Проверка наличия имущества предприятия с тысячами объектов основных средств может быть сложной проблемой. Сократить ошибки и проводить инвентаризацию в короткие сроки поможет терминал сбора данных со специализированным программным обеспечением. Расскажем, как оптимизировать пересчет ОС с минимальными затратами.
Особенности инвентаризации основных средств
Инвентаризация имущества предприятия похожа на переучет товаров на складе. Но есть отличия:
- Обязательная проверка проводится раз в 3 года. Кроме нее бывают внеплановые инвентаризации при чрезвычайных ситуациях, по инициативе налоговых органов или руководства компании.
- Каждая единица имущества закрепляется за сотрудником, несущим материальную ответственность. Это отражено в документах инвентаризации.
- При проверке указывают место хранения актива.
Традиционный порядок проведения «ревизии», когда бухгалтерия формирует инвентаризационную комиссию и готовит формы описи, требует много времени. При ручной проверке схожие объекты часто считают дважды или не учитывают вовсе, если не найдут в положенном месте. Это частая проблема инвентаризации имущества. Расскажем, как провести проверку и выявить недостачи быстро и точно.
ТСД и софт для автоматизации инвентаризации основных средств
При автоматизированном учете каждый актив получает идентификатор. Это штриховой код или радиочастотная метка на наклеенной на объект этикетке. Их считывание позволяет получить сведения об активах из программы учета, с которой интегрирован софт, установленный на мобильном терминале сбора данных.
В ходе инвентаризации расшифрованная с помощью ТСД информация отправляется в учетную программу. При этом данные автоматически сверяются для выявления возможной недостачи.
Для учета ОС применяют мобильные устройства со сканером штрих-кода либо считывателем радиочастотных меток, в зависимости от технологии идентификации. Как правило, это терминал сбора данных. Параметры для выбора устройства:
- Способность распознавать линейный и двумерный код.
- Емкость батареи. Определяет длительность работы без зарядки.
- Защита корпуса. Для выполнения операций на открытых площадках в непогоду понадобится ТСД с уровнем IP65 или выше.
- Интерфейсы. USB применяется для интеграции с учетной программой, Bluetooth и Wi-Fi — для связи с другими устройствами. Многие ТСД поддерживают связь с мобильными сетями.
Может понадобиться также принтер для печати этикеток. Такие устройства различаются по технологии и материалу печати, скорости и производительности.
Чтобы ТСД работал, нужно установить на него специализированное ПО. Задача софта — расшифровать код объекта и установить информационный обмен с системой учета. При выборе из программ для инвентаризации ОС рекомендуем остановиться на российском ПО из линейки DataMobile для мобильных устройств на Android.
DM.Invent — программа для инвентаризации основных средств: функции, возможности, особенности
Решение создано для предприятий, органов государственного управления, других учреждений, где важно вести учет объектов имущества и предотвращать недостачи. DM.Invent — ПО для инвентаризации основных средств. Его особенности:
- наглядный интерфейс;
- настройка без помощи программиста;
- простое подключение к «1С» без драйверов;
- возможность интеграции с другими программами учета;
- бесплатная поддержка пользователей.
При покупке лицензии можно выбрать из двух вариантов. Бессрочная (LifeTime) приобретается с привязкой к конкретному ТСД. Другой вариант — подписка на месяц, полгода или год в облачном сервисе DMcloud, позволяет переносить лицензии с одного устройства на другое.
Как работать с DM.Invent: пошаговая инструкция
Софт учитывает специфику работы с ОС и способен назначать активу материально ответственного сотрудника и место хранения. Программа для инвентаризации основных средств помогает:
- идентифицировать активы;
- проводить инвентаризацию ОС;
- списывать объекты, указав причину;
- автоматически формировать документы по итогам проверки, выявляя недостачи и пересортицу;
- создавать шаблоны этикетки и отправлять на печать;
- собирать данные для анализа.
Рассмотрим по шагам процесс инвентаризации. Ее назначают как для всех основных средств, так и по одному материально ответственному лицу (МОЛ) или месту размещения. Предусмотрено проведение проверки:
- По заданию из «1С», выгруженному на ТСД.
- По факту, когда инвентаризационный документ создается на мобильном устройстве.
