Недостача на складе — это убытки, которые никто не компенсирует (если не установлено виновное лицо). В интересах любой компании — организовать контроль товародвижения от приемки до отгрузки и обеспечить регулярную актуализацию остатков в базе данных. Прежде всего нужно перейти с ручного учета на терминалы сбора данных. Опыт наших клиентов показывает, что мобильная автоматизация с ТСД помогает ускорить инвентаризацию в 5–10 раз, минимизировать недостачи, излишки и пересорт. В статье — подробный чек-лист, как вести учет и контролировать остатки с помощью терминалов сбора данных, чтобы автоматизация работала без сбоев и приносила реальную пользу бизнесу.
Что такое недостача при инвентаризации
Недостача — это те товары, которые числятся в учетной системе, но отсутствуют на складе. Инвентаризация необходима именно для того, чтобы привести в соответствие реальное и плановое количество имущества. Основные причины и последствия недостачи на складе:
|
Причина |
Проблема |
Риск для бизнеса |
|
Сбои на этапе приемки |
Пропуск недопоставок и пересорта от поставщика |
Компания платит за «воздух» или не тот товар, который нужен |
|
Несоответствие учетных данных реальным |
Задержка в обновлении остатков из-за ручного ввода данных и бумажного документооборота |
Невозможность планирования закупок. Проблемы с отгрузками заказов, недовольство клиентов |
|
Отсутствие учета потерь |
Утилизация товаров с истекшим сроком годности или браком без оформления актов списания |
Товарные потери не отражаются в учете. Компания не может оценить, из чего сложилась сумма недостачи и на каком этапе она возникла |
Перечисленные проблемы успешно решаются путем внедрения мобильной автоматизации учета. Контроль на каждом этапе позволяет точно определить сумму потерь и предотвратить их в будущем.
Зачем нужна автоматизация пересчета товаров или как минимизировать риски недостач
Автоматизация на складе предполагает переход от «бумажек» на ТСД. Сотрудники не заполняют накладные и описи вручную, а просто сканируют штрих-коды. Установленное на ТСД приложение фиксирует информацию о товарах (сколько принято на склад, ушло на списание, отгружено, осталось на полках) и мгновенно выгружает ее в учетную систему. В качестве такого решения предлагаем мобильный софт DataMobile, разработанный нами — «Компанией Сканпорт» — для автоматизации бизнес-процессов:
- приемки;
- инвентаризации;
- сбора, отгрузки заказов и др.
ПО DataMobile — готовое решение для инвентаризации и борьбы с недостачами. Устанавливается на мобильные устройства с ОС Андройд, обеспечивает обмен данными с «1С» и другими системами учета. Программа для ТСД выполняет такие функции:
- распознает товар по штрих-коду или радиометке (если подключен дополнительный программный модуль — RFID);
- автоматически подсчитывает количество товаров по мере сканирования данных с этикеток;
- сравнивает фактические и плановые остатки при инвентаризации, выявляет недостачи и излишки;
- выгружает актуальные сведения в «товароучетку».
Вероятность ошибок сводится к нулю, так как основную часть рутинной работы делает программа для ТСД.
Как автоматизировать инвентаризацию: пошаговая инструкция
Автоматизация на базе ТСД и ПО DataMobile начинается с выполнения двух основных действий:
- Внедрение учетной программы: «1С», «ДАЛИОН», «ШТРИХ-М» или другой.
- Организация штрихкодирования на складе: присвоение идентификаторов в «1С», печать и нанесение этикеток на все имущество.
Если эти условия соблюдены, можно приступать к следующим этапам.
Шаг 1. Покупка ТСД. Как выбрать подходящее устройство, расскажем ниже.
Шаг 2. Установка приложения на терминал, активация лицензии. Доступно два варианта: бессрочный сертификат или подписка в сервисе DMcloud на 1, 6 или 12 месяцев.
Шаг 3. Интеграция ТСД с «1С» (или другим ПО). Для настройки используются бесплатные модули, расширения или обработки, которые устанавливаются в «товароучетку».
Шаг 4. Настройка шаблонов для каждого бизнес-процесса. Они определяют логику работы терминала при инвентаризации, приемке, сборе заказов и т. д.
Шаг 5. Выгрузка справочников и документов из базы данных «1С» в приложение.
Частые ошибки, из-за которых автоматизация учета не приносит нужного результата
Автоматизация не гарантирует устранения недостач. Эффект достигается только при правильно выстроенном процессе. Часто проблемы возникают по таким причинам:
- Автоматизация без предварительного аудита. Не проанализировали текущие процессы, не выявили проблемные зоны, не установили причины потерь.
- Автоматизация хаоса. Внедрение ТСД происходит на складе, где не наведен порядок: отсутствует адресное хранение (там, где оно необходимо), товары размещаются бессистемно.
- Несоответствие оборудования и ПО задачам склада. Приобретены ТСД с недостаточным объемом памяти или низкой степенью защиты. Приложение не покрывает потребности склада.
- Необученный персонал. Сотрудники не понимают логику работы с ТСД. Возникают ошибки, сохраняется зависимость от бумажных носителей.
- Внедрение сразу на всем складе без пилотного участка. Автоматизация запущена одновременно на всех зонах без предварительной отладки. Ошибки выявляются в процессе. В результате — потери времени и ресурсов.
Чтобы избежать типичных ошибок, рекомендуем доверить автоматизацию специалистам, которые подберут подходящие решения, настроят их под ваши задачи, предоставят практические рекомендации и обучат персонал.
Как проводят инвентаризацию с ТСД и приложением DataMobile: инструкция по пересчету товаров
Программа для ТСД позволяет проводить инвентаризацию по фактическому остатку и по заданию из «1С». В первом случае кладовщик создает документ пересчета прямо на ТСД и по порядку сканирует штрих-коды со всех товаров на складе. Приложение посчитает остатки, после чего можно отправить результаты проверки в «1С».
Во втором случае на терминал выгружают документ «Пересчет товаров». Инвентаризация выполняется так:
1. Кладовщик открывает документ.
2. Сканирует штрих-коды только с тех товаров, которые есть в списке.
3. Отправляет результаты пересчета в «1С».
4. Пользователь «1С» переходит в раздел «DataMobile: АРМ диспетчера», открывает загруженную опись и вносит ее в базу данных. Табличная часть исходного документа «Пересчет товаров» обновляется. Теперь в нем отражается план, факт и отклонения между ними.
Предварительно, при подготовке шаблона, можно включить функцию «Режим инвентаризации». В этом случае работник склада не будет видеть плановое количество товара и не сможет «подогнать» под него фактический остаток, скрыв недостачу. Также можно запретить ручной ввод количества, и кладовщику придется отсканировать все этикетки, чтобы пересчитать запасы.
Как оформить недостачу в товароучетной программе
При обнаружении отклонений необходимо создать соответствующие акты для бухгалтерского учета. Списание недостачи оформляется двумя способами:
- В расходы компании.
- С виновного лица (если удалось доказать).
Как списать недостачу при инвентаризации:
- В документе «Пересчет товаров» нажать кнопку «На основании».
- Выбрать пункт «Списание недостач товаров».
- Указать статью расходов.
- Провести документ.
Сумма списания учитывается в финансовых результатах компании. В бухгалтерском учете недостача при отсутствии виновного лица отражается как внереализационные расходы (убытки). Аналогично списанию происходит и оприходование излишков, обнаруженных при инвентаризации.
Как выбрать программу для инвентаризации
Лучшее решение для инвентаризации — это ПО, которое помогает персоналу быстро и без ошибок пересчитывать товары. Детальное сравнение программ для учета показывает, что для большинства стандартных складских процессов совсем не обязательно внедрять дорогие системы управления складом. Приложение DataMobile в интеграции с «1С» успешно решает все задачи автоматизации в магазине и на складе (в том числе с адресным хранением). Остается выбрать подходящую версию ПО:
|
Версия |
Особенности |
Обмен данными с «1С» |
Основные пользователи |
|
Стандарт |
Документ для инвентаризации создается на ТСД. Пересчет проводится только по фактическому остатку |
Офлайн |
Небольшие склады и магазины |
|
Стандарт Pro |
Реализованы функции для учета на адресном складе. Инвентаризацию можно проводить в разрезе конкретных ячеек. Доступна работа по заданиям из «1С» |
Склады с малой загрузкой, в том числе с адресным хранением |
|
|
Online Lite |
Поддерживает работу с групповыми документами — несколько типовых заданий можно объединять в одно |
Офлайн и онлайн |
Оптовые склады со средней загрузкой и сетевые магазины |
|
Online |
Добавлена функция коллективной работы с одним документом. Есть «Быстрый доступ» для мгновенного получения информации об остатках |
Крупные предприятия с высокой оборачиваемостью |
К каждой версии можно подключить дополнительные программные модули: Маркировка — для учета товаров, подконтрольных «Честному ЗНАКу», RFID — для работы по радиометкам, в качестве опции доступен для всех версий, кроме Стандарт.
Какой ТСД выбрать для автоматизации учета
В нашем интернет-магазине вы можете приобрести мобильное оборудование отдельно или сразу в комплекте с DataMobile, куда входит:
- годовая подписка на приложение;
- терминал сбора данных одного из ведущих брендов (iData, Chainway, АТОЛ и др).
Выбирая ТСД, учитывайте условия эксплуатации, доступные способы передачи данных и интенсивность нагрузок. Приведем примеры:
|
Сфера применения |
Какой ТСД подойдет |
Примеры |
|
Маленький сухой склад или магазин |
Бюджетный ТСД с мини-клавиатурой и поддержкой 4G (если пропадет Wi-Fi) |
|
|
Склад с высокой загрузкой, где ТСД работает в течение всей смены |
Терминал с полноразмерной клавиатурой для удобного ввода информации, емкой батареей (от 5 000 мАч) и точным сканером для «чтения» штрих-кодов с грязных и поврежденных этикеток |
|
|
Запыленные производственные и оптовые склады, открытые площадки |
ТСД с герметичным корпусом (защита IP67 и выше) |
Итог
Чтобы фактические остатки сходились с плановыми значениями из «1С», необходимо:
- Организовать контроль движения продукции от приемки до отгрузки.
- Фиксировать все действия с товарами, вести строгий учет количества.
- Регулярно проводить инвентаризации и своевременно обновлять остатки в учетной системе.
Без ТСД и мобильного приложения с поддержкой штрихкодирования эти задачи практически невыполнимы. ПО DataMobile помогает эффективно бороться с недостачами: ускоряет инвентаризацию, избавляет от необходимости ручного заполнения документов, автоматически выгружает результаты «ревизий» в «1С».
Бороться с пересортом и недостачами на складе помогает именно автоматизация процессов товарооборота. Особенно актуальными становятся периодические выборочные инвентаризации по отдельным складским ячейкам или товарным группам. Благодаря внедрению мобильного ПО и терминалов сбора данных появляется возможность вести онлайн контроль товарных запасов, выявлять проблемы учета на самой ранней стадии, устранять невынужденные ошибки персонала. А в связке с системами контроля доступа и видеофиксации даже упреждать факты хищения.
.jpg)
