На крупном заводе работают сотни станков и приборов. В научно-исследовательском институте — десятки единиц лабораторного оборудования, деятельность офиса обеспечивает множество компьютеров и оргтехники. Все названное относится к основным фондам и нуждается в учете. Расскажем, как с помощью специализированной программы для ТСД на Андроид быстро и точно, а главное — с минимальными затратами труда проверить наличие имущества компании.
Особенности инвентаризации основных средств на предприятии
Учет основных средств (ОС), то есть материальных объектов, служащих для обеспечения деятельности компании по получению прибыли, но не подлежащих реализации, отличается от учетных операций с товаром. Основные особенности:
- За каждым объектом закреплен сотрудник, несущий за него материальную ответственность.
- При инвентаризации имущества необходимо фиксировать место его нахождения (например, цех или склад).
- Часть ОС, цена которых ниже определенного значения, относится к малоценным и учитывается особым способом. Это — канцелярские принадлежности, инвентарь и инструменты. Бухгалтерия списывает их уже при приобретении как расходы текущего месяца, но наличие и перемещение этих активов контролируется в течение всего срока эксплуатации.
Проверка позволяет выявить:
- наличие и сохранность основных фондов;
- неучтенные объекты;
- недостачи и пересортицу;
- достоверность сведений об активах, их стоимости, техническом состоянии;
- соответствие условий хранения регламентам;
- правильность списания имущества в бухгалтерском учете.
Перечень причин и период проведения инвентаризации ОС установлены Приказом Минфина РФ № 49*. Пересчет проводится в обязательном порядке один раз в 12 месяцев при оформлении годовой бухгалтерской отчетности. Другие причины проведения проверки:
- смена материально ответственного сотрудника;
- выявление факта хищения или повреждения имущества;
- ликвидация компании.
Руководство также может назначить инвентаризацию активов в любой момент на свое усмотрение. Вне зависимости от причины и периодичности проведения, проверка имущества, как правило, — трудоемкая и долгая процедура.
Как софт для ТСД может улучшить процесс инвентаризации ОС
Выяснить точное количество, состояние и место нахождения всех активов компании — сложная задача, включающая ручной подсчет. Снижение концентрации и усталость сотрудника, участвующего в процессе, непременно становятся причиной ошибок, особенно когда учет ведется по инвентарным номерам с заполнением бумажных описей. Трудоемкость проведения инвентаризации усугубляется, если:
- сотни единиц ОС распределены по разным цехам, отделам, складам, офисам;
- бизнес-процессы связаны с передвижением активов, что часто вызывает путаницу;
- установлены факты краж и порчи имущества персоналом или сторонними лицами;
- прошлые проверки проведены с ошибками, и теперь нет ясности с количеством и местонахождением объектов.
Автоматизация с помощью программ для учета ОС помогает снизить роль человеческого фактора. Функции инвентаризации предусмотрены в программных решениях для работы с основными средствами, таких как EAM- и ERP-системы. Их внедрение — дорогостоящий и длительный процесс.
Но есть лучшая и более простая альтернатива. На терминал сбора данных устанавливают специализированное программное обеспечение, настраивают его интеграцию с программой учета. Приложение расшифровывает информацию из нанесенных на объекты имущества идентификаторов (штрих-кодов или RFID-меток) и направляет ее в систему на ПК.
В Сети можно скачать бесплатные программы для ТСД для любых задач. Но вряд ли стоит доверять учет активов своего предприятия софту от неизвестного разработчика, без технической поддержки и гарантий. Бесплатная программа для ТСД Андроид не станет альтернативой решению из линейки DataMobile, входящему, по отзывам пользователей, в топ ПО для автоматизации процессов. Расскажем, как мобильное приложение для терминалов сбора данных, созданное в нашей компании, помогает упростить и ускорить учетные операции.
DM.Invent: общее описание, назначение, лицензии
Приложение для автоматизации проведения инвентаризации имущества готово к работе в любой отрасли, где необходим учет активов. Софт инсталлируют на ТСД или другое мобильное устройство на Андроид.
По умолчанию ПО работает с информацией, считанной из штрих-кодов с помощью внутреннего сканера. Для идентификации по радиочастотным меткам необходимо мобильное устройство со встроенным или внешним считывателем и подключение дополнительного программного модуля RFID.
Приложение для ТСД на Андроид имеет интуитивно понятный интерфейс. Для легкого старта предусмотрены параметрические настройки ПО — достаточно обозначить галочками нужные опции. Пользователям программ для мобильного учета из линейки DataMobile предоставляется бесплатный сервис технической поддержки. Лицензия на софт для ТСД доступна в одном из вариантов:
- Бессрочная — прикреплена к конкретному устройству без возможности переноса на другое.
