Чтобы контролировать остатки продукции на складе, необходимо регулярно выполнять инвентаризацию. На неавтоматизированном предприятии это долгий и утомительный процесс. Приходится временно останавливать работу склада, записывать на бумаге результаты проверки, а потом переносить цифры в учетную систему. Часто сотрудники совершают ошибки, выявляют ложную недостачу, избыток либо пересортицу.
Если эти проблемы вам знакомы, рекомендуем прочитать нашу статью. В ней мы расскажем, как автоматизировать бизнес-процессы, чтобы инвентаризация склада перестала быть головной болью персонала и руководителя. Представим инструкцию, как выполнить пересчет остатков и при этом не прерывать работу предприятия ни на минуту.
Полная и частичная инвентаризация товаров на складе
Инвентаризация товаров на складе бывает:
- полной, когда пересчитываются все остатки товаров на фирме;
- частичной, при которой выполняется переучет части продукции.
Приказом Минфина РФ №49* утверждено обязательное проведение ежегодной инвентаризации в организации перед сдачей бухгалтерской отчетности. Приходится заполнять кучу документов: инвентаризационную опись, ведомость учета результатов, сличительную ведомость и др.
На индивидуальных предпринимателей, которые по закону вправе не вести бухгалтерию, эти требования не распространяются. Они проверяют остатки «для себя», могут делать это когда хотят и сколько угодно раз.
Примечание! Как организации, так и ИП должны понимать, насколько важно регулярное проведение инвентаризации на складе, даже если этого не требует закон. Она позволяет вовремя обнаружить недостачу либо пересортицу, выровнять баланс и избежать хаоса в остатках.
Чтобы не приостанавливать работу на складе, проводить инвентаризацию «для себя» удобнее выборочно. Например, из всего ассортимента товаров пересчитать только молочную продукцию.
Инвентаризация адресного склада: в чем ее особенности
В небольшом складском помещении сотрудникам легче ориентироваться и находить нужные товары, чем на крупном складе с несколькими сотнями, а то и тысячами номенклатурных позиций. Чтобы кладовщики точно знали, где и что лежит, рекомендуем организовать адресное хранение. Товарно-материальные ценности (ТМЦ) распределяются по ячейкам (адресам), которые имеют свой индивидуальный номер. Эти данные заносятся в учетную систему. Когда потребуется, можно посмотреть, где находятся те или иные ТМЦ. Ячеистое хранение бывает двух видов:
- Статическое, когда каждая группа продукции хранится в конкретных ячейках.
- Динамическое. При поступлении товаров на ячеистый склад новая партия размещается в любом свободном месте.
Статическое адресное хранение подходит для фирм с небольшим и постоянным ассортиментом. Например, будет оптимальным на складе магазина спорттоваров. Динамическое — для крупных предприятий с разнообразной продукцией.
Проведение инвентаризации товаров на адресном складе возможно по ячейкам. Удобно и быстро это делать с помощью специального устройства и ПО.
Примечание! Для организации адресного хранения нужно активировать функцию «Ячеистые склады» в «1С:УНФ» или «1С:ERP».
Инвентаризация на складе: как провести без остановки работы и автоматизировать процесс
При проведении инвентаризации на складе с использованием бумажных документов регулярно возникают проблемы. Перечислим основные:
- инвентаризация проводится долго, порой занимает несколько дней;
- в период проверки остатков парализуется работа предприятия, заказы приходят клиентам с задержками;
- сотрудники ошибочно указывают в инвентаризационной описи не те цифры или намеренно скрывают недостачу;
- часто обнаруживается «просрочка», которую приходится списывать, а это чревато убытками для фирмы;
- из-за неточностей в остатках запасы ТМЦ вовремя не пополняются.
Чтобы избежать этих проблем, достаточно заменить кипу бумажных документов терминалом сбора данных с программой DataMobile. Для проведения инвентаризации на складе необходимо считывать штриховые коды с товаров, а по завершении процесса — выгружать информацию в систему учета.
Если автоматизировать адресный склад, можно сканировать код ячейки, чтобы увидеть, какая продукция в ней хранится.
Вести учет товаров, прослеживаемых через «Честный ЗНАК», без автоматизации не получится. При приемке, отгрузке или инвентаризации такой продукции нужно сканировать коды Data Matrix и передавать информацию в систему маркировки.
Итак, рассмотрим подробнее ТСД и DataMobile — «инструменты» для автоматизации, которые позволяют практически незаметно выполнять переучет на складе.
Обзор моделей ТСД для инвентаризации склада
Подведем краткие обзоры моделей ТСД для проведения инвентаризации в складском помещении:
- Mindeo M40 — сверхзащищенный, со степенью пыле- и влагозащиты IP68. Может использоваться на влажных складах, открытых площадках, в том числе в непогоду (под дождем или снегопадом). ТСД оснащен клавиатурным блоком.
