Инвентаризация в магазинах поглощает время и ресурсы, особенно при устаревших методах учета. Это создает дополнительные сложности в управлении запасами и увеличивает риски для бизнеса. Поговорим о том, как решить эту проблему с помощью специализированного оборудования и программного обеспечения. Расскажем, как провести инвентаризацию в магазине с использованием терминалов сбора данных (ТСД) и приложения DataMobile. Подробно рассмотрим механизм такого переучета, оценим все преимущества автоматизации на примере розничной сети хоккейного клуба.
Традиционные методы учета и инвентаризации товаров: недостатки и проблемы
Традиционные методы проведения инвентаризации, такие как использование бумажных инвентаризационных ведомостей, актов и описей, а также ручной пересчет, требуют значительных временных затрат и увеличивают риск возникновения ошибок. Сотрудники вынуждены записывать данные о товарах, что может привести к пропускам, опечаткам и неточностям при последующем внесении информации в учетную систему.
Кроме того, ручной пересчет часто требует привлечения дополнительного персонала или временного закрытия торговой точки, что негативно сказывается на операционной деятельности. Чем больше ассортимент, тем сложнее инвентаризация в магазине и выше вероятность расхождений данных.
Все больше розничных предприятий переходит на автоматизированный учет. Внедрение программного обеспечения и специального оборудования помогает минимизировать ошибки и проводить инвентаризацию в магазине в несколько раз быстрее.
Автоматизация инвентаризации в розничном магазине: оборудование и программное обеспечение
Основной инструмент автоматизации инвентаризации в магазине — терминал сбора данных. ТСД позволяет сканировать штрих-коды с товаров без необходимости поиска информации в бумажной ведомости и внесения изменений в письменном виде. Возможности устройства зависят от конкретной модели и установленного программного обеспечения.
Для работы в сухом отапливаемом помещении подойдут ТСД начального уровня. Это могут быть компактные бесклавиатурные модели, например, Point Mobile PM84 или устройства с клавиатурным блоком, такие как iData K3S. Терминалы Chainway MC21 с удобной рукояткой и АТОЛ Smart T31 с повышенной защитой от пыли и влаги тоже соответствуют требованиям розницы.
Использование мобильных устройств само по себе ускоряет инвентаризацию в магазине, но правильно подобранное ПО расширяет их функциональность. Приложение DataMobile автоматически сверяет данные с инвентаризационными ведомостями, накладными, актами приемки и другими документами. Программа для ТСД легко интегрируется с типовыми конфигурациями «1С» и другими системами учета.
Инвентаризация в магазине с ТСД и ПО DataMobile: процесс и результат
Инвентаризацию можно проводить двумя способами: на основе данных из товароучетной программы или по фактическому количеству остатков. В первом случае бухгалтер формирует ведомости и отправляет их на ТСД. Сотрудники сканируют штрих-коды, фиксируют фактическое количество товара в магазине. DataMobile автоматически сверяет полученную информацию с данными из «1С» и формирует отчет с результатами проверки: отсутствие расхождений, излишки или недостача.
Во втором случае сотрудники самостоятельно создают пустой документ на ТСД. После сканирования штрих-кодов с товаров в магазине заполненные описи передаются в «1С», где бухгалтер сверяет фактические остатки с учетными данными. Выполняется оприходование излишков и списание недостачи.
Порядок проведения инвентаризации с DataMobile
Рассмотрим порядок проведения инвентаризации с приложением DataMobile. Как правило, переучет проводится по ведомости, которую необходимо выгрузить из программы «1С». Это можно сделать через обработку «АРМ Диспетчера». Далее следует основной этап — работа с терминалом:
1. Зайдите в раздел «Документы».
2. Выберите шаблон «Инвентаризация».
3. Вы увидите активные задания в виде списка, откройте подходящее.
4. Начните сканировать штрих-коды с товаров в магазине.