- Подписка на месяц, полгода или год. Пользователь управляет лицензиями в личном кабинете облачного сервиса и может при необходимости переносить их между мобильными устройствами.
Софт «из коробки» готов к интеграции с «1С», включая версии «1С:Предприятие» 8.2 и 8.3, а также «1С:Бухгалтерия» 3.0. Для подключения не нужно скачивать и устанавливать дополнительные драйверы. Возможна также интеграция с другими корпоративными системами учета с помощью открытых форматов обмена данными. Подробности — на официальном сайте.
Функции DM.Invent для ТСД
Можно утверждать, что в сравнении с аналогичными продуктами наш софт — это больше, чем просто программа для сбора штрих-кодов на ТСД. Приложение обладает функциями, которые помогают провести проверку активов быстро и легко:
- идентификация объектов с помощью штрих-кодов и RFID-меток (при подключении соответствующего программного модуля);
- инвентаризация по заданию либо по факту;
- назначение активам места размещения и материально ответственных сотрудников;
- проверка наличия малоценных ОС;
- списание дефектных или поврежденных фондов с указанием причины и приложением фото как доказательства;
- быстрый поиск объекта по его RFID-метке (при использовании радиочастотной технологии);
- создание на устройстве этикеток для ОС и вывод их на печать;
- формирование базы данных о состоянии имущества для анализа и отчетов.
Наглядно представить себе работу программного обеспечения проще всего при рассмотрении процедуры по этапам.
Инвентаризация ОС с ТСД и DM.Invent: процесс по шагам
Проверка активов проводится как по всей компании, так и по конкретному помещению или месту хранения. Инвентаризации может подлежать также имущество, закрепленное за одним материально ответственным сотрудником. Софт для ТСД предлагает 2 способа организации проверки:
- По заданию. Инвентаризационная опись формируется в «1С» и передается на терминал сбора данных сотрудника, проводящего пересчет.
- По факту. Документ проверки оформляется на ТСД по шаблону.
Расскажем сначала, как проходит инвентаризация по заданию:
1. Открыть в интерфейсе учетной программы обработку для ТСД Андроид для «1С». Она называется DataMobile, по имени линейки софта.
2. Найти нужный документ во вкладке «Выгрузка», нажать «Добавить».
3. Включить ТСД и авторизоваться в мобильном приложении.
4. Выбрать раздел «Инвентаризация ОС» для начала работы.
5. Найти задание на инвентаризацию. Статус документа в приложении указан как «Новый».
6. Считывать сканером, встроенным в ТСД, штрих-коды с указанных в задании объектов ОС. Приложение позволяет вводить данные в ручном режиме. Есть функция вывода на экран только тех позиций, которые еще не обработаны.
7. Подтвердить ввод данных после идентификации нужного актива нажатием кнопки «Принять». Если обнаружена поломка или дефект, можно списать объект, указав причину с приложением фотографии и текстовой заметки.
Если работа ведется по радиочастотным меткам и подключен соответствующий программный модуль, приложение предлагает функцию быстрого поиска объекта. В интерфейсе софта отображается цветовая шкала, показывающая удаленность терминала сбора данных от нужной метки.
8. После того как распознаны коды всех объектов имущества из задания, нажать «Выгрузить». Инвентаризационная опись передается в «1С».
9. Нажать «Обновить», затем «Загрузить» в обработке DataMobile в интерфейсе учетной программы. Информацию, которую собрала программа для ТСД, «1С» сравнивает со своей базой. Новый документ содержит данные о фактическом наличии активов и расхождения со сведениями в учетной программе. Инвентаризация по заданию окончена.
При проведении проверки по факту перечень формируют на ТСД. При создании документа можно установить выборку только по отдельному месту хранения или материально ответственному лицу. По окончании пересчета готовая инвентаризационная опись из программы для ТСД отправляется в «1С». Объекты считают так же, как и при работе по заданию. Непосредственно с ТСД можно изменить закрепление за материально ответственным сотрудником.
Точно так же меняют место размещения объекта, помещение, склад или цех.
При выгрузке готовой описи в обработке для «1С» предусмотрены опции «Создавать списание» и «Создавать перемещение». При их выборе учетная программа автоматически сформирует соответствующие документы.
Мобильный софт для ТСД снижает долю ручного труда при проведении инвентаризации. Проверка проводится быстро, точно и с минимальными усилиями персонала. В результате предприятие получает актуальные сведения об активах, их количестве, размещении и состоянии.
Мы готовы предложить лучшие программы для ТСД на Андроид для автоматизации процессов в вашей компании, будь то производственное предприятие, склад или магазин.
Ссылки на нормативные правовые акты, упомянутые в статье:
- Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
