Как автоматизировать процесс приемки товара на складе

Поступление товара на склад и грамотная его приемка — важный бизнес-процесс, который влияет на прибыль компании. Поэтому ошибки, неизменно закрадывающиеся при ручном оприходовании товаров, а также затрачиваемое время — повод автоматизировать складской учет.

Расскажем, как программа DataMobile, установленная на терминал сбора данных, облегчит работу по приемке товаров на склад.

Предложим выгодные решения для автоматизации склада под любой бюджет!

Организация приемки товаров на складе

Принципы поставки и приемки грузов и взаимоотношения сторон регулируются Гражданским кодексом РФ*. Чтобы обеспечить правильный учет поступления товаров, склад должен быть грамотно организован. Следует спланировать зону приемки: оборудовать достаточное количество полок и стеллажей, разграничить места размещения принимаемого и уже принятого товара, чтобы не было путаницы. Нужно позаботиться о быстром перемещении и хранении продукции, требующей особого температурного режима. Основные виды приемки товаров:

По количеству. Сверяется соответствие реального объема поступившей продукции указанному в документах: число палет или коробок, а также единиц товара в каждой упаковке.
По качеству.

Сроки поставки, способы упаковки и маркировки товаров, наличие сопроводительных документов оговариваются в договоре с контрагентом. При приемке следует придерживаться отраженных в нем условий. Оприходовать товар необходимо в присутствии представителя поставщика.

Этапы приемки товара на складе

Кладовщик или иное лицо, ответственное за приемку товара, должно:

Осмотреть состояние коробок, палет на предмет повреждения и наличие маркировки на упаковках.
Посчитать количество мест, а также самого товара, взвесить (при необходимости).
Сверить эти данные с отраженными в сопроводительных документах на поставку.
В случае несоответствия — составить акт о выявленном расхождении.
Расписаться, поставить дату и заверить печатью сопроводительные документы.
Внести данные о поступлении в товароучетную систему.
Передать на хранение принятый товар.

В акте об установленном расхождении указывается несоответствие:

наименований номенклатуры в документах и на упаковке;
количества товара в штуках или по весу;
комплектности;
качества.

Можно использовать стандартную форму документа либо разработать собственную с учетом особенностей вашей группы товаров. Акт об установленном расхождении по количеству и/или качеству заполняется в присутствии представителя поставщика.

Документальный учет прихода товара на склад

Приемка товара на склад от поставщика производится по сопроводительным документам.

Накладная. Товарная (форма ТОРГ-12) — содержит наименование товара, количество и стоимость. Товарно-транспортная накладная (ТТН), помимо информации о грузе, обозначает маршрут и условия доставки. Транспортная — отражает только данные об услуге грузоперевозки.
Счет-фактура дополняет накладную. Необходима предприятиям, которые платят НДС.
Универсальный передаточный документ (УПД) — сопровождает учет поступления маркированных товаров, применяется для отчетности в ФНС организациями, работающими на общем или спецрежиме. Дополнительно оформляется ТТН.

При приемке товаров используются унифицированные формы первичных документов (ТОРГ-1–ТОРГ-14), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132*.

Особенности приемки маркированных товаров на склад

Товары, имеющие обязательную маркировку, отслеживаются через систему «Честный ЗНАК» («ЧЗ»). Для работы с таким видом товаров необходимо стать участником «ЧЗ»: иметь усиленную электронную подпись, подключить электронный документооборот (ЭДО). Также нужно мобильное устройство (например, терминал сбора), способное считать двухмерный штрих-код Data Matrix. При приемке таких товаров на складе необходимо:

Внести сведения о передаче права собственности в систему «Честный ЗНАК».
Сверить коды по факту и указанные в УПД.
Проверить статус Data Matrix в «ЧЗ».

Приход-расход маркированных товаров теперь контролирует их новый владелец: ему необходимо следить за сроками годности, вовремя реализовывать остатки и выводить коды продукции из оборота через «ЧЗ».

Автоматизируем складской учет с нуля! Внедрим удаленно и в удобное для вас время.

Автоматизация приемки товара на складе с помощью ТСД и программы DataMobile

Программа DataMobile, установленная на терминал сбора данных, значительно упрощает ведение учета товара на складе. Кладовщику достаточно отсканировать штрих-код, а софт самостоятельно проверит и запишет считанные данные во внутренние документы и передаст их в учетную систему. Благодаря ТСД под управлением DataMobile:

в 3–5 раз уменьшается расход времени на приемку;
минимизируется число ошибок, обусловленных человеческим фактором;
упрощается отслеживание товарных остатков.

Для автоматизации работы с товаром на складе, программа уже имеет готовые шаблоны документов для всех операций, а с «1С» DataMobile интегрируется без дополнительных драйверов.

