Эффективное управление движением товаров невозможно без четкого представления о ситуации с остатками. Вовремя проведенные инвентаризации на складе позволяют избежать лишних потерь и бороться с хищениями и недостачами. Расскажем, какое решение позволит проводить «ревизию» быстро и точно и что для этого понадобится.
Инвентаризация товаров на складе: что это за процесс и как его оптимизировать
Суть проверки сводится к тому, чтобы пересчитать фактические товарные остатки и сверить с данными системы учета. С помощью инвентаризации можно установить наличие и состояние продукции, найти недостачи или пересортицу, выявить бракованный товар.
По итогам проверки бухгалтерия готовит сличительную ведомость, в которой фиксируются расхождения. Затем проводятся списания, перемещения, постановка ранее неучтенных позиций на баланс.
Самая трудоемкая часть инвентаризации — пересчет товаров на стеллажах. При традиционном способе проверки товар учитывают вручную и вносят информацию в бумажные инвентаризационные описи. При этом количество участников процесса напрямую зависит от размеров склада. Пересчет занимает много времени, а ошибки и путаница практически неизбежны.
При автоматизированном проведении инвентаризации кладовщик обходит стеллажи и сканирует штрих-коды на этикетках при помощи терминала сбора данных. При этом происходит идентификация товара, каждое считывание кода увеличивает его количество на единицу.
Когда распознаны идентификаторы со всех позиций на складе, опись отправляется в учетную программу, которая автоматически сверяет фактические данные с имеющимися в базе бухгалтерии. Система формирует итоговый документ о расхождениях, на его основе оформляются списания и другие необходимые операции.
Автоматизация с применением специализированного оборудования и программ для инвентаризации сокращает роль человеческого фактора в самой трудоемкой части процесса — идентификация и подсчет товара происходят автоматически. По этой причине резко снижается количество ошибок, процедура проводится быстро и не требует привлечения множества участников.
Сбор информации и обмен сведениями с программой учета обеспечивает специализированная программа для инвентаризации, установленная на ТСД. Это один из основных элементов системы автоматизации.
DataMobile — ПО для ТСД: общее описание, возможности, особенности
Назначение софта — автоматизация рутинных учетных операций с товаром. DataMobile — программа для ТСД и других мобильных компьютеров на Android для работы в торговых сетях, рознице и складской логистике. ПО применяется также на складах производственных предприятий, например, для учета сырья, материалов и готовой продукции. Программа для ТСД помогает:
- идентифицировать товар по штрих-коду;
- проводить инвентаризацию по заданию, переданному из «1С» или созданному на ТСД по шаблону;
- оптимизировать управление товарными остатками;
- организовать адресное хранение товаров на складе, когда за каждой товарной единицей закрепляется ячейка с уникальным адресом, что экономит время поиска и позволяет эффективно использовать площадь мест хранения;
- проводить приемку, перемещение и отгрузку товаров;
- работать с групповой упаковкой и упаковочными листами;
- корректировать документы непосредственно на ТСД;
- создавать этикетки на терминале для товаров и ячеек (при адресном хранении) и отправлять их на печать.
Программа для автоматизации товарного учета «из коробки» совместима с типовыми конфигурациями «1С:Предприятие 7.7, 8.2, 8.3», дополнительные драйверы не понадобятся.
Для расширения возможностей программы предусмотрено подключение двух дополнительных программных модулей:
- RFID — обеспечивает работу по технологии радиочастотной идентификации.
- Маркировка — применяется для учета продукции с двумерными кодами Data Matrix. С его помощью можно вести учет продукции, отслеживаемой через систему «Честный ЗНАК», и подакцизных товаров.
Пользователям доступны 4 версии ПО. Они различаются набором функций, в частности, возможностями обмена информацией и работы с документами в онлайн-режиме. Есть также несколько вариантов лицензирования на выбор клиента. Подробности, как скачать, установить и настроить софт, условия покупки лицензии и множество полезных материалов об автоматизации учета можно изучить на нашем сайте. Всем пользователям DataMobile бесплатно предоставляется техническая поддержка.
