С 1 апреля 2025 года действует ФСБУ 28/2023*, устанавливающий порядок проведения инвентаризации основных средств (ОС) экономических субъектов. Этот стандарт существенно облегчает процесс. Инвентарный номер — это уникальный код, который позволяет быстро найти и идентифицировать объект имущества. Законодательством не предусмотрен единый порядок его формирования. Каждая организация разрабатывает такие коды самостоятельно и закрепляет в локальном акте.
Разберемся подробнее, что такое инвентарный номер, как его присвоить и где посмотреть. Расскажем, как автоматизировать учет основных средств, представим практические рекомендации.
Что такое инвентарный номер основных средств и зачем он нужен
Инвентарный номер основных средств — индивидуальная цифровая либо буквенно-цифровая комбинация, которая присваивается объекту ОС при принятии его к бухгалтерскому учету. Используется для эффективного отслеживания активов, взаимодействия между бухгалтерией, производством и другими подразделениями предприятия. Инвентарный номер объекта позволяет:
- обеспечить контроль за сохранностью имущества;
- упростить инвентаризацию, списание, ремонт и передачу ОС между подразделениями компании;
- правильно рассчитать амортизацию основных фондов в бухгалтерском учете.
Номер наносят на бирку или наклейку и крепят к объекту. Также его можно закодировать в штрихкоде или записать на RFID-метку, что позволяет проводить учет с помощью специализированного оборудования и программ.
Номер сохраняется за объектом весь срок эксплуатации в организации. При списании ОС его код не рекомендуется использовать повторно в течение 5 лет.
Как присвоить инвентарный номер объекту в «1С»: пошаговая инструкция
Инвентарный номер в «1С» присваивается автоматически при принятии объекта к учету — в момент создания его карточки или при вводе остатков.
Структура кода должна быть продумана заранее, чтобы вся необходимая информация «встраивалась» в него автоматически. Инвентарный номер может быть:
- индивидуальным — уникальным для каждого объекта;
- групповым — для однотипных ОС (например, для комплектов мебели, серии книг в библиотеке).
В состав номера можно включать практически любые элементы: код структурного подразделения, вида имущества, год поступления и пр.
В конфигурации «1С» имеется готовый справочник «Шаблоны инвентарных номеров», где можно задать произвольную структуру с использованием разделителей, префиксов и т. д. Код должен полностью соответствовать принятому на предприятии порядку. Пошаговая инструкция, как присвоить инвентарный номер в «1С»:
1. Перейдите в раздел «ОС и НМА».
2. Откройте «Поступление основных средств» → «Принятие к учету ОС».
3. Создайте и заполните документ.
4. На вкладке «Основные средства» добавьте объект из справочника. Программа автоматически подставит номер. Чтобы задать его вручную, нажмите «Еще» → «Изменить форму», в колонке «Инвентарный номер» введите нужное значение. В новых версиях (от 3.0.100) для удобства добавлена кнопка «Редактировать инвентарный номер».
Списание ОС нужно проводить в разделе «Выбытие основных средств».
Как выбрать оптимальный метод нумерации
Способ нумерации активов в организации зависит от масштабов и особенностей бизнеса. Выбирается компанией самостоятельно и закрепляется в ее учетной политике. Можно использовать такие методы нумерации:
- сплошная — последовательность чисел (1, 2, 3…);
- с дополнительной информацией — включает коды подразделений, типов объектов и пр.;
- включение года ввода в эксплуатацию и порядкового идентификатора — например, 2025-3.
Возможна комбинация методов для детализации ОС.
Частые ошибки при формировании и нанесении инвентарных номеров
Ошибки и нарушения порядка формирования, присвоения и нанесения инвентарных номеров искажают данные бухгалтерского учета, а также создают серьезные риски при проверках контролирующими органами. Рассмотрим частые нарушения:
- самовольное изменение количества знаков, добавление или исключение буквенных префиксов/суффиксов вразрез с учетной политикой компании;
- использование способов маркировки, не гарантирующих ее сохранность в течение всего срока службы объекта;
- отказ от «физической» маркировки под предлогом «технической невозможности».
В практике допустим учет по инвентарным номерам только в регистрах, но лишь тогда, когда нанесение действительно невозможно.
Как изменить инвентарный номер в «1С»
Инвентарный номер присваивается программой автоматически. Если документы поступления еще не проведены, для его изменения достаточно:
- Зайти в «Справочники» → «Основные средства».
- Открыть карточку нужного ОС и вручную отредактировать поле «Инвентарный номер».
Если документы поступления уже проведены, нужно:
1. Перейти в раздел «Операции», выбрать «Операции, введенные вручную».
2. Нажать «Создать», указать тип документа «Операция».
3. Кликнуть по кнопке «Еще» → «Выбор регистров».
4. Во вкладке «Регистры сведений» поставить галочку напротив поля «Первоначальные сведения ОС (бухгалтерский учет)».
5. Перейти на появившуюся закладку этого регистра.
6. Указать объект и новый инвентарный номер.
По завершении нажать «Записать и закрыть».
