Отказ от продукции при доставке — штатная ситуация для интернет-магазина. Она включает три этапа: фиксацию курьером, приемку ответственным сотрудником на складе, внесение данных товароведом в учетную систему. Если они обмениваются информацией на бумаге или по телефону, ошибки неизбежны. Данные попадают в «1С» с искажениями и задержками. Возникают расхождения: товар вернулся на склад, но на сайте все еще числится доступным для покупки.
Избежать таких проблем помогает автоматизация возвратов с помощью мобильных решений. Данные фиксируются в момент совершения операции и мгновенно передаются в единую базу. В статье детально расскажем, как наладить сквозной учет возвратов товара и какое программное обеспечение для этого понадобится.
Почему возвраты становятся отдельной задачей для интернет-магазина
В обычной рознице покупатель приходит в магазин, выбирает и оплачивает продукцию. Возврат, если он нужен, оформляется сразу — кассир проверяет и принимает товары прямо в магазине. В интернет-торговле эта процедура гораздо сложнее. Заказ собирают, передают доставщику или отправляют в пункт выдачи, и покупатель принимает окончательное решение о покупке уже после того, как товар покинул склад. Он может отказаться от всех или определенных позиций — например, оставить одну вещь из десяти.
В этом случае сотрудник фиксирует отказ и запускает процесс перемещения невыкупленных товаров обратно на склад. Задача продавца — не просто привезти их назад, а корректно отразить отмену в «1С», затем идентифицировать каждую товарную единицу и заново поставить ее на учет.
Какие операции приходится выполнять при возврате
В обработке возвратов задействовано несколько исполнителей. Начинается все с курьера. Он фиксирует отказ по адресу заказчика, передает сведения менеджеру и везет продукцию на склад или в распределительный центр, ПВЗ. Задача курьера — правильно указать номенклатуру и количество отмененных товарных единиц, а также скорректировать сумму заказа.
Следующий этап — физический возврат товара на склад. Кладовщикам нужно посчитать вернувшиеся экземпляры, оценить состояние и распределить по местам хранения. Менеджер (или бухгалтер) собирает информацию от курьеров и складского персонала, вносит ее в «товароучетку» и корректирует остатки.
Таким образом, каждый возврат «проходит» несколько участков. И если все действия осуществляются вручную, на каждом этапе могут возникать ошибки, которые потом накапливаются в учетной системе в виде пересорта, излишков и недостач. Чем больше заявок, тем критичнее эта проблема, поэтому автоматизация возврата товара — это необходимый шаг для любого интернет-продавца, который стремится исключить человеческий фактор и сократить издержки.
Как оформить отказ покупателя при доставке с DM.Доставка Pro
Покупатель может отказаться от продукции, когда курьер уже приехал. В таких случаях исполнитель должен отреагировать на пожелание, изменить состав и сумму заказа, принять платеж, а после этого — передать сведения о завершении операции в учетную программу. Чтобы выполнять эти действия быстро и корректно, рекомендуем использовать приложение DM.Доставка Pro для автоматизации доставки. Это специализированное ПО из линейки DataMobile, разработанное для курьерских служб. Оно устанавливается на терминалы сбора данных (ТСД) и смартфоны с ОС Android, функционирует в синхронизации с программой «1С». Разберем пошагово, как с помощью ПО оформлять отказ по месту доставки.
Проверка заказа перед вручением
Задание на доставку выгружается из товароучетной программы на мобильное устройство. Пользователь терминала открывает форму в приложении и видит в ней информацию о заказе: наименования, количество, стоимость, статус оплаты.
Перед вручением товара можно выполнить контрольную проверку сканированием штрих-кодов. Это гарантирует, что клиент получит именно ту продукцию, которую ждет.
Если в заказе есть товары, подконтрольные системе «Честный ЗНАК» («ЧЗ»), курьер считывает коды маркировки (КМ) DataMatrix. При несоответствии количества КМ заданию на экране появится уведомление об ошибке.
Если все принято, сотрудник нажимает кнопку «Оформить» и выгружает документ в учетную систему. При частичном или полном отказе — оформляет отмену.
Частичный отказ от товара
Клиент вправе принять часть товара и отказаться от некоторых позиций, например если вещи не подошли по размеру или не соответствуют фотографиям в каталоге. Курьер переходит в документ заказа на ТСД и выполняет такие шаги:
- Находит нужную строчку в списке.
