Аудит позволяет сформулировать рекомендации по улучшению процессов
Обследование (аудит) – это комплекс мероприятий, направленных на изучение конкретного бизнес-процесса (и смежных с ним) для выявления возможностей его оптимизации. Главная цель такого обследования – поиск путей повышения эффектности деятельности предприятия.
Аудит – это первый и очень важный этап внедрения системы автоматизации. Детальное изучение процесса дает понимание, как он протекает сейчас, что можно и нужно сделать для его улучшения.
Услуга востребована компаниями, не имеющими собственного штата IT-специалистов и отдела бизнес-аналитики. Руководство таких предприятий поручает обследование и постановку задач специализированным компаниям. В идеале проводить аудит должны специалисты, которые в дальнейшем будут заниматься автоматизацией.
Аудит бизнес-процессов от Компании Сканпорт предполагает четыре стадии:
- сбор информации;
- моделирование бизнес-процесса;
- анализ ситуации;
- выработку рекомендаций по повышению эффективности.
Рассмотрим детальнее, какие работы проводятся на каждой стадии.
Сбор информации в рамках аудита
Чтобы получить полную картину, нужно собрать как можно больше релевантной и достоверной информации. Для этого проводятся следующие мероприятия:
- анализируются документы, регламентирующие обследуемый бизнес-процесс;
- проводятся интервью с руководителями, экспертами, а также сотрудниками, осуществляющими бизнес-процесс, поставщиками и клиентами;
- при необходимости осуществляется мониторинг за ходом выполнения процесса.
В результате обследования выясняется:
- Придерживаются ли работники порядка выполнения бизнес-процесса?
- Все ли операции протекают с соблюдением указанных в описании сроков?
- Предоставляются ли отчеты руководителю?
- Есть ли плановые показатели, как они рассчитываются и соотносятся с фактическими значениями?
- Насколько клиенты удовлетворены течением и результатами бизнес-процесса?
- Все ли стадии процесса описаны, имеются ли должностные инструкции?
- Соблюдаются ли требования нормативов и законодательства?
- Есть ли у работников или собственника бизнеса предложения по улучшению процесса?
Все полученные сведения в обязательном порядке документируются для дальнейшего анализа и разработки рекомендаций.
Моделирование и анализ бизнес-процесса позволяет найти лучшее «лекарство» для его оптимизации
Моделирование бизнес-процесса и анализ ситуации
Информация, полученная в ходе первой стадии обследования, преобразуется в описание и модель бизнес-процесса, реализованную на практике. Это нужно для получения точных и однозначных представлений о состоянии дел.
Работа строится по принципу: «Исследуем, как есть, понимаем, как должно быть».
Моделирование и анализ бизнес-процесса позволяет найти лучшее «лекарство» для его оптимизации
К примеру, если речь идет об автоматизации работы службы курьерской доставки, специалисты Компании Сканпорт смотрят, какие учетные системы используются на предприятии, как и какой персонал работает. Затем анализируют, каким образом лучше реализовать автоматизацию: можно ли использовать готовый софт (DataMobile) или лучше предложить индивидуальное программное решение.
Выработка рекомендаций по повышению эффективности бизнес-процесса
По результатам проведенного анализа составляется «Отчет об обследовании». В нем даются рекомендации, как можно оптимизировать и автоматизировать процесс, на какой программный продукт лучше перейти, чтобы сократить время выполнения операций и улучшить их качество за счет минимизации влияния «человеческого фактора».
По сути, клиент получает коммерческое предложение с информацией о том, какие программные продукты могут быть внедрены, к каким результатам это приведет, сколько времени займет автоматизация и какое оборудование потребуется закупить.
Сколько длится бизнес-обследование?
Продолжительность аудита зависит от потребностей клиента и сложности бизнес-процесса. Например, если речь идет о небольшом складе, обследование обычно занимает от 2 недель до месяца. На изучение работы крупного склада может потребоваться в 2–3 раза больше времени.
Простые бизнес-процессы, не требующие детального изучения, могут быть обследованы удаленно: регламентирующие документы пересылаются по электронной почте, аналогично проводится анкетирование сотрудников и руководства. Такой способ работы позволяет сотрудничать с компаниями из отдаленных регионов страны.
После согласования всех деталей проекта заключается договор на внедрение автоматизации на базе штрихкодов, RFID-меток и других технологий автоматической идентификации.