Как автоматизировать учет основных средств по инвентарным номерам
Расскажем, как проводят инвентаризацию ОС (мобильный учет по инвентарным номерам) с помощью ТСД и специализированной программы DM.Invent из линейки DataMobile. На имущество наносят штрих-коды или радиометки, в которых содержится уникальный код. Ответственный за проведение инвентаризации сотрудник считывает идентификатор с нужного объекта, программа DM.Invent идентифицирует его и отображает необходимые сведения на экране ТСД. По результатам операции данные выгружаются в учетную систему. Автоматизация учета инвентарных номеров позволяет быстро и без ошибок проводить «ревизию», а при необходимости — списание имущества.
Как лучше проводить инвентаризацию ОС: по штрих-кодам или RFID-меткам
Предлагаем сравнить две технологии идентификации, чтобы подобрать лучшее решение для инвентаризации ОС.
|
Критерии |
Штрихкодирование |
RFID |
|
Дальность считывания |
Для считывания штрих-кода необходимо приближать к нему ТСД |
Чтение радиометки возможно с дистанции десятков метров |
|
Скорость считывания |
При нажатии на кнопку терминала можно отсканировать только один штрих-код |
Предполагает считывание сотен меток одновременно |
|
Устойчивость к внешним воздействиям |
Этикетки со штрих-кодами подвержены физическому износу и загрязнению, в результате чего затрудняется или становится невозможным их считывание |
Радиометки обладают высокой устойчивостью к механическим повреждениям и неблагоприятным климатическим условиям |
Какое использовать оборудование
Учет инвентарных номеров по штрих-кодам можно проводить с помощью ТСД со встроенным 2D-сканером. На эту «роль» подходят практически все мобильные терминалы, представленные на российском рынке. Модели с поддержкой RFID-модуля «умеют» считывать еще и радиометки.
ПО для учета ОС
Чтобы подготовиться к учету основных средств, нужно установить на мобильный терминал ПО для ТСД. Мы предлагаем использовать DM.Invent. Его нужно интегрировать с «1С». Программа для отслеживания активов позволяет:
- проводить инвентаризацию ОС по заданию, выгруженному из учетной системы, или документу, созданному на мобильном устройстве;
- назначать ответственных лиц и места хранения имущества;
- по результатам бизнес-процесса выполнять списание объектов, непригодных к эксплуатации;
- создавать стикеры со штрих-кодами и отправлять их на печать — требуется подключение принтера этикеток.
Результаты инвентаризации используются для операционной и аналитической отчетности.
Для работы с радиометками нужно подключить к ПО для ТСД DM.Invent дополнительный программный модуль RFID.
Готовые решения для инвентаризации ОС
ТСД и программа для него доступны по отдельности или в комплекте. Можете приобрести готовое решение для инвентаризации, такое как:
- «Учет основных средств» с ТСД Chainway.
- «Учет основных средств» с ТСД АТОЛ.
- «Учет основных средств» с ТСД iData.
В любом из комплектов — программа для терминала DM.Invent и ТСД указанного бренда (на выбор предлагается одна из нескольких моделей).
Итог
Инвентарные номера объектам присваивают для организации их учета на предприятии. Обычно они представлены в виде цифровых или буквенно-цифровых комбинаций. Для автоматизации процесса «ревизии» активов инвентарные номера кодируются в штрих-кодах или записываются на радиометки. Для их считывания используют ТСД и ПО DM.Invent. Результаты инвентаризации выгружают в учетную программу, что позволяет предотвратить ошибки, которые наиболее вероятны при ручном вводе данных.
Где размещать инвентарные номера на объектах?
Инвентарный номер необходимо размещать на видном месте. Штрих-код должен находиться в поле «зрения» 2D-сканера. Радиочастотную метку можно разместить в любом удобном месте.
Что делать, если инвентарный номер стерся или потерялся?
Если инвентарный номер стерся либо потерялся, его можно восстановить, повторно нанести на объект, задокументировать событие и актуализировать данные в учетной системе. При утере этикетки со штрих-кодом также можно сформировать новую и вывести на печать.
Как посмотреть инвентарный номер в «1С»?
Посмотреть инвентарный номер можно в карточке ОС. Например, в «1С:Бухгалтерия» необходимо открыть «Справочники», выбрать вкладку «Основные средства». Перейти в нужную карточку и посмотреть уникальный код.
Какую мобильную программу применяют при обслуживании и ремонте основных средств?
Для автоматизации работы сервисных служб и ремонтных бригад предназначена программа DM.ТОИР. Поддерживает технологию штрихкодирования и радиочастотной идентификации (при условии подключения программного модуля RFID). Инструкция по использованию этого ПО для ТСД представлена в DMdocs.
Как подключить и настроить оборудование и ПО для учета основных фондов?
Если возникли трудности при настройке и подключении терминала и ПО для ТСД, можете обратиться в нашу техническую поддержку. Со списком актуальных услуг предлагаем ознакомиться здесь. При необходимости поможем выбрать программу для автоматизации бизнес-процессов.
Ссылки на нормативные правовые акты, упомянутые в статье:
- Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» — https://minfin.gov.ru/ru/document?id_4=301717
Инвентарный номер несомненно важный атрибут карточки основного средства, который заводится при принятии ОС к учету и сохраняется на протяжении всего периода эксплуатации ОС. С помощью него можно уникально идентифицировать ОС при выполнении инвентаризации. Для ускорения процесса инвентаризации рекомендуется дублировать код в виде штрихкода или привязывать к объектам учета RFID метки.
.jpg)