- Изменяет количество изделий или полностью удаляет позицию.
- Указывает причину, например «Цены выше, чем у конкурентов».
- Подтверждает отмену.
Софт обновляет состав и цену заказа. Документ выгружается в товароучетную систему.
Полный отказ от заказа
Сотрудник службы доставки открывает карточку заказа и нажимает на кнопку «Отказ».
Далее указывает причину отказа и подтверждает операцию.
Информация об отказе передается в «1С», где статус заказа меняется на «Отменен».
Что происходит с возвращенным товаром после доставки
Отказ оформлен, документ выгружен в «товароучетку», но на этом процесс не заканчивается. Доставщик привозит продукцию на склад, где кладовщик осуществляет дальнейшую обработку:
- подсчитывает вернувшиеся товары;
- идентифицирует их;
- контролирует соответствие привезенных вещей оформленному ранее документу отказа;
- оценивает внешний вид, качество упаковки;
- передает данные менеджеру;
- распределяет прибывшие товары по ячейкам.
Для выполнения перечисленных операций используется специализированный софт DataMobile для автоматизации складского учета. ПО работает на любых Android-устройствах: ТСД, смартфонах и планшетах. Реализована бесшовная интеграция с «1С» и другими популярными «товароучетками». Обмен можно настроить самостоятельно, следуя простым инструкциям.
Как принять возвращенный товар на склад с помощью DataMobile
Автоматизация складского учета с DataMobile охватывает все ежедневные бизнес-процессы: приемку новых партий, размещение и перемещение, инвентаризацию запасов, сбор и отгрузку заказов. При выполнении операций сотруднику необходимо только считывать идентификаторы с помощью терминала или камеры смартфона, а ПО определит количество товаров, заполнит электронный документ и выгрузит его во внешнюю программу. По такому же принципу оформляются и возвраты.
Идентификация возвращенного товара
Оператор формирует в «товароучетке» документ, в котором содержится перечень отмененных позиций с указанием их количества, и отправляет на устройство кладовщика.
Пользователь ТСД открывает задание и начинает последовательно считывать штрих-коды с упаковок. ПО «распознает» номенклатуру, «привязывает» ее к определенному бизнес-процессу и добавляет в документ.
Если в онлайн-магазине есть продукция, прослеживаемая через «ЧЗ», к приложению необходимо подключить дополнительный программный модуль Маркировка. Софт проверяет КМ на корректность и соответствие заданию, выявляет расхождения и сообщает об ошибках (например, если код отсканирован второй раз).
Проверка количества и состояния товара
По мере считывания штрих-кодов мобильный софт выполняет сразу несколько задач:
- считает товары;
- фиксирует фактические данные, сравнивает их с учетной информацией;
- показывает несоответствия (каких позиций и в каком количестве не хватает);
- уведомляет пользователя, если отсканирован штрих-код с продукта, которого нет в задании.
ПО «берет» на себя основную часть рутины и страхует сотрудника от ошибок. Данные сопоставляются с учетными прямо на ТСД: если согласно заданию ожидается 5 единиц, а отсканированы штрих-коды с трех товаров — на экране отобразится расхождение. Приемщику не требуется сверять названия и артикулы по накладным. Ему остается только визуально оценить продукцию на наличие дефектов и выгрузить готовый документ в «1С».
Размещение возвращенного товара на складе
После приемки товары нужно разместить. Если на предприятии организовано адресное хранение, ПО DataMobile помогает расположить каждую позицию в конкретной ячейке. Кладовщик сканирует штрих-код товара, а ПО показывает на экране его исходное место хранения. Сотрудник идет к стеллажу и сканирует идентификатор ячейки, подтверждая, что вещь помещена на место.
ПО связывает номенклатуру с конкретным адресом и отражает эти сведения в документе. После выгрузки в «1С» появляется информация, где именно находится возвращенная позиция. Когда поступит новый заказ, сборщик оперативно найдет продукцию по адресу ячейки — не придется искать ее по всему складу. Как осуществляется комплектация, вы можете посмотреть на нашем демо-портале.
Как связать возврат при доставке и складской учет
DM.Доставка Pro и DataMobile — это независимые программные продукты: первый автоматизирует работу курьерской службы, а второй — складские операции. Прямой обмен между ними не требуется, так как оба приложения синхронизируются с «1С», которая выступает единым контуром и обеспечивает сквозной контроль. Процесс выглядит так:
- Мобильное ПО DM.Доставка Pro фиксирует отказ и передает информацию в «1С».
