Инвентаризация основных средств: правила, сроки и автоматизация

Каждое юридическое лицо владеет основными средствами — материальными ценностями, недвижимостью и финансовыми активами, которые помогают компании оказывать услуги или изготавливать продукцию. По закону Российской Федерации они подлежат учету и облагаются налогами.

В процессе жизнедеятельности компании основные средства могут быть проданы, приобретены, сданы в аренду. Некоторое оборудование выходит из строя, а другое, наоборот, возвращается в работу после ремонта или модернизации. Кроме того, для расчета стоимости всех инструментов, техники, зданий и сооружений применяется амортизация. Это означает, что балансовая стоимость имущества компании — величина непостоянная.

Чтобы отчеты налоговым органам были составлены правильно, вся информация в них должна соответствовать фактическому положению вещей. По этой причине в каждой компании должна своевременно производиться плановая инвентаризация основных средств.

Ускорим проведение инвентаризации основных средств в десятки раз. Бесплатная консультация!

Цели проведения инвентаризации основных средств

Инвентаризация ОС может решать сразу несколько одинаково важных для компании задач. К одной из основных целей инвентаризации относят обеспечение сохранности ТМЦ (товарно материальных ценностей) и других активов компании. Проверка выявляет факты утраты (повреждения, кражи) имущества, позволяет предотвратить подобные неприятные случаи. Ревизия дисциплинирует персонал, повышает ответственность сотрудников за сохранность вверенных им ценностей.

Еще одна цель инвентаризации — грамотное управление активами. Проверка показывает, в каком состоянии находятся основные средства, сколько их, могут ли они продолжать выполнять свои функции или требуется замена. Активы, которые находятся на балансе, но не используются компанией, могут сдаваться в аренду или быть проданы, чтобы не переплачивать в казну. По итогам инвентаризации руководство организации может принять взвешенное решение о переоборудовании и дооснащении производства, о капитальном ремонте зданий, о реструктуризации задолженностей.

Важно соблюдать правила и предписания регулирующих органов. Следование нормативным актам, регламентирующим ведение бухгалтерского учета, исключает путаницу и беспорядок в документации компании, а значит гарантирует отсутствие претензий со стороны налоговой инспекции.

Когда и как часто проводится инвентаризация основных средств

Чтобы знать, как часто компаниям предписано проводить инвентаризацию основных средств, нужно изучить ряд нормативно-правовых документов, регулирующих этот вопрос. Мы ценим ваше время, поэтому заранее подготовили для вас список этих документов, он приведен в конце статьи.

Закон гласит, что обязательная инвентаризация основных средств должна проводиться не реже одного раза в три года. Первое лицо организации вправе издать распоряжение о ежегодных проверках, если это необходимо.

Периодичность проведения инвентаризации основных средств в зависимости от типа инвентаризации

Различают несколько типов инвентаризации, каждый из которых проводится в определенное время, преследует конкретные цели, имеет свои особенности.

По графику проведения инвентаризация ОС бывает:

плановая. Это обязательная проверка, она проводится каждые три года, а в случае с библиотечными фондами — каждые пять лет;
внеплановая. Такая инвентаризация основных средств обязательно проводится в случае экстремальных ситуаций, например, пожаров и наводнений. Также внеплановая проверка инициируется налоговыми органами, если у них возникают сомнения в точности предоставляемых отчетов;
инициативная. Проводится по указанию руководства компании без привязки к основному графику плановой проверки. Ревизия основных средств может быть инициирована сотрудниками организации, если в документах юридического лица закреплена коллективная материальная ответственность.

Если инвентаризация проходит одновременно во всех отделах организации и захватывает все группы ОС, она называется сплошной или полной. Когда для проверки выбирается какой-то один класс основных средств или конкретный отдел в компании — инвентаризацию называют выборочной или частичной.