5. При необходимости введите количество одинаковой продукции или продолжайте считывание каждого идентификатора с помощью встроенного сканера ТСД.
Если количество продукции в ведомости совпадает с числом обработанных штрих-кодов (фактическими остатками), в строке с наименованием товара появится зеленая подсветка.
6. Войдите в «Меню документа» и нажмите кнопку «Выгрузить» после завершения сканирования.
7. Данные автоматически отправляются в «1С» для дальнейшей обработки и учета: списания недостачи, перемещения, оприходования излишков.
Сотрудник может создать новый документ для пересчета товаров на самом ТСД, не выгружая ведомость перед началом работы. Порядок действий в этом случае будет таким же, как и при сверке по готовому заданию.
Алгоритм проведения переучета в магазине или на складе с приложением DataMobile очень простой. Интуитивно понятный интерфейс программы делает процесс доступным для любого сотрудника. Все, что нужно, — следовать простым указаниям на экране.
Преимущества использования программы DataMobile для инвентаризации товаров
Приложение DataMobile ускоряет процесс учета, делает его более точным и удобным. Использование ТСД и ПО позволяет проводить инвентаризацию в магазине в среднем в 2–3 раза быстрее по сравнению с традиционными методами. Интеграция с товароучетными системами, такими как «1С», обеспечивает сверку остатков и выявление недостачи без лишних усилий. Программа для терминалов сбора данных упрощает не только инвентаризацию, но и другие ключевые бизнес-процессы на складах и в торговых залах:
- Приемка продукции. Сотрудники сканируют штрих-коды с поступающих в магазин товаров, и данные автоматически заносятся в систему учета, что позволяет избежать ошибок при оформлении актов и подписании накладных.
- Проверка цены. Продавцы могут легко выявить товары с неправильными ценниками: достаточно отсканировать штрих-код с упаковки продукции. Программа сверит стоимость товара в системе учета с ценой, указанной на этикетке, и отобразит результат проверки на экране.
Также автоматизируются сбор заказов, перемещение товаров и другие операции на складе и в магазине. Если вы работаете с продуктами или непродовольственными товарами, которые подлежат обязательной прослеживаемости через систему мониторинга «Честный ЗНАК», используйте ПО DataMobile совместно с программным модулем Маркировка. Софт позволит считывать и проверять коды Data Matrix, отслеживать сроки годности продуктов, соблюдать правила и требования законодательства.
Для работы с разными видами идентификаторов, в том числе радиочастотными метками, следует дополнительно использовать программный модуль RFID. Он позволяет мгновенно обрабатывать сотни тегов, ускоряя инвентаризацию и поиск товаров. С его помощью можно проверять состав коробов без вскрытия, находить нужную продукцию, используя визуальную шкалу дальности, и считывать коды Data Matrix, «вшитые» в радиометки.
Кейс из практики: автоматизация инвентаризации в магазинах хоккейного клуба
Хоккейная команда СКА, основанная в 1946 году, — одна из самых популярных в КХЛ. В 2012 году клуб начал продажу фанатской атрибутики, а сегодня его розничная сеть включает 3 магазина и 14 точек, работающих во время матчей. Проведение инвентаризации в таких масштабах требует значительных усилий и времени. Хоккейный клуб СКА обратился к нашим партнерам для автоматизации процедуры переучета.
На тот момент в магазинах уже использовались терминалы сбора данных с устаревшим программным обеспечением. Требовалось внедрить современные ТСД и обновленное ПО, интегрированное с системой товароучета «ДАЛИОН: Управление магазином.ПРО».
Проект был реализован с использованием терминалов АТОЛ Smart.Slim и Smart.Slim Plus, а также ПО DataMobile версии «Стандарт» с программным модулем Маркировка. Результат внедрения — сокращение времени проведения переучета в 2 раза. Инвентаризация в магазине с 1 400 позициями занимает 4–5 часов и не требует временного закрытия торговой точки. Также уменьшилось количество сотрудников, привлекаемых к пересчету.
