность в нем отпадет. До полной блокировки нужно подготовить 1С для списания товара с первого регистра.
После того как будет введен помарочный учет пива, в ЕГАИС станет поступать информация о каждой проданной бутылке.
С введением обязательной маркировки налажена интеграция обеих систем. При реализации алкоголя информация уйдет в «Честный ЗНАК», а оттуда — в ЕГАИС.
Какое оборудование нужно для работы с ЕГАИС
Продажа алкоголя и пива предполагает оснащение предприятия техническими устройствами. Чтобы вести помарочный учет, оборудование должно отвечать определенным требованиям.
Нужно, чтобы онлайн-касса поддерживала УТМ, который обеспечивает обмен информацией с ЕГАИС. Требования для подключения ККТ к транспортному модулю есть в личном кабинете госсистемы.
Чтобы считывать ФСМ, нужен 2D-сканер. При торговле оптом, приемке в магазине и инвентаризации удобно использовать терминал сбора данных (ТСД) с установленным на него ПО (например, DataMobile). Это мини-компьютер с памятью, дисплеем, встроенным сканером и клавиатурой. ТСД обменивается информацией с 1С.
Для регистрации продаж и отображения QR Code в чеке необходима онлайн-ККТ с возможностью печати идентификаторов. Покупатель, отсканировав код, может узнать из базы ЕГАИС сведения о производителе и напитке.
Для обмена информацией с ЕГАИС необходим компьютер с товароучетной системой, которая способна передавать и принимать документы через УТМ.
Автоматизация учета алкогольной продукции и пива с ПО DataMobile
Помарочный учет алкогольной продукции станет проще и удобнее, если использовать софт DataMobile и программный модуль Маркировка. Это решение направлено на автоматизацию торговли оптом и в розницу, любых процессов на производстве, предприятиях общепита. DataMobile — российская разработка, которая входит в Единый реестр программ для ЭВМ и баз данных. ПО можно устанавливать на ТСД и мобильные устройства на базе ОС Android.
С модулем Маркировка для DataMobile можно:
- сверять коды, указанные в накладных и на товаре, — помарочно и по упаковкам;
- идентифицировать продукцию по отсканированным маркам;
- проверять ФСМ на подлинность;
- прослеживать остатки, которые числятся на балансе предприятия в ЕГАИС;
- агрегировать федеральные специальные марки.
При использовании DataMobile с программным модулем Маркировка проверка марок в ФСРАР происходит в фоновом режиме независимо от оператора. После сканирования кода терминалом сбора данных не нужно ждать ответа от системы.
Софт DataMobile Маркировка совместим с 1С. ПО возможно интегрировать в любую товароучетную систему. В результате программа DataMobile с дополнительным модулем Маркировка поможет автоматизировать помарочный учет алкоголя на любом предприятии.