От способа проведения зависит другая типология инвентаризации основных средств. Она может быть:

натуральной. Заключается в механическом пересчете активов и ТМЦ, включаемых в баланс предприятия. Проводится без отрыва от документальной инвентаризации;
документальной. Состоит в выверке документов, подтверждающих наличие всех видов ОС компании и финансовых обязательств. Осуществляется параллельно натуральной инвентаризации;
ручной. Для проверки используются бумажные инвентаризационные ведомости. Инвентарные номера и другие данные вводятся вручную. Такая проверка отнимает много времени. Существует риск ошибок;
автоматизированной. Проводится с помощью оборудования для маркировки и специализированного приложения (например, DM.Invent) быстро, без ошибок, малым количеством персонала.

Для оценки качества инвентаризации ОС руководство может назначить контрольную инвентаризацию, чтобы выявить возможные манипуляции с результатами и недостоверную информацию. Когда к плановой проверке предъявляются претензии, обнаруживаются грубые нарушения, фальсификации — проводят повторную инвентаризацию основных средств.

Что рекомендуется проверить до начала инвентаризации основных средств

К инвентаризации нужно предварительно подготовиться. Это сократит время ее проведения, убережет от ошибок и повторных проверок. Перед ревизией рекомендуем сделать следующее:

Проверьте состав инвентарной комиссии и списки рабочих групп. Не входят ли туда люди, несущие материальную ответственность, чьи отделы проверяются?
Подтвердите присутствие всех членов, входящих в инвентарную комиссию. Отсутствие хотя бы одного человека — основание для того, чтобы признать результаты инвентаризации недействительными.
Уточните, получены ли последние приходники и расходники, отчеты о движении ТМЦ. Их визируют на дату, предшествующую проверке. Убедитесь, что все полученные ценности зарегистрированы, а выбывшие — списаны, чтобы бухгалтерия определила полный реестр имущества до того, как комиссия приступит к инвентаризации.
Обеспечьте инвентарную комиссию рабочей силой, контрольно-измерительной техникой, оборудованием для автоматического учета ОС.
Проверьте, в порядке ли документация: инвентарные карты (форма ОС-6), книги учета, описания, техпаспорта, акты приемки-передачи имущества. Исправления и корректировки вносятся в документацию до начала инвентаризации.

Особенность проведения автоматизированной инвентаризации основных средств заключается в том, что вам не требуется заранее корректировать маркировку имущества. Вы можете создавать, распечатывать, наносить и регистрировать штрихкоды или RFID-метки на основные средства непосредственно в процессе переучета. Тогда же нечитаемые штрихкоды заменяются новыми, что очень удобно.

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Основным нормативным актом, устанавливающим сроки, периодичность и порядок инвентаризации основных средств, является Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 *. Согласно ему, руководство компании дает поручение о проведении инвентаризации, определяет сроки, утверждает состав членов комиссии и рабочих групп (они формируются, когда предстоит много работы).

Этапы проведения инвентаризации основных средств

Этап подготовки. Происходит подготовка документации, создают комиссию, издают распоряжения и приказы, подытоживают бухгалтерские данные. Руководитель определяет, сколько может длиться инвентаризация основных средств, какими силами будет реализовываться.

Этап инвентаризации. Задача комиссии — найти и изучить объекты, находящиеся на балансе организации. Нужно не только внести их полное название в инвентарную опись. Туда же записывают инвентарные номера, местоположение, назначение, технические данные и общее состояние основного средства. Документы, подтверждающие владение земельными участками, зданиями, водоемами, сооружениями и другим имуществом тщательно проверяются. Если проверка длится несколько дней, то в нерабочее время помещения опечатываются, а инвентаризационные списки помещаются в сейф. Так же поступают, когда комиссия уходит на обеденный перерыв.

Этап сверки результатов. В процессе инвентаризации члены комиссии сравнивают фактическую информацию из описи ИНВ-1 со сведениями из бухгалтерских реестров. Когда сверка выявляет расхождения, эти позиции заносятся в сличительную ведомость ИНВ-18. Неоприходованные объекты ставят на баланс. Если благодаря модернизации или из-за износа имущество изменило свои свойства и балансовую стоимость, то в ведомость вносятся соответствующие правки. Результатом инвентаризации будет верная и полная информация о состоянии ОС компании.

