Кроме учета товаров, штрихкодирование широко применяется для управления активами предприятий. Идентификация имущества по штриховым кодам позволяет быстро и просто проводить инвентаризацию. Расскажем подробно, как организовать этот процесс и какое программное обеспечение в этом поможет.
Учет основных средств на предприятии
К основным средствам (ОС) компании относятся принадлежащие ей здания, транспорт, оборудование, инструменты и прочее имущество, используемое для получения прибыли. Объект может быть отнесен к ОС, если он:
- предназначен для изготовления товаров, оказания услуг или создания иных продуктов для реализации или обеспечения деятельности предприятия;
- создан для длительной эксплуатации (не менее года);
- используется компанией для извлечения дохода, но не предназначен для продажи.
Учет ОС состоит в контроле фактического наличия, перемещения, состояния и степени их износа. С ним связаны мероприятия по ремонту, техническому обслуживанию и модернизации активов, состоящих на балансе компании. Небрежность и ошибки учета основных средств ведут к путанице в документах, убыткам и даже финансовым взысканиям со стороны контролирующих органов.
Инвентаризация основных средств: когда и с какой целью
Согласно п. 3 ст. 11 Закона № 402-ФЗ* и п. 27 Приказа Минфина № 34н*, инвентаризация на предприятии обязательно проводится перед составлением годового бухгалтерского отчета, то есть не реже, чем раз в год. Но в отношении ОС допускается ее проведение раз в 3 года. Внеочередная инвентаризация основных средств должна быть проведена в следующих ситуациях:
- смена сотрудников, ответственных за ТМЦ;
- выявление повреждения или кражи имущества;
- ущерб от пожара, другого чрезвычайного события;
- иные случаи на усмотрение руководства.
Назначение инвентаризации основных средств состоит в выяснении:
- реального наличия активов;
- соответствия фактического количества ОС данным документов бухгалтерского учета;
- пригодности объектов к эксплуатации, их технического состояния.
Проверка помогает вовремя обнаруживать повреждения, утрату и хищения активов, а также выступает как дополнительный стимул укрепления дисциплины и внимательного отношения сотрудников к хранению и использованию ОС. Инвентаризация основных средств имеет еще одну цель — эффективное управление имуществом предприятия. На основе полученных сведений о состоянии объектов руководство решает: требуется ли замена, стоит ли проводить модернизацию оборудования или ремонт зданий.
Если в компании правильно налажен учет, инвентаризации основных средств проходят без затруднений. Проведенная проверка обеспечит компанию актуальной информацией об остатках, позволит выявить недостачи, излишки или пересортицу, установить факты хищений и злоупотреблений персонала.
Согласно Приказу Минфина № 49*, регламентирующему порядок и время проведения инвентаризации основных средств, руководитель компании издает приказ о ревизии с указанием состава комиссии и сроков проведения. Порядок проверки включает ряд этапов.
- Подготовка документов и формирование комиссии.
- Проверка, в ходе которой уполномоченные сотрудники находит и осматривают активы, числящиеся на балансе предприятия, фиксирует сведения о них в специальной описи.
- Итоговая сверка. Сведения, внесенные в опись, сопоставляются с данными бухгалтерских документов. Расхождения фиксируются в сличительной ведомости, неучтенные в прошлом позиции поступают на баланс компании.
Эта громоздкая процедура традиционно производилась с помощью ручного пересчета, что было связано с ошибками и привлечением многих сотрудников.
Порядок проведения инвентаризации основных средств
Штрихкодирование ОС позволяет проводить проверки намного проще. На практике инвентаризация основных средств по штрихкодам проходит следующим образом:
- Каждый объект ОС компании снабжается этикеткой с идентификатором. Как правило, в качестве штриховых кодов используются инвентарные номера, которые формируются в при вводе объекта в эксплуатацию.
- Подготовка исходных данных сводится к загрузке на ТСД списков ОС с указанием кодов из 1С или другой программы учета.
- Член комиссии обходит места размещения активов компании и с помощью ТСД считывает штрих-коды с отдельных позиций — так устройство накапливает сведения о фактически имеющихся ОС.
- По окончании проверки информация из терминала сбора данных выгружается в итоговый бухгалтерский документ, формируемый системой учета.
В отличие от инвентаризации товаров, при проверке основных средств в описи фиксируют состояние, местонахождение активов, обязательно указывают материально ответственных сотрудников. Полученные сведения используют для анализа и действий по управлению активами.
Штрихкодирование основных средств
Для организации учета активов по штриховым кодам потребуются терминал сбора данных (ТСД), подключенный к 1С или иной управляющей программе, а также принтер, который будет печатать этикетки.
Штрихкодирование ОС предприятия проводится следующим образом. Принтер этикеток подключают к стационарному компьютеру, на котором запускают софт, позволяющий печатать штрих-коды. Иногда это элемент управления 1С, но в типовых конфигурациях программы функция печати штриховых кодов может отсутствовать. По этой причине лучше пользоваться обработкой специализированного софта для инвентаризации ОС — DM.Основные средства.
Выводить этикетки на печать можно на любой подключенный принтер, в том числе термотрансферный. Такой способ печати применяется, если необходимо штрихкодирование долговечными этикетками. Готовые стикеры со штрихкодами наклеиваются на соответствующие объекты.
Теперь можно выгружать на ТСД списки ОС, подлежащих инвентаризации, а по окончании пересчета — передавать в учетную систему данные для формирования итоговых документов проверки.
Программное обеспечение DataMobile для проведения инвентаризации
Проведение инвентаризации основных средств станет проще и быстрее со специализированным софтом, установленным на ТСД. Рекомендуем использовать решение DM.Основные средства из линейки программных продуктов DataMobile, созданное для учета ОС.
DM.Основные средства
Софт разработан для учета активов предприятий. Программное решение состоит из двух лицензий:
- DM.Invent — приложение для проведения инвентаризации ОС;
- DM.ТОИР — софт для управления ремонтами и сервисным обслуживанием, позволяет автоматизировать труд ремонтников и обходчиков.
Обе лицензии работают как вместе (устанавливаются на одно устройство), так и по отдельности (независимо друг от друга). ПО DM.Основные средства подходит для подключения дополнительного программного модуля RFID для учета активов по радиочастотным меткам.
DM.Invent: приложение для инвентаризации ОС
Назначение программного решения DM.Invent — проведение инвентаризации основных средств в короткий срок с минимальными трудозатратами. Функции DM.Invent:
- инвентаризация основных средств, включая малоценные;
- списание бракованного имущества с пояснением причин;
- фотофиксация состояния актива;
- указание места расположения объектов и материально ответственных лиц;
- формирование плана и факта проверки с цветовой индикацией объектов: ОС, прошедшие инвентаризацию, отмечаются зеленым цветом, а не прошедшие — красным;
- штрихкодирование ОС, формирование этикеток с идентификаторами, вывод на печать.
Используя встроенные фильтры, приложение формирует выборки по местам хранения активов, подразделениям компании и материально ответственным сотрудникам.
DM.Invent предназначен для установки на ТСД или другие мобильные устройства на Android, совместим с распространенными конфигурациями 1С. Приложение ускоряет поиск активов и фиксацию сведений в описи. Как следствие, инвентаризация ОС проводится быстро, без ошибок и с минимальным привлечением персонала, используя преимущества, которые предоставляет штрихкодирование основных средств.
Ссылки на документы, упомянутые в статье:
- Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
- Приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»
- Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»
