Приемка товара на склад — долгий процесс. Задача усложняется, когда поставщики присылают большие партии каждый день. Приемщикам требуется удостовериться не только в количестве и качестве поступающих изделий, но и сопоставить сведения с теми, которые содержит сопроводительный документ. Нередко это делается вручную с использованием бумажных накладных. На оформление новых партий уходит много времени, приостанавливаются другие не менее важные операции — отгрузка заказов, проведение инвентаризации. Вот почему так важно автоматизировать процесс приемки товаров на склад.
Расскажем, как принимать изделия по количеству, качеству, весу и штрих-коду, с какими ошибками сталкиваются предприятия и из-за чего они возникают, как ускорить получение груза с терминалом сбора данных и ПО DataMobile.
Что такое эффективная приемка товара на склад и почему она так важна
Чтобы приемка товара на складе была эффективной, к ней нужно подготовиться заблаговременно: договориться с экспедиторами, чтобы они информировали о своем прибытии как минимум за полчаса. Так у работников будет время организовать место для новых поступлений. Грамотное оприходование товара на склад также подразумевает:
- Четкое разграничение помещения по зонам, чтобы сотрудники предприятия знали, где находятся поступающие партии, а где — уже принятые.
- Наличие инструкции, чтобы процесс был понятен всему персоналу, включая новичков.
- Внедрение ПО для автоматизации складских бизнес-задач, в том числе для учета товаров.
- Установку в зоне приемки дополнительных мест (например, стеллажей) для складирования поступившей продукции.
Внедрение эффективной схемы получения товара позволяет сократить трудовые затраты и распределить нагрузку между работниками равномерно. Количество специалистов, занятых в организации процесса, зависит от размера предприятия. Если речь идет о небольшой компании, то с получением продукции справится один кладовщик.
Приемка товара на складе: этапы и основные способы
Организация приемки на склад проходит в определенном порядке. Вот что обычно делает кладовщик:
- Считает число мест, проверяет целостность тары.
- Осматривает состояние упаковок.
- Проверяет, был ли соблюден температурный режим при транспортировке продукции.
- Изучает сопроводительный документ, который направил поставщик.
- Пересчитывает или взвешивает товар при получении.
- Вскрывает каждую упаковку (по отдельности или выборочно) и проверяет, соответствует ли комплектация указанной в документации.
- Составляет акт расхождения при обнаружении несовпадений.
- Подтверждает факт приемки товара, подписывает документ, ставит на нем дату, визирует печатью.
- Оформляет получение продукции в программе товароучета.
- Передает груз в зону хранения.
Это классическая схема приемки товара на склад. Но есть разные способы, как организовать процесс. Получать изделия можно по количеству, качеству, весу и штрих-коду. Об этом — ниже.
Приемка товара по количеству
Принцип приемки товара по количеству заключается в следующем. Сотрудники складского хозяйства проверяют, соответствует ли число новой партии тому, которое указано в документах. Сначала подсчитываются места и вес брутто. Затем — число единиц груза и значение нетто.
Проверять поставку по количеству лучше сразу до отъезда экспедитора — так легче решить проблему с компанией-поставщиком, если при приемке товара на склад обнаружится, например, недостача или наличие брака.
Приемка товара по качеству
Приемка товаров по качеству подразумевает, что специалист выборочно проверяет единицы изделий в партии. Параллельно оценивает показатели в соответствии с официальными документами — государственным стандартом, паспортом. Если найдены несоответствия по качеству, от кладовщика требуется сохранить целостность продукта, пока поставщик его не проверит.
Приемка товара по весу
Весовые продукты доставляют на склад в таре. На нее нанесена этикетка с маркировкой, на которой прописана масса. Приемка товаров по весу обычно заключается в проверке значения брутто. Но если упаковка повреждена и кладовщик предполагает недостачу, то выясняют и массу нетто.
При несовпадении реального веса с тем, который содержится в документе, составляют акт несоответствия, о чем извещают поставщика.
Приемка товара по штрих-коду
Во время приемки товаров на склад по штрих-коду специалист предприятия считывает идентификатор с бирки каждой товарной единицы или групповой тары специальным устройством (какое именно нужно использовать — расскажем ниже). Фактические данные сопоставляются с указанными в документах, которые предоставил поставщик. При обнаружении расхождения (предположим, недопоставки), выписывается акт несоответствия.
Типичные ошибки при приемке товаров на склад
Операция приемки товара на складе часто сопровождается ошибками. Они связаны с плохой организацией процесса, неэффективным управлением, слабой технической базой, отсутствием автоматизации. Опишем основные проблемы:
- Закупки на «интуитивном» уровне. Кладовщик, оформляя заказы, ориентируется на историю поставок на склад, а не на оборачиваемость товара и его спрос. В результате в зоне хранения скапливается груз, который плохо продается, а на ходовые позиции — сохраняется постоянный дефицит.