- В учетной системе формируется документ возврата и выгружается в приложение DataMobile на ТСД кладовщика.
Это исключает ручной ввод, защищает данные от искажения и гарантирует, что ни один возвращенный товар не потеряется по пути от клиента до полки склада.
Какие ошибки помогает исключить автоматизация возвратов
Рассмотрим типичные ошибки, которые возникают при ручной обработке возврата, и как их решает мобильная автоматизация интернет-магазина.
|
Проблема |
Как решается |
|
Курьер вручную фиксирует отказ |
Отказ оформляется в DM.Доставка Pro |
|
Ошибки, возникающие при изменении состава заказа, попадают в систему учета |
Позиции корректируются в документе на ТСД, а ПО обновляет стоимость покупки |
|
Данные передаются с задержкой |
Результат операции отправляется в «1С» сразу после оформления |
|
Информацию нужно вручную переносить в «1С» |
DataMobile определяет товар по штрих-коду, добавляет его в форму и выгружает в «1С» |
|
Товар после возврата сложно найти |
Если организовано ячеистое хранение, в программе фиксируется конкретное место нахождения товара |
При бумажном учете ошибка на одном этапе переходит на следующий: курьер неправильно скорректировал состав — кладовщик принял лишние позиции, кладовщик перепутал ячейку — сборщик не нашел товар. Мобильное ПО контролирует действия персонала на каждом этапе и минимизирует риск ошибок.
Как выглядит автоматизированный процесс возврата товара в интернет-магазине
Рассмотрим пошагово, как выстроен учет возвратов при цифровизации обоих этапов:
- Заказ комплектуется и передается в отдел доставки.
- Задание поступает в DM.Доставка Pro — на мобильном устройстве отображается состав, количество и цена товаров.
- Получатель принимает продукцию полностью, выборочно или «отклоняет» все позиции.
- При отмене курьер выбирает причину в приложении, а состав заказа и итоговая сумма к оплате пересчитываются автоматически.
- Данные о результате доставки «уходят» в «1С».
- Товар приезжает назад.
- Кладовщик открывает задание в DataMobile и считывает штрихкоды со всех позиций — ПО идентифицирует номенклатуру и сверяет количество с данными из «1С».
- Работник распределяет продукцию по полкам.
- Результаты приемки и размещения выгружаются в «1С» — остатки актуализируются, товар доступен для продажи.
Автоматизация доставки и складского товароучета позволяет рассматривать возврат не как отдельную ручную операцию, а как продолжение исполнения заказа. Отказ клиента не требует никаких дополнительных процедур: курьер регистрирует его как один из стандартных исходов доставки, а кладовщик обрабатывает возврат по той же схеме, что и любое другое поступление. Процесс не прерывается, не требует бумажных актов и не вовлекает дополнительный персонал.
DataMobile и DM.Доставка Pro для интернет-магазина: что автоматизирует каждый продукт
Подводя итоги, выделим основные задачи, которые решает каждое из приложений в работе с возвратом:
|
Задача |
DataMobile |
DM.Доставка Pro |
|
Учет на складе |
✓ |
— |
|
Приемка |
✓ |
— |
|
Идентификация по штрихкоду |
✓ |
✓ в рамках работы с заказом |
|
Адресный склад |
✓ |
— |
|
Размещение |
✓ |
— |
|
Работа курьера с заказом |
— |
✓ |
|
Частичная отмена |
— |
✓ |
|
Полный отказ |
— |
✓ |
|
Оформление возврата по адресу получателя |
— |
✓ |
|
Интеграция с «1С» |
✓ |
✓ |
Продукты не дублируют и не подменяют друг друга: DataMobile работает на складе, DM.Доставка Pro — в «полях», а вместе они обеспечивают непрерывный и контролируемый путь товара от отгрузки до возврата на полку.
Итоги
Цифровизация возвратов начинается в момент взаимодействия курьера с покупателем. На этой стадии за процесс отвечает DM.Доставка Pro, а на складе работа продолжается в ПО DataMobile — обе программы обмениваются документами с «1С». Такой подход позволяет выстроить единый контролируемый процесс работы с заказом — от доставки до повторного размещения товара на полках.
Оставьте заявку — подберем решение под ваши задачи и поможем настроить учет в онлайн-торговле.
