Учет материалов для технического обслуживания и ремонтов (ТОИР) нужно вести на каждом этапе — от поступления на склад до выдачи и списания. На первый взгляд, это сложная и трудоемкая задача, но она легко решается путем грамотной автоматизации. Для этого понадобится терминал сбора данных (ТСД) или смартфон с установленным приложением DM.ТОИР. На мобильном устройстве сотрудники отмечают выполненные шаги, фиксируют получение и фактический расход материалов, а программа мгновенно передает эти сведения в учетную систему. Расскажем подробнее, как это работает.
Как DM.ТОИР помогает вести учет материалов для ремонта
DM.ТОИР — это приложение из линейки DataMobile, которое полностью автоматизирует управление процессами техобслуживания и ремонтов. Программа работает на мобильных устройствах с ОС Android и обеспечивает прямой обмен данными с информационной системой компании «1С:ERP».
Функции программного обеспечения
Ремонтные бригады, мобильные обходчики и сервисные инженеры используют приложение для решения таких задач:
- выполнение осмотров по заранее настроенному чек-листу;
- фиксация наработок (например, показания счетчиков) оборудования;
- регистрация дефектов при осмотре имущества компании;
- проведение плановых и оперативных ремонтов с подтверждением выполненных работ и затраченных ресурсов;
- выгрузка собранной информации в «1С».
Одна из функций — это учет и списание материалов. Перед выполнением ремонта сотрудник подбирает на складе все необходимое для работы. Приложение сразу фиксирует информацию, что и в каком количестве было получено. А после ремонта нужно ввести в программе объем фактически израсходованных ресурсов (может отличаться от плановых значений). Информация передается в «1С», материалы автоматически списываются, а остатки обновляются.
Результаты внедрения мобильной автоматизации
Мобильные решения ТОИР актуальны для всех компаний, чья деятельность зависит от состояния основных фондов (ОФ). В результате внедрения DM.ТОИР бизнес получает такие выгоды:
- материалы расходуются по назначению с привязкой к конкретному типу ремонта и объекту имущества;
- затраты на обслуживание активов сокращаются;
- отчеты (операционные и аналитические) формируются на основании актуальных данных, которые поступают в систему в реальном времени;
- закупки перестают быть хаотичными, на складе сохраняется оптимальный запас материалов;
- риск простоев из-за нехватки нужных запчастей сводится к минимуму.
Ниже рассмотрим, как мобильный ТОИР работает на практике.
Настройка приложения DM.ТОИР перед началом ремонта
DM.ТОИР — это программа для цифрового управления работой обходчиков и операторов сервисных служб. Для комплексной автоматизации процессов ремонта и техобслуживания необходимо синхронизировать приложение с учетной программой. Для этого используются бесплатные обработки и готовые модули интеграции из комплекта. Они обеспечивают обмен данными между ТСД и «1С» в режиме онлайн и офлайн. После установки интеграционного модуля в учетной программе появляется новый раздел, где и происходит управление процессами ТОИР:
- создание чек-листов и технологических карт;
- выгрузка информации (справочников, нарядов и др.) на ТСД;
- получение собранной информации из приложения DM.ТОИР.
Интеграцию можно выполнить без обращения в сторонние компании. На нашем канале доступны подробные видео с инструкциями по настройке офлайн- и онлайн-обмена.
Перед началом работы выгрузите на терминал сотрудника справочники из «1С»: объекты эксплуатации, дефекты, материалы, чек-листы и др. Для корректного учета ресурсов для каждого типа ремонта в системе настраивают список необходимых материалов с указанием количества. Его тоже выгружают на ТСД.
Далее остается задать настройки самого приложения на терминале. Перейдите на форму ТОИР и активируйте нужные функции.
Если активировать опцию «Получение материалов перед ремонтом», пользователь ТСД не сможет начать работу, пока не отберет все необходимое по списку.
Получение материалов, выполнение ремонта и выгрузка данных в учетную систему
Процесс ремонта начинается с того, что на ТСД «приходит» заказ-наряд из «1С». В нем указан тип ремонта и список «привязанных» к нему материалов, запчастей и инструментов. Возможен и другой сценарий, когда документ создают с нуля прямо на ТСД. Оба варианта предполагают один и тот же порядок действий:
1. Сотрудник сервисной службы открывает/создает документ и нажимает кнопку «Получить материалы».
2. Появляется форма подбора материалов.
3. Поочередно отбирает материалы из списка, сканируя с них штрих-коды (или NFC-метки). При необходимости вводит количество вручную.
4. Приложение автоматически считает материалы по считанным кодам и контролирует, чтобы сотрудник отобрал все позиции в нужном количестве. Сообщает, если значение некорректно/превышено.
При отборе можно нажать кнопку «Получить все». В этом случае количество материалов для выбранного типа ремонта подгрузится автоматически. По завершении подбора появляется кнопка «Продолжить».
Открывается документ ремонта со списком материалов.
Затраченное количество материалов может не совпадать с плановыми значениями.
Пользователь ТСД указывает фактический расход, а приложение отправляет эти значения в «1С».
Исходный документ «Заказ» обновляется, в нем отображается реальное количество затраченных ресурсов. На основании этой информации происходит списание материалов.
Распространенные ошибки при автоматизации процессов ТОИР
DM.ТОИР — это решение, которое упрощает работу ремонтных бригад и повышает точность учета материалов. Но внедрение софта может не принести желаемых результатов из-за ошибок автоматизации. Рассмотрим самые распространенные:
- Характеристики выбранного оборудования не соответствуют задачам и условиям эксплуатации. Например, у ТСД недостаточный объем flash-памяти, емкость аккумулятора или уровень влагозащиты.
- Складские запасы материалов и комплектующих не промаркированы штрих-кодами. Информацию приходится вводить вручную, и задачи учета становятся более трудоемкими.
- Некорректно настроен обмен между ТСД и «1С». Например, неправильно указан каталог для загрузки и выгрузки информации при локальном обмене.
Во избежание ошибок рекомендуем ознакомиться с подробными инструкциями по настройке DM.ТОИР. Перед покупкой ПО можно бесплатно протестировать его функции. Для этого установите приложение на ТСД или смартфон и активируйте TRIAL-лицензию в DMcloud. В течение 14 дней будет доступен полный набор инструментов DM.ТОИР.
Итог
Программа для ремонтов DM.ТОИР обеспечивает строгий контроль движения ресурсов вплоть до выдачи и списания. Благодаря автоматизации сокращаются расходы на обслуживание активов (оборудования, станков, транспортных средств и другого имущества). Снижается риск простоев из-за отсутствия нужных материалов и запчастей.