- Chainway C61 — с аккумулятором увеличенной емкости (6 700 мАч). Оснащен клавиатурным блоком.
- Chainway C61 морозоустойчивый — с механическими кнопками. Имеет сразу несколько «фишек». Во-первых, поддерживает функцию внутреннего подогрева, благодаря чему препятствует образованию конденсата на стекле сканера и экране при перепадах температур. Подходит для проведения инвентаризации в морозильной камере. Во-вторых, комплектуется аккумулятором увеличенной емкости (6 700 мАч). В-третьих, предусмотрены модификации с дальнобойным 2D-сканером, который распознает штрих-коды на расстоянии до 28 м, и RFID-модулем для чтения данных с радиометок.
- Point Mobile PM84 — без клавиатурного блока. Комплектуется большим сенсорным экраном (5,45 дюйма). Питается от аккумулятора на 4 950 или 7 020 мАч. Поддерживает работу с внешним RFID-модулем (его нужно покупать отдельно).
Все рассмотренные модели терминалов поддерживают беспроводную связь Wi-Fi, Bluetooth. При отсутствии Wi-Fi-покрытия — обмениваются данными с системой учета с использованием мобильной сети (4G). С помощью этих моделей можно автоматизировать ячеистое хранение на складе.
Программа DataMobile
Для проведения инвентаризации и управления складской логистикой в целом необходимо установить на ТСД программу DataMobile. Софт выполняет основные функции учета товаров: идентифицирует их по штрих-кодам или радиометкам (при наличии дополнительного программного модуля RFID), отвечает за связь с учетной системой. ПО DataMobile «заточено» под работу с «1С» — совместимо с ней без драйверов. Софт для складского учета представлен в четырех версиях:
- Стандарт — позволяет проводить инвентаризацию в режиме офлайн. Для выгрузки данных нужно подключать ТСД к ПК с помощью USB-порта или Wi-Fi-модуля.
- Стандарт Pro — дает возможность автоматизировать ячеистый склад, подключать дополнительный программный модуль RFID. Способ обмена с учетной системой такой же, как у предыдущей версии (офлайн).
- Online Lite — применяется для складского учета в онлайн-режиме. При каждой операции программа для ТСД обращается к серверу и получает актуальные данные из «товароучетки».
- Online — имеет максимальный набор функций. Поддерживает онлайн-обмен.
Последние две версии также подходят для автоматизации ячеистого склада.
Обратите внимание! Если нужно вести учет продукции, прослеживаемой через систему «Честный ЗНАК», понадобится дополнительный программный модуль Маркировка. Его можно подключить к любой версии ПО DataMobile.
Товароучетная система
Для проведения складского учета рекомендуем использовать систему «1С». С программой DataMobile совместимы типовые конфигурации «1С:Предприятие» 7.7, 8.2, 8.3. Например, «1С:Бухгалтерия», «1С:УНФ>» и другие. Чтобы автоматизировать ячеистый склад, «1С» подходит наилучшим образом. Рекомендуем использовать:
- «1С:Управление торговлей 11»;
- «1С:Комплексная автоматизация 2»;
- «1С:ERP».
В этих программах реализованы функции обоих видов адресного хранения. А вот в «1С:УНФ» — ячеистый склад только со статической схемой.
Проведение инвентаризации на складе с применением ТСД и софта DataMobile
Расскажем, как выполняется частичная инвентаризация в «1С 8.3 Предприятие». Инструкция, как использовать мобильное приложение DataMobile с возможностью онлайн-обмена и учетную систему («1С:Управление торговлей», «1С:УНФ» или любую другую):
1. Создайте шаблон «Инвентаризация» в «1С» (в разделе «APM Диспетчера») и выберите документ с перечнем товаров, остатки которых следует проверить.
2. Откройте в мобильном софте DataMobile нужный шаблон и документ.
3. Отсканируйте штриховые коды с товаров, которые требуют пересчета. Если будет считан код продукции, которой нет в документе, программа выдаст ошибку.
4. Нажмите «Выгрузить», чтобы выгрузить данные в «1С».
В системе отразятся результаты инвентаризации. Можно увидеть, какой продукции в избытке, а какой не хватает. В зависимости от полученных результатов — выполнить оприходование или списание.
Выборочная инвентаризация адресного склада в «1С» выполняется по такой же схеме. Это удобно делать по местам складирования. Сначала отсканировать код ячейки — в исходном документе отразятся содержащиеся в ней товары.
Затем — считать штрих-коды с нужной продукции. Программа автоматически сопоставит полученные данные с отраженными в документе. После их выгрузки в «1С» инвентаризация товаров на ячеистом складе считается завершенной.
Подобрать и купить устройства и ПО для управления складским учетом можете в интернет-магазине нашей компании.
Ссылки на нормативные правовые акты, упомянутые в статье:
- Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
