Как вести учет в магазине розничной торговли

Товарный учет — это сердце торгового бизнеса. Он позволяет оперативно получать данные о продукции, корректировать ассортимент, находить причины падения продаж и многое другое. Без отлаженной системы товароучета невозможно «выжать» максимум прибыли из своего магазина. Финансовые потери, связанные с пересортицей, человеческим фактором, воровством и неправильным планированием закупок, неизбежны.

В статье расскажем, как вести учет товаров в магазине розничной торговли, чтобы избавиться от головной боли и сократить издержки.

Автоматизируем ваш магазин «под ключ»! Бесплатная консультация.

Плюсы автоматизации: как вести учет товара в магазине, чтобы увеличить прибыль

По виду учета все магазины можно разделить на три группы. Первые фиксируют все операции в тетрадях, вторые — в громоздких excel-таблицах, третьи — в специализированных программах. Последний вариант предпочтителен для всех: от небольших магазинов у дома до крупной розничной сети. Однако, представители малого бизнеса до сих пор боятся автоматизации, считая ее затратным и бессмысленным мероприятием. На самом деле на рынке есть множество программных решений и устройств, позволяющих запустить товароучет за один день и при любом бюджете.

Какие проблемы решает автоматизированный товароучет

Как вести учет товара в магазине? Без объединения всей номенклатуры в единую информационную базу делать это достаточно сложно. Заполнение книг, товарных карточек, формирование оборотных ведомостей и их постоянная сверка с бухгалтерской отчетностью отнимает кучу времени и приводит к путанице. Это касается любой торговой деятельности, даже если в ассортименте всего пара десятков наименований.

Автоматизация товароучета выводит бизнес на новый уровень и решает следующие задачи:

  • интеграция складских процессов с бухгалтерской программой;
  • быстрое получение информации о товарах из единой базы (на основании «первички», введенной в программу);
  • складской учет: инвентаризация запасов, приемка, перемещение, отпуск, списание и др.;
  • автоматическое оформление и печать ценников со скидками и без (в том числе в торговом зале);
  • контроль сроков годности;
  • отслеживание спроса и планирование закупок;
  • работа с алкогольной продукцией в ЕГАИС;
  • учет товаров, подлежащих маркировке в системе «Честный ЗНАК».

Если учет автоматизирован, все позиции попадают в базу еще на этапе поставки, а каждое последующее изменение фиксируется в программе. Пользователи всегда в курсе сколько товаров поступило на склад, сколько испортилось, какая часть реализована и когда заказывать следующую партию.

Порядок учета материальных средств

Розничный магазин — это объект со складским помещением и торговым залом. Учет на обеих площадках должен быть объединен в одну систему. Это позволит грамотно организовать планирование и закупки: популярная продукция всегда будет на полках, а непопулярная — перестанет пылиться на складах.

Способы учета товаров зависят от номенклатуры и ассортимента. Всего их три:

  1. Номенклатурный. Каждому товару присваивается отдельная карточка. Не самый удобный способ, поэтому используется редко и в основном в мелких розничных точках.
  2. Партионный. Партия — это однородная (одинаковая) продукция, поступившая от поставщика по единому сопроводительному документу. Товар отпускается с учетом принадлежности к определенной поставке. Партионный способ применяется в магазинах с небольшим ассортиментом, а также при реализации изделий с определенным сроком годности.
  3. Сортовой. Товары классифицируются по признакам (а не по целым партиям), например, хлебобулочные изделия, «молочка», фрукты-овощи. Этот вид учета актуален для магазинов с большим ассортиментом, где много товарных групп, отличающихся по цене, свойствам, условиям хранения и т.д.

В последнем случае товароучет ведется по штрихкодам — сотрудник склада принимает продукцию и распределяет ее в соответствующих складских зонах. Одна из полезных возможностей такой системы — адресное хранение товара, когда кладовщик получает четкое задание по размещению каждой упаковки (по номеру стеллажа, яруса, полки и т.д.). Как вести учет товара на складе с адресным хранением? Это легко можно организовать с помощью терминала сбора данных и приложения DataMobile. Но о нем мы поговорим позже.

