В сфере продовольственного ритейла конкуренция слишком высока. Чтобы оставаться на плаву, необходимо работать быстро и максимально эффективно. Таких результатов можно достичь только с помощью автоматизированных бизнес-процессов. Рассказываем о способах учета товара в продуктовом магазине по штрих-кодам. Объясняем, как правильно оприходовать продукцию, провести инвентаризацию, проверить цены.
Как ведут учет товара в магазине продуктов без автоматизации
В продуктовом магазине большое разнообразие наименований товаров. Этим усложняется учет в торговой точке. Сотрудники, которые ведут его вручную, часто путаются и совершают ошибки, тратят на инвентаризацию чуть ли не целый день.
В продуктовом магазине часто торгуют «скоропортом» — товарами с небольшим сроком годности. Поэтому приходится регулярно пересматривать продукцию, чтобы не допускать наличия «просрочки» на витрине.
Давайте посмотрим, как ведут учет товара в магазине без автоматизации. Представим стандартную приемку продуктов:
- Сотрудник рассматривает данные на этикетках и сверяет их с указанными в накладной.
- Пересчитывает количество продукции — снова сверяет с документом.
- Проверяет целостность упаковки, сроки годности.
- Вручную заносит номенклатуру в базу. Например, заполняет таблицу Эксель на ПК.
При этом требуется максимальная концентрация внимания, так как вести учет без ошибок в этом случае непросто. А для выполнения инвентаризации вообще приходится надолго закрывать продуктовый магазин, что приводит к приостановке продаж и потере денег. Или сверять товарные остатки ночью либо в выходной день, оплачивая лишний выход сотрудникам.
Пересортица в неавтоматизированной продуктовой торговой точке — обычное дело. Например, сотрудник принял 20 пачек масла «Вологодское», а провел — как «Простоквашино». В результате при продаже по факту продукт есть, а по данным бухгалтерского учета — нет. Зато на остатках числится столько же масла другого бренда, которое фактически отсутствует.
Этих проблем можно избежать, если внедрить автоматизацию. С ней удастся быстро отслеживать товарные остатки по штрих-кодам, своевременно выявлять пересортицу, недостачу, а также в целом повысить качество работы и эффективность продаж.
В чем польза автоматизации учета товара в магазине
Автоматизация в магазине подразумевает внедрение специализированного оборудования и программ для ведения учета товаров по штрих-кодам, замены ручного труда автоматизированными бизнес-процессами. На каждой упаковке — свой код. Это дает возможность идентифицировать продукцию и отслеживать ее движение с момента прихода в торговую точку до продажи конечному потребителю. В чем польза автоматизации учета товара в продуктовом магазине по штриховым кодам:
- приемка, переоценка товаров и другие операции осуществляются быстро, все процессы упорядочены;
- сотрудники не допускают ошибок из-за человеческого фактора;
- благодаря использованию ЭДО хорошо налажен оборот документами между подразделениями торговой компании, с контрагентами и контролирующими органами;
- товароучетная система отражает товарные остатки, внутреннюю аналитику, позволяет гибко работать с ценами, запускать программы лояльности (скидки, акции, накопительные карты).
Для продажи товара в розничной точке обязательно используется онлайн-касса. Для автоматизации товароучета в магазине — терминал сбора данных и программа для него, например, DataMobile. Поговорим об этом далее.
Терминал сбора данных для склада и торгового зала магазина
ТСД — оборудование для мобильной автоматизации учета товара в магазине и на складе. Оснащается с 2D-сканером, сенсорным экраном, аккумулятором. Некоторые модели оснащены клавиатурным блоком. ТСД поставляется с предустановленной ОС Android.
Проведем небольшой обзор моделей — какой можно купить терминал сбора данных для склада и торгового зала розничного магазина:
- Chainway C61 — с аккумулятором увеличенной емкости (6 700 мАч). Это хороший выбор при интенсивной работе в течение смены.
- Urovo RT40 — предусмотрены модификации с большим запасом памяти (6/128 ГБ ОЗУ/флеш), дальнобойным 2D-сканером (до 15 м). Подходит для учета в магазине с обширным ассортиментом, когда необходимо сканировать штрих-коды с продуктов, которые размещены на высоких стеллажах.
- iData К8 — с батареей на 6 700 мАч и сверхвысокой степенью пыле- и влагозащиты (IP68). Применяется для работы «на износ», в том числе для приемки товаров на улице в непогоду (под дождем, в снегопад).
Все эти устройства комплектуются модулями Wi-Fi, Bluetooth, 4G. Дают возможность вести учет товаров с кодами обязательной маркировки — подконтрольных системе «Честный ЗНАК».
Ни один терминал сбора данных Android не способен обеспечить полную автоматизацию товароучета на складе и в торговом зале продуктового магазина без специализированного софта.
