Поступление товара на склад и грамотная его приемка — важный бизнес-процесс, который влияет на прибыль компании. Поэтому ошибки, неизменно закрадывающиеся при ручном оприходовании товаров, а также затрачиваемое время — повод автоматизировать складской учет.
Расскажем, как программа DataMobile, установленная на терминал сбора данных, облегчит работу по приемке товаров на склад.
Организация приемки товаров на складе
Принципы поставки и приемки грузов и взаимоотношения сторон регулируются Гражданским кодексом РФ*. Чтобы обеспечить правильный учет поступления товаров, склад должен быть грамотно организован. Следует спланировать зону приемки: оборудовать достаточное количество полок и стеллажей, разграничить места размещения принимаемого и уже принятого товара, чтобы не было путаницы. Нужно позаботиться о быстром перемещении и хранении продукции, требующей особого температурного режима. Основные виды приемки товаров:
- По количеству. Сверяется соответствие реального объема поступившей продукции указанному в документах: число палет или коробок, а также единиц товара в каждой упаковке.
- По качеству.
Сроки поставки, способы упаковки и маркировки товаров, наличие сопроводительных документов оговариваются в договоре с контрагентом. При приемке следует придерживаться отраженных в нем условий. Оприходовать товар необходимо в присутствии представителя поставщика.
Этапы приемки товара на складе
Кладовщик или иное лицо, ответственное за приемку товара, должно:
- Осмотреть состояние коробок, палет на предмет повреждения и наличие маркировки на упаковках.
- Посчитать количество мест, а также самого товара, взвесить (при необходимости).
- Сверить эти данные с отраженными в сопроводительных документах на поставку.
- В случае несоответствия — составить акт о выявленном расхождении.
- Расписаться, поставить дату и заверить печатью сопроводительные документы.
- Внести данные о поступлении в товароучетную систему.
- Передать на хранение принятый товар.
В акте об установленном расхождении указывается несоответствие:
- наименований номенклатуры в документах и на упаковке;
- количества товара в штуках или по весу;
- комплектности;
- качества.
Можно использовать стандартную форму документа либо разработать собственную с учетом особенностей вашей группы товаров. Акт об установленном расхождении по количеству и/или качеству заполняется в присутствии представителя поставщика.
Документальный учет прихода товара на склад
Приемка товара на склад от поставщика производится по сопроводительным документам.
- Накладная. Товарная (форма ТОРГ-12) — содержит наименование товара, количество и стоимость. Товарно-транспортная накладная (ТТН), помимо информации о грузе, обозначает маршрут и условия доставки. Транспортная — отражает только данные об услуге грузоперевозки.
- Счет-фактура дополняет накладную. Необходима предприятиям, которые платят НДС.
- Универсальный передаточный документ (УПД) — сопровождает учет поступления маркированных товаров, применяется для отчетности в ФНС организациями, работающими на общем или спецрежиме. Дополнительно оформляется ТТН.
При приемке товаров используются унифицированные формы первичных документов (ТОРГ-1–ТОРГ-14), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132*.
Особенности приемки маркированных товаров на склад
Товары, имеющие обязательную маркировку, отслеживаются через систему «Честный ЗНАК» («ЧЗ»). Для работы с таким видом товаров необходимо стать участником «ЧЗ»: иметь усиленную электронную подпись, подключить электронный документооборот (ЭДО). Также нужно мобильное устройство (например, терминал сбора), способное считать двухмерный штрих-код Data Matrix. При приемке таких товаров на складе необходимо:
- Внести сведения о передаче права собственности в систему «Честный ЗНАК».
- Сверить коды по факту и указанные в УПД.
- Проверить статус Data Matrix в «ЧЗ».
Приход-расход маркированных товаров теперь контролирует их новый владелец: ему необходимо следить за сроками годности, вовремя реализовывать остатки и выводить коды продукции из оборота через «ЧЗ».
Автоматизация приемки товара на складе с помощью ТСД и программы DataMobile
Программа DataMobile, установленная на терминал сбора данных, значительно упрощает ведение учета товара на складе. Кладовщику достаточно отсканировать штрих-код, а софт самостоятельно проверит и запишет считанные данные во внутренние документы и передаст их в учетную систему. Благодаря ТСД под управлением DataMobile:
- в 3–5 раз уменьшается расход времени на приемку;
- минимизируется число ошибок, обусловленных человеческим фактором;
- упрощается отслеживание товарных остатков.
Для автоматизации работы с товаром на складе, программа уже имеет готовые шаблоны документов для всех операций, а с «1С» DataMobile интегрируется без дополнительных драйверов.
