Любому предпринимателю хочется, чтобы его компания работала с максимальной эффективностью и минимальными потерями. Для этого необходимо грамотно организовать бизнес-процессы на предприятии и контроль над ними. Один из важных элементов — инвентаризация товаров и тары.
Что это такое и для чего нужна, расскажем в статье. А также подскажем действенные способы упростить этот процесс и снизить издержки при его проведении.
Что такое инвентаризация простыми словами
Инвентаризация товаров — проверка фактического количества продукции в торговом зале или на складе и сравнение полученного значения с тем, что отражено в товароучетной системе компании. Проводится для того, чтобы:
- достоверно устанавливать объем остатков и выявлять неучтенные позиции;
- предоставлять клиентам актуальную информацию о наличии продукции;
- вовремя заказывать позиции у поставщиков;
- определять, что быстро продается, а что залеживается на полках или на складе;
- выявлять факты пересорта, излишков и недостач товара;
- определять качество продукции, товарный вид;
- устранять недочеты на складе и сводить к минимуму задержки в формировании заказов.
Как часто проводить инвентаризацию товара, владелец компании определяет сам в зависимости от ее размеров и качества работы сотрудников. Для небольшого магазина достаточно ежемесячной проверки, поскольку более частая мешает продажам: для пересчета продукции приходится закрывать отдел или весь магазин, теряя прибыль.
В гипермаркетах и торговых точках с большим ассортиментом обычно проводят частичную инвентаризацию ежедневно. Выбирается отдельная товарная группа и пересчитываются позиции на полках. Сотрудники стараются делать это оперативно, чтобы не мешать покупателям. Как правило, категория продукции выбирается так, чтобы у клиентов был доступ к альтернативной.
Инвентаризация — неотъемлемый процесс для розничных магазинов, поскольку от качества ее проведения зависят фактические остатки и оперативное определение и устранение пересорта. А также она помогает владельцу «держать руку на пульсе» своего бизнеса.
Инвентаризация товаров в розничной торговле: почему необходима и как упростить
Иногда предприниматели сомневаются в необходимости проведения инвентаризации. Часто владельцы небольшого бизнеса считают, что знают магазин вдоль и поперек и контролируют все процессы. Но на деле это оказывается не так, регулярный пересчет товарных позиций необходим любой торговой точке.
Он помогает выявлять, какая продукция и в каком объеме находится на витринах и на складе, находить неучтенные, дефектные и просроченные товары. А также проверять честность персонала, выявлять возможные случаи воровства.
Считать вручную неэффективно, это занимает много времени и сил, особенно при большом объеме позиций. Почему ручная инвентаризация неэффективна:
- велика вероятность возникновения ошибок из-за человеческого фактора при выполнении сотрудниками монотонных действий;
- создается дополнительная нагрузка на персонал, которую необходимо оплачивать;
- много времени уходит на поиск позиций и внесения их в ведомость;
- требуется надолго закрывать магазин, что приводит к существенному сокращению прибыли.
Поэтому в розничной торговле для осуществления инвентаризации товаров необходима хотя бы минимальная автоматизация. Перечисленные выше проблемы решает терминал сбора данных. Благодаря ТСД:
- инвентаризация проводится до 10 раз быстрее, чем вручную;
- исключается человеческий фактор;
- снижается нагрузка на работников, освобождается их время на выполнение других обязанностей.
В процессе аудита на экран терминала выводятся актуальные сведения о товарах. Использование устройства повышает эффективность проведения инвентаризации, но, чтобы раскрыть весь его потенциал, необходимо грамотное программное обеспечение (ПО). Правильно подобранный софт позволяет использовать не только базовые функции, а все доступные для конкретного устройства. А также настраивать связь между действиями сотрудников компании и отображением информации в товароучетной программе.
Комплексная автоматизация инвентаризации товаров с ПО DataMobile
DataMobile — программное решение, подходящее как для инвентаризации в магазине и на складе, так и в целом для автоматизации учета на любом предприятии. С его помощью значительно упрощаются и ускоряются бизнес-процессы: приемка, отгрузка и отслеживание движения продукции, сбор заказов, проверка ценников, адресное хранение и многие другие.