Рассмотрим возможности, которые открывает пользователю программа для инвентаризации склада. В качестве примера опишем основные этапы процесса проверки.
Проведение инвентаризации на складе с помощью DataMobile: пошаговая инструкция
Проверка наличия продукции может проводиться как по заданию, выгруженному из учетной программы, так и по факту, когда документ создается на ТСД из шаблона.
Сначала рассмотрим первый вариант.
1. После того как созданная в «1С» инвентаризационная опись передана на терминал, необходимо авторизоваться в интерфейсе ПО DataMobile.
2. Заходим в «Документы».
Находим поступившее задание для инвентаризации.
3. Переходим в документ инвентаризации и начинаем сканировать штрих-коды с этикеток продуктов.
Количество товара можно ввести и вручную. Подтверждаем обработку позиции с помощью кнопки «Принять».
Количество продукции изменилось. Позиция выделена красным цветом, так как фактическое количество пока не совпадает с данными, загруженными из программы учета.
Отсканированы все три единицы, цвет изменился на зеленый.
4. После того как отсканированы все позиции из задания, документ инвентаризации следует выгрузить в «1С».
Программа подтверждает выгрузку описи в учетную систему.
Теперь новый документ отображается в разделе «Выгруженные». Инвентаризация окончена. Изменить документ теперь можно только в программе «1С», коррекция с ТСД больше недоступна.
Для инвентаризации склада по факту, то есть без задания, полученного из программы учета, действовать следует подобным образом. Единственное отличие — на первом этапе работа начинается с создания на ТСД нового документа из готового шаблона, который предлагает приложение.
Благодаря мобильной программе инвентаризация склада производится в кратчайшие сроки и без ошибок.
Пример внедрения DataMobile для инвентаризации в магазинах игрушек «Остров Мечты»
Наша компания провела автоматизацию процессов в одном из крупнейших и самых известных развлекательных комплексов столицы. Кроме парка и множества аттракционов, «Остров Мечты» включает десятки магазинов игрушек. Товары промаркированы штрих-кодами, в качестве программы учета применяется «1С». При этом многие операции проводились в ручном режиме. Это вызывало целый ряд проблем:
- длительные инвентаризации;
- ошибки учета;
- сложности с выявлением брака;
- недостачи, которые практически не отслеживались;
- недостаток данных для управления товарными остатками.
Было принято лучшее решение — внедрить ТСД с установленным специализированным ПО, чтобы полностью автоматизировать товарный учет. Суть проекта была в том, чтобы сотрудники магазина совершали все основные операции учета с помощью сканирования штрих-кодов и обладали полной и достоверной информацией об остатках товара.
Пожеланием заказчика была легкая интеграция мобильного софта с «1С», простое управление и понятный для пользователя интерфейс. Всем требованиям в полной мере отвечает программа DataMobile. Заказчик остановился на версии Online, так как она обеспечивает мгновенный информационный обмен с программой учета. Изменения, внесенные на ТСД, сразу отражаются в «1С», что дает существенную экономию времени и исключает ошибки.
В качестве мобильных компьютеров выбрали ТСД АТОЛ Smart.Lite. Это недорогое устройство на Android, с механической клавиатурой, создано для использования в торговле и логистике. Для беспроводной связи предусмотрена поддержка Wi-Fi, Bluetooth и мобильных сетей. Аккумуляторная батарея имеет емкость 5 200 мАч.
Проект автоматизации был реализован в течение одной рабочей недели. В результате внедрения решены все задачи. Время выполнения ежедневных операций учета сократилось. Бракованный товар фиксируется сотрудником на ТСД, недостачи сократились, полная информация об остатках доступна в режиме онлайн. Инвентаризации проходят быстро, ошибки исключены. Клиент отмечает удобный интерфейс ПО, оперативную техническую поддержку инженерами нашей компании.