- Нерациональное размещение изделий. Сотрудники компании заполняют складское помещение неравномерно. Грузы, которые требуется отправить в первую очередь, оказываются на самых дальних стеллажах. Это происходит из-за того, что у работников нет четкой инструкции по организации процесса.
- Расхождения фактической поставки с данными, указанными в накладных. Из-за большого объема принимаемого товара и работы с бумажными накладными кладовщику не хватает времени для доскональной проверки всех партий и их сверки со сведениями в документах. Это приводит к недостаче или, наоборот, к излишкам. Акт несоответствия составляется несвоевременно.
Ошибки при приемке продуктов на склад влекут за собой серьезные последствия для предприятия, в том числе неконтролируемые финансовые издержки.
Организация приемки товаров на склад с терминалом сбора данных
Автоматизировать процесс приемки товаров на склад по штрих-коду можно с терминалом сбора данных (ТСД). Устройство представляет собой миниатюрный компьютер со встроенным сканером. ТСД считывает идентификаторы с этикеток изделий, собирает данные о продукции и передает их в товароучетную систему (обычно используется «1С», нужна предварительная интеграция оборудования с ПО). Приемка товара на склад с помощью устройства происходит одним из двух способов:
- По заданию из «1С». Документ со списком продукции выгружается из «товароучетки» в терминал сбора данных.
- По фактическому поступлению. Задание создается сразу на ТСД.
В дальнейшем сотрудник компании с помощью встроенного в терминал считывателя поочередно сканирует штриховые коды с каждого продукта. На дисплее устройства отображается информация о реальном (принятом) и плановом (согласно накладной) количестве изделий. При считывании идентификаторов с палет на экране появится информация о содержимом групповой упаковки.
Когда операция приемки товаров на склад завершена, данные с мини-компьютера автоматически выгружаются в программу «1С». Удобство использования устройства в том, что оно дает возможность кладовщику свободно перемещаться по помещению. Процесс организации получения продукции занимает от нескольких минут до нескольких часов, что в 3–5 быстрее, чем при использовании ручного режима работы. Внедрение ТСД в складском хозяйстве имеет и еще один плюс — с его помощью можно работать документами (актами, счет-фактурами), автоматизировать учет грузов, быстро собирать заказы.
Как автоматизировать процесс и сократить время приемки товаров с ТСД и ПО DataMobile
Прежде всего на терминал нужно установить «правильное» ПО. Для комплексной автоматизации стандартных бизнес-процессов на складе рекомендуем отечественное приложение DataMobile, зарегистрированное в Едином реестре российских программ. В итоге:
- при приемке груза вероятность ошибок и несоответствий сведена к нулю;
- при росте товарного оборота не требуется увеличивать штат сотрудников;
- сразу несколько специалистов могут вносить изменения в документ или акт с разных устройств.
Порядок внедрения DataMobile выглядит так:
- Скачиваем софт (например, в Google Play) и инсталлируем его на терминал.
- Выбираем способ лицензирования (бессрочно или по подписке на один месяц, полгода или год).
- Устанавливаем в системе учета товаров «1С» интеграционный модуль из комплекта DataMobile.
- Настраиваем обмен данными (он может проходить онлайн и офлайн).
- Создаем шаблоны актов поступлений и приходных ордеров для приемки продукции.
- Выгружаем из системы товароучета на ТСД справочник номенклатуры.
Программа подходит не только складам, но и магазинам. Помимо приемки груза, она помогает в автоматизации таких бизнес-процессов, как:
- инвентаризация;
- адресное хранение;
- проверка ценников.
Для организации работы с изделиями, прослеживаемыми через «Честный ЗНАК», вместе с программой используется дополнительный модуль Маркировка. Среди его функций:
- проверка двухмерных кодов на уникальность;
- получение расширенных данных о продукте;
- отслеживание статуса идентификаторов в системе мониторинга.
Приложение имеет понятный интерфейс и благодаря параметрическим настройкам адаптируется под любые задачи.
Подытожим
Приемку продуктов на склад можно производить разными способами — по количеству, качеству, весу, штриховому коду. Операция сопряжена со сложностями, нередко возникают ошибки. Поэтому важно автоматизировать процесс. Готовое решение — ТСД с синхронизированным ПО DataMobile. Инструкция по установке приложения проста, оно работает на всех терминалах с ОС Android, бесшовно интегрируется с типовыми конфигурациями «1С».
