Своевременно проведенная инвентаризация — эффективный инструмент учета, позволяющий компании избежать убытков. Ее цель — установить, соответствует ли фактическое наличие товарно-материальных ценностей (ТМЦ) данным учетной системы. Расскажем, как можно проводить инвентаризации товаров на складе быстро и просто, избежав традиционных проблем и ошибок, вызванных влиянием человеческого фактора.
Когда необходима инвентаризация склада
Инвентаризация товаров на складе решает ряд главных задач учета:
- выявление остатков ТМЦ, не отраженных в документах, излишков и недостач;
- проверка соблюдения правил хранения товаров на складе;
- контроль состояния продукции: товарный вид, срок годности или реализации, целостность упаковки; при необходимости — обоснование решения об изменении цены;
- выявление хищений и фактов порчи ТМЦ.
Порядок и особенности проведения инвентаризации на складе определяются ее причинами. Ревизия может быть обязательной, которую проводят согласно требованиям законодательства РФ*, либо вызванной инициативой руководства компании. Основные причины обязательной инвентаризации:
- подача годовой отчетности в налоговые органы, результаты ревизии становятся основой подготовки бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах и приложений к ним;
- процедура ликвидации или изменения структуры компании;
- смена владельца: передача ТМЦ в аренду, выкуп, продажа;
- ущерб от пожара, землетрясения, наводнения, других стихийных бедствий;
- выявление потери или умышленного хищения товара;
- смена материально ответственного сотрудника: заведующего складом, кладовщика, главного инженера, завхоза. В этой ситуации проверяют только отдельные товары, подотчетные конкретному работнику.
Инвентаризация склада по инициативе руководства проводится в любое время, причинами могут быть:
- сверка фактических остатков ТМЦ на конкретную дату с данными бухгалтерского учета;
- передача смены между кладовщиками;
- сверка по отдельному товару или товарной категории;
- проверка надзорными контролирующими органами.
Таким образом, инвентаризацию необходимо проводить регулярно.
Проведение инвентаризации на складе
Проверка может быть полной, когда происходит ревизия всех товаров, либо частичной. Вне зависимости от охвата выделяют три этапа процесса:
- Руководитель оформляет приказ о ревизии и назначает состав инвентаризационной комиссии.
- Созданный орган проводит пересчет ТМЦ.
- Бухгалтерия оформляет результаты.
Изучим процедуру подробно на примере полной проверки.
Порядок проведения полной инвентаризации
Полная инвентаризация — проверка наличия всех товаров и материалов компании.
При устаревшем традиционном ручном процессе проведения инвентаризации бухгалтерия готовит множество бумаг: описи, ведомости, акты. Затем инвентаризационная комиссия вручную считает товары. Полученные данные сверяются с указанными в учетных документах. Инвентаризация материалов на складе происходит таким же образом, для подсчета часто применяется взвешивание. После проверки требуется закрывать и пломбировать помещение до полного завершения инвентаризации на складе. По окончании сверки бухгалтерия оформляет результаты и факты выявленных несоответствий для подсчета убытков компании. При крупных недостачах выявляются виновные и принимаются меры по компенсации ущерба.
Полная инвентаризация — долгий и трудоемкий процесс, требующий участия ряда сотрудников. Персонал отвлекается от текущей работы, возможны сбои в приемке и отгрузке товаров, как следствие — недовольные клиенты и упущенные сделки.
Чтобы избежать негативных явлений, часто сопутствующих полной инвентаризации, применяются терминалы сбора данных (ТСД) со специализированным программным обеспечением.
Порядок проведения частичной инвентаризации
Отличие частичной или выборочной проверки — объем охвата. Учитывается только конкретный товар, отдельная товарная категория либо перечень продукции, подотчетной одному лицу. Частичная ревизия может быть проведена в минимальные сроки, если на складе организовано адресное хранение. Это — метод организации складского пространства, когда у каждого места хранения товара есть индивидуальный адрес — уникальный номер или индекс.
Как автоматизировать инвентаризацию товаров на складе
Ручной подсчет товаров — утомительный процесс, требующий много сил и времени. Ошибки, влекущие за собой повторный пересчет, практически неизбежны. Автоматизация склада поможет избежать недочетов и сократить время, затраченное на инвентаризацию, оперативно передать достоверные данные об остатках ТМЦ в 1С или иную систему управления, обеспечить успех в борьбе с хищениями и порчей товаров. Еще одно преимущество — не нужно закрывать склад на ревизию, рутинные операции приемки и отпуска товара могут идти в обычном режиме.
Для автоматизации учета применяются терминалы сбора данных с установленным специализированным программным обеспечением DataMobile.
Автоматизация инвентаризации на складе с помощью программы DataMobile
Специализированный софт, установленный на ТСД, автоматизирует весь процесс инвентаризации, убирая из него лишние бумажные документы и сокращая число участников. При этом в несколько раз повышаются скорость и точность операций. Процесс инвентаризации с DataMobile выглядит так:
- Сотрудник сканирует штрихкоды со всех товаров на складе, приложение ведет учет самостоятельно. Каждое сканирование увеличивает количество отдельных наименований товара на единицу.
- После идентификации всех ТМЦ обновленные данные с ТСД выгружаются в учетную программу, например, 1С. Инвентаризация товаров проводится быстрее и проще устаревшей процедуры: результаты пересчета автоматически сверяются с количеством в системе.
- Выгрузка данных занимает считанные минуты, создается документ «Инвентаризация».
Существенная экономия времени и сил обеспечена тем, что не нужно заранее печатать бланки, искать в них товары, вводить тысячи позиций вручную. Автоматизация минимизирует ошибки, вызванные действием человеческого фактора.
Инвентаризация склада — только одна операция из набора функций современного софта для товарного учета. Подходящий вашему бизнесу набор процессов можно выбрать из 4 версий, различающихся количеством функций. Для перехода на другую версию достаточно доплатить разницу в стоимости. Другие особенности DataMobile для удобства пользователя:
- бизнес-процессы настраиваются через выбор параметров. Не требуется привлечение программиста, надо только отметить необходимые функции из предложенного перечня;
- устанавливается на любые модели ТСД, а также смартфоны и планшеты, работающие на ОС Android версии от 5.0.1;
- приложение готово к интеграции с типовыми конфигурациями 1С «из коробки», без установки драйверов. С другими учетными программами софт работает через обмен данными в открытых форматах;
- отдельно подключается дополнительный программный модуль Маркировка, обеспечивающий учет товаров с акцизными марками и специальными кодами программы «Честный ЗНАК».
Приложение входит в Единый реестр российских программ для ЭВМ и БД, подойдет для закупок государственными компаниями.
Ссылки на материалы, законы, постановления, использованные в статье:
