Складской учет в «1С» обеспечивает контроль движения товаров и позволяет формировать отчеты для контролирующих органов. Но одной программы мало. Чтобы при очередной инвентаризации не были обнаружены недостачи или пересортица, необходимо автоматизировать операции на складе — вести учет по штрих-кодам с помощью специализированных устройств и ПО, интегрированного с «товароучеткой».
Расскажем, как все организовать правильно. Поговорим о том, как автоматизировать склад в «1С» 8.3, какое выбирать оборудование и программное обеспечение для решения тех или иных задач.
Для чего автоматизировать складской учет
Автоматизировать склад в «1С» требуется в любом случае, особенно если вы сталкиваетесь хотя бы с одной из ситуаций:
- постоянные ошибки и расхождения по результатам инвентаризации: недостачи, пересортица;
- долгий сбор заказов — сотрудники не знают, где и что лежит;
- частые возвраты из-за неправильной отгрузки товаров на складе;
- много рутинного ввода сведений вручную;
- инвентаризация требует приостановки работы на складе, занимает уйму времени, а ее результаты часто оказываются неточными из-за невнимательности сотрудников;
- трудности с размещением товаров в ячейках (при адресном хранении);
- закупка материалов и готовой продукции происходит хаотично — отсутствует понимание реальной потребности (например, что используется в производстве или на какие изделия высокий спрос);
- невозможность отследить, кто, когда и какую задачу выполнил на складе.
Результат автоматизации — рост скорости отгрузки, снижение ошибок, прозрачность складских операций и возможность эффективно работать с системой адресного хранения.
Сравнение конфигураций «1С»
Чтобы правильно выбрать программу для склада, нужно сопоставить ее функции с требованиями бизнеса. Предлагаем сравнить несколько конфигураций, разработанных на базе платформы «1С:Предприятие 8.3».
|
Характеристики |
«1С:Управление торговлей ред. 11» («УТ11») |
«1С:ERP Управление предприятием» |
«1С:Комплексная автоматизация ред. 2" ("КА2") |
|
Основные возможности |
Поддерживается полный цикл операций оптовой и розничной торговли |
«Покрывает» все бизнес-процессы: от планирования производства до финансового анализа |
Объединяет управленческий, бухгалтерский, оперативный, кадровый учет |
|
Управление запасами |
Реализовано через функции обеспечения потребностей: по заявкам, данным о неснижаемом остатке на складе, согласно планируемому объему закупок. Контроль количества материалов и товаров на складе, анализ движения запасов |
Отслеживание их количества, стоимости и движения в реальном времени. Есть возможность управлять запасами сразу на нескольких складах — на каждом зонировать отдельные области хранения. Анализ остатков на складе, оборачиваемости товаров и материалов, прогнозирование спроса |
Упрощенный вариант — по минимальному и максимальному остатку. Расширенный — по максимальному и минимальному запасу, по статистике продаж, норме дневного потребления
|
|
Управление закупками |
Позволяет вести работу с поставщиками: выбирать подходящих кандидатов на основе мониторинга их цен. Обеспечивает контроль исполнения заказов и платежей, формирование графиков поставок |
Автоматизирует полный цикл закупочного процесса: планирование потребностей в запасах, работа с базой поставщиков, ценами, возвратами |
Автоматическое формирование заказов поставщикам на основе расчета потребностей в запасах товаров |
|
Управление финансами |
Регистрация поступлений, расходов, авансов и взаиморасчетов. Анализ прибыли, рентабельности и финансовых результатов компании |
Планирование и контроль бюджета, дебиторской и кредиторской задолженности, денежных средств. Формирование финансовых отчетов по складу |
Планирование доходов и расходов. Учет и анализ кредитных и дебиторских обязательств. Контроль банковских операций по зачислению и списанию денежных средств, формирование отчетов |
|
Адресное хранение |
Контроль складских запасов в разрезе заданных ячеек и наборов упаковок — можно посмотреть, какой товар и где находится. Утверждение порядка хранения продукции для отдельных помещений |
||
|
Возможности интеграции |
С «1С:Бухгалтерия» и другими конфигурациями, маркетплейсами, CRM-, WMS-системой |
||
Для оптимизации бизнес-процессов на производстве «УТ11» не используется. Наиболее подходящий набор функций — у «1С:ERP Управление предприятием».
Обратите внимание! На производстве приходится работать не только с готовой продукцией, но еще вести учет материалов на складе в «1С». Например, запасов сырья, используемого в процессе производства. Его относят к товарно-материальным ценностям (ТМЦ).
Как создать склад в «1С»: пошаговая инструкция
Как сделать склад в «1С» — пошаговая инструкция (на примере «УТ11»):
1. Открыть раздел «НСИ и администрирование». Перейти на вкладку «Склады и магазины».
2. Выбрать «Создать».
3. Указать тип склада: оптовый или розничный.
Нет никаких отличий в том, как создать склад в «1С:КА2», — алгоритм действий такой же.
Как сформировать несколько складов в «1С»
Чтобы создать несколько складов в «1С», следует перейти в раздел «Склад и доставка» и установить отметку на соответствующей функции. Затем можно действовать согласно пошаговой инструкции, приведенной выше.
Единственное отличие — в разделе «Склады и магазины» необходимо нажать «Создать группу».
Как настроить склад в «1С»
Чтобы настроить склад в «1С», требуется заполнить его карточку. Она состоит из вкладок:
- «Основное». Можно настроить оформление операций по приему и передаче на ответственное хранение, указать виды цен, подразделение и пр. Важный параметр — «Контроль остатков и управление запасами». Помогает отслеживать остатки на складе в «1С» и не допускать отрицательных значений.
- «Ордерная схема и структура». Здесь настраивается ордерная схема документооборота. Требуется указать дату начала применения, активировать статусы приходных и расходных ордеров. Здесь же можно настроить использование помещений и ячеек (при организации адресного хранения на складе).
- «Адреса, телефоны». В этой вкладке вводятся контактные данные склада.
По завершении настройки следует нажать «Записать и закрыть». Новый склад в программе «1С» станет доступен для дальнейших операций.
Чтобы настроить параметры учета материалов в «1С», необходимо перейти в раздел «Справочники». Создать отдельный вид номенклатуры. В нашем случае — «Материалы». Задать характеристики и прочие параметры. Также необходимо настроить документы, которыми будут регулироваться основные операции с ТМЦ: поступление, размещение на хранение, списание и передача материалов в производство, перемещение с одного склада на другой.
Обратите внимание! В отдельных конфигурациях для выполнения одного и того же процесса применяются разные алгоритмы. Например, чтобы переместить материальные ценности с одного склада на другой, в «УТ» используется документ «Заказ на перемещение». В «1С:Бухгалтерия» — «Перемещение товаров, материалов». Можно сформировать самостоятельный документ или на основе поступления.
Частые ошибки при ведении товароучета
Некорректный складской учет приводит к отрицательному балансу и другим неприятным последствиям. Какие ошибки могут возникнуть:
- неправильно выставлены параметры складского учета — например, разрешено списывать остатки при отрицательном балансе;
- неверная последовательность документов — допустим, расходный проведен раньше, чем приходный;
- игнорирование результатов инвентаризации — при наличии расхождений нужно выровнять остатки для дальнейшего отслеживания и хранения товаров на складе;
- отсутствие сверки фактических данных с товарной накладной при приемке — приводит к расхождениям в количестве продукции, пересортице.
Если внедрить автоматизацию, можно решить практически все проблемы складского учета.
Какие устройства и ПО помогают организовать управление складом в «1С»
Управление складом в «1С» легко организовать с помощью специализированных устройств (ТСД) и ПО DataMobile. Терминал сбора данных комплектуется встроенным 2D-сканером, который используется для считывания штрих-кодов с товаров на полках или палетах. В зависимости от модели может быть с механической клавиатурой или без нее. Работает от аккумулятора и обеспечивает пользователю свободу перемещения по складу.
