Чтобы оборудование работало без сбоев и не простаивало, нужно своевременно снабжать ремонтные бригады материалами, запчастями и инструментами. Для этого необходимо наладить четкую систему контроля, которая будет фиксировать:
- куда и на какие работы тратятся материально-производственные запасы (МПЗ);
- кто из сотрудников компании отвечает за конкретный инструмент;
- какое количество запчастей осталось на складе и т. д.
Сегодня расскажем о простых мобильных приложениях, которые помогают вести сквозной учет ресурсов: контролировать запасы, фиксировать выдачу под отчет, оформлять списания на ремонт и проводить инвентаризации основных средств.
Автоматизация учета инструмента и материалов: почему она критически важна для управления ТОИР
Техническое обслуживание и ремонт (ТОИР) требуют бесперебойного снабжения материалами, инструментами и комплектующими. Для учета ресурсов используются специальные системы, например, «1С:ERP». В ней заводят карточки для объектов и выполняют все операции по управлению ТОИР:
- фиксируют показатели наработки;
- планируют обслуживание и ремонты;
- управляют материально-техническим обеспечением (МТО): контролируют неснижаемые остатки, создают заявки на закупку;
- анализируют стоимость ремонтов и т. д.
Информация по запчастям и материалам в учетной системе должна постоянно обновляться, так как на ее основании решаются три важные задачи:
- Пополнение запасов материалов и инструментов. Достаточный объем ресурсов обеспечивает своевременное выполнение ТОИР.
- Отражение расходов на МТО в бухгалтерском учете, анализ стоимости ремонтов. Без этой информации нельзя определить, почему растут финансовые затраты на ТОИР и как их оптимизировать.
- Корректный расчет себестоимости продукции. По бухгалтерскому учету издержки на ремонт относятся к накладным расходам и аккумулируются на счетах 26 или 44 с последующим списанием в себестоимость продаж.
Быстрое обновление информации в системе можно обеспечить только путем внедрения мобильной автоматизации. На складе, производстве и объектах ремонта вместо бумажных накладных и журналов необходимо использовать терминалы сбора данных (ТСД). Они фиксируют информацию о движении МПЗ — от приемки до выдачи сотруднику — и передают ее в «1С».
Как автоматизировать учет инструментов и «расходников» на складе и в «полях»
Учет материалов и инструментов для ремонта — это не единый процесс, а три разных направления. Каждое требует своего подхода:
- Складской учет — приемка, контроль остатков, списание на ремонт.
- Учет расходов на объектах ремонта — фиксация того, какие материалы и в каком объеме потрачены на конкретный ремонт, с привязкой к заказу и оборудованию.
- Инвентаризация основных средств — проверка наличия и состояния инструмента.
Для каждого участка в линейке программных продуктов DataMobile есть отдельное приложение. Все они устанавливаются на ТСД с ОС Android и синхронизируются с «1С». Но каждое ПО решает свои задачи:
- DataMobile. Флагманский софт, разработанный нами («Компанией Сканпорт») для учета товарно-материальных ценностей на складах, производстве и в торговле. В приложении выполняют приемку, пересчитывают остатки по штрих-кодам, оформляют перемещения и списания.
- DM.ТОИР. ПО для мобильных обходчиков и ремонтных бригад. В программе указывают показатели наработки, регистрируют дефекты, подтверждают факт выполнения ремонта и отражают расход запчастей и материалов.
- DM.Invent. Используется для инвентаризации основных средств. В приложении можно назначать МОЛ, создавать документы списания и перемещения, печатать этикетки для маркировки ОС.
Таким образом, программные продукты линейки DataMobile закрывают все ключевые потребности предприятия — от оперативного складского учета до обслуживания активов и инвентаризации имущества.
Складской учет материалов с помощью ТСД и приложения DataMobile: пошаговая инструкция
На склад компании приходит партия материалов и запчастей. На ТСД с приложением DataMobile выгружают задание на приемку со списком и количеством позиций. Сотрудник склада открывает документ и начинает сканировать штрих-коды с каждой товарной единицы или упаковки. Приложение контролирует процесс:
- Автоматически считает количество материалов.
- Сверяет фактические поступления с накладной.
- Выявляет расхождения (недопоставки, пересорт).
- Сообщает об ошибках (например, штрих-код отсканирован дважды).
- Показывает вложенность упаковки, если материалы пришли в коробах.
- Отправляет шаблоны этикеток на печать.
По завершении работы документ выгружают в учетную систему. Аналогичным образом выполняется инвентаризация материальных запасов. Кладовщик сканирует штрих-коды, а приложение делает все остальное: считает количество, сравнивает с учетными значениями, выявляет излишки и недостачи.
Учет инструмента и материалов в DM.ТОИР при выполнении ремонтных работ
Сотрудник сервисного отдела получает задание на ремонт оборудования. Для этого он берет на складе комплект необходимых материалов, запчастей и инструментов. По прибытии на объект заходит в приложение DM.ТОИР на своем устройстве и приступает к работе:
1. Выбирает документ «Ремонт» и нажимает «Начать».
2. Выполняет все шаги по технологической карте.
3. Добавляет фото и комментарий.
4. Отправляет документ в «1С».
При выборе типа ремонта в документ подгружается связанный с ним список «расходников». Сотрудник сканирует штрих-коды с материалов, а приложение DM.ТОИР фиксирует фактический расход.
