В ходе инвентаризации основных средств (ОС) с использованием терминалов сбора данных и специализированной мобильной программы часто на предприятии возникают ситуации, когда отсканирован код объекта, который отсутствует в справочнике ПО. Например, это может быть неучтенное ранее оборудование или объект с ошибочно нанесенной маркировкой. Кроме того, часты случаи, когда имущество обнаруживают не там, где оно числится по документам. Останавливать процесс для выяснения обстоятельств невыгодно: теряется время, нарушается график проверки.
DM.Invent — это программа для автоматизации учета основных средств, которая решает проблему при работе с неизвестными ОС. Если использовать соответствующую настройку, оператор сможет зафиксировать объект, отсутствующий в справочнике, не прерывая инвентаризацию. Расскажем, как активировать функцию, выстроить рабочий процесс и каких ошибок стоит избегать при конфигурировании программы.
Для чего нужна настройка «Неизвестные ОС» в приложении DM.Invent и как ее активировать
DM.Invent — это приложение из линейки DataMobile, предназначено для ТСД и мобильных устройств с операционной системой Android. Используется для учета основных фондов, малоценных активов, товаров с помощью штрих-кодов или радиометок (в последнем случае нужен дополнительный программный модуль RFID).
Настройка «Неизвестные ОС» софта DM.Invent позволяет избежать прерывания процесса инвентаризации для выяснения статуса каждого неучтенного объекта имущества. Сотрудник продолжает сканирование и идентификацию активов. Вся информация о «неизвестном» ОС сохраняется в документе и передается в учетную систему (такую как «1С») для последующей обработки.
Такая схема работы помогает пользователю «товароучетки» понять, что в помещении, где проходила инвентаризация, присутствуют основные средства, которых там быть не должно. Это особенно актуально для крупных предприятий, где перемещение ОС и товаров происходит постоянно. Программное решение обеспечивает достоверность данных: мобильный сотрудник не вправе произвольно изменять справочник, но может зафиксировать факт, требующий внимания бухгалтера.
Как активировать настройку «Неизвестные ОС»
Активация функции осуществляется пользователем с правами администратора. Нужно зайти в раздел настроек программы, открыть подраздел «Инвентаризация», затем «Инвентаризация ОС», зайти на вкладку «Проверки» и после «Неизвестные ОС».
Можно выбрать одну из функций:
- «Разрешить» — приложение для учета ОС позволит добавлять неизвестный объект в общий документ;
- «Предупредить» — программное обеспечение уведомит об обнаружении основного средства, отсутствующего в справочнике;
- «Запретить» — софт блокирует добавление неизвестного объекта.
В видео мы рассказываем, как в ПО DM.Invent настроить эту и другие функции, необходимые для учета основных фондов.
Комплекты с ТСД и ПО DM.Invent для учета ОС на предприятии
Для учета основных фондов и товаров на предприятии можно использовать готовое решение, в составе которого — терминал сбора данных и программное обеспечение DM.Invent. Сравним два таких комплекта:
|
Комплект |
Программа для инвентаризации имущества |
Модели ТСД (на выбор) |
Характеристики ТСД из комплекта |
|
DM.Invent с лицензией по подписке сроком на 1 год |
С механической клавиатурой, IP65, 5 000 мАч, 4/64 ГБ |
||
|
Без клавиатурного блока, IP67, 5 000 мАч, 4/64 ГБ |
|||
|
С механической клавиатурой, IP67, 5 000 мАч, 3/32 ГБ |
|||
|
Без клавиатуры, IP65, 4 420 мАч, 4/64 ГБ |
Все устройства из рассмотренных комплектов поддерживают беспроводную связь Wi-Fi, Bluetooth, 4G.
Как вести учет основных средств, которых нет в задании: алгоритм действий
Инвентаризация ОС может выполняться по заданию, выгруженному из учетной программы, или путем создания нового документа на ТСД. Рассмотрим второй вариант. Инструкция по инвентаризации имущества:
1. Ответственный сотрудник открывает DM.Invent — решение для учета основных фондов. Авторизуется в программе, на вкладке «Процессы» переходит в раздел «Инвентаризация ОС».
2. Нажимает кнопку «Добавить» и создает документ. Заполняет реквизиты: место хранения, материально ответственное лицо, при необходимости — вносит комментарий.
3. Поочередно сканирует штрих-коды с объектов. Программное решение идентифицирует их.
4. При считывании кода объекта, отсутствующего в справочнике программы для учета имущества, появляется форма подтверждения, на которой указано: «Неизвестное ОС».
5. Можно добавить фото имущества, комментарий и пр. При подтверждении документа появляется уведомление о том, что ОС не найдено в задании. Сотрудник нажимает «Продолжить».
6. Документ выгружается в учетную систему.
Оператор «1С» видит идентифицированные и «неизвестные» объекты, требующие особого внимания.
Частые ошибки при инвентаризации ОС и настройке «Неизвестные ОС» в ПО DM.Invent
При настройке софта DM.Invent и учете ОС могут возникать типовые ошибки:
- Отключена функция «Неизвестные ОС», когда требуется проверить все имущество в помещении. Программа для ТСД не добавляет в документ инвентаризации объект, который не может идентифицировать. Оператор «1С» получает недостоверные данные — ОС по факту есть, но документально не учтено.
- Включена функция «Неизвестные ОС», когда требуется провести инвентаризацию по заданию из учетной системы. Проверке подлежит конкретный перечень объектов, и нет смысла отвлекаться на другие.
- Не актуализированы справочники мест хранения или материально ответственных лиц. Решение для автоматизации учета основных средств не может корректно связать идентифицированный объект с МОЛ и местом размещения.
Чтобы избежать ошибок, перед началом инвентаризации проведите короткий инструктаж для пользователей и протестируйте настройку «Неизвестные ОС». Это займет 15–20 минут, но сэкономит часы при выявлении расхождений.
Итог
DM.Invent — это система учета основных средств, которая превращает хаос при инвентаризации в управляемый технологический процесс. При использовании настройки «Неизвестные ОС» — ускоряет работу с данными, которые изначально не были выгружены в справочник ПО. Это один из ключевых инструментов, который превращает стандартную инвентаризацию в эффективный и адаптивный процесс.
Компания получает полную и актуальную картину наличия имущества. В итоге существенно сокращается время на проведение «ревизий», минимизируются расхождения. Руководство имеет достоверную информацию для принятия взвешенных управленческих решений по оптимизации учета, выявлению излишков и недостач, контролю за материально ответственными лицами.
ПО DM.Invent имеет гибкий функционал для проведения инвентаризации основных средств. Помимо отборов по МОЛ и помещениям, поиска конкретных объектов и их инвентарных номеров, в ПО также есть опция работы с неизвестными ОС, когда какой либо объект по ошибке не числится в текущем справочнике приложения, но должен быть учтен в текущей инвентаризации.
.jpg)
