Использование бумажных ведомостей для учета часто сопровождается ошибками, требует значительных затрат времени и труда. Однако современные технологии позволяют автоматизировать этот процесс. Расскажем, как организовать инвентаризацию имущества, используя ТСД (терминал сбора данных) и мобильное приложение DM.Invent, поговорим об интеграции решения с «1С».
Автоматизация процесса инвентаризации имущества: что для этого нужно
Основа автоматизации процесса инвентаризации — правильная маркировка имущества предприятия. Каждый объект получает уникальный идентификатор, информация о нем заносится в единую систему. Штрихкодирование — доступный и универсальный способ, а RFID-технология удобна для бесконтактного считывания, особенно при работе с большим количеством объектов.
Для считывания идентификаторов используют терминалы сбора данных. Это компактные мобильные устройства со встроенным 2D-сканером или RFID-считывателем. ТСД значительно ускоряют процесс инвентаризации по штрих-кодам, избавляя от ручного ввода данных и ошибок, неизбежных при учете с использованием бумажных ведомостей. Однако для того, чтобы устройства могли сопоставлять данные, выявлять расхождения и формировать итоговые документы, необходима программа для инвентаризации, например, DM.Invent.
Это мобильное приложение, разработанное для терминалов сбора данных, смартфонов и планшетов на Android. При работе совместно с программным модулем RFID быстро идентифицирует объекты с радиометками, значительно ускоряя процесс учета.
Внедрение системы штрихкодирования подразумевает присвоение каждой учетной единице идентификатора, который затем будет считан с помощью ТСД. В результате сканирования штрих-кода пользователь получает информацию об объекте (наименование, серийный номер, место хранения и пр.). Для печати наклеек с идентификаторами используют специальный принтер этикеток. Если применять для проведения инвентаризации имущества радиочастотные метки, понадобится RFID-считыватель.
Автоматизация инвентаризации в «1С» с ТСД и ПО DM.Invent
Использование «1С» для учета основных средств (ОС) — стандартное решение для большинства организаций. Программа DM.Invent интегрируется с типовыми конфигурациями ПО, например, с «1С:Бухгалтерия 8.3» или «1C:ERP Управление предприятием». С помощью нее можно:
- идентифицировать объекты по штрих-кодам или RFID-меткам (при подключении дополнительного программного модуля);
- выполнять инвентаризацию основных средств по готовому заданию на основе данных из учетной системы или документу, созданному непосредственно на устройстве;
- списывать ОС, указывать причину выбытия;
- фиксировать текущее состояние имущества с помощью фотосъемки во время проведения инвентаризации;
- закреплять за объектами материально ответственных лиц;
- отправлять на печать этикетки для маркировки основных средств.
Интеграция с «1С» позволяет избежать дублирования действий: все данные по инвентаризации сразу отражаются в учетной системе.
Программа для инвентаризации компьютеров
Функциональность программ для сверки активов позволяет использовать их в различных отраслях: на производстве, в розничной торговле, банковском секторе, складском хозяйстве и логистике. Софт DM.Invent подходит для инвентаризации и учета компьютеров в частных и муниципальных организациях. Регистрировать ПК в «1С» можно по серийным номерам, присвоенным технике на производстве, или по штрих-кодам, которые закреплены за каждой единицей при поступлении на баланс предприятия.
При обширной сети компьютеров целесообразно внедрить RFID-метки. Можно считывать сотни идентификаторов за одно сканирование, что значительно ускорит пересчет оборудования. Для работы с ними потребуется RFID-считыватель или ТСД с радиомодулем либо RFID-насадкой, а также дополнительный программный модуль RFID для DM.Invent. Применение программы для инвентаризации компьютеров сводит к минимуму ручной труд и вероятность ошибок.
Преимущества программы для проведения инвентаризации DM.Invent
Программа для инвентаризации оборудования и другого имущества DM.Invent имеет несколько плюсов:
- интуитивно понятный интерфейс;
- возможность выбора нужных опций;
- интеграция с различными учетными системами на базе «1С»;
- бесплатная техническая поддержка.
Автоматизация инвентаризации основных средств не требует значительных финансовых вложений. Достаточно приобрести оборудование и софт. Если на устройстве отсутствует встроенный сканер или камера, способная распознавать штрих-коды, используют компактный внешний считыватель, например, Newland BS10R Sepia, подключив его по Bluetooth или через USB-порт. Для софта доступны два вида лицензий:
- Бессрочная (LifeTime) — закрепляется за конкретным устройством.
- Подписка в облачном сервисе — оформляется на 1, 6 или 12 месяцев. Пользователь получает доступ к личному кабинету DMcloud для управления лицензиями.
Самый выгодный тариф — годовая подписка. Вы можете протестировать программу бесплатно, как и другие продукты, разработанные в нашей компании: ПО DataMobile для автоматизации работы складов и магазинов, софт DM.Доставка Pro для курьеров, приложение DM.Прайсчекер для микрокиосков и решение DM.ТОИР для сервисных служб.
Как работает программа для учета инвентаризации DM.Invent: пошаговый процесс
DM.Invent упрощает инвентаризацию по серийным номерам, штрих-кодам и RFID-меткам. Процесс автоматизированного пересчета учетных единиц состоит из нескольких этапов:
1. В систему «1С» загружают список объектов, подлежащих инвентаризации. Если они еще не промаркированы, программа позволяет создать на ТСД шаблон этикетки с идентификатором и отправить ее на печать.
2. Сотрудник получает задание на терминал и открывает документ*.
3. Сканирует штрих-коды или RFID-метки с объектов. Программа сравнивает отсканированные данные с информацией из системы учета, фиксируя совпадения и расхождения. В приложении реализована цветовая индикация и возможность настраивать отображение дополнительной информации о задании прямо в документе.
При необходимости можно добавить фотографии, указать состояние объекта, внести комментарии, назначить ответственное лицо или изменить местоположение основных средств.
4. Результаты передают в «1С».
*Также возможно создать документ на ТСД без предварительной загрузки задания из системы учета.
Практический кейс: автоматизация инвентаризации основных средств банка с DM.Invent
Home Credit Bank работает в Казахстане с 2005 года и входит в топ-10 крупнейших банков страны по размеру капитала. Компания располагает более чем 25 тыс. единиц ОС, включая компьютеры, оборудование и офисную технику, мебель и инструменты. Необходимо было сократить время, затрачиваемое на инвентаризацию, интегрировать специализированный софт с используемым на предприятии программным обеспечением «1С:КУФиБ».
Автоматизация учета с использованием радиочастотной технологии полностью решила поставленные задачи. Банк приобрел RFID-принтер, ТСД Chainway C72 UHF и софт DM.Invent с дополнительным программным модулем RFID.
Интеграция мобильного приложения с нетиповой конфигурацией «1С:КУФиБ» потребовала индивидуальной доработки системы, поэтому полное внедрение заняло 6 месяцев. Однако инвестиции оправдались результатами автоматизации. Эффективность учета основных средств в банке выросла: скорость инвентаризации увеличилась в несколько раз по сравнению с ручным пересчетом, исключены ошибки.
