Проводить инвентаризацию основных средств (ОС) вручную — долго и трудозатратно. Сотрудники ходят с бумажками из кабинета в кабинет, мешают друг другу и допускают ошибки. Потом бухгалтер должен вручную вбить полученные цифры в 1С, сравнить их с данными из учетной системы, найти расхождения и отразить их в учете. Процедура может занять несколько дней, и не факт, что результаты окажутся достоверными.
Сегодня мы расскажем, как с помощью одного терминала сбора данных (ТСД) и мобильного приложения ускорить инвентаризацию имущества в десятки раз и избежать ошибок в учете ОС.
Инвентаризация основных средств: как автоматизировать и ускорить этот процесс
Чтобы автоматизировать учет товаров или ОС, на все объекты необходимо нанести маркировку — штрих-код или радиометку. Штрихкодирование — более бюджетный вариант. RFID-метки обойдутся дороже. Зато они позволяют за пару минут пересчитать все ОС в помещении. Чтобы полностью автоматизировать учет активов, необходимо выполнить следующее:
|
Шаг 1 |
Выбрать технологию |
Штрихкодирование |
RFID-метки |
|
Шаг 2 |
Купить оборудование для печати бирок |
Принтер этикеток с прямой термической или термотрансферной печатью |
RFID-принтер с функцией кодирования и печати радиочастотных меток |
|
Шаг 3 |
Приобрести устройства для считывания маркировки на ОС |
Терминал сбора данных |
RFID-считыватель |
|
Шаг 4 |
Установить (если еще нет) и настроить программу, в которой вы будете вести учет основных фондов. Этот может быть «1С:Бухгалтерия» или другой продукт |
||
|
Шаг 5 |
Внедрить мобильное приложение для ТСД |
С функцией обработки штрих-кодов |
С поддержкой RFID-идентификации |
На последнем шаге этой инструкции остановимся подробнее, так как именно мобильное приложение для ТСД автоматизирует работу по инвентаризации товаров и ОС. Мы предлагаем использовать специальный софт из линейки DataMobile — DM.Основные средства. Он разработан для учета и управления фондами предприятия. В пакет ПО входят две лицензии:
- DM.Invent — для инвентаризации основных средств.
- DM.ТОИР — для работы сервисных сотрудников, обходчиков и мобильных бригад.
Важно! С этим ПО вы можете вести учет и по штрих-кодам, и по радиометкам. Во втором случае нужно подключить дополнительный программный модуль RFID.
Инвентаризация основных средств с приложением DataMobile: в чем выгода этого решения
DM.Invent — одна из лицензий, входящих в DM.Основные средства. Этот софт используется для мобильной автоматизации учета ОС, включая малоценные. Позволяет полностью отказаться от бумажных ведомостей и проводить инвентаризацию имущества за считаные минуты.
Преимущества DataMobile
Приложение устанавливается на ТСД и смартфоны с «операционкой» Android. Оно по умолчанию совместимо для работы с 1С. С этим ПО возможна инвентаризация ОС в 1С 8.3 Бухгалтерия и других конфигурациях:
- «1С:Управление производственным предприятием»;
- «1С:Комплексная автоматизация»;
- «1С:ERP»;
- «1С:Управление холдингом»;
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».
Приложение позволяет:
- назначать материально ответственное лицо (МОЛ) для ОС;
- привязывать имущество к конкретному месту хранения;
- списывать объекты ОС при обнаружении дефектов и прикреплять фото, подтверждающее причину списания.
С модулем RFID можно проводить инвентаризацию путем считывания радиочастотных меток. При одном нажатии на кнопку ТСД обрабатываются сотни идентификаторов. В приложении есть функция визуальной шкалы дальности, которая помогает быстро найти конкретное ОС по силе радиосигнала.
Основные возможности DM.Invent
Мобильное приложение в связке с ТСД выполняет следующие функции:
|
Функция |
Описание |
|
Идентификация объекта по штрих-коду (или RFID-метке) |
При выборе ОС в справочнике или сканировании штрих-кода с объекта на экране ТСД появляется информация: название объекта, МОЛ, место хранения и изображение |
|
Проведение полной или частичной инвентаризации |
Можно выполнить сверку всего имущества или только некоторых объектов, привязанных к конкретному МОЛ или помещению |
|
Просмотр план-факта по инвентаризации в режиме реального времени |
В ходе сверки приложение отмечает зеленым цветом те строки, которые уже обработаны, а остальные подсвечивает красным |
|
Списание основных средств |
Имущество с дефектами, не подлежащее восстановлению и ремонту, можно списать прямо на ТСД, указав причину. После выгрузки информации в бухгалтерскую программу будут сформированы документы с обновленными данными |
|
Создание этикеток на ОС |
Наклейки можно распечатать из 1С и в самом приложении |
Оценить результаты внедрения DM.Invent можно на примере ресторана «Ривьера» и компании «Эквифакс». В первом случае мы автоматизировали учет имущества с использованием технологии штрихкодирования. А во втором — внедрили DM.Invent с программным модулем RFID для инвентаризации дорогостоящего серверного оборудования.
