Без регулярной инвентаризации сложно контролировать сохранность офисного имущества. Когда количество объектов не превышает нескольких десятков, вести учет можно с помощью бумажных описей и таблиц Excel. Но с ростом парка оборудования такой подход теряет смысл. Компания тратит много времени на ручные проверки, при этом не получает точных данных о наличии, местонахождении и состоянии техники.
Проблему можно решить только одним способом — перейти с бумажного учета на автоматизированный. Для этого понадобится терминал сбора данных (ТСД), планшет или обычный смартфон, а также специализированный мобильный софт для инвентаризации основных средств (ОС). В статье подробно расскажем, как автоматизировать учет активов и какие решения для этого использовать.
Инвентаризация офисного имущества: что и зачем проверять
К офисному имуществу относятся материальные ценности (МЦ) и ОС, которые числятся на балансе и используются в повседневной работе организации. Это компьютеры и ноутбуки, мониторы, принтеры, МФУ, телефоны, серверы, мебель, кондиционеры и др.
Инвентаризация имущества в офисе нужна не только для того, чтобы «пересчитать» объекты. Она актуализирует сведения о каждом предмете: где он находится, за кем закреплен, не было ли перемещения или списания. Без регулярной проверки эта информация быстро устаревает, а в учетной программе накапливаются ошибки. Пример: в «1С» ноутбук числится за отделом продаж, а фактически им пользуется бухгалтер. Своевременные инвентаризации имущества в офисе помогают обнаружить такие несоответствия.
Почему инвентаризацию офисного имущества сложно проводить вручную
При ручном подходе инвентаризация проводится по «бумажкам». Бухгалтер формирует список объектов, сотрудник обходит кабинеты и проверяет, все ли позиции на месте. Результаты записывает в ведомости и вручную переносит в систему учета.
Ошибки при ручном вводе данных
Инвентарные номера и названия проверяются «глазами», и здесь неизбежны ошибки. Некоторые позиции сотрудник может не найти или пропустить при обходе. Один и тот же объект иногда попадает в ведомость дважды, кабинет или материально ответственное лицо (МОЛ) указываются неверно. В итоге в информационную систему передаются некорректные сведения.
Большие затраты времени сотрудников
Инвентаризация основных фондов (ОФ) требует обхода всех подразделений и проверки каждого объекта по списку. Сотрудники тратят на инвентаризацию несколько рабочих дней, отвлекаясь от профессиональных обязанностей.
Сложно оперативно зафиксировать состояние имущества
При бумажном учете фиксация состояния объекта — отдельная процедура. Чтобы задокументировать дефект, нужно составить акт и описать повреждения. Часто это делают не на месте, а после обхода кабинетов. В результате информация о состоянии активов поступает в учетную программу с задержкой, а иногда — и вовсе теряется. Мобильное приложение для инвентаризации решает эту проблему: сведения о количестве и качестве объектов можно зафиксировать на ТСД и сразу передать в «1С».
Как автоматизировать учет офисного имущества
Автоматизация учета основных средств предполагает внедрение программно-аппаратного комплекса, состоящего из трех элементов:
- Учетная система, например «1С:Бухгалтерия». Программа позволяет вести справочник ОС, отражать поступление и списание, выполнять инвентаризацию, оформлять отчеты.
- Терминал сбора данных или смартфон. На ТСД сотрудники получают задания из «1С» и фиксируют все операции с МЦ.
- Мобильное приложение для инвентаризации ОС, например DM.Invent. Устанавливается на ТСД, автоматически заполняет документы на устройстве и обеспечивает обмен данными с «1С».
Чтобы перейти с бумажного учета на цифровой, необходимо промаркировать объекты штрих-кодами или радиочастотными (RFID) метками. Они нужны для идентификации и автоматического подсчета объектов. При инвентаризации сотрудник сканирует штрих-код, а мобильный софт фиксирует результаты и выгружает их в «1С».
Как работает DM.Invent для инвентаризации офисного имущества
DM.Invent — мобильное ПО из линейки DataMobile, разработанное для контроля основных средств, включая малоценное имущество. Софт можно устанавливать на любые Android-устройства и интегрировать с большинством программ, в которых реализован учет ОС. Рассмотрим функции ПО для инвентаризации основных средств с ТСД.
Идентификация имущества по штрихкоду
ПО упрощает процесс пересчета ОС благодаря цифровой идентификации. Вместо того чтобы искать «глазами» номера и переписывать их вручную на бумагу, сотрудник просто считывает штрих-коды с каждого актива посредством сканера на ТСД или камеры на смартфоне. Программа для инвентаризации имущества определяет объект и добавляет сведения о его наличии в электронный документ.
Инвентаризация по местам хранения и материально ответственным лицам
ПО помогает контролировать МЦ в разрезе мест хранения и МОЛ. При сканировании штрих-кода на терминале открывается карточка ОС, где указано, за каким помещением и сотрудником «закреплен» объект. Пример: ноутбук № 123 числится за Ивановым и находится в кабинете № 305. Любые изменения (например, если оборудование перенесли в кабинет № 307) можно сразу зарегистрировать в приложении. Данные отправляются в «1С».
Фиксация состояния имущества
В процессе инвентаризации основных средств с ТСД может быть обнаружено имущество, которое уже непригодно к работе. В этом случае сотрудник инициирует выбытие прямо на терминале, указывая причину, добавляя комментарий и фото. На основе этих данных в учетной программе формируется акт списания.
Частичная и полная инвентаризация
DM.Invent поддерживает разные сценарии инвентаризации. Полная — охватывает все имущество организации. Частичная — объекты отдельного сегмента, например:
- находящиеся в конкретном кабинете;
- закрепленные за определенным МОЛ.
Это удобно, когда не требуется проверять весь парк оборудования. Например, при увольнении сотрудника достаточно пересчитать только закрепленные за ним ОС.
Инвентаризация офиса с ТСД: пошаговый сценарий
ПО DM.Invent обладает интуитивно понятным интерфейсом, и работа с ним не требует от персонала специальных навыков. Все операции подчинены строгой и простой логике. Вероятность ошибок минимальна — ПО сообщает, если что-то идет не по плану. Расскажем пошагово, как выполнить инвентаризацию имущества с помощью ТСД.
Шаг 1. Подготовить базу имущества
Первый этап подготовки — заполнение справочника ОС в учетной программе. Для всех объектов создаются карточки, где указана основная информация: наименование, инвентарный номер, МОЛ, место хранения (МХ), дата принятия к учету и др.
Каждому ОС в «1С» присваивается уникальный идентификатор — штриховой код или RFID-метка.
Шаг 2. Промаркировать имущество
После подготовки базы необходимо выгрузить на терминал справочники из «1С» и промаркировать офисное оборудование.
Штрих-коды — самый простой и доступный вариант идентификации. Этикетки можно отправлять на печать прямо с ТСД на Bluetooth-принтер и сразу наносить на имущество.
RFID — оптимальное решение для предприятий с большим количеством ОС. Если выбран этот вариант, маркировка выполняется следующим образом: сотрудник наклеивает RFID-этикетку на оборудование, выбирает этот объект в приложении и считывает идентификатор. Метка автоматически «привязывается» к конкретной позиции в базе.
Шаг 3. Загрузить задание на мобильное устройство
Оператор «1С» создает документ пересчета основных средств и выгружает его в качестве задания на терминал сбора данных. Форма содержит перечень позиций, которые необходимо проверить. Опись можно не только выгружать из «учетки», но и создавать с нуля прямо на терминале.
Шаг 4. Провести проверку имущества
Инвентаризация основных средств с ТСД выглядит так:
- Сотрудник открывает задание на устройстве.
- Находит в кабинете первый объект из списка, считывает с него штрих-код.
- При необходимости вводит количество вручную (если проводится проверка однотипных малоценных объектов).
- Последовательно сканирует штрих-коды со всей техники и мебели в кабинете.
Мобильная программа для инвентаризации имущества фиксирует наличие объектов в документе, считает количество ОС, показывает расхождение между планом и фактом.
Пример: в кабинете находится 8 компьютеров, «обходчик» делает 8 сканирований, программа показывает на экране, что все 8 позиций — в наличии.
RFID-инвентаризация проводится быстрее. При однократном нажатии на кнопку устройство распознает сразу несколько сотен меток и определяет «привязанные» к ним объекты.
Шаг 5. Зафиксировать расхождения
При проверке сотрудник может обнаружить, что реальная картина расходится с информацией в «1С». Дальнейшие действия зависят от конкретной ситуации. Например, если обнаружено неисправное оборудование, необходимо зарегистрировать дефект.
Если ПК закреплен за одним специалистом, но в ходе проверки выяснилось, что теперь на нем работает другой, должна быть подтверждена смена МОЛ.
При сканировании штрих-кода мобильное приложение для инвентаризации может сообщить, что такого объекта нет в задании. Одна из распространенных причин — неоформленное перемещение. В этом случае необходимо подтвердить изменение МХ.
Шаг 6. Передать результаты в учетную систему
ПО DM.Invent заполняет инвентаризационную опись, фиксирует реальное количество единиц ОС и изменения, внесенные пользователем в ходе проверки. Информация сохраняется на ТСД в режиме офлайн. По завершении процедуры сотрудник нажимает кнопку «Выгрузить», и сведения отправляются в «1С».
В «1С» после загрузки данных автоматически обновляется исходный документ инвентаризации и формируются смежные акты — «Списание» и «Перемещение ОС». Бухгалтеру остается провести их в «1С».
