Знание точного количества товарных остатков на складе или в магазине позволяет эффективнее вести бизнес, в том числе грамотнее планировать закупки. Но реальный объем имеющейся продукции может значительно отличаться от зафиксированного в товароучетной программе. Именно для того, чтобы актуализировать информацию и узнать, сколько того или иного товара сейчас находится на складе, проводят инвентаризацию. Кроме того, такая проверка является основным способом, позволяющим контролировать сохранность имущества предприятия и проверять работу материально ответственных лиц.
Объектами инвентаризации могут быть реализуемые товары, сырье и материалы, хранящиеся на складе, основные средства предприятия, в том числе цеховое оборудование, готовая продукция, денежные средства, дебиторские и кредиторские задолженности и пр. Но, независимо от объектов инвентаризации, ее основные цели и задачи всегда будут примерно одинаковыми.
Каковы основные функции и задачи инвентаризации
В соответствии с п. 26 Приказа № 34Н от 29.07.1998 г.*, основной задачей инвентаризации является обеспечение достоверности сведений, отражаемых в бухгалтерской отчетности и бухучете. Но этим не ограничиваются вопросы, которые решают проверки такого типа.
Рассматривая, каковы основные функции инвентаризации, стоит отметить следующие:
- контроль за сохранностью основных средств, материальных ценностей и наличных денег на предприятии;
- обнаружение продукции и материалов, которые не соответствуют установленным стандартам качества;
- выявление недостачи или излишков приобретенных или произведенных товаров, сырья для изготовления продукции;
- контроль за обоснованностью дебиторской и кредиторской задолженности;
- сопоставление фактического количества товаров и другого имущества с данными бухгалтерской отчетности.
Инвентаризация позволяет проконтролировать сохранность продукции и основных средств компании, выявить «неходовые» и просроченные товары, упорядочить складское хозяйство и привести бухгалтерскую отчетность в соответствие фактическим сведениям.
Еще одна из основных функций инвентаризации — исключить правонарушения и злоупотребления своими полномочиями персоналом компании. Периодические проверки позволяют своевременно выявлять факты хищения или порчи имущества и быстро находить лиц, виновных в данных проблемах.
Какие цели инвентаризации являются основными и как их достигают
Если говорить о том, какая цель инвентаризации является основной, то можно утверждать, что это — удостовериться, что фактически имеющиеся на предприятии товары, материалы и основные средства соответствуют данным, указанным в бухгалтерской отчетности. Ведь реальное количество продукции или основных средств может существенно отличаться от зафиксированного в товароучетных программах. И причины для этого могут быть самые разнообразные — от ошибки при внесении данных в программу до правонарушений со стороны сотрудников компании.
При углубленном изучении вопроса инвентаризации можно сказать, что к ее основным целям относятся:
- определение фактического имущества предприятия;
- выявление точного объема сырья и материалов, использованных в производстве;
- проверка полноты и правильности отраженных в бухгалтерской отчетности сведений;
- выявление излишков или недостатков продукции и основных средств;
- контроль за сохранностью продукции, соблюдение правил ее хранения или эксплуатации;
- списание изношенных или непригодных для работы основных средств.
С изменением целей инвентаризации будет корректироваться и ее периодичность. Например, при необходимости подтвердить правильность годовой бухгалтерской отчетности проверка материальных ценностей проходит в ноябре-декабре (перед составлением документации за текущий год). Если же смысл подобного контроля — предотвращение хищения продукции, то проводятся внезапные проверки, а также ревизии по заранее установленному руководителем графику или при смене материально ответственного сотрудника.
В обязательном порядке к инвентаризации обращаются при следующих условиях:
- в момент передачи имущества организации другому собственнику (при аренде, продаже и т. д.);
- перед составлением предусмотренных законом отчетных документов (ежегодно при работе над годовой бухгалтерской отчетностью, раз в 3 года для подтверждения наличия основных средств, раз в 5 лет для проверки библиотечных фондов);
- при передаче дел другому материально ответственному лицу (при увольнении сотрудника, его переводе на другую должность и пр.);
- при подозрении или установлении факта хищения товаров, сырья, материалов или основных средств, при порче материальных ценностей;
- при возникновении обстоятельств непреодолимой силы (пожар, наводнение, землетрясение и пр.);
- при реорганизации или ликвидации предприятия;
- при смене руководителя подразделения, управления или отдела, если на предприятии есть коллективная материальная ответственность.