Инвентаризация основных средств заключается не только в механическом пересчете объектов, но и в регистрации случаев повреждения имущества, кражи, утраты. Руководитель предприятия имеет право обратиться в полицию для возбуждения уголовного или административного дела, чтобы найти виновных и возместить убытки.

Проведение инвентаризации основных средств с помощью ПО DM.Invent

До недавнего времени ручной учет имущества был единственным способом проведения инвентаризации. Но теперь все изменилось. Инвентаризация основных средств по новым стандартам выполняется при помощи специального оборудования и соответствующего ПО.

DM.Invent — программный продукт, разработанный для автоматизированной инвентаризации ОС. Софт позволяет не только вести учет имущества компании, но и помогает в кратчайшие сроки проводить сверку ТМЦ. Хотелось бы в двух словах рассказать, каковы особенности инвентаризации основных средств с применением ПО DM.Invent.

Наше программное решение отличается интуитивно понятным интерфейсом и удобными функциями. Процесс работы с программой выглядит так:

Войдите в систему под своими учетными данными.
Отсканируйте штрихкод ОС.
На экране отобразится наименование основного средства, МОЛ (материально ответственное лицо), закрепленное за ним место хранения, и дата проведения инвентаризации.
Если имущество требуется списать с баланса, сделайте отметку в соответствующем поле формы. Сюда же добавьте фото и комментарий, поясняющие причину списания.
Перейдите к сканированию штрихкода на следующем объекте.
По завершении автоматизированной инвентаризации выгрузите результат с терминала сбора данных в 1С или другую систему, которая используется в вашей компании.

Если требуется внести дополнительную информацию по уже отсканированному основному средству, вернитесь к нему путем повторного считывания штрихкода. После корректировки сведений продолжайте инвентаризацию.

Важно уточнить, проводится ли автоматизированная инвентаризация основных средств впервые. Если до этого организация не вела учет при помощи кодировки, то сначала нужно создать и распечатать для каждого основного средства собственный штрихкод. Это займет чуть больше времени, зато последующие ревизии будут производиться в разы быстрее.

Модуль RFID для DM.Invent

3 600 ₽

Преимущества ПО DM.Invent

Кто хотя бы раз вручную проводил годовую инвентаризацию основных средств, знает, как это долго, нудно, сложно. Но если внедрить в этот процесс DM.Invent, проверка пройдет в десятки раз быстрее и легче.

ПО DM. Invent обладает рядом преимуществ:

в ПО DM.Invent предусмотрена возможность назначать на определенный объект материально ответственное лицо, привязывать имущество к помещению, добавлять к каждому ОС фотографию;
программа фиксирует несовпадения между документальным и действительным наличием ОС, позволяет в реальном времени просматривать план-факт инвентаризации, где расхождения обозначены цветом. В приложении установлены фильтры, которые делают выборки по МОЛ, помещению, подразделению, отсканированным и не отсканированным объектам;
с DM.Invent легко осуществлять списание прямо в процессе проверки. Достаточно поставить галочку в форме и привязать фотографию имущества с комментарием, указывающим причину списания;
наше программное обеспечение работает как со штрихкодами, так и с RFID-метками. При использовании лицензии RFID предусмотрен визуальный поиск определенного ОС. С ним удобно создавать и распечатывать маркировочные этикетки на мобильном принтере прямо по ходу ревизии;
ПО DM.Invent совместимо с самыми используемыми конфигурациями 1С: Бухгалтерия; Бухгалтерия Государственного учреждения; Управление предприятием; Управление Холдингом и другими платформами товароучета.

Программное решение DM. Invent значительно ускоряет процесс инвентаризации ОС за счет экономии времени на поиске объектов и введении в опись необходимой информации. В результате инвентаризация не требует участия большого количества сотрудников и проводится без ошибок.