После выгрузки данных в «1С:ERP» обновляется документ «Заказ на ремонт». На его основании корректируются запасы.
Чтобы усилить контроль за расходом ресурсов, можно настроить опцию «Получение материалов перед ремонтом». Сотрудник организации приходит на склад и получает все необходимое. Приложение фиксирует выдачу.
Инвентаризация инструментов и инвентаря с помощью приложения DM.Invent
Инструменты, которые компания «считает» основными средствами, требуют регулярной инвентаризации. В бухгалтерском учете лимит стоимости для отнесения к ОС организация устанавливает самостоятельно (обычно от 40 000 руб.). В список обычно включают:
- дорогостоящие станки, гайковерты, нагреватели;
- измерительное и диагностическое оборудование;
- сварочные аппараты, перфораторы и др.
Малоценный инструмент (например, дрель стоимостью 3 000 рублей) учитывается иначе:
- приходуется как МПЗ (счет 10);
- списывается на затраты при выдаче сотруднику;
- ставится на забалансовый учет для контроля сохранности.
ПО DM.Invent помогает вести учет любого имущества (в том числе малоценного). С помощью приложения можно быстро и без ошибок выполнить инвентаризацию ОС на складе и производстве:
- На ТСД выгружают задание с перечнем имущества, закрепленного за конкретным участком или МОЛ.
- Сотрудник сканирует штрих-код или RFID-метку с техники или инструмента.
- Приложение фиксирует наличие основного средства, считает общее количество и сверяет с учетными значениями.
По завершении информацию выгружают в «1С». Обнаруженные излишки оформляют актом оприходования, а недостачи списывают.
Как выбрать терминал сбора данных
При покупке ТСД для склада учитывайте условия эксплуатации и предполагаемую нагрузку. На какие параметры обратить внимание, мы подробно рассказали в статье «Как выбрать ТСД…». Терминал для склада и ПО DataMobile можно приобрести по отдельности или в комплекте, например:
- Склад Стандарт Pro. Включает годовую подписку на программу DataMobile версии Стандарт Pro и ТСД iData K3S. Подходит для организаций с небольшими складами (в том числе с адресным хранением).
- Склад Online. Содержит подписку на версию Online с максимальной функциональностью и ТСД на выбор: iData K3S, iData T1 PRO, iData К8. Подходит для высоконагруженных складов.
Мобильным обходчикам, работающим в «полях», нужен защищенный ТСД или промышленный планшет. Такие устройства рассчитаны на интенсивную эксплуатацию в уличных условиях. ТСД планшетного типа, благодаря большому экрану, удобны для ввода данных и работы с документами. Примеры подходящих устройств:
|
Характеристики/ТСД |
|||
|
Android |
13 |
14 |
13 |
|
Форм-фактор |
Планшет |
||
|
Экран, дюймы |
8 |
10,95 |
8 |
|
Батарея, мАч |
9000 |
10000 |
9800 |
|
ОЗУ/flash-память, ГБ |
6/128 |
6/128 или 8/256 |
6/128 или 8/128 |
|
Встроенный 2D-сканер |
опция |
есть (стандартный или дальнобойный) |
опция: сканер или RFID-модуль на выбор |
|
Защита корпуса (IP) |
IP66 |
IP67 |
IP65 |
Частые ошибки при ведении учета инструмента и материалов
Даже при наличии мощной программы (например, «1С:ERP») проблемы с контролем ресурсов для ТОИР возникают из-за ошибок на этапе первичного учета. Самые распространенные из них:
- Несвоевременное отражение операций. Данные о поступлении, выдаче и списании задерживаются или вовсе теряются из-за бумажного учета и ручного ввода.
- Списание материалов без привязки к ремонту. Затраты невозможно корректно отнести на конкретный объект эксплуатации, искажается себестоимость ремонтов.
- Отсутствие контроля за невозвратными материалами. МПЗ, переданные для ремонта, но не использованные, должны быть возвращены на склад. Если этого не происходит, запасы «зависают» в учете.
Комплексная автоматизация ТОИР с использованием ТСД и специальных программ позволяет избежать типичных ошибок учета инструмента и материалов. Данные фиксируются в момент операции, привязываются к объектам и сотрудникам и мгновенно попадают в «1С».
Итог
Использование ручных способов учета материалов — одна из основных причин неэффективности организации ТОИР:
- ресурсы расходуются, но непонятно, на какие объекты и работы;
- закупки планируются вслепую — одних материалов в избытке, других не хватает;
- инструмент теряется, списывается без оснований, проконтролировать его сохранность сложно.
Автоматизация с помощью ТСД и программ «семейства» DataMobile позволяет фиксировать каждую операцию в момент ее выполнения. Это дает актуальные данные для управления запасами, а также гарантирует корректное отражение операций на счетах бухгалтерского учета.
Мобильные приложения DM.ТОИР и DM.Invent обеспечивают важный комплекс работ с объектами основных средств. Например, при выполнении ремонтов пользователю доступно указание перечня использованных расходных материалов, а сам ремонт может быть частью периодического комплексного чек-листа по проверке оборудования на предприятии. А процесс инвентаризации позволяет вести учет не только инструмента и инвентаря, но и любых других основных средств предприятия.
.jpg)