Есть два вида лицензий на софт. Первая — бессрочная, или Lifetime. ПО устанавливается и привязывается к одному терминалу сбора данных. Вторая — по подписке в облачном сервисе DMcloud на 1, 6 месяцев или, что выгоднее всего, на 1 год. Через личный кабинет в «облаке» можно настроить управление лицензией, переносить ее на нужное устройство при необходимости.

Рассмотрим 3 примера, как оформить приход товара на склад с помощью ТСД и программы DataMobile.

Приемка по заданию из «1С»

В меню программы «1С» (отдельная подсистема DataMobile) открываем раздел «Документы ТСД (создание)», выбираем шаблон «Поступление товаров» и нужный документ.

Открываем приложение DataMobile на ТСД. Переходим в задание, выгруженное из «1С».

Документ отображает название контрагента и склад. ПО предложит отсканировать товары.

По окончании сканирования выбираем опцию «Завершить».

После выгрузки в «1С» нажимаем «Заблокировать», затем — «Внести в базу».

В «1С» появится типовой документ с позициями товара.

Приемка по документу на ТСД

Находим в меню на ТСД раздел «Поступление товара», создаем новый документ.

Сканируем штрих-коды с товаров, выбираем опцию «Выгрузить».

Выгружаем документ в «1С» на ПК. Данные в поле «Исходный документ» отсутствуют, так как задание изначально не было создано в «1С».

Выбираем опцию «Заблокировать», затем — «Внести в базу».

Теперь все товары подгрузились в типовой документ «1С».

Приемка маркированной продукции

Для работы с товарами, отслеживаемым через систему «Честный ЗНАК», софт дополняется программным модулем Маркировка. В интерфейсе DataMobile операции с такой продукцией отмечена литерой [М].

Выгружаем задание из «1С» на мобильный терминал: выбираем опцию «Документы ТСД (создание)» и шаблон «[М] Приемка».

Находим исходный документ в «1С».

Переходим в приложение DataMobile на ТСД. Во вкладке «[М] Приемка» находим документ, в котором отражается контрагент и склад.

Далее высветится основное задание — «Сканируйте товар».

Если коды маркировки уже сопоставлены в базе «1С», то можно сразу в форме сканировать КМ. Завершаем задание и выгружаем документ в «1С».

Блокируем документ и вносим его в базу.

По завершении проверки в форме подбора маркированной продукции у отсканированных товаров появится статус «В наличии».

Расскажем, как настроить сопоставление товара со штрих-кодом маркировки в «1С». Для этого в настройках шаблона выбираем сканирование EAN до КМ или после КМ.

Софт предложит считывать коды с товаров в выбранной последовательности.

Бывают случаи, когда идентификатор поврежден или нечитаем, но груз нужно поставить на учет. В шаблоне ПО можно выбрать опцию «Ввод товара без сканирования».

Переходим на ТСД, в меню прокручиваем вправо до раздела «Действия с товаром» (через три точки), затем выбираем опцию «Ввести позицию».

Готовый документ выгружаем в «1С».

Какой ТСД выбрать для учета товара

ТСД — мини-компьютер со встроенным сканером. Благодаря программе DataMobile, установленной на нем, процесс приемки товара на склад осуществляется быстро и без ошибок. При этом происходит обмен документами с «1С».

Чтобы оформить поступление товаров на сухих и теплых складах, достаточно простой и надежной модели корпоративного класса, например, АТОЛ Smart.Prime.

Если места хранения многоярусные, с высокими стеллажами, имеет смысл обратить внимание на ТСД с дальнобойным сканером. Например, Urovo RT40 в комплектации с Honeywell EX30 LR (Long Range), который считывает коды на расстоянии до 15 м.

Чтобы не прерывать работу для зарядки аккумулятора, выбирайте мобильный терминал с мощной АКБ. Например, Chainway C61. Он оснащен аккумулятором емкостью 6700 мАч, что обеспечивает более 12 часов непрерывной работы. Также в ритейле и складском хозяйстве хорошо зарекомендовал себя Point Mobile PM351: простой и надежный мини-компьютер, который представлен в 8 модификациях, в зависимости от типа сканера, наличия NFC, комплектации пистолетной рукояткой и пр.

Все упомянутые модели имеют мощный 8-ядерный процессор и достаточный объем памяти (ОЗУ/ПЗУ: 3–4 ГБ/32–64 ГБ), оснащены физической клавиатурой, что удобнее для приемки и отгрузки товаров, нежели сенсорная панель. Сканеры читают не только линейные, но и двухмерные штрих-коды, что необходимо при работе с маркированной продукцией.

Подобрать нужную модель ТСД, а также ПО DataMobile для вашего бизнеса можно в нашем интернет-магазине.

Ссылки на нормативные правовые акты, упомянутые в статье:

Предложим решение для автоматизации вашего склада и подберем модель ТСД!