Оборудование, необходимое для инвентаризации основных средств

В качестве устройств, работающих с программным обеспечением DM.Invent можно использовать терминалы сбора данных, смартфоны или планшетные компьютеры на Android версии 5.0 и выше. Если обязательная инвентаризация основных средств проводится с помощью мобильного телефона, для чтения кодировки вы можете подключить внешний сканер штрихкода через USB разъем или с помощью Bluetooth. Передача данных между учетной системой и DM.Invent происходит пакетами и может осуществляться как через Wi-Fi сеть, так и через USB соединение.

Вместо штрихкода, для автоматизированного учета и инвентаризации основных средств могут использоваться RFID-метки. Для работы с ними необходимо приобрести RFID-терминал (считыватель) и принтер с модулем RFID, который кодирует и верифицирует радиочастотные метки.

Подберем RFID-считыватель для вашего бизнеса за 5 минут. Доставка по всей РФ!

Особенности инвентаризации основных средств с помощью системы RFID

Если компания работает с радиочастотной системой идентификации RFID, инвентаризация основных средств может инициироваться так часто, как этого требуют обстоятельства. Она не отнимет много времени и сил у сотрудников.

Особенность радиочастотных меток заключается в том, что они читаются на большом расстоянии. Членам комиссии не нужно сканировать каждый объект в отдельности. Проверка в небольшой комнате может занять несколько секунд. Одно нажатие на курок RFID-считывателя, и метки определяются сразу со всех объектов, находящихся в помещении.

Чтобы работать с RFID-метками, выбирайте версию DM.Invent RFID. С ней вы без труда найдете определенное ОС среди другого имущества, самостоятельно запишете RFID-метки и привяжете их к карточке товара.

RFID-принтер POSTEK G2000e

163 259 ₽

Оформление инвентаризации. Какие документы составляются в процессе инвентаризации основных средств?

Грамотное документальное сопровождение инвентаризации — залог того, что у налоговых органов не возникнет лишних вопросов к компании, а в случае судебных разбирательств, сумма ущерба будет определена правильно.

Независимо от того, в каких случаях и как часто проводится инвентаризация основных средств, необходимо соблюдать все требования законодательства к правилам и порядку осуществления проверок, а также к документальному сопровождению аудита:

какие бы ни были причины инвентаризации основных средств — ревизия проводится по прямому распоряжению руководства, которое фиксируется на бланке № ИНВ-22. Этим приказом регулируются: время и порядок проведения проверки, объекты инвентаризации, разъясняется ее причина, утверждается поименный состав комиссии;
базовым документом является инвентаризационная опись по форме № ИНВ-1;
несоответствия между реальностью и сведениями, взятыми из бухгалтерского учета, вносятся в сличительную ведомость № ИНВ-18. Эта бумага составляется в двух экземплярах. Первая копия остается у МОЛ, а вторая хранится в бухгалтерии;
результаты инвентаризации отражаются в итоговой ведомости № ИНВ-26.

Если вы используете в работе ПО DM.Invent, то программа автоматически создаст инвентаризационную опись и сличительную ведомость. Кроме этого, приложение самостоятельно формирует перемещения и списания ОС. После выгрузки сводных данных в товароучетную систему, останется лишь грамотно оформить в двух экземплярах ведомость учета результатов (ИНВ-26). Один экземпляр предназначен отделу, где была проверка, а второй остается в бухгалтерии.

Время — это ресурс, который невозможно восполнить. Поэтому руководители стремятся оптимизировать рутинные бизнес-процессы, например, такие как инвентаризация. Они знают, чтобы сберечь время и силы сотрудников компании, инвентаризация основных средств должна проводиться в автоматическом режиме. Для этого требуется оборудование и специализированное программное решение. DM.Invent позволяет инвентаризировать основные средства быстро, без ошибок, силами нескольких человек, не отвлекая коллектив от прямых обязанностей, избегая повторных ревизий и претензий со стороны налоговых органов.

Подберем оборудование для инвентаризации ОС под ваш бюджет.

Список нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок и сроки проведения инвентаризации ОС: