Склад — неотъемлемая и важная составляющая инфраструктуры торгового предприятия. Даже если процессы на нем автоматизированы, то все равно нужно регулярно проводить инвентаризацию товаров. Проверка позволяет выявить пересорт и определить реальные остатки продукции.
В статье расскажем, как правильно провести инвентаризацию товаров на складе, сделать это быстро и свести к минимуму количество ошибок из-за действия человеческого фактора.
Зачем и когда нужна инвентаризация товаров на складе
Основной целью проведения инвентаризации является сверка фактического наличия товаров на складе с учетными данными. Кроме того, она позволяет:
- выявить неучтенные запасы, недостачи и излишки;
- проверить, соблюдаются ли правила хранения товаров;
- определить фактическое состояние продукции (не повреждена ли упаковка, не истек ли срок годности и т. д.) и при необходимости сделать их переоценку;
- установить факты хищения и порчи запасов.
Причины, по которым проводят инвентаризацию товаров на складе, указаны в таблице.
|
Обязательная |
смена заведующего, кладовщика, завхоза; реорганизация или ликвидация компании; передача товаров в аренду или их выкуп; пожар, наводнение, землетрясение и подобные ситуации; обнаружение хищения или утери некоторых товарных позиций; сдача годовой отчетности |
|
По желанию руководства с любой периодичностью |
сдача смены одного кладовщика другому; проверка наличия отдельной позиции или товарной группы; аудит контролирующими (надзорными) органами; в любых других случаях |
Обязательная проверка касается всех товаров на складе — то есть проводится полная инвентаризация. Исключение: смена кладовщика, завхоза. В этом случае в инвентаризационную опись включают только подотчетные конкретному сотруднику товары. Проверка, проводимая по приказу руководителя (собственника), может быть и полной, и частичной.
Какое оборудование нужно для инвентаризации: сканер штрих кодов, принтер и другое
Варианты проведения инвентаризации товаров на складе предприятия: вручную или с использованием средств автоматизации процессов. В первом случае не исключено действие человеческого фактора. Как следствие — неточности, ошибки, допущенные в ходе проверки.
Во втором — инвентаризация проходит быстро, без просчетов. Достаточно отсканировать штрихкоды, и товароучетная система сама посчитает количество товара. Автоматизация требует вложений, но они быстро окупаются. Что для нее нужно:
- Принтер этикеток — устройство, которое необходимо для маркировки товаров. Именно с этого процесса и начинается автоматизация. Принтер этикеток печатает штрихкоды, текстовую и графическую информацию термо- и/или термотрансферным способом. Для товаров, которые часто перемещаются по складу, долго хранятся, лучше использовать термотрансферное оборудование. Этикетки, напечатанные на нем, не выцветают, не стираются и не повреждаются при попадании воды, жира.
- Аппликатор — устройство, которое значительно ускоряет процесс маркировки продукции. Позволяет быстро наносить самоклеящиеся этикетки со штрихкодами на упаковку, тару или сам товар. Для работы на складе подходят ручные и полуавтоматические аппликаторы.
- Сканер штрих кодов — основное оборудование, необходимое для проведения инвентаризации. Он распознает данные, зашифрованные в идентификаторе, передает их в товароучетную систему. По типу считывающего устройства различают светодиодные, лазерные и имиджевые сканеры. Последние распознают любые типы символик (и одномерные, и двумерные), остальные — только 1D-идентификаторы.
- Терминал сбора данных (ТСД) — альтернатива сканеру штрихкодов, обладает более широким набором функций. Устройство распознает линейные и матричные коды и передает данные в «товароучетку», позволяет делать фотографии брака (повреждений) и прикреплять их к карточкам товаров, работает с документами учета. Оператор может прямо на экране ТСД просматривать данные о продукции, вносить сведения в инвентаризационную опись и выполнять другие операции, связанные с проверкой фактического наличия товаров на складе.
Также для автоматизации процессов и ускорения проведения инвентаризации нужно и специальное программное обеспечение, о котором мы подробнее расскажем ниже.
Как правильно провести инвентаризацию товара на складе
Правила проведения инвентаризации и оформления ее результатов утверждены Приказом Минфина № 49 от 13.06.1995*. Опираясь на них, мы составили небольшую инструкцию, которая поможет осуществить проверку:
- Сбор первичных документов. Материально-ответственное лицо (кладовщик, заведующий, завхоз) предоставляет комиссии расходные и приходные накладные, акты, данные которые не успели внести в товароучетную программу до начала проверки.
- Проведение инвентаризации. Фактическое наличие товаров проверяется путем взвешивания, пересчета и т. д., но ни в коем случае не со слов кладовщика. При проведении инвентаризации должны присутствовать все члены комиссии, иначе процедура считается недействительной. Сверяются данные учета и фактическое наличие товаров. Излишки продукции свидетельствуют об ошибках сотрудников или манипуляциях с первичными документами.
- Оформление результатов ревизии. Полученные результаты отражаются в описях. Если есть расхождения между учетными и фактическими данными, создается сличительная ведомость. Перечень необходимых документов и их формы содержатся в методических рекомендациях, утвержденных Приказом Минфина № 49 13.06.1995*. Для удобства можно использовать образцы актов инвентаризации товаров на складе. Они есть в свободном доступе — достаточно скачать, распечатать и заполнить.
Важно. Для проведения обязательной инвентаризации на основе приказа руководителя создается специальная комиссия. В состав включают представителя администрации, бухгалтера, начальников подразделений и других ответственных сотрудников. Также членом комиссии может стать независимый аудитор. Кладовщик, заведующий складом или завхоз не является членом комиссии, но обязательно присутствует при проверке.
В ходе инвентаризации могут возникнуть разные спорные ситуации. Самые распространенные и пути их решения:
|
Ситуация |
Что делать |
|
Товары, подотчетные одному и тому же материально-ответственному лицу, хранятся в изолированных друг от друга складских помещениях |
Инвентаризацию проводят сначала в одном из помещений. Затем его опечатывают и переходят к следующему. Таким образом выполняется проверка всей подотчетной продукции |
|
Во время инвентаризации на склад поступили товары |
Принимают продукцию. Создают отдельную опись товаров, поступивших во время инвентаризации. В нее вносят информацию из первичных документов. На накладных ставят отметку о том, что товар пришел во время проверки, прописывают номер и дату описи |
|
Во время проверки нужно отгрузить продукцию со склада |
Изделия отпускают только по разрешению руководителя или бухгалтера и в присутствии комиссии. Создают отдельную опись товаров, отпущенных во время инвентаризации |
|
Продукция хранится на другом предприятии или находится там на переработке |
Создают отдельную опись, в которую вносят данные из «первички» |
Автоматизация проведения инвентаризации с ПО DataMobile
Программное обеспечение DataMobile предназначено для автоматизации всех складских операций с товарами, в том числе и проведения инвентаризации. Настраивается параметрически — пользователь проставляет галочки напротив актуальных для него функций.
DataMobile разработано специально для ТСД и мобильных устройств на операционной системе Android. Благодаря открытым форматам обмена данными программа совместима с любой товароучетной системой. Это готовое решение для 1С — интеграция проходит без дополнительных баз.
Функциональность DataMobile:
- проведение инвентаризации товаров;
- приемка, отпуск и перемещение продукции;
- сбор заказов по заданию;
- организация адресного хранения;
- идентификация изделий по серийным номерам или штрихкодам;
- работа с групповыми упаковками и упаковочными листами;
- переоценка продукции;
- ведение учета товаров по множественным кодам;
- загрузка в ТСД шаблонов этикеток и их печать на принтере;
- редактирование документов прямо на экране терминала.
Программа DataMobile оптимизирует инвентаризацию товаров. Доступны следующие возможности:
- проверка фактического наличия товаров по штрихкодам, работа с документами прямо на экране ТСД;
- внесение новой продукции с терминала — актуально для формирования описей товарных единиц, прибывших в период проверки;
- работа с серийными номерами, партиями, палетами;
- создание документов по шаблонам — можно быстро оформить «первичку» при отпуске продукции во время инвентаризации.
ПО позволяет работать не только с линейными или матричными идентификаторами, но и с RFID-метками (при установке модуля DataMobile RFID).
Отличается ли инвентаризация товара в магазине от инвентаризации на складе
При проведении инвентаризации товаров работа склада, как правило, не останавливается полностью, а вот магазин обычно закрывается. В результате торговая точка теряет прибыль. Поэтому большинство супер- и гипермаркетов выполняют частичную ревизию — определяют фактическое наличие изделий по секциям. Чтобы правильно провести такую проверку, нужно:
- Закрыть выбранный отдел (остальные продолжают работать).
- Подождать 20–60 минут, чтобы посетители, которые взяли товары из проверяемой секции, успели оформить покупку через кассу.
- Снять с ККТ отчет о продажах и передать сведения в товароучетную систему.
- Проинвентаризировать товар при помощи сканера штрихкодов или терминала сбора данных.
- Открыть секцию для покупателей и перейти к следующей.
Учет и инвентаризацию товарных остатков в торговле легко автоматизировать, используя ТСД со специализированным софтом DataMobile.
Итог
Инвентаризация на складе проводится в соответствии с методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина № 49 от 13.06.1995. Во время нее разрешается принимать и отпускать продукцию, но необходимо оформлять отдельными описями.
При проверке фактического наличия товаров рациональнее использовать специальное оборудование и ПО, нежели делать все вручную. Это позволяет избежать ошибок человеческого фактора, сократить время и количество привлекаемых к процессу сотрудников.
Если у вас нет возможности разбираться в тонкостях автоматизации, обращайтесь к нашим специалистам. Они подберут нужное оборудование и ПО, настроят и обучат работе с ним.
