Проведением инвентаризации основных средств (ОС) решают сразу несколько задач. Заинтересованные лица всегда в курсе, какое оборудование есть на предприятии, где оно размещено и за кем числится, какое имущество нужно срочно заменить или отремонтировать. Регулярные проверки позволяют выявить воровство, бесконтрольные списания и перемещения, а также продлить срок службы фондов и избежать ненужных расходов на покупку новой техники.
Сегодня мы расскажем, как ускорить проведение инвентаризации ОС даже в большой организации, повысить точность учета и сократить нагрузку на персонал.
Инвентаризация ОС в «1С»: этапы автоматизации
Компании, которые до сих пор ведут учет имущества вручную, сталкиваются с типичными проблемами: трудоемкая, длящаяся несколько дней инвентаризация ОС, недостачи при каждой проверке, ошибки в бумажных описях. Ситуация усугубляется, если на балансе предприятия числятся сотни объектов: компьютеры, оргтехника, серверы, мебель, инвентарь и т. д.
Проблема решается путем автоматизации процесса. И на это не нужно тратить много времени и денег. Достаточно внедрить всего три решения:
|
Элемент автоматизации |
Что выбрать |
|
Учетная программа |
Подойдет любой софт, где реализован учет ОС, например, «1С:Бухгалтерия» или «1С:Комплексная автоматизация» |
|
Терминал сбора данных (ТСД) |
Для инвентаризаций в помещении можно выбрать недорогой ТСД, например, АТОЛ Smart.Slim или iData K3S. Если имущество находится на открытых площадках, рекомендуем терминал с высокой пыле- и влагозащитой (от IP67) и поддержкой 4G |
|
Мобильное приложение |
Предлагаем российский софт — DM.Invent (из серии DM.Основные средства). Это один из продуктов линейки DataMobile для мобильной автоматизации учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ) |
Пошаговая инструкция по внедрению автоматизации учета ОС включает всего 5 этапов:
- Заведите штрих-коды для каждого объекта имущества в «1С».
- Распечатайте наклейки на принтере с прямой термической или термотрансферной технологией. Нанесите их на всю технику, мебель и другие ОС.
- Установите DM.Invent на ТСД.
- Интегрируйте приложение с «1С» (через специальную обработку из комплекта DataMobile).
- Выгрузите справочник имущества из «1С» на терминал сбора данных.
Остается только настроить приложение под себя и можно приступать к работе.
Универсальное мобильное приложение: инвентаризация по радиочастотным меткам и штрих-кодам
Для решения большинства типовых задач по учету ОС и товаров подойдет система штрихкодирования. Но в некоторых случаях она неэффективна. Например, если в компании числятся сотни серверов, коммутаторов и маршрутизаторов, инвентаризация объектов ОС по штрих-кодам отнимет много времени и сил. Чтобы посчитать всю технику, нужно подойти к каждому объекту и отсканировать средство идентификации. В таких случаях рекомендуем вести учет по радиочастотным (RFID) меткам.
При одном нажатии на кнопку RFID-считывателя вы можете посчитать сотни объектов, не подходя к ним. Средняя дальность распознавания — до 15 м.
Программа DM.Invent работает и со штрих-кодами, и с RFID-метками. Можно использовать обе технологии одновременно. Для учета по радиочастотным меткам подключите к приложению программный модуль RFID. Одна из ключевых «фишек» этого ПО — визуальная шкала дальности. Она обеспечивает быстрый поиск объекта по силе радиосигнала.
Для внедрения RFID-технологии понадобится специальное оборудование: ТСД с отдельно устанавливаемой RFID-насадкой или считыватель со встроенным модулем для обработки радиочастотных меток.
Мобильная инвентаризация с ТСД и ПО DataMobile
Готовое решение на базе «1С» и DataMobile позволяет избавиться от «бумажек», сэкономить время сотрудников, избежать ошибок и недостач. Все, что раньше вы записывали в блокнотах и ведомостях, теперь фиксирует приложение. Нужно только отсканировать средство идентификации (штрих-код или радиочастотную метку) и выбрать конкретную команду. Что можно делать в DM.Invent:
- назначать материально ответственных лиц (МОЛ);
- закреплять основные средства за конкретными людьми и отделами;
- оформлять списание при обнаружении поломки (с добавлением фото);
- проводить полную и частичную инвентаризацию имущества;
- создавать этикетки и распечатывать их прямо по месту нахождения объекта;
- удаленно выгружать результаты инвентаризации в программу учета.
Мобильная инвентаризация «1С» с DataMobile проводится в 10 раз быстрее, чем по бумажной ведомости. Как именно это происходит:
|
Порядок инвентаризации |
По бумажным носителям |
С ТСД и DataMobile |
|
Создание инвентаризационной ведомости |
Бухгалтер формирует и распечатывает ее из учетной программы |
Бухгалтер отправляет из «1С» на терминал задание со списком объектов |
|
Проверка всех объектов |
Сотрудник заходит в каждый кабинет. Находит этикетку с инвентарным номером на оборудовании. Вручную отмечает наличие этого объекта в ведомости |
Пользователь ТСД заходит в приложение DM.Invent, открывает задание и поочередно считывает штрих-коды (или RFID-метки) со всех ОС. На экране отображается плановое и фактическое количество объектов |
|
Оформление результатов инвентаризации |
Бухгалтер вручную вносит результаты проверки в «1С». Составляет акты списания или принятия ОС к учету. Формирует документ перемещения (если объекты были обнаружены в других местах) |
Заполненный документ о результатах инвентаризации выгружается в «1С». Количество ОС обновляется. Автоматически создаются необходимые акты (списания, перемещения) |
Приложение отличается простым интерфейсом и не требует длительного обучения. Расскажем подробнее, как проходит инвентаризация ОС в «1С» 8.3 с помощью DM.Invent.
Инвентаризация ОС в «1С»: пошаговая инструкция
Процедура проверки начинается с подготовки задания. Бухгалтер отправляет на терминал готовый документ «Инвентаризация ОС».
Для проведения полной проверки выгружается список всех ТМЦ, для частичной — отфильтрованные позиции (например, по конкретному сотруднику или месту хранения).
Теперь можно приступать к самой инвентаризации. Приведем пошаговую инструкцию:
- Сотрудник авторизуется в приложении на терминале сбора данных, выбирает новое задание в разделе «Инвентаризация».
- Сканирует штрих-коды со всех основных средств по очереди.
- При необходимости вручную указывает количество (например, если в кабинете несколько одинаковых стульев, столов или других малоценных ОС).
- Нажимает кнопку «Принять».
На экране отображается плановое и фактическое количество основных средств. Если расхождений нет, позиция подсвечивается зеленым цветом.
В ходе инвентаризации может быть обнаружено имущество, которое:
- Не подлежит ремонту. В этом случае сотрудник может списать его прямо в приложении, указав причину и приложив фото дефекта.
- Не «привязано» к кабинету, в котором проводится проверка. Например, если оборудование переместили без согласования и документального оформления. Прямо на месте проверки можно закрепить такое имущество за нужным кабинетом.
- Не числится за сотрудником, который проводит проверку. Программа предложит добавить объект в документ инвентаризации и «привязать» его к этому МОЛ. Можно подтвердить операцию или отказаться.
После обработки всех позиций электронная опись отправляется в учетную систему, где автоматически обновляется информация о фактических остатках ОС.
При добавлении документа в базу «1С» можно отметить операции по созданию актов списания и перемещения.
Программа автоматически сформирует необходимые документы, и вам не придется составлять их вручную.
Учет инвентаризации ОС с DM.Invent: 4 примера внедрения
Приложение DM.Invent используют для учета ОС в госучреждениях и коммерческих организациях любого масштаба. Предлагаем ознакомиться с результатами внедрения на конкретных примерах.
|
Компания |
Проблемы |
Результаты автоматизации |
|
«Брусника», строительство жилых многоэтажных домов |
Не было единый системы учета и контроля дорогостоящего производственного оборудования |
Внедрили автоматизацию учета ОС по радиочастотным меткам на базе «1С:ERP» и DM.Invent. Настроили централизованный контроль наличия и состояния основных средств. Упростили документооборот в компании |
|
«Ривьера», ресторан в курортном комплексе |
На балансе — большое количество ОС, в том числе негабаритных, которые сложно контролировать. Инвентаризация ОС выполнялась по бумажным описям |
Настроили обмен с «1С:Бухгалтерия». В несколько раз сократили время проведения инвентаризации и обработки ее результатов. Упростили работу бухгалтерии по контролю имущества |
|
Стадион «Открытие Банк Арена» |
Часть ОС размещена на открытых площадках, что затрудняет процесс проведения инвентаризации. Учет имущества осуществлялся вручную по инвентарным номерам. Сотрудники не успевали проверять имущество между матчами |
Внедрили RFID-технологию. Оптимизировали учет основных средств, сократили ошибки до минимума. В сотни раз ускорили процесс инвентаризации (персонал успевает посчитать ОС за пару часов в перерывах между мероприятиями) |
|
«Эквифакс», бюро кредитных историй |
Для хранения данных в БКИ организованы крупные дата-центры с дорогостоящим серверным оборудованием. На момент обращения учет ОС вели вручную |
Наладили учет имущества по радиометкам. Сотрудники компании могут сверять плановые и фактические объемы ОС в режиме реального времени, фиксировать расхождения, отслеживать смену МОЛ и отправлять данные в «1С» |
Если вы хотите получить готовое решение для учета товаров и ОС, оставьте заявку на сайте или позвоните по номеру +7 (495) 980-10-69.