ПО для ТСД DataMobile предназначено для идентификации продукции и обмена информацией с учетной системой. Интегрируется с «1С» без драйверов. Программа для ТСД совместима с «КА», «1С:Торговля и склад» и пр. Основные возможности ПО для мобильного складского учета:
- автоматизация приемки, отгрузки, перемещения товаров на складе;
- работа с упаковочными листами;
- проверка складских остатков при инвентаризации;
- организация адресного хранения на складе;
- переоценка продуктов в магазине розничной торговли;
- учет серийных номеров и пр.
Софт имеет 4 версии лицензии — выбор зависит от требуемого набора функций и способа связи с учетной системой.
Есть возможность подключить к ПО для ТСД дополнительные программные модули:
- Маркировка — для работы с алкоголем и продукцией, подконтрольной системе «Честный ЗНАК»;
- RFID — для отслеживания товаров на предприятии по радиометкам.
Как проводить инвентаризацию с ПО DataMobile, читайте в нашей инструкции.
ТСД и программа для складских операций продаются по отдельности. Но можно приобрести готовое решение для инвентаризации, приемки, отгрузки продукции — комплект, состоящий из мобильного терминала и ПО DataMobile.
Для инвентаризации материальных ценностей и основных средств в бухгалтерии нужно выбирать другую программу из линейки DataMobile — DM.Invent. Это ПО для терминала сбора данных. Предназначено для контроля ТМЦ в рамках ответственных лиц и мест хранения. Обеспечивает списание материала и инструмента по итогам инвентаризации с указанием причины. Позволяет формировать документы, чтобы перемещать объекты между подразделениями. В программе можно сформировать отчет по итогам смены.
Итог
Чтобы автоматизировать склад в «1С», нужно правильно выбрать и настроить конфигурацию ПО, приобрести ТСД и установить на него специализированный софт. Лучшее решение — программа для товароучета DataMobile. Для инвентаризации ТМЦ и ОС — ПО DM.Invent.
Если хотите внедрить автоматизацию под ключ без ошибок, обращайтесь к экспертам, которым можно доверять. Проведем экспертизу ваших бизнес-процессов, организуем складской учет и хранение материалов без ошибок.
Как откорректировать остатки после инвентаризации?
Если при инвентаризации на складе обнаружена недостача (по факту позиций меньше, чем в учетной системе), нужно выполнить списание материалов или товаров. Если возникла пересортица, когда одной продукции или ТМЦ меньше, а другой с аналогичным наименованием — на столько же больше, чем в «товароучетке», то по итогам инвентаризации требуется оприходовать излишки и списать такое же количество недостающих позиций.
При работе с заказом в нем произошли изменения (менеджер внес корректировки в «товароучетку»), но кладовщик уже начал сбор товаров: придется создавать задание и выгружать на ТСД заново?
При использовании ПО DataMobile Online и активной функции «Обновление задания документов» при внесении менеджером изменений в заказ на ТСД кладовщика придет соответствующее уведомление. Если сотрудник не увидит его, по завершении работы ему поступит напоминание. Он не сможет выгрузить информацию в учетную систему, пока не будут учтены изменения.
У нас много однотипных отгрузок разным контрагентам — можно как-то ускорить процесс и сократить рутину?
В приложении DataMobile Online можно работать с групповыми документами — объединять несколько однотипных и заполнять как один. Товары можно распределять по накладным на мобильном устройстве или в «товароучетке». Во втором варианте для мобильного терминала групповые документы будут выглядеть как заполнение одного. Подробнее о работе в таком формате описано в инструкции.
Учет товарно материальных запасов "на бумаге" и даже "в экселе" постепенно уходят в прошлое. Сегодня сложно представить предприятие без автоматизированной системы учета, такой как 1С. Это особенно важно для бухгалтерии, а также для работы с товарами, подлежащими прослеживаемости — например, в системах ЕГАИС и «Честный ЗНАК», и для серийной продукции. Поскольку многие операции с ТМЦ выполняются вне стационарных рабочих мест, всё более востребованной становится мобильная автоматизация. Такие решения помогают оптимизировать бизнес-процессы, соблюдать требования законодательства и повышать эффективность работы компании в условиях конкуренции и необходимости сокращения затрат.
.jpg)