На небольшом предприятии инвентаризацию можно сделать вручную — с бумажной ведомость пройтись по всем отделам и установить соответствие или несоответствие документации фактическим данным. В крупной же компании такая сверка займет огромное количество времени и с большой долей вероятности будет недостаточно точной. Ведь чем больше объем монотонной работы у сотрудника, тем быстрее он устанет и начнет делать ошибки.
Минимизировать влияние человеческого фактора и исключить механические ошибки позволит автоматизация инвентаризации. Для этого следует использовать технологию штрихкодирования продукции и основных средств или нанесение на них RFID-меток, а также приобрести устройство для считывания маркировки и установить на него соответствующее программное обеспечение.
Оборудование для автоматизации инвентаризации
Чтобы «уйти» от ручной инвентаризации и автоматизировать работу, нужно промаркировать все объекты учета в компании. Для этого чаще используют клеящиеся этикетки со штрихкодами, которые можно самостоятельно распечатать на специальном принтере.
Считывать подобную маркировку можно при помощи обычного смартфона или терминала сбора данных. Выбор оборудования напрямую зависит от условий предприятия и количества материальных ценностей, которые подлежат инвентаризации.
К примеру, в небольшом офисе, где нужно лишь проверить соответствие инвентарных номеров компьютеров, телефонов, микроволновки и т.д. имеющимся данным, достаточно будет и обычного смартфона со встроенной камерой или подключенным к нему сканером. А вот на складе или в магазине без ТСД — специализированного оборудования, которое подходит не только для инвентаризации, но и для оптимизации других бизнес-процессов, — уже не обойтись.
Терминал за счет своей эргономики обеспечивает нужную скорость работы и комфорт при длительном использовании. К тому же, многие ТСД обладают высоким уровнем защиты от пыли, влаги и механических повреждений, в том числе и от падений с небольшой высоты (до 2-3 м). В то же время обычные смартфоны зачастую перестают работать после попадания под мелкий дождь, непродолжительной эксплуатации в запыленном помещении или слабого удара об бетонный пол.
Еще одно отличие ТСД от смартфонов — быстродействие. Мобильные терминалы созданы именно для того, чтобы сканировать метки с продукции, распознавать их и отображать на экране информацию, зашифрованную в штрихкодах. Поэтому и справляются с данными функциями они значительно быстрее, чем обычные телефоны.
Как провести инвентаризацию, используя ПО DM.Invent
Какое бы оборудование в вашей компании не использовалось (терминалы сбора данных или мобильные телефоны), без специализированного ПО при учете материальных ценностей оно будет не полезнее записной книжки. Чтобы полностью автоматизировать проведение инвентаризации вам потребуется программное обеспечение.
DM.Invent — программное решение, которое:
- помогает проводить учет основных средств и контролировать работу материально ответственных лиц;
- умеет работать со штрихкодами и RFID-метками (модуль RFID), что позволяет использовать данное ПО на складах и в магазинах при получении, отгрузке и продаже маркированной продукции (лекарственных средств, табака, алкоголя, обуви, шуб, покрышек и шин, фотоаппаратов и пр.);
- ускоряет проверку имущества в бизнес-центрах при смене арендаторов, назначении новых руководителей и т. п., а также предусматривает фотофиксацию подотчетных ценностей и позволяет указывать причину списания основных средств.
Программа DM.Invent может быть установлена на любое мобильное устройство под управлением OS Android версии 4.0 или выше со встроенным сканирующим модулем или подключенным по USB или Bluetooth внешним сканером. По умолчанию ПО работает со штрихкодами и позволяет проводить не только учет, но и маркировку материальных ценностей.
Для работы с RFID-считывателем нужно загрузить дополнительный программный модуль DM.Invent RFID, позволяющий подключить оборудование и начать его использовать. Такое расширение ПО даст возможность проводить инвентаризацию на расстоянии, получая информацию с радиочастотных меток, которыми будут оснащены основные средства, товары и прочие ценности. Также с помощью DM.Invent RFID можно осуществлять поиск объекта по метке и привязывать ее к нему.
Делимся проектом, в котором мы автоматизировали учет и инвентаризацию основных средств в ресторане «Ривьера».
Работа с DM.Invent не требует знаний основ программирования или других особых навыков. Чтобы настроить ПО в соответствии с особенностями вашего бизнеса, достаточно поставить «галочки» напротив нужных вам опций и сохранить внесенные изменения. Также не потребуется совершать дополнительные действия для интеграции DM.Invent с 1С и другими товароучетными программами. Открытый формат обмена данных позволяет сделать это автоматически, без загрузки каких-либо программных модулей и конфигураций.
