Управление основными средствами с помощью бумажных документов или электронных таблиц неэффективно. Когда количество IT-техники превышает несколько десятков единиц, ручной учет начинает работать против компании. Расскажем, как перевести этот процесс в цифровой формат с помощью ТСД и программы DM.Invent, которые обеспечивают сбор данных даже в «полевых» условиях. Для этого сравним два инструмента контроля: объясним, в каких случаях подходит штрихкодирование оборудования, а в каких — RFID-технология.
Почему учет IT-оборудования становится сложнее с каждым годом
С ростом компании ее IT-инфраструктура расширяется. Если на старте бизнес мог обходиться несколькими десятками устройств, то со временем парк техники значительно увеличивается. Традиционный учет теряет эффективность из-за постоянной миграции оборудования между подразделениями и частой смены материально ответственных лиц.
Что происходит, когда техника постоянно перемещается
В современной рабочей среде сотрудники регулярно меняются ноутбуками или переставляют мониторы между кабинетами для оптимизации рабочих мест. Часть оборудования увозят в другие филиалы. Без централизованной системы сложно быстро понять, где физически находится конкретное устройство, кто за него отвечает и в каком оно состоянии. Контроль движения IT-оборудования превращается в хаотичный поиск информации.
Почему Excel перестает справляться
Электронные таблицы статичны и полностью зависят от человеческого фактора. Например, сотрудник перенес компьютер, но забыл обновить файл. До ближайшей инвентаризации информация в базе данных будет недостоверной. А если пересчет основных средств произойдет только через полгода, восстановить реальную историю перемещений будет уже невозможно.
Во сколько компании обходится ручная инвентаризация
Ручная инвентаризация IT-оборудования занимает много времени, поэтому ее проводят редко — примерно раз в год. Во время проверки обычно и выясняется, что часть устройств бесследно пропала или числится за уволившимися сотрудниками. Взыскать средства за причиненный ущерб с ушедших людей по закону нельзя, поэтому любые недостачи оборачиваются для компании ущербом в несколько сотен тысяч рублей.
Потери времени
Инвентаризация IT-оборудования по бумажным ведомостям занимает несколько дней или даже недель. Вместо выполнения основных обязанностей специалисты вынуждены вручную сличать серийные номера. Компания впустую тратит дорогие рабочие часы квалифицированных кадров на простую механическую сверку.
Ошибки и недостачи
При ручном переписывании инвентарных номеров человеческий фактор неизбежен: сотрудники путают цифры или допускают опечатки. Любая такая неточность приводит к расхождениям в учете IT-оборудования.
Лишние закупки из-за отсутствия актуальных данных
Представьте ситуацию: подразделение запрашивает закупку новых мониторов, так как по документам свободных нет. При этом на складе или в другом кабинете пылится несколько исправных устройств, которые вовремя не оприходовали или забыли внести информацию о них в систему учета.
Как автоматизировать учет IT-оборудования
Автоматизация учета оборудования позволяет полностью исключить ручной ввод данных. Для этого применяют технологию RFID или штрихкодирование. Для учета основных средств (ОС) нужен терминал сбора данных или смартфон и программа для инвентаризации имущества — DM.Invent. Без ПО устройство будет бесполезно. Автоматизация учета оборудования позволяет:
- проводить инвентаризацию за часы вместо дней;
- быстро находить оборудование по штрих-кодам либо RFID-меткам;
- фиксировать перемещения объектов имущества;
- контролировать назначение и смену материально ответственных лиц (МОЛ);
- получать актуальные данные в режиме реального времени.
В программе для учета основных средств можно привязывать объекты к местам хранения (МХ) и МОЛ.
Что такое DM.Invent
DM.Invent — приложение из линейки DataMobile для мобильной инвентаризации основных средств. Предназначено для установки на Android-устройства (ТСД, смартфоны). Программа для учета IT-оборудования работает в связке с «1С» без установки драйверов, но также совместима с другими «товароучетками».
Какие задачи решает программа
Софт для мобильной инвентаризации основных средств выполняет такие ключевые функции:
- идентификация имущества по штрих-кодам (если на предприятии используют штрихкодирование оборудования) или радиометкам (для RFID-инвентаризации к основному ПО требуется подключить дополнительный программный модуль RFID);
- проверка соответствия фактических данных заданию (при наличии), выгруженному из учетной системы;
- отправка документов с результатами инвентаризации в «товароучетку».
ПО позволяет:
- добавлять в карточку объекта фото, сделанное с помощью камеры мобильного устройства;
- назначать МОЛ и МХ ОС;
- контролировать местонахождение объектов в реальном времени;
- оформлять списание оборудования с указанием причины;
- собирать и сохранять информацию для формирования отчетов.
Программа для инвентаризации имущества хранит справочники объектов, МОЛ, МХ, организаций — эти данные выгружают на ТСД из учетной системы.
Инструкции по настройке приложения DM.Invent можете найти в «Базе знаний».
Почему DM.Invent значительно ускоряет инвентаризацию
Один из плюсов применения программы DM.Invent — сокращение времени инвентаризации. Сотрудники не используют бумажные документы, не переписывают инвентарные номера IT-оборудования вручную, не дублируют данные в «товароучетке». Учет основных средств проводится по заданию, выгруженному из «1С» в DM.Invent, или путем создания документа непосредственно на мобильном устройстве. Расскажем, как это происходит:
1. Ответственный сотрудник авторизуется в программе DM.Invent на ТСД.
2. Открывает задание либо создает новый документ.
3. Считывает штриховые коды или радиометки с объектов. При наличии задания ПО автоматически сверяет с ним данные. При обнаружении ошибки устройство издает звуковой сигнал, а софт выводит сообщение на экран.
4. Сотрудник подтверждает операцию и выгружает данные в учетную систему.
Программа для инвентаризации ОС помогает работать быстрее и обеспечивает отсутствие ошибок из-за человеческого фактора.
Инвестиции в автоматизацию бизнеса быстро окупаются за счет прозрачности всех процессов. Техника не «теряется» при перемещении между подразделениями, а ее несанкционированный вынос становится практически невозможным. Чтобы узнать, во сколько обойдется внедрение мобильных устройств и софта, рекомендуем выполнить онлайн-расчет стоимости автоматизации на нашем сайте.
Работа через ТСД или смартфон
Для инвентаризации IT-оборудования на предприятии используют смартфон или ТСД с «операционкой» Android версии 6.0 и выше. Выбор устройства влияет на скорость и точность процесса.
Смартфон подходит, если мобильная инвентаризация проводится в небольшом офисе с парком техники до 100–200 единиц. На крупных объектах целесообразно применять терминал сбора данных. Встроенный 2D-модуль ТСД для инвентаризации ОС быстрее считывает штрих-коды, чем камера смартфона. Кроме того, терминал надежно защищен от пыли и влаги (IP65–IP68) и выдерживает жесткие условия эксплуатации на производстве.
Примечание! Рекомендуем приобрести комплект ТСД с ПО. Это обойдется дешевле, чем устройство и лицензия, купленные по отдельности.
RFID-инвентаризация требует использования терминала сбора данных со встроенным или внешним считывателем радиометок. Например, с RFID-рукояткой.
Сканирование штрих-кодов и RFID-меток
Штрихкодирование оборудования обходится компании дешевле, чем использование RFID-меток. Штрих-коды применимы для маркировки ноутбуков, принтеров, мониторов в офисах, где техники немного и вся она стоит на виду.
RFID-инвентаризация нужна на крупных предприятиях с большим количеством сложного оборудования: датчиков, промышленных контроллеров, коммуникационной техники. С радиометками сбор данных происходит в разы быстрее, чем со штрих-кодами. Сотруднику не нужно подходить вплотную к каждому объекту и искать этикетку — при одном нажатии на кнопку ТСД для инвентаризации можно считать сотни меток, находясь от них на расстоянии десятков метров. Кроме того, радиосигнал свободно проходит через картонную коробку, пластиковый корпус и даже деревянную перегородку.
Передача данных в учетную систему
Программа для автоматизации учета оборудования работает в офлайн-режиме. После каждой операции сотрудник подключает ТСД или смартфон к ПК и инициирует выгрузку документов в учетную систему. Обмен данными возможен через Wi-Fi-сеть или USB-соединение.
Это обусловлено спецификой инвентаризации ОС: в отличие от торговли, здесь не нужен мгновенный учет остатков. На первый план выходят автономность и надежность работы мобильного терминала и самого процесса сбора данных. При сбое сети приложение на ТСД не зависнет, а все отсканированные штрих-коды или RFID-метки сохранятся в памяти устройства до момента выгрузки.
Как выглядит инвентаризация после автоматизации
Переход на мобильный учет меняет логику взаимодействия подразделений при проверке активов. Рассмотрим на практическом примере.
Пример рабочего процесса
В компании — 600 ноутбуков, 450 мониторов, принтеры и серверное оборудование, распределенное по головному офису и трем удаленным филиалам.
До автоматизации. Инвентаризация проводилась раз в год силами двух сотрудников с распечатанными таблицами Excel. Процесс занимал неделю, сопровождался постоянными телефонными звонками коллегам для уточнения данных. В ходе инвентаризации сотрудники регулярно выявляли расхождения.
После внедрения ПО DM.Invent. Пересчет IT-оборудования проходит за один рабочий день. Сотрудники в филиалах получают задания на ТСД для инвентаризации. Они сканируют штрих-коды с техники на рабочих местах. Необязательно отправлять одного ревизора в командировку: работу можно доверить ответственным лицам на местах, что особенно актуально для компаний с разветвленной структурой. По завершении инвентаризации сотрудники выгружают данные в общую базу.
Какие результаты получает компания
Руководство видит актуальную картину по всем активам. Сокращается время проведения инвентаризации — сотрудники выполняют свои прямые обязанности, а не заняты бумажной волокитой.
Итоги
Автоматизированный учет IT-оборудования с помощью ПО DM.Invent позволяет экономить время, исключать ошибки, контролировать перемещения ОС. Для внедрения софта следует установить его на ТСД или смартфон, приобрести лицензию — подписку в облачном сервисе DMCloud сроком на 1, 6 или 12 месяцев. Затем — интегрировать приложение с «товароучеткой».
Для работы с ПО DM.Invent не нужно глубоких технических знаний и долгой адаптации. Внедрение софта окупается за счет прозрачности процессов и снижения трудозатрат уже в первые месяцы использования.
IT оборудование - это такие же основные средства организации, как и другие объекты (шкафы, столы, стулья, и т.д.), они требуют учета и периодической сверки наличия. На текущий момент это особенно актуально, т.к. даже небольшие компании часто имеют свою собственную IT инфраструктуру, а стоимость оборудования при этом является значительной. Сотрудники организации в рабочих процессах могут пользоваться техникой совместно, она может перемещаться между подразделениями, находиться в свободном доступе, вероятны пропажи. Без постоянного учета сложно отследить местонахождение и наличие объектов учета, ПО DM.Invent позволяет справиться с этой задачей.
.jpg)