Как вести учет в рознице на примере магазина продуктов: выбор оборудования

Алгоритм действий по организации автоматизированного учета зависит от системы налогообложения, используемой программы, специфики товаров и ряда других факторов, но принцип везде одинаковый. Как вести учет в торговле, рассмотрим на примере магазина продуктов. Вот базовый перечень шагов:

  • приемка поступившей партии и внесение новых позиций в справочник;
  • отправка и размещение продукции на складе;
  • формирование торговой наценки и отражение ее в учете;
  • перемаркировка и фасовка;
  • передача продукции со склада в магазин;
  • оформление первички на перемещение;
  • раскладка в торговом зале;
  • отражение в базе сведений о продаже (автоматически через онлайн-кассу);
  • закрытие смены;
  • проверка и корректировка остатков (при необходимости).

Автоматизация торговли — это не только программа, в которую заносят данные о товарах. Важную роль играет оборудование. На нем остановимся подробнее.

Терминал сбора данных

ТСД — это универсальное устройство со встроенным сканером. Применимо в любом складском процессе, где ведется учет по штрихкодам:

  • приемка партии от поставщика;
  • инвентаризация запасов на складе и в торговом зале;
  • комплектация заказа покупателю;
  • учет перемещения товаров на складе, а также между складом и магазином;
  • наполнение витрин.

Выбор ТСД зависит в основном от условий эксплуатации. На сухих и теплых складах и в магазинах используются корпоративные терминалы со сканером, работающим в ближнем поле.

Для холодных складов желательно приобрести промышленный ТСД, хорошо защищенный от пыли и влаги (с классом защиты от IP65). Для гипермаркетов с высокими стеллажами, где сотрудники перемещаются на погрузчиках, рекомендованы модели с дальнобойным сканером, который умеет считывать этикетки на расстоянии 10-15 метров и более.

Как организовать учет в магазине розничной торговли с помощью ТСД? Для этого потребуется товароучетная программа и подключенный к ней терминал. С помощью ТСД сотрудники магазина фиксируют все движения продукции (от приемки до выкладки на витрину) и отправляют в «товароучетку» через USB или удаленно по беспроводным каналам (Wi-Fi, Bluetooth). Чтобы ТСД взаимодействовал с товароучетной системой, на нем должно быть установлено специальное ПО, например, DataMobile.

Принтер этикеток

Принтер нужен в магазине для следующих операций:

  • фасовка весовой продукции;
  • нанесение этикеток на новую продукцию;
  • печать этикеток и ценников в торговом зале (например, когда нужно срочно напечатать новые этикетки со скидкой);
  • перемаркировка остатков в системе «Честный ЗНАК».

Принтеры можно использовать как локальное или сетевое оборудование. В первом случае он подключается к одному рабочему месту, во втором — получает задание на печать со всех устройств в локальной сети.

В продуктовых магазинах можно заметить сотрудников с мобильным принтером, которые печатают ценники прямо в торговом зале. Такие устройства имеют компактные габариты, работают от аккумулятора и удаленно получают команды от ТСД (через Bluetooth). Шаблоны этикеток можно редактировать непосредственно на терминале. Такая опция предусмотрена в программе DataMobile.

Кассовый узел

Для автоматизации рабочего места кассира (РМК) требуется онлайн-касса с фискальным накопителем, соответствующая требованиям 54-ФЗ. Кассовое оборудование следует выбирать в зависимости от объемов продаж. Для небольшой розницы достаточно смарт-терминала со скоростью печати чеков до 70-100 мм/с. Также можно использовать фискальный регистратор, подключенный к ПК с кассовой программой. Для магазинов с высоким клиентопотоком часто выбирают готовые POS-системы, включающие в себя фискальный регистратор, POS-компьютер, монитор и программируемую клавиатуру.

Торговым точкам с большим оборотом наличных средств также рекомендуется приобрести детектор валют и счетчик банкнот.

Сканер штрихкодов

Автоматизированное РМК не обходится без сканера штрихкодов. В процессе продажи кассир считывает код с этикетки и сразу находит товар в программе, после чего можно печатать чек. В результате сокращается время на выполнение рутинных операций, снижается вероятность ошибок и путаницы.

Если магазин торгует маркированной и алкогольной продукцией, понадобится 2D-имиджер для считывания двумерных штрихкодов Data Matrix и PDF417. В остальных случаях пока можно обойтись обычным 1D-сканером, но следует помнить, что уже в ближайшие годы правительство планирует подключить к обязательной маркировке все товарные группы.