Инвентаризация ОС в 1С 8.3 Бухгалтерия с DM.Invent: как подготовиться к работе
В комплект поставки DM.Основные средства входит не только приложения для ТСД, но и специальная обработка для интеграции с 1С. Она обеспечивает корректный обмен данными между терминалом и учетной программой (в том числе с «1С:Бухгалтерия»). Пошаговая инструкция, как подготовиться к работе с DM.Invent:
|
Шаги |
Описание |
|
1. Установить приложение и активировать лицензию |
Для работы с ПО можно приобрести бессрочную лицензию LifeTime или оформить подписку в облачном сервисе DMcloud. Второй вариант выгоден тем, что все обновления предоставляются бесплатно и можно переносить лицензии с одного ТСД на другой |
|
2. Скачать обработку и настроить обмен с 1С |
DM.Основные средства поддерживает два способа обмена с 1С: с помощью локального каталога на ПК или FTP-сервера. Способ интеграции настраивается в обработке (в интерфейсе 1С) |
|
3. Настроить процесс инвентаризации ОС |
Можно включить или выключить ненужные функции (например, подтверждение ОС при сканировании), разрешить или запретить изменение МОЛ/места хранения |
|
4. Выгрузить первоначальную информацию из 1С в мобильное приложение |
Можно отправить в DM.Invent информацию о каждом объекте, списки МОЛ, мест хранения, пользователей и причин списания |
Данные из ТСД в 1С передаются пакетами через Wi-Fi-сеть и 3G или через USB-соединение с компьютером.
Инвентаризация ОС в 1С 8.3: пошаговая инструкция по проведению с DM.Основные средства
Инвентаризацию в DM.Основные средства можно проводить двумя способами: по заданию из учетной программы и по факту. Рассмотрим подробнее оба процесса. Порядок действий одинаковый для всех конфигураций 1С.
Инвентаризация объектов ОС по заданию из 1С
Сначала необходимо открыть 1С и перейти в обработку DataMobile — во вкладку «Выгрузка». В качестве задания вы можете отправить в DM.Invent любой документ инвентаризации, созданный в 1С:
- для всех ОС;
- для объектов по конкретному МОЛ или месту хранения.
Можно выгрузить одно или сразу несколько заданий для проведения инвентаризации одновременно на разных ТСД.
Для дальнейшей работы нужно открыть приложение DM.Invent и выполнить следующие действия:
- Выбрать задание в разделе «Инвентаризация ОС».
- Отсканировать штрих-код с каждого ОС или ввести данные вручную.
3. В форме подтверждения нажать кнопку «Принять». Если обнаружен брак или поломка, можно здесь же указать причину списания ОС, сделать фото и добавить комментарий.
Если список объектов большой, можно включить отображение только тех позиций, которые еще не проверены. Для малоценных объектов можете сразу указать общее количество единиц, например, 10 огнетушителей или 5 стульев.
Когда штрих-коды со всех позиций отсканированы, остается нажать кнопку «Выгрузить», и опись будет отправлена в 1С.
Чтобы результаты отобразились в учетной программе бухгалтерии, нужно перейти в соответствующую вкладку обработки, нажать «Обновить» и «Загрузить». В списке появится новый документ инвентаризации, в котором будут указаны уже не только плановые, но и фактические данные. А если перед загрузкой отметить галочкой «Создавать списание», то будет автоматически сформирован соответствующий акт на позиции, «отбракованные» в приложении DM.Invent.
Инвентаризация объектов основных средств по факту
В этом случае задание на инвентаризацию создается на самом ТСД, а потом выгружается в учетную программу. Порядок действий такой же, как и при сверке по заданию. Доступны те же операции: списание, фотофиксация и т. д. В форме документа можно указать МОЛ, место хранения и ввести комментарий. Будет сформирован список ОС, соответствующий выбранным параметрам.
Далее сотрудник по очереди сканирует все закрепленные за ним объекты в помещении. Если в ходе проверки он обнаруживает имущество, которое за ним не числится, программа предложит сменить МОЛ и добавить этот объект в текущее задание. То же самое касается и помещений. Если обнаружен объект, который не закреплен за этим местом, значит произошло перемещение. Вы можете подтвердить эту операцию и добавить ОС в документ.
При загрузке описи в «1С:Бухгалтерия» можно отметить галочкой «Создавать перемещение» и «Создавать списание». Система загрузит результаты сверки и автоматически сформирует нужные документы.
Таким образом, DM.Invent позволяет максимально сократить участие человека при проведении инвентаризации и при заполнении учетных документов. Риск ошибок сводится к нулю, и вы всегда в курсе, сколько у вас активов, в каком они состоянии, где находятся и кто за них отвечает.
Оставьте заявку на нашем сайте, и мы подберем выгодное решение для учета и управления основными средствами!