Софт дает возможности:
- вести учет по штрихкодам (ШК), серийным номерам и радиочастотным меткам (при подключении модуля RFID);
- осуществлять контроль поступления товаров на склад и их перемещений;
- организовывать адресное хранение;
- идентифицировать продукцию и проверять ценовые характеристики по ШК;
- формировать отчетность по определенным шаблонам и редактировать документы прямо на терминале;
- с помощью ТСД добавлять новые позиции в учетную программу;
- производить мобильную переоценку и перемаркировку;
- отправлять этикетки и документы на печать с ТСД;
- работать с госсистемами (ЕГАИС, «Меркурий», «Честный ЗНАК»).
Благодаря комплексной автоматизации с ТСД и DataMobile инвентаризация товаров происходит значительно проще и быстрее. Для этого есть несколько причин:
- ПО может быть установлено на любой терминал на ОС Android. За счет этого предприниматель может не ограничивать себя и выбирать устройство, максимально соответствующее требованиям бизнеса.
- Софт совместим практически со всеми товароучетными системами, представленными на рынке. За счет простой интеграции можно оперативно начать работу. Это удобно как для владельцев магазинов, так и для компаний, которые предоставляют платные услуги проведения инвентаризации. Благодаря открытым форматам обмена программу можно интегрировать с любой нестандартной конфигурацией «товароучетки».
- Производить подсчет продукции можно одновременно сразу на нескольких ТСД. При этом сведения со всех устройств передаются в учетную систему и сохраняются в едином документе.
- В DataMobile можно работать со значительным количеством товарных позиций — до нескольких сотен в одном документе и базой на миллион. Скорость работы при этом не снижается.
- Софт имеет удобный и понятный интерфейс, не нужно долго обучать сотрудников работе с ПО.
- Программу легко адаптировать под потребности конкретного бизнеса без обращения к программистам. Это можно сделать при помощи параметрических настроек — пользователь выбирает необходимые ему опции.
Возможны два варианта проведения инвентаризации:
- Обычное сканирование ШК в документ, созданный на терминале сбора данных.
- Проведение инвентаризации по заданию. На ТСД, помимо данных о товарах, выгружаются сведения по остаткам.
Во втором случае сотрудник видит на экране устройства план-факт и при расхождениях может пересканировать конкретные позиции. Для этого ему не нужно выгружать информацию на ПК.
Как проводить инвентаризацию товара в розничном магазине
Как провести инвентаризацию по стандартному сценарию:
- Закрыть торговую точку.
- Выгрузить товарные позиции на терминал, чтобы сразу видеть, нужный ли штрихкод считывается.
- Создать пустой документ.
- Отсканировать ШК, вручную посчитать количество единиц продукции и ввести значение в ТСД. Можно считывать коды с каждой товарной единицы, это дольше, но дает более достоверный результат.
- Передать данные с терминала на компьютер и сравнить объемы остатков: реальных и отраженных в учетной ведомости.
Важно! Если проводится пересчет спиртных напитков, необходимо проверять акцизы и выравнивать остатки. Если какая-то позиция окажется неучтенной, возникнут проблемы при ее продаже. Поэтому ручной подсчет количества в этом случае не подходит, нужно считывать ШК с каждой бутылки.
Как провести инвентаризацию по план-факту:
- В «товароучетке» создать документ со списком всех товаров с номенклатурой и количеством.
- Отправить его на все ТСД в качестве задания (на экранах устройств должен отображаться план-факт по позициям).
- Отсканировать штрихкод, посчитать количество и ввести на терминале.
- Данные со всех устройств передать на ПК, они объединятся в одном документе.
- Сравнить фактические остатки с теми, что указаны в учетной системе.
Проводить инвентаризацию товара в результате не так сложно, если внедрить автоматизацию с ТСД и DataMobile.
Как проводить инвентаризацию с DataMobile без закрытия магазина
Несмотря на то, что проведение инвентаризации — несложный и понятный процесс, он несет определенные убытки из-за необходимости закрывать магазин на несколько часов или даже на сутки. Во время сверки останавливаются продажи, соответственно, прекращаются и денежные потоки. И если магазины, закрывающиеся по вечерам, могут проводить инвентаризацию ночью, чтобы избежать больших финансовых потерь, то как быть круглосуточным супер- и гипермаркетам?
Часто инвентаризацию проводят без закрытия торговой точки. Тогда возникает следующая проблема: нельзя точно сказать, соответствует ли количество на полке реальным остаткам в магазине — тем, что числятся в товароучетной программе.
Основная сложность в том, что невозможно отследить продукцию в корзинах покупателей. Речь идет о товарах, которые уже не находятся на полках, но еще не пробиты через кассу. Эту проблему можно решить с помощью ПО DataMobile путем пересчета позиций в отдельных секциях магазина. Как проводят инвентаризацию в этом случае:
- Закрывают необходимую секцию, остальные продолжают работать.
- Выжидают некоторое время, чтобы покупатели, которые могли взять продукцию из закрытой секции, успели пробить ее через кассу (для гипермаркета это в среднем полчаса-час).
- Выгружают с онлайн-кассы продажи и передают информацию в товароучетную программу.
- С помощью ТСД пересчитывают продукцию на полках в закрытой секции.
- Возвращают покупателям доступ к отделу, чтобы минимизировать убытки из-за простоя.
- Отправляют сведения с ТСД на компьютер и сверяют остатки: физические и отраженные в системе учета.
Таким образом можно посчитать позиции конкретной товарной группы без закрытия магазина и проведения полной проверки.
Инвентаризация готовой продукции и товаров на складе
С DataMobile можно автоматизировать инвентаризацию не только в магазине, но и на складе, где реализовано адресное хранение.
При помощи программы удобно пересчитывать продукцию по ячейкам. Чтобы работа на складе велась без задержек и просчетов, нужно контролировать, где и в каком количестве расположены товары. Почему это так важно? Например, в учетной системе указано, что в определенной ячейке находится 10 единиц, а по факту их всего 8. И при сборке заказа возникнет путаница, придется тратить время на обнаружение и устранение ошибок.
Чтобы в дальнейшем этого не происходило, при помощи ТСД с DataMobile необходимо произвести инвентаризацию готовой продукции и товаров и выравнивание остатков. Потом составить схему обхода ячеек при сборке заказа.
Софт помогает контролировать свежесть продуктов. Благодаря выборочной проверке можно отслеживать сроки годности и, если они находятся на пределе, пополнять запасы.
Если производится инвентаризация маркированного товара (в том числе весового), например, «молочки», то этот процесс можно также упростить. DataMobile позволяет при сканировании ШК видеть срок годности на экране ТСД. Если он подсвечивается зеленым цветом, значит продукт свежий, если красным — просроченный.
Как избавиться от пересортицы товара при инвентаризации
Любой магазин (как крупный, так и совсем небольшой) сталкивается с этой серьезной проблемой, влияющей на учет и выручку. Пересорт — расхождение в количестве продукции, когда недостаток одного сорта перекрывается избытком другого.
Он появляется из-за того, что отличить на глаз одну позицию от другой бывает очень сложно. Например, в товароучетной системе на остатках числятся 10 бутылок кефира с жирностью 1 % и столько же — с 3,2 %. После инвентаризации выясняется, что на самом деле на складе находится 15 бутылок жирного кефира и всего 5 — 1 %-го. То есть общее количество такое же, как в программе, но одного вида больше, чем другого.
Появление пересорта чревато проблемами из-за разной стоимости кефира. Если заплатить поставщику за продукцию 3,2 %, а получить менее жирную, то можно потерять деньги. Или случайно продать не тот продукт, что выльется в конфликт с покупателем. Ведь если он заплатит за более дорогой кефир, а получит дешевый, то может расценить это как обман со стороны магазина.
Пересортица товара выявляется при инвентаризации. Проводить полную проверку не всегда выгодно, поэтому при подозрении на несоответствие данных можно провести частичную. Для этого нужно закрыть отдельную секцию, пересчитать товары, по учету ушедшие в минус, а потом похожие — другого сорта. Затем выровнять остатки по ним.
На ТСД выгружают задание (все позиции по требуемой категории) и сканируют продукцию в соответствии с план-фактом. Терминал сигнализирует, если находит расхождения между реальным и учетным количеством. Затем документ с полученными сведениями отправляют в «товароучетку», где происходит выравнивание остатков.
Автоматизация процессов с ТСД и DataMobile помогает избавиться от пересорта, найти причину его появления и предотвратить повторное возникновение. При этом решение быстро окупается: не нужно оплачивать дополнительное время, затрачиваемое сотрудниками. Также нет необходимости надолго закрывать магазин, поэтому не теряется прибыль.