Программы для ведения учета товара в магазине
В качестве программной составляющей автоматизированной системы рекомендуем использовать DataMobile. Ее функциональность рассчитана на применение в торговом зале и на складе, принадлежащем розничной точке. Эта программа для учета товара в магазине устанавливается на Android-устройства (как правило, ТСД). Предназначена для идентификации товаров по штрих-кодам, работы с документами, обмена данными с «товароучеткой». ПО интегрируется с типовыми конфигурациями «1С» без дополнительных драйверов, а также совместимо с другими учетными программами. Софт имеет 4 версии (с разным набором функций):
- Стандарт — для простых операций на складе и в торговом зале.
- Стандарт Pro — чтобы вести товарный учет на складе с адресным хранением и в крупных магазинах.
- Online Lite — для товароучета на адресном складе в режиме реального времени.
- Online — с максимальным набором функций. Как и предыдущая версия, поддерживает обмен данными с товароучетной системой в режиме онлайн.
Для всех пользователей софта предоставляется бесплатная техническая поддержка.
Что касается выбора «товароучетки», мы рекомендуем «1С» — по причине бесшовной интеграции с DataMobile. Рассказываем, какие программы для ведения учета товара в магазине можно использовать. В топ самых популярных входят:
- «1С:Розница» — для небольших и средних розничных точек, интернет-магазинов и торговых сетей.
- «1С:Управление торговлей» — для розничной и оптовой торговли, позволяет вести управленческий и оперативный учет.
- «1С-Рарус: Торговый комплекс. Продовольственные товары» — для управления и учета на предприятии продовольственной розницы, подходит для одиночных магазинов оптовой, розничной и комиссионной торговли.
- «1С:Бухгалтерия» — можно вести бухгалтерский и налоговый учет.
Дальше на примере стандартных операций покажем, как вести учет товара в магазине. Используем софт DataMobile и терминал сбора данных для «1С».
Как вести учет товара в магазине продуктов с помощью ТСД и ПО DataMobile
Общий алгоритм работы одинаковый, независимо от проводимой операции:
- Сотрудник считывает штрих-коды с упаковок продуктов с помощью встроенного в ТСД 2D-сканера.
- Программа DataMobile обрабатывает данные.
- По завершении бизнес-процесса информация выгружается в «товароучетку».
Причем можно выбрать способ, как вести учет:
- По заданию, выгруженному из учетной программы на ТСД. В этом случае мобильное ПО сопоставляет информацию в штрих-кодах со сведениями в исходном документе (например, накладной).
- Путем создания файла непосредственно на терминале.
Примечание! Чтобы вести учет алкоголя и продукции, подконтрольной системе «Честный ЗНАК», нужен дополнительный программный модуль Маркировка. Позволяет выполнять разбор кодов Data Matrix и идентифицировать по ним продукты. Программный модуль автоматически отслеживает статусы маркировки в «Честном ЗНАКе», проверяет ее корректность и уникальность.
Приемка
С DataMobile легко вести учет товара в рознице. Например, как зафиксировать приход (по заданию):
- От поставщика приходит груз и электронная накладная. Товаровед создает на ее основе задание в товароучетной системе и выгружает на ТСД.
- Сотрудник открывает шаблон «Поступление товаров» и нужный документ.
- Затем сканирует штрих-коды с упаковок прибывшей партии.
- Программа автоматически сверяет данные: по факту и в задании. При наличии ошибок — присылает уведомление.
- По завершении бизнес-процесса информация выгружается в «товароучетку».
Продукция добавляется к остаткам и становится доступной для продажи.
Инвентаризация
Главное правило поддержания порядка в товарных остатках — регулярная инвентаризация. С помощью терминала и мобильного приложения ее можно проводить:
- частично — по определенным отделам;
- полностью — пересчитывать все остатки в торговой точке.
Как вести учет товара в рознице на примере инвентаризации (по заданию):
- Из учетной программы на ТСД выгружают задание с перечнем продуктов, остатки которых нужно проверить.
- Сотрудник сканирует штрих-коды с упаковок.
- По завершении бизнес-процесса — выгружает информацию в «товароучетку».
В учетной программе подводятся итоги операции. В том числе видно, чего на остатке больше, чем нужно, а чего меньше. Также отражается пересортица. В зависимости от результатов проверки принимается решение: списать или оприходовать продукцию.
Переоценка
Переоценка — один из важных бизнес-процессов в торговле. Закупочные цены постоянно меняются. Следом за ними — и розничные. Если цена на витрине не соответствует той, которую кассир пробивает при продаже продукта, продавец получает штраф.
Чтобы выполнить переоценку, следует выгрузить на терминал задание с перечнем продукции. Затем — отсканировать штрих-коды и цены. Если они не соответствуют сведениям в товарной базе, софт может сразу отправить принтеру команду для печати новых ценников. ПО DataMobile взаимодействует со стационарным принтером через Print Server, с мобильным — по Bluetooth.
В нашем интернет-магазине можно купить софт DataMobile и терминалы сбора данных 2D, чтобы вести учет товара в торговом зале и на складе. У нас хороший выбор, доступные цены. На все оборудование распространяется гарантия от производителя.