Дополнительное оборудование

Выше мы рассмотрели универсальный набор технических средств для автоматизации любой розничной точки, независимо от ассортимента и объема продаж. Теперь поговорим, как вести учет товара в магазине весовых продуктов. Кроме базового комплекта оборудования, здесь нужны еще и электронные весы. В продуктовых магазинах используют четыре вида устройств для взвешивания:

  • торговые — для оснащения кассовых узлов, в том числе в магазинах с прилавочной торговлей;
  • фасовочные — для упаковки развесной продукции на складах, в торговых залах и отделах готовой продукции в гипермаркетах;
  • порционные — для взвешивания и фасовки продуктов от 3 г до 30 кг, подходят для учета полуфабрикатов, кондитерских изделий и готовых блюд в отделах кулинарии;
  • весы для самообслуживания в отделах фруктов, овощей, полуфабрикатов.

Весы можно подключить к ПК и настроить совместную работу с кассой — вес товара будет автоматически добавляться в чек.

В крупных магазинах с системой самообслуживания нужен прайс-чекер с установленным на него ПО для проверки цен. С его помощью покупатели и сотрудники торговой зоны могут в любой момент получить актуальную информацию о товаре и узнать, действует ли на него в данный момент скидка.

Подберем оборудование и ПО для автоматизации вашего бизнеса!

Как вести учет в продуктовом магазине: определяемся с ПО

Все программы, необходимые для автоматизации учета в магазине, условно разделим на три группы:

Тип ПО Описание Пример
Бэк-офис ПО для ведения товарооборота и аналитики. Здесь содержится вся первичная документация и сведения о продукции, фиксируются все операции по ее движению (от поступления на баланс до реализации). Программа может быть облачной или коробочной. В первом случае пользователь получает доступ к веб-сервису, а во втором — покупает лицензию и устанавливает ПО на рабочее место «1С: Управление нашей фирмой»;
«1С: Управление торговлей»;
«1С: Розница»
Фронт-офис (рабочее место кассира) Кассовая программа отображает факт выбытия товара, формирует чеки в соответствии с 54-ФЗ, отправляет информацию оператору фискальных данных и в товароучетную систему (бэк-офис) Продукты Frontol от АТОЛ;
«1С: Касса»
Приложение для ТСД С помощью программы терминал сбора данных взаимодействует с «товароучеткой» — получает от нее задания и отправляет файлы с товарами (штрихкодами и атрибутами). DataMobile

Некоторые кассовые аппараты поставляются уже с предустановленным фирменным ПО. Недостаток таких решений — базовый функционал и невозможность «допилить» его под свои запросы.

Как вести учет товара с приложениями DataMobile

Приложения для ТСД — отдельный вид ПО, который рассмотрим подробнее. Без соответствующего программного обеспечения терминалы не смогут взаимодействовать с «товароучеткой», получать от нее документы и передавать данные.

DataMobile — одно из популярных приложений для ТСД и мобильных устройств. Оно универсально и подходит для комплексной автоматизации учета в складском хозяйстве, рознице, службах доставки и на производстве.

Перед тем как начать вести учет товара в продуктовом магазине, необходимо настроить совместимость терминала с товароучетной системой. ПО DataMobile совместимо со всеми популярными конфигурациями «1С» и поддерживает любые документы из этой программы. Для интеграции не требуются навыки программирования, достаточно добавить ТСД в список оборудования в настройках «1С» и отметить «галочками» те операции, которые будут выполняться. Никаких дополнительных баз и промежуточных конфигураций не требуется.

В программе можно выполнять следующие операции:

  • идентифицировать товар по штрихкоду и получать о нем информацию (название, цену, характеристики);
  • фиксировать приход, отпуск и перемещение товара;
  • проводить инвентаризацию;
  • работать с упаковками и упаковочными листами;
  • комплектовать заказы;
  • редактировать шаблоны этикеток и отправлять их на печать прямо с терминала;
  • работать с государственными системами (ЕГАИС, «Честный ЗНАК», «Меркурий»);
  • проводить переоценку и перемаркировку ТМЦ;
  • вносить номенклатурные позиции в «товароучетку» непосредственно с терминала;
  • выгружать внешние заказы на кассовое ПО Frontol.

Автоматизацию удобно начинать с решения базовых задач, используя начальную версию по минимальной цене. В любой момент можно перейти на более продвинутую версию, доплатив разницу в цене, или подключить дополнительные модули: ЕГАИС, Маркировка, RFID, Конструктор.