Каковы основные этапы проведения инвентаризации
Процедура проведения инвентаризации должна соответствовать методическим указаниям, утвержденным Приказом № 49 от 13.06.1995 г.*, и включать в себя пять основных этапов.
- Подготовка. Включает оформление приказа о проведении инвентаризации, сбор инвентаризационной комиссии и представление ее членам сведений, касающихся основных фондов и другого имущества предприятия, а также материально ответственных лиц.
- Проведение проверки. Участники инвентаризационной комиссии и лица, ответственные за сохранность материальных ценностей, определяют фактическое наличие и состояние имущества и коммерческих договоренностей.
- Опись имущества. Результаты проверки заносят в инвентаризационные акты. Для используемых основных средств организации, арендованной и хранимой продукции, прочих изделий составляется отдельная документация.
- Анализ полученных сведений. Актуальные данные сравнивают с информацией из бухгалтерской отчетности. При наличии несоответствий составляют ведомость, в которой указывают причины нестыковки.
- Актуализация бухгалтерской отчетности. После проведения инвентаризации обновляют данные бухучета. В учетную программу или бумажную документацию вносят реальные данные, полученные вследствие проведения проверки.
В некоторых случаях порядок проверки несколько отличается от описанного выше. Но, каковы бы ни были основные этапы проведения инвентаризации, большую часть из них всегда можно автоматизировать при помощи обычных смартфонов или терминалов сбора данных. Так внесение результатов проверки в систему (товароучетную программу), сравнение устаревших и новых сведений и актуализацию бухгалтерской отчетности ТСД (при наличии соответствующего программного обеспечения) легко могут выполнять самостоятельно.
Основные виды инвентаризации
В бухгалтерском учете принято делить основные виды инвентаризации в соответствии с определенными критериями. К примеру, с типом проверяемой продукции, частотой подобных ревизий, степенью охвата и методами проведения, обязательностью процедуры и пр.
- В соответствии с необходимостью проведения инвентаризации разделяют на обязательную, предусмотренную действующими на предприятии нормативными документами, и внеплановую, инициированную руководителем компании или начальником отдела, проверку.
- В зависимости от количества проверяемого имущества проводят полную или частичную инвентаризацию. Первая требуется перед составлением годовой отчетности, поэтому включает определение фактического наличия и состояния не только собственного имущества компании, но и арендованных, принятых на переработку, ответственное хранение или утилизацию материалов и изделий. Вторая предполагает, что в процессе проверки инвентаризационная комиссия будет рассматривать только отдельные виды материальных ценностей или финансовых обязательств предприятия.
- По способу проведения выделяют натуральную и документальную проверку. В первом случае имеют в виду, что инвентаризационная комиссия будет взвешивать, измерять и подсчитывать все объекты контроля. Во втором — анализу подвергнется только документация, которая тем или иным способом подтверждает наличие определенного имущества в компании.
- При наличии строгого графика инвентаризации, утвержденного руководителем предприятия, проводят плановую ревизию. При этом сроки ее выполнения имеют подтверждение в учетной политике предприятия на текущий год. Если же инвентаризационная проверка является дополнительным способом контроля при непредусмотренных ранее обстоятельствах, таких как увольнение ответственного сотрудника, стихийные бедствия и пр., то ее считают внеплановой.
Кроме того, вне зависимости от вида, инвентаризация может быть собственной, проводимой силами самой компании, или независимой, делегированной незаинтересованным лицам. Так как предполагают, что в первом случае оценка может быть необъективной, а во втором скорее всего возникнут сложности в понимании тонкостей работы компании, то оптимальной считают совместную инвентаризацию. Она предполагает, что в инвентаризационной комиссии будут участвовать как сотрудники предприятия, так и привлеченные со стороны специалисты.
Что нужно помнить об основных понятиях инвентаризации
Основное назначение инвентаризации как метода контроля — это проверка наличия продукции и имущества предприятия в соответствии с имеющейся отчетной документацией. Кроме этого, подобная ревизия позволяет выявить, в каком состоянии находятся основные средства, соблюдаются ли условия хранения товаров и эксплуатации используемого оборудования, насколько хорошо материально ответственные лица справляются со своими обязанностями.
Но чтобы инвентаризация не вызывала проблем и проводилась в строгом соответствии с установленными в компании правилами, ее необходимо модернизировать — отказаться от ручной сверки и перейти к применению современных технических средств и программных решений. Мы поможет подобрать оборудование, полностью соответствующее вашему бизнесу, подробно расскажем о его настройке и вариантах использования.
Ссылки на материалы, законы, постановления, использованные в статье:
