Ручная приемка материалов на производстве — основной источник ошибок в учете сырья. Из-за большого объема бумажной рутины сотрудники пропускают дефекты, пересортицу и недопоставки. Как результат — реальные запасы не соответствуют учетным данным, а компания не может грамотно спланировать потребности. Вследствие нехватки нужных материалов и комплектующих регулярно возникают сбои производственных процессов, которые приводят к срыву поставок и потере прибыли. Для решения этих проблем требуется автоматизация приемки сырья с помощью терминала сбора данных (ТСД). В статье подробно расскажем, как ее внедрить, чтобы ускорить типовые процессы и сократить ошибки в учете материалов.
Почему приемка сырья становится узким местом на производстве
Приемка сырья — начальная точка производственного цикла. От того, насколько корректно и оперативно она выполняется, зависят все последующие этапы: запуск в переработку, планирование загрузки оборудования и отправка продукции заказчикам. Погрешности на стадии входного контроля и низкая скорость приемки неизбежно приводят к нарушениям плана производства.
Какие проблемы возникают при ручном учете
При бумажном учете материалов обработка даже мелкой партии занимает несколько часов. А при поступлении сырья одновременно на двух и более транспортных средствах в день производственный склад перестает справляться с нагрузкой. Если не внедрена автоматизация приемки сырья, предприятие сталкивается с типичными проблемами:
- более 30 % рабочего времени уходит на ручную сверку, заполнение бумаг и перенос данных в систему учета;
- из-за высокой нагрузки сотрудники подписывают накладные без тщательной проверки качества и количества, пропуская брак, «просрочку», пересорт и недопоставки;
- несоответствия между планом и фактом мешают оценить реальную потребность в сырье;
- возникает дефицит материалов, комплектующих, запчастей, и для соблюдения планов приходится срочно закупать их по завышенным ценам;
- информация о поступлениях и остатках поступает в систему товароучета с задержками и ошибками, стратегические решения руководство принимает на основании «вчерашних» и искаженных данных.
Следствием неразберихи на складе становится нарушение ритмичности работы предприятия, что подрывает производственные процессы. Отгрузки задерживаются, клиенты не получают продукцию вовремя. Это влечет за собой потерю выручки, штрафные санкции и наносит ущерб репутации компании.
Как работает автоматизированная приемка сырья
Автоматизация на производственном складе предполагает внедрение ТСД и специализированного софта. Мы предлагаем использовать ПО DataMobile — решение для приемки сырья, проведения инвентаризации, сбора заказов и других типовых операций.
Автоматизированный процесс приемки предполагает такой порядок действий: кладовщик получает на ТСД документ-основание из «1С» и сканирует штрихкоды с прибывшего сырья. ПО автоматически сверяет факт с планом, исключая пересортицу, и мгновенно передает информацию в учетную систему. Это помогает ускорить рутинные процессы, обеспечивает корректный учет по штрих-кодам и мгновенную связь с «1С».
Роль терминала сбора данных
Терминал сбора данных — это мобильный инструмент для управления складом. Он помогает полностью перейти на цифровой учет сырья и готовой продукции, минимизируя рутину и ошибки, обусловленные человеческим фактором.
При использовании ТСД сотрудникам производственного склада не нужно тратить время на пересчет позиций и заполнение документов вручную. Мини-ПК распознает товар по штрих-коду, фиксирует его реальное количество, а потом автоматически отправляет сведения в корпоративную систему, например «1С» или ERP. В итоге программа получает актуальные и точные сведения о фактическом поступлении.
Чтобы автоматизация склада принесла желаемый результат, необходимо правильно подобрать ТСД под текущие задачи. Важно учесть условия эксплуатации, предполагаемую нагрузку и доступные способы обмена данными с «1С».
Мобильное устройство должно обладать достаточным объемом ОЗУ и flash-памяти (минимум 3 и 32 ГБ), емкой батареей (от 4 000 мАч), высокой пыле- и влагозащитой (не ниже IP65). Для эксплуатации в холодильных зонах и на открытых площадках нужен специальный морозостойкий ТСД.
Что делает DataMobile
ПО DataMobile — это российский софт для мобильной автоматизации учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ) по штрих-кодам. Он устанавливается на любые устройства с ОС Android и обменивается данными с корпоративной системой компании. ПО обеспечивает комплексную цифровизацию бизнеса и избавляет персонал от «бумажек», так как со всеми учетными документами можно работать прямо на ТСД.
При приеме сырья на производстве программа получает задание из «1С», фиксирует количество принимаемых позиций (в штуках, коробках, палетах), сопоставляет его со значениями из накладной и определяет отклонения по каждой строке. Работник сразу видит на экране, каких материалов не хватает, а каких — больше, чем заявлено поставщиком. Пересортицу можно обнаружить еще до выгрузки данных в «1С».
ПО упрощает учет материалов и помогает цифровизировать любые (в том числе нетиповые) складские процессы. В приложении реализованы такие функции:
- работа с любыми документами, загруженными из «1С»;
- регистрация партий, создание новых серий, контроль остатков;
- объединение однотипных документов в один;
- создание документов прямо на ТСД;
- коллективная приемка по одному заданию с разных устройств;
- формирование макетов этикеток для маркировки сырья.
Если организовано адресное хранение, сразу после завершения приемки можно оформить размещение материалов по ячейкам. ПО регистрирует местоположение каждой товарной единицы и передает информацию в «1С».
Как выглядит процесс приемки с DataMobile
ПО легко настраивается под любые задачи автоматизации склада. Для этого нужно просто расставить «галочки» в шаблоне документа для каждого процесса: приемки, инвентаризации, перемещения и др.
Шаблон определяет логику обмена данными и выполнения каждого действия на складском ТСД. Пользователь может самостоятельно настроить софт под любые сценарии, а также активировать дополнительные функции, например для работы с упаковками, серийными номерами и адресным хранением. После первичной подготовки шаблона можно приступать к приемке товара по штрихкоду.
Шаг 1. Получение документа на ТСД
Представим, что на склад пришла партия деталей для мебели. Менеджер создает в учетной системе задание на основании накладной от поставщика. Для этого он выбирает заранее настроенный шаблон для процесса «Поступление». Документ выгружает на ТСД. Кладовщик авторизуется в приложении на своем устройстве и открывает задание со списком и количеством позиций, которые необходимо принять от контрагента.
Шаг 2. Сканирование сырья
Сотрудник приступает к выполнению приемки товара по штрихкоду:
- считывает идентификаторы с каждого изделия или транспортной упаковки (если груз поступил в коробах и на палетах);
- визуально оценивает состояние и качество деталей.
ПО контролирует работу и сразу уведомляет пользователя об ошибках, например, если тот отсканировал маркировку сырья, которого нет в задании, или дважды считал штрих-код с одного и того же экземпляра.
Шаг 3. Проверка соответствия
При приеме сырья на производстве софт берет на себя самые трудоемкие задачи:
- автоматически подсчитывает количество поступивших ТМЦ;
- поддерживает работу с транспортными упаковками и палетами, позволяя проверить их содержимое по вложенным штрихкодам;
- сравнивает фактическое количество со значениями из накладной.
Программа для мобильной автоматизации сразу находит расхождения между планом и фактом, не позволяя пропустить недостачу или пересорт.
Шаг 4. Автоматическая передача данных в учетную систему
ПО заполняет документ фактическими данными, а по завершении процедуры моментально выгружает его в «1С», ERP или другую систему, которая используется в организации.
На основании этих данных в учетной программе формируется документ фактического поступления — в нем указано точное количество товаров, принятых от поставщика. Оператору «1С» не приходится вручную вбивать данные, что сводит к минимуму расхождения в учете сырья. По опыту наших клиентов, приемка товара по штрихкоду с ТСД осуществляется минимум в 3 раза быстрее, чем с бумажными накладными.
Какие задачи решает DataMobile на производстве
Мобильная автоматизация на базе терминалов сбора данных и ПО DataMobile обеспечивает такие выгоды:
- Оптимизация бизнес-процессов. Приемка товаров с ТСД и другие рутинные задачи решаются в разы быстрее, чем при ручном учете. Сокращаются трудозатраты и себестоимость складских операций.
- Прозрачный складской учет. Информация о поступлениях, отгрузках и остатках обновляется в системе в реальном времени. Все управленческие решения основываются на актуальных данных.
- Бесперебойное снабжение. Точные сведения о текущих остатках позволяют своевременно пополнять запасы и избегать дефицита. Плановый отдел видит реальную потребность в материалах, поэтому предприятие не тратит деньги на закупки по завышенной стоимости и не срывает сроки доставки.
Еще одна выгода от внедрения DataMobile — это снижение потерь от брака. Автоматизация склада обеспечивает сквозной контроль ресурсов от поступления материалов до отгрузки продукции. При обнаружении бракованных «расходников» можно сразу определить, из какой они серии, и оперативно изъять только «проблемные» ТМЦ, не списывая всю партию.
Какие дополнительные процессы можно автоматизировать
Приложение DataMobile обеспечивает полную автоматизацию учета, охватывая все этапы производственного цикла. Расскажем подробнее, какие задачи, кроме приемки, можно решать с помощью ТСД и мобильного ПО.
Внутренние перемещения
В приложении можно отражать любые перемещения, например:
- сырьевой склад → цех;
- производство → склад готовой продукции.
Если на предприятии внедрена система адресного хранения, ПО фиксирует перемещения материалов и товаров между ячейками. Это исключает потери и путаницу при передаче сырья в цеха, упрощает поиск ТМЦ на стеллажах и полках.
Инвентаризация
Программное обеспечение помогает быстро пересчитать фактические запасы и передать актуальные данные в систему складского учета. Документ инвентаризации можно загрузить из «1С» или создать с нуля на ТСД. Пересчет выполняется так:
- Оператор сканирует штрих-коды с материалов.
- ПО считает количество позиций и выгружает заполненную форму в «1С».
- Остатки в системе автоматически обновляются, избавляя оператора от ручного ввода сведений.
Софт поддерживает необходимые функции для маркировки сырья. Например, если в ходе «ревизии» обнаружены позиции без штрих-кодов, пользователь ТСД может создать шаблон этикетки прямо в приложении и сразу отправить задание печати (на стационарный или Bluetooth-принтер).
Комплектация
ПО DataMobile обеспечивает безошибочный сбор заказов по заданию из «1С» или ERP. Кладовщик открывает документ на терминале сбора данных и отбирает продукцию из списка, сканируя с нее штрих-коды. ПО следит за выполнением задания и уведомляет об ошибках, например, если был отобран товар, отсутствующий в списке. Оно не «разрешит» отправить клиенту не ту продукцию или некомплект. На складе с адресным хранением софт помогает быстро находить изделия по номерам ячеек, значительно сокращая время комплектации.
Отгрузка готовой продукции
Если заказ отгружается в коробах или на палетах, можно выполнить процесс агрегации. ПО сформирует упаковочный лист с общим кодом, в котором будет «зашита» информация о вложенных товарах. Останется только распечатать и наклеить его на палету. На этапе отправки груз проходит контроль на соответствие заказу. Кладовщики сканируют штрих-коды, а приложение проверяет, нет ли расхождений.
Работа с маркированной продукцией
К приложению можно подключить дополнительный программный модуль Маркировка, который позволяет вести складской учет по правилам «Честного ЗНАКа». С этим решением производитель может автоматизировать любые процессы, связанные с кодами маркировки (КМ), а именно:
- печать и ввод в оборот;
- агрегирование в групповые упаковки;
- проверка валидности на каждом этапе товародвижения (в том числе при отгрузке партий).
ПО для мобильной автоматизации самостоятельно вносит коды в документы и передает их в «1С». А оттуда данные без задержек и искажений отправляются в «Честный ЗНАК».
Когда стоит задуматься о внедрении DataMobile
Автоматизация учета становится жизненной необходимостью для производства, если предприятие столкнулось хотя бы с одной из этих проблем:
- Обработка каждой партии длится целую смену или несколько дней, грузы простаивают в ожидании проверки.
- Недопоставки, пересорт и брак обнаруживаются не при приемке, а уже в цехах, когда материалы должны быть переданы в производство.
- Информация в «1С» обновляется с задержкой и не отражает реальной картины. Материалы закупаются на основе устаревших данных, что ведет к дефициту или затовариванию.
- Производственные линии простаивают, потому что система показывает наличие материала, а по факту он отсутствует. Как следствие — срыв сроков отгрузки продукции и штрафные санкции со стороны заказчиков.
- При выявлении дефекта в готовой продукции поиск причины и конкретной партии с браком затягивается на несколько дней. Это приводит к вынужденной блокировке отгрузок и массовым списаниям вместо точечного изъятия «проблемных» материалов.
Автоматизация логистики с ПО DataMobile помогает решить эти проблемы без изменений текущих процессов. Достаточно подобрать подходящий ТСД на «операционке» Android, установить на него софт и настроить интеграцию с «1С», следуя инструкциям.
Заключение
Автоматизация приемки сырья с ТСД позволяет выстроить прозрачный и управляемый процесс входного контроля. Точная информация о фактическом наличии сразу попадает в учетную систему, освобождая персонал от трудоемкой рутины. Это снижает риск производственных сбоев, помогает соблюдать графики отгрузок и избегать непредвиденных расходов на экстренные закупки.
Заполните короткую анкету на сайте и получите онлайн-расчет стоимости автоматизации учета под ваши задачи. Если хотите узнать больше о функциональности нашего продукта, оставьте заявку — мы бесплатно проконсультируем по любым вопросам и подберем подходящее решение для производства.