Для микробизнеса актуален вопрос, как вести учет товара в маленьком магазине. Вместо ТСД можно использовать обычный смартфон с установленным приложением DataMobile и беспроводным сканером с Bluetooth.

Для курьеров и торговых представителей есть отдельное решение — DM.Мобильная Торговля. В этой программе удобно распределять задания между выездными сотрудниками, строить маршруты, оформлять чеки и принимать платежи у клиентов на месте доставки.

Еще один продукт для автоматизации торговли — DM.Прайсчекер. Программа устанавливается на микрокиоски и прайс-чекеры в супермаркетах, позволяет идентифицировать продукцию по штрихкоду и получить подробную информацию на экране устройства.

Как вести учет в магазине маркированной одежды

Маркировка товаров идет полным ходом. В системе «Честный ЗНАК» отслеживаются шубы, обувь, сигареты, лекарства, одежда, кухонное и постельное белье, фототехника и автошины. Уже к 2024 году на всю продукцию, производимую в России или ввезенную из-за границы, будут наноситься цифровые средства идентификации.

Как вести учет продаж, если в ассортименте есть маркированные изделия? Рассмотрим этот вопрос на примере одежды и, в первую очередь, приведем чек-лист, как подготовиться к товароучету:

  • Купить квалифицированную электронную подпись для работы в ЧЗ и визирования документов.
  • Заключить договор с оператором электронного документооборота. Поставки маркированных товаров сопровождаются универсальными передаточными документами (УПД). А для обмена УПД между участниками рынка нужен ЭДО.
  • Установить кассовую программу, которая поддерживает тег 1162 (реквизит чека «код товара»). Если на предприятии уже есть касса с ПО, достаточно обновить прошивку.
  • Приобрести сканер для обработки двумерных штрихкодов. Для этих целей применимы устройства с технологией Image-считывания (имиджеры или фотосканеры). Лазерные и светодиодные 1D-сканеры не подойдут. То же самое касается и ТСД — он должен быть оснащен 2D-имиджером.

На данный момент для магазинов одежды остро стоит вопрос с маркировкой остатков. Продавцы должны самостоятельно распечатывать и наносить марки, поэтому не обойтись без принтеров этикеток. Рекомендуется выбирать модели с термотрансферной печатью.

Для учета любых товаров с кодом Data Matrix подойдет универсальный программный модуль DataMobile Маркировка. Основные возможности:

  • ввод кодов маркировки (КМ) в оборот;
  • сверка фактических поступлений с документами (поштучно и по упаковкам);
  • формирование документов для отгрузки с передачей в учетную систему;
  • работа с актами списания и перемещения;
  • печать этикеток с кодами маркировки на стационарном или мобильном принтере;
  • работа с групповыми упаковками и агрегация кодов маркировки.

Модуль используется как дополнение к основному ПО DataMobile, устанавливается на ТСД со встроенным 2D-сканером и ОС Android.

Вместе с перечисленным выше оборудованием DataMobile позволяет вывести бизнес на новый уровень: автоматизировать все операции, начиная от приемки товара и заканчивая его реализацией.

Затраты на автоматизацию быстро окупаются за счет:

  • правильного планирования закупок;
  • сокращения пересортицы из-за воровства и ошибок персонала;
  • экономии времени на выполнении рутинных операций.

Бизнес-процессы в рознице удобнее контролировать, если они автоматизированы. Владелец магазина сможет проверить работу персонала, узнать, какие товары продаются лучше всего, оценить эффективность маркетинговых инструментов, найти ошибки в учете и оперативно их исправить.

Подберем версию DataMobile для вашего бизнеса за 5 минут.

Рейтинг статьи

Добавить комментарий

Пожалуйста, оцените по 5 бальной шкале
Будьте в курсе!
Узнавайте первыми о наших новостях
Читайте также
Автоматизация бизнеса: как повысить эффективность работы компании Автоматизация бизнеса: как повысить эффективность работы компании

Что это такое, преимущества, где применяют. Виды систем автоматизации бизнеса. Как подготовиться к внедрению и избежать ошибок.

Складская программа WMS: что это такое, и как она работает Складская программа WMS: что это такое, и как она работает

Преимущества и функционал WMS, стоимость программного обеспечения, область применения и другая важная информация.

Маркировка лекарств: основные требования к участникам оборота и схема их работы Маркировка лекарств: основные требования к участникам оборота и схема их работы

Как подключиться к системе маркировки, необходимое оборудование, особенности работы, ответственность за нарушения.