Покажем, как это происходит.
Проверка по заданию
Сначала в «1С» переходим в обработку DataMobile, на вкладку «Выгрузка». Выбираем документ, нажимаем «Добавить».
Затем открываем программу на ТСД.
Входим в раздел «Инвентаризация ОС». Выбираем нужное задание. Приложение указывает статус документа — «Новый».
Сканируем штрих-код с каждого объекта из списка. Предусмотрен также ручной ввод данных. Для удобства софт может отображать только активы, которые еще не были проверены.
Когда нужная позиция обработана, надо нажать «Принять» в форме подтверждения. При выявлении поломки можно провести списание с указанием причины, добавить фото и текстовый комментарий.
Когда отсканированы коды со всех нужных ОС, необходимо нажать «Выгрузить». Готовая опись отправится в программу учета. Для отображения результатов инвентаризации основных средств в «1С» следует нажать «Обновить» и «Загрузить» во вкладке соответствующей обработки. В списке появится вновь созданный документ, содержащий как плановые данные, так и фактические результаты проверки.
Инвентаризация ОС по факту
Задание формируется непосредственно на ТСД и выгружается в «1С» по окончании пересчета. Если при создании документа указать место размещения актива или МОЛ, во вновь созданную опись попадут только ОС, соответствующие этим параметрам.
Дальнейшие действия те же, что в случае проведения проверки по заданию: сотрудник с ТСД сканирует код с каждого актива из списка. В процессе можно списать объект, сохранить фото и т. д. Если обнаруженный актив не закреплен за указанным МОЛ, софт предложит внести изменения.
Подобным образом корректируют место размещения. Если найденный актив не закреплен за помещением, где его обнаружили, пользователь может подтвердить смену зоны хранения либо отказаться от изменений.
По окончании сканирования опись передается в программу учета, где можно выбрать опции выгрузки «Создавать перемещение» и «Создавать списание». При передаче результатов проверки «1С» создаст необходимые документы автоматически.
DM.Invent сокращает человеческий фактор в ходе инвентаризации и при оформлении ее итогов. Бухгалтерия оперативно получает полную картину количества единиц имущества, их сохранности, расположения, ответственных за каждый объект.
По умолчанию софт идентифицирует объекты по штрих-коду. Для работы по технологии радиочастотной идентификации применяется дополнительный программный продукт, модуль RFID. Он позволяет одним нажатием клавиши считывателя распознавать сотни меток за секунду, идентифицировать объекты внутри упаковки. Приложение снабжено функцией поиска RFID-метки при помощи визуального индикатора дальности:
Благодаря программе инвентаризация имущества проводится в короткие сроки с минимальным привлечением персонала, без ручного заполнения описей.
Пример внедрения DM.Invent: автоматизация учета объектов ОС в АО «НЭСК»
Проект реализовал наш партнер, «Ритейл Сервис 24». Внедрена автоматизация учета в АО «Независимая энергосбытовая компания Краснодарского края». У заказчика уже действовал автоматический учет, сотрудники работали с ТСД с мобильным софтом в интеграции с «1С: Управление торговлей». С ростом компании возможностей системы стало не хватать, было принято решение автоматизировать учет ОС по местам размещения и материально ответственным лицам.
Требованиями заказчика были скорость и надежность работы системы, а также разумная стоимость внедрения. Сделали выбор в пользу ПО DM.Invent и ТСД iData K3S/K3S-2. Устройство на Android, с 8-ядерным процессором, легко распознает мелкие штрих-коды.
Программа для инвентаризации из линейки DataMobile привлекла внимание заказчика набором функций, удобным интерфейсом и поддержкой передачи данных в «1С» с помощью сети Wi-Fi. Интеграция с системой прошла легко, так как АО «НЭСК» использует типовую «1С:Управление торговлей».
Реализация проекта автоматизации заняла 2 рабочих дня. Среди основных результатов внедрения представители АО отмечают эффективность и существенную экономию времени проведения инвентаризации. Требования заказчика полностью выполнены.
В линейку DataMobile входит ПО для учета и обслуживания основных фондов компаний, управления товарными остатками, многих других целей. Обратитесь за бесплатной консультацией, мы подберем лучший вариант софта и оборудования.