Штрихкоды или RFID: что выбрать для офиса
Чтобы автоматизация учета основных средств принесла желаемый эффект, необходимо правильно выбрать технологию идентификации. Сравним самые популярные варианты — штрихкодирование и RFID:
|
Критерий |
Штрихкод |
RFID |
|
Стоимость внедрения |
Ниже |
Выше |
|
Оборудование |
ТСД, сканер или смартфон с камерой |
Терминал с RFID-модулем |
|
Идентификация |
Обычно по одному объекту |
Возможна массовая идентификация |
|
Для небольшого офиса |
Оптимальный вариант |
Может быть избыточен |
|
Для большого количества ОФ |
Подходит |
Предпочтителен |
DM.Invent поддерживает обе технологии, но для работы с радиометками необходимо подключить дополнительный программный модуль RFID.
Что дает автоматизация инвентаризации офисного имущества
Переход на мобильную инвентаризацию с ТСД влияет не только на скорость проверки, но и на качество учетных данных в целом. Рассмотрим основные преимущества автоматизации.
Меньше ручной работы
Сотрудникам не нужно переписывать инвентарные номера на бумагу и переносить их в учетную систему. Сканирование штрих-кода занимает секунды, а данные сразу добавляются в ведомость.
Меньше ошибок
Идентификатор считывается с объекта, а не вводится вручную. Исключены опечатки, пропуски и дублирование позиций — данные в учетной программе соответствуют тому, что зафиксировано в DM.Invent.
Актуальная информация об имуществе
Состояние объектов и расхождения фиксируются в момент проверки по месту нахождения имущества. Компания своевременно выявляет перемещения, смену ответственных, порчу и утерю ОС.
Быстрее выявляются расхождения
Фактические данные сопоставляются с учетными автоматически. Софт показывает, каких объектов не хватает, какие — лишние, где изменилось МОЛ или место хранения. Бухгалтер получает «свежие» данные практически в режиме реального времени.
Единый цифровой процесс
Весь цикл инвентаризации — от выгрузки задания до передачи результатов в «1С» — проходит в цифровом пространстве. Приложение выполняет большую часть рутинной работы, что существенно ускоряет процесс проверки.
Как выбрать оборудование и ПО для инвентаризации офиса
При покупке оборудования необходимо учитывать вид маркировки, масштаб компании, объем имущества и условия эксплуатации.
Для небольшого офиса
Если количество ОС ограничивается несколькими десятками единиц техники, можно приобрести бюджетный ТСД начального класса, например iData K3S. Также подойдет обычный смартфон на ОС Android.
Для крупной компании
Если на балансе — сотни объектов, целесообразнее использовать профессиональный мобильный ТСД со встроенным сканером. Он обрабатывает коды быстрее и точнее камеры смартфона. Если часть оборудования расположена в труднодоступных местах (кондиционеры под потолком или проекторы на стенах), может потребоваться ТСД с дальнобойным сканером, например iData К8.
Когда стоит использовать RFID
RFID-технология оптимальна для серверных, колл-центров и других предприятий, где от состояния техники зависят все рабочие процессы. В таких условиях важно постоянно обновлять сведения об ОС в информационной системе, а RFID позволяет проводить массовую инвентаризацию за минуты. Для считывания радиометок понадобится ТСД с RFID-модулем или отдельно подключаемой RFID-насадкой.
Как внедрить автоматизированную инвентаризацию в компании
Чтобы автоматизировать учет и контроль имущества, необходимо выполнить следующие шаги:
- Определить перечень активов.
- Актуализировать данные в учетной программе.
- Выбрать способ идентификации.
- Промаркировать каждый объект.
- Приобрести терминал или другое Android-устройство.
- Установить программу для инвентаризации имущества DM.Invent.
- Настроить обмен с учетной системой, следуя инструкциям.
- Провести тестовую «ревизию».
- Обучить сотрудников.
- Перейти на регулярную мобильную инвентаризацию.
Перед покупкой ПО можно протестировать его функциональность на демо-портале.
Итоги
Автоматизация учета основных средств нужна для того, чтобы данные о наличии, местоположении и состоянии имущества попадали в учетную систему быстро и без искажений. Мобильное ПО минимизирует ошибки и сокращает время проверки, а в «1С» поступают актуальные сведения.
Если планируете автоматизировать инвентаризацию имущества, наши специалисты подберут оборудование и настроят программное решение под ваши задачи.
Автоматизация инвентаризации офисного имущества с помощью мобильных устройств и ПО DM.Invent оптимизирует процессы на предприятии, сокращает ручной труд, исключает ошибки учета и позволяет оперативно фиксировать состояние, местоположение и расхождения по объектам учета. Выбор оборудования зависит от конкретной организации, для небольших офисов подойдут бюджетные ТСД или даже смартфоны, для уличных зон специализированные защищенные устройства, для организаций с большим количеством ОС можно рекомендовать использовать ТСД с RFID считывателем.
.jpg)