Есть два вида лицензий на софт. Первая — бессрочная, или Lifetime. ПО устанавливается и привязывается к одному терминалу сбора данных. Вторая — по подписке в облачном сервисе DMcloud на 1, 6 месяцев или, что выгоднее всего, на 1 год. Через личный кабинет в «облаке» можно настроить управление лицензией, переносить ее на нужное устройство при необходимости.
Рассмотрим 3 примера, как оформить приход товара на склад с помощью ТСД и программы DataMobile.
Приемка по заданию из «1С»
В меню программы «1С» (отдельная подсистема DataMobile) открываем раздел «Документы ТСД (создание)», выбираем шаблон «Поступление товаров» и нужный документ.
Открываем приложение DataMobile на ТСД. Переходим в задание, выгруженное из «1С».
Документ отображает название контрагента и склад. ПО предложит отсканировать товары.
По окончании сканирования выбираем опцию «Завершить».
После выгрузки в «1С» нажимаем «Заблокировать», затем — «Внести в базу».
В «1С» появится типовой документ с позициями товара.
Приемка по документу на ТСД
Находим в меню на ТСД раздел «Поступление товара», создаем новый документ.
Сканируем штрих-коды с товаров, выбираем опцию «Выгрузить».
Выгружаем документ в «1С» на ПК. Данные в поле «Исходный документ» отсутствуют, так как задание изначально не было создано в «1С».
Выбираем опцию «Заблокировать», затем — «Внести в базу».
Теперь все товары подгрузились в типовой документ «1С».
Приемка маркированной продукции
Для работы с товарами, отслеживаемым через систему «Честный ЗНАК», софт дополняется программным модулем Маркировка. В интерфейсе DataMobile операции с такой продукцией отмечена литерой [М].
Выгружаем задание из «1С» на мобильный терминал: выбираем опцию «Документы ТСД (создание)» и шаблон «[М] Приемка».
Находим исходный документ в «1С».
Переходим в приложение DataMobile на ТСД. Во вкладке «[М] Приемка» находим документ, в котором отражается контрагент и склад.
Далее высветится основное задание — «Сканируйте товар».
Если коды маркировки уже сопоставлены в базе «1С», то можно сразу в форме сканировать КМ. Завершаем задание и выгружаем документ в «1С».
Блокируем документ и вносим его в базу.
По завершении проверки в форме подбора маркированной продукции у отсканированных товаров появится статус «В наличии».
Расскажем, как настроить сопоставление товара со штрих-кодом маркировки в «1С». Для этого в настройках шаблона выбираем сканирование EAN до КМ или после КМ.
Софт предложит считывать коды с товаров в выбранной последовательности.
Бывают случаи, когда идентификатор поврежден или нечитаем, но груз нужно поставить на учет. В шаблоне ПО можно выбрать опцию «Ввод товара без сканирования».
Переходим на ТСД, в меню прокручиваем вправо до раздела «Действия с товаром» (через три точки), затем выбираем опцию «Ввести позицию».
Готовый документ выгружаем в «1С».
Какой ТСД выбрать для учета товара
ТСД — мини-компьютер со встроенным сканером. Благодаря программе DataMobile, установленной на нем, процесс приемки товара на склад осуществляется быстро и без ошибок. При этом происходит обмен документами с «1С».
Чтобы оформить поступление товаров на сухих и теплых складах, достаточно простой и надежной модели корпоративного класса, например, АТОЛ Smart.Prime.
Если места хранения многоярусные, с высокими стеллажами, имеет смысл обратить внимание на ТСД с дальнобойным сканером. Например, Urovo RT40 в комплектации с Honeywell EX30 LR (Long Range), который считывает коды на расстоянии до 15 м.
Чтобы не прерывать работу для зарядки аккумулятора, выбирайте мобильный терминал с мощной АКБ. Например, Chainway C61. Он оснащен аккумулятором емкостью 6700 мАч, что обеспечивает более 12 часов непрерывной работы. Также в ритейле и складском хозяйстве хорошо зарекомендовал себя Point Mobile PM351: простой и надежный мини-компьютер, который представлен в 8 модификациях, в зависимости от типа сканера, наличия NFC, комплектации пистолетной рукояткой и пр.
Все упомянутые модели имеют мощный 8-ядерный процессор и достаточный объем памяти (ОЗУ/ПЗУ: 3–4 ГБ/32–64 ГБ), оснащены физической клавиатурой, что удобнее для приемки и отгрузки товаров, нежели сенсорная панель. Сканеры читают не только линейные, но и двухмерные штрих-коды, что необходимо при работе с маркированной продукцией.
Подобрать нужную модель ТСД, а также ПО DataMobile для вашего бизнеса можно в нашем интернет-магазине.
Ссылки на нормативные правовые акты, упомянутые в статье:
- Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 26.01.1996 № 14-ФЗ § 3. Поставка товаров
- Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132
