Автоматизация учета основных средств (ОС) становится необходимостью для компаний, стремящихся повысить эффективность и точность инвентаризации имущества. Устаревшие методы с использованием бумажных ведомостей и актов занимают много времени, чреваты ошибками и требуют больших трудозатрат.
Терминал сбора данных и софт DM.Invent с поддержкой RFID-технологии позволяют ускорить учет имущества, повысить эффективность процесса и минимизировать человеческий фактор. Расскажем, как это происходит на практике. Разберем примеры внедрения мобильного приложения и ТСД с RFID-модулем на предприятиях для проведения инвентаризации ОС.
Автоматизированный учет имущества: причины и преимущества использования
В 2025 году организации обязаны проводить инвентаризацию основных средств 1 раз в 3 года, библиотечных фондов — 1 раз в 5 лет. Бухгалтер должен отражать весь путь ОС на предприятии: ставить объект на баланс, рассчитывать его стоимость, износ, при необходимости — оформлять выбытие. Это важно для корректного бухгалтерского и налогового учета.
Хотя для ИП не установлены такие требования, предпринимателям также важно регулярно проводить инвентаризацию имущества. Во-первых, это нужно для управления жизненным циклом основных средств, снижения риска краж. Во-вторых — для контроля остаточной стоимости ОС, чтобы не потерять право на УСН (если применяется).
Автоматизированный учет имущества имеет весомые преимущества перед ручной инвентаризацией основных средств:
- экономия времени — раньше он занимал недели, а с автоматизацией выполняется за часы или дни;
- точность проведения инвентаризации — программа уведомляет пользователя об ошибках;
- прозрачность учета — данные о наличии и состоянии основных средств доступны в любой момент в реальном времени.
Автоматизация нужна всем организациям, но особенно важна для компаний с большим количеством ОС.
Как автоматизировать учет имущества по радиометкам
Как автоматизировать учет имущества в организации:
- Закодировать данные в RFID-метках с помощью RFID-принтера. Они позволяют проводить инвентаризацию основных средств быстрее, чем по штрих-кодам. Нанести метки на учетные объекты (мебель, технику, инвентарь).
- Приобрести RFID-считыватель или терминал сбора данных с RFID-модулем.
- Установить на устройство мобильное приложение DM.Invent из линейки DataMobile. Подключить к нему программный модуль RFID.
- Интегрировать программу для ТСД с учетной системой (например, «1С»).
Автоматизация минимизирует ручной труд и позволяет быстро проводить учет имущества на открытых площадках или в помещениях с большим количеством объектов.
Учет имущества по радиометкам с помощью программы DM.Invent
DM.Invent — это специализированное приложение из линейки DataMobile, для Android-устройств. Используется для мобильной автоматизации учета основных фондов по штриховым кодам, а при подключении дополнительного программного модуля RFID — еще и по радиометкам. Софт интегрируется с системой «1С» без драйверов. Совместим и с другими учетными программами, что делает его универсальным решением. ПО DM.Invent позволяет:
- формировать документы инвентаризации, списания или перемещения объектов прямо на мобильном терминале;
- добавлять фото ОС;
- назначать материально ответственных лиц и указывать места хранения имущества;
- искать объекты по их радиометкам с помощью визуальной шкалы дальности;
- создавать отчеты по результатам проделанной работы;
- отправлять данные в учетную систему.
Программа имеет два вида лицензий (на выбор):
- Бессрочную (LifeTime) — с привязкой к конкретному терминалу сбора данных.
- Временную — с подпиской в «облаке» DMcloud на 1, 6 либо 12 месяцев.
Чем больше срок подписки, тем выше цена. Подробнее о приложении DM.Invent — в DMdocs.
Примеры внедрения автоматизации учета основных фондов на предприятиях
У нас большой опыт внедрения автоматизированных систем на базе «1С» для инвентаризации имущества. Для решения задач клиентов мы используем устройства ведущих производителей и программное обеспечение собственной разработки. Рассмотрим проекты внедрения автоматизации учета основных средств, реализованные нами и нашими партнерами.
Автоматизация учета основных средств в Home Credit Bank
Home Credit Bank — крупнейший банк Казахстана по объему активов. Управляет свыше 25 000 единиц основных средств. Перед нашим партнером поставили задачи:
- автоматизировать процесс инвентаризации ОС;
- повысить производительность работы сотрудников;
- сократить время, затрачиваемое на выполнение операций.
Ключевая задача заключалась во внедрении специализированных устройств и программного обеспечения, которые поддерживают интеграцию с учетной системой банка — «1С:КУФиБ». Для достижения целей наш партнер предложил использовать оборудование:
- RFID-принтер для кодирования радиометок;
- мобильный RFID-считыватель Chainway C72 UHF.
В качестве программного обеспечения заказчику рекомендовали приложение DM.Invent из линейки DataMobile с модулем RFID. После демонстрации и тестирования устройств и ПО клиент одобрил предложенное решение. Поскольку «1С:КУФиБ» — нетиповая конфигурация, потребовались индивидуальные доработки. Процесс внедрения занял около полугода.
Сотрудники склада и отдела бухгалтерии Home Credit Bank оценили достигнутые результаты — инвентаризация основных средств стала проводиться значительно быстрее и удобнее, сократились ошибки.
Автоматизация учета основных средств в компании «Брусника»
Компания «Брусника» реализует проекты в сфере недвижимости. На ее счету — более 7 тыс. квартир в многоэтажных домах. На балансе — большое количество ОС, используемых в производственных процессах.
Заказчик обратился к нам с просьбой автоматизировать учет товарно-материальных ценностей в разрезе ответственных лиц, сохранять 100 % основных средств на период их полной амортизации. В компании «Брусника» использовали программу «1С:ERP Управление строительной организацией» 2.5. В числе требований клиента — интеграция внедряемых решений с этой «товароучеткой». В компании заказчика мы внедрили:
- терминал сбора данных Chainway C72 UHF;
- софт DM.Invent с модулем RFID.
Для интеграции мобильного ПО с «1С» создали внешнюю обработку, позволяющую отправлять данные с ТСД в базу. Результаты автоматизации оправдали ожидания:
- в разы ускорилось проведение плановых инвентаризаций;
- сотрудники компании получают точные данные о количестве и состоянии товарно-материальных ценностей, отправляют информацию с мобильного устройства в «1С»;
- удалось сократить потери и обеспечить сохранность имущества на весь срок амортизации.
Упростился поиск нужного объекта по радиометке с помощью визуальной шкалы дальности.
Автоматизация учета ОС для стадиона «Открытие Банк Арена»
«Открытие Банк Арена» — второй по вместимости московский стадион. Учет ОС в каждой зоне выполнялся вручную, использовались инвентарные номера. Это приводило к большим трудозатратам и требовало много времени. Чтобы устранить указанные проблемы, понадобилось программно-аппаратное решение для быстрого проведения инвентаризации имущества между мероприятиями и матчами.
Внедрили на объекте заказчика автоматизированный учет ОС с помощью радиометок. Для решения поставленных задач использовали:
- RFID-считыватель Chainway C72 UHF;
- приложение DM.Invent RFID.
Интегрировали программное обеспечение с конфигураций «1С:Бухгалтерия» ред. 3 без доработок. В результате удалось оптимизировать учет имущества на стадионе «Открытие Банк Арена». Ошибки сократились до минимума, инвентаризация ОС проводится в разы быстрее, чем при работе с бумажными документами. Сотрудники считывают радиометки с учетных объектов и отправляют данные в «1С», где фиксируются выявленные расхождения и недостачи.
