Представителям фармацевтического рынка приходится работать с обязательной маркировкой и большим ассортиментом товаров, состоящим из тысяч наименований. Автоматизация учета медикаментов позволяет ускорить бизнес-процессы, сделать их эффективнее, а также соответствовать требованиям закона.
Поговорим об этом подробнее. Расскажем, как организовать учет лекарственных средств на разных предприятиях. Объясним, какое понадобится оборудование и программы. Коснемся темы предметно-количественного учета, который ведется в отношении отдельных препаратов.
Автоматизированный учет и хранение лекарственных средств
Лекарства, производимые и продаваемые на территории России, подлежат обязательной маркировке с помощью кодов Data Matrix и прослеживанию через ФГИС МДЛП. Эти средства используются для лечения и профилактики заболеваний — к их изготовлению, хранению и обороту предъявляются особые требования. Согласно действующим правилам, при приемке и инвентаризации лекарственных средств нужно проверять:
- наличие соответствующей документации, в том числе деклараций и сертификатов;
- целостность потребительской упаковки;
- наличие и подлинность маркировки на каждом изделии;
- соответствие данных о продукции информации, указанной в накладной.
Учитывая огромное разнообразие лекарственных средств, принять большую партию поступлений, сверяясь с бумажными накладными, — долго и проблематично. Высока вероятность ошибок. Кроме того, нужно проверять каждый код маркировки «предметно», а для этого требуется специальное оборудование и программы. Также важно регулярно проводить инвентаризацию запасов, чтобы контролировать сроки годности лекарств.
Очевидно, что без автоматизации не обойтись. Расходы на ее внедрение оправданны: в результате бизнес-процессы протекают быстро, экономится рабочее время, а вероятность ошибок стремится к нулю.
Какие медикаменты подлежат предметно-количественному учету
Некоторые медикаменты подлежат предметно-количественному учету (их перечень утвержден Приказом Минздрава России № 459н*):
- лекарства, содержащие наркотические средства, психотропные вещества и их прекурсоры (апрофен, диазепам и пр.);
- сильнодействующие и ядовитые вещества (даназол, этиловый спирт и др.);
- комбинированные лекарственные средства с содержанием кодеина, псевдоэфедрина, декстрометорфана и эфедрина гидрохлорида, фенилпропаноламина, фенобарбитала, хлордиазепоксида;
- мизопростол, мифепристон, циклопентолат.
Операции с лекарствами, подлежащими предметно-количественному учету (если меняется их количество или состояние), нужно отражать в специальном журнале (Приложение №3 Приказа Минздрава России N 378н*). Эта обязанность возложена на производителей, организации оптовой торговли, аптеки, ИП с лицензией на фармацевтическую или медицинскую деятельность, другие учреждения здравоохранения.
Примечание! Препараты, которые подлежат предметно-количественному учету, можно отпускать в аптеке только по рецептам.
Оборудование и ПО для учета лекарств
Автоматизированный учет и хранение лекарственных средств осуществляется с применением специального оборудования и программного решения. Вот что понадобится для работы в зависимости от вида деятельности:
|
Сфера |
Средства автоматизации |
|
Производство |
Принтер этикеток, терминал сбора данных |
|
Розничная торговля |
2D-сканер, онлайн-касса, мобильный терминал |
|
Оказание медицинских услуг |
Регистратор выбытия, ТСД |
|
Складское хозяйство |
ТСД |
ТСД «в одиночку» не используется для учета лекарственных средств, а только со специализированным софтом (например, DataMobile с программным модулем Маркировка). Далее рассмотрим подробнее, для чего нужно то или иное оборудование.
Устройство для печати маркировки лекарственных препаратов
Для печати кодов Data Matrix для маркировки лекарственных средств нужен принтер этикеток. Рекомендуем приобрести термотрансферный, поддерживающий термоголовку с разрешением 300 или 600 dpi (такой, как АТОЛ ТТ631). С его помощью можно печатать мелкие штрих-коды на продукцию со сроком реализации более полугода.
Примечание! Маркировать товары — обязанность производителя. Но принтер этикеток стоит купить и в аптеку. Например, чтобы повторно маркировать лекарство, у которого утеряна этикетка со штрих-кодом.
Оборудование для приемки и инвентаризации медикаментов
Терминал сбора данных позволяет вести учет лекарств на производстве, в аптеке, медучреждении и других местах. Комплектуется встроенным 2D-сканером, сенсорным экраном, работает от аккумулятора. Примеры моделей ТСД:
- Zebra PS20 — бюджетное устройство с удобной рукояткой, питается от батареи на 3 500 мАч, может сканировать штрих-коды на расстоянии до 60 см.
- АТОЛ Smart T31 — без клавиатурного блока, питается от АКБ на 5 000 мАч, может функционировать в условиях сильной запыленности и влажности (класс герметизации корпуса — IP68).
Задачи ТСД — сканировать коды маркировки лекарственных препаратов, обрабатывать и передавать данные в учетную систему с помощью специализированной программы (такой, как DataMobile).
ПО DataMobile с программным модулем Маркировка
Решение DataMobile с программным модулем Маркировка позволяет разбирать код Data Matrix и получать расширенную информацию о товаре, проверять корректность средства идентификации. Софт автоматически сверяет данные о поступлениях с указанными в накладной — «предметно» (поштучно) и по транспортным упаковкам. С помощью ТСД и решения DataMobile с программным модулем Маркировка можно:
- автоматизировать приемку лекарственных средств в медицинском учреждении или аптеке, отгрузку — на производстве;
- быстро сверять складские остатки, чтобы контролировать расход медикаментов и вовремя принимать решение о пополнении запасов;
- оформлять списание продукции с истекшим сроком реализации.
ПО с модулем Маркировка совместимо с разными программами учета и интегрируется с системой мониторинга. Работает с «1С» без дополнительных драйверов.
Устройства для продажи и списания лекарства при выдаче пациенту
Для продажи лекарственных средств в аптеке нужен 2D-сканер (пример — АТОЛ Impulse 12) с возможностью чтения кодов Data Matrix небольшого размера и онлайн-касса с поддержкой ФФД 1.2. При реализации медикаментов покупателю средства идентификации выводятся из оборота через ОФД.
Для работы с лекарствами в аптеке или медицинской организации понадобится еще одно устройство — регистратор выбытия. Он нужен для учета и списания препаратов, выдаваемых пациентам по льготным рецептам и для оказания медицинской помощи. Предоставляется оператором ЦРПТ.
В отличие от онлайн-кассы, регистратор выбытия не используется для расчетов с покупателями. Применяется для считывания и проверки валидности кодов DataMatrix, списания лекарственных средств «в расход» и фиксирования выбытия из оборота во ФГИС МДЛП.
Учет поступления товаров в аптеку с помощью ТСД и программы DataMobile с программным модулем Маркировка
Поясним, как автоматизировать учет поступления товаров в аптеку с помощью мобильного терминала и программы для ТСД:
- Из учетной системы на мобильное устройство выгружают задание со списком поступивших товаров или создают новый документ непосредственно на ТСД.
- Сотрудник аптеки сканирует коды с упаковок лекарственных средств. Программа сверяет данные с накладной. При наличии ошибок — присылает уведомление.
- По завершении процесса данные выгружаются в учетную систему.
Принятые товары поступают на баланс организации.
Ссылки на нормативные правовые акты, упомянутые в статье:
- Приказ Министерства здравоохранения РФ от 1 сентября 2023 г. № 459н «Об утверждении перечня лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету».
- Приказ Минздрава России от 17.06.2013 № 378н «Об утверждении правил регистрации операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, включенных в перечень лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету, в специальных журналах учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, и правил ведения и хранения специальных журналов учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения».
