Как вести учет в магазине розничной торговли

Статью проверил эксперт:
Закордонец Александр
Руководитель отдела развития

Товарный учет — это сердце торгового бизнеса. Он позволяет оперативно получать данные о продукции, корректировать ассортимент, находить причины падения продаж и многое другое. Без отлаженной системы товароучета невозможно «выжать» максимум прибыли из своего магазина. Финансовые потери, связанные с пересортицей, человеческим фактором, воровством и неправильным планированием закупок, неизбежны.

В статье расскажем, как вести учет товаров в магазине розничной торговли, чтобы избавиться от головной боли и сократить издержки.

Автоматизируем ваш магазин «под ключ»! Бесплатная консультация.

Плюсы автоматизации: как вести учет товара в магазине, чтобы увеличить прибыль

По виду учета все магазины можно разделить на три группы. Первые фиксируют все операции в тетрадях, вторые — в громоздких excel-таблицах, третьи — в специализированных программах. Последний вариант предпочтителен для всех: от небольших магазинов у дома до крупной розничной сети. Однако, представители малого бизнеса до сих пор боятся автоматизации, считая ее затратным и бессмысленным мероприятием. На самом деле на рынке есть множество программных решений и устройств, позволяющих запустить товароучет за один день и при любом бюджете.

Какие проблемы решает автоматизированный товароучет

Как вести учет товара в магазине? Без объединения всей номенклатуры в единую информационную базу делать это достаточно сложно. Заполнение книг, товарных карточек, формирование оборотных ведомостей и их постоянная сверка с бухгалтерской отчетностью отнимает кучу времени и приводит к путанице. Это касается любой торговой деятельности, даже если в ассортименте всего пара десятков наименований.

Автоматизация товароучета выводит бизнес на новый уровень и решает следующие задачи:

  • интеграция складских процессов с бухгалтерской программой;
  • быстрое получение информации о товарах из единой базы (на основании «первички», введенной в программу);
  • складской учет: инвентаризация запасов, приемка, перемещение, отпуск, списание и др.;
  • автоматическое оформление и печать ценников со скидками и без (в том числе в торговом зале);
  • контроль сроков годности;
  • отслеживание спроса и планирование закупок;
  • работа с алкогольной продукцией в ЕГАИС;
  • учет товаров, подлежащих маркировке в системе «Честный ЗНАК».

Если учет автоматизирован, все позиции попадают в базу еще на этапе поставки, а каждое последующее изменение фиксируется в программе. Пользователи всегда в курсе сколько товаров поступило на склад, сколько испортилось, какая часть реализована и когда заказывать следующую партию.

Порядок учета материальных средств

Розничный магазин — это объект со складским помещением и торговым залом. Учет на обеих площадках должен быть объединен в одну систему. Это позволит грамотно организовать планирование и закупки: популярная продукция всегда будет на полках, а непопулярная — перестанет пылиться на складах.

Способы учета товаров зависят от номенклатуры и ассортимента. Всего их три:

  1. Номенклатурный. Каждому товару присваивается отдельная карточка. Не самый удобный способ, поэтому используется редко и в основном в мелких розничных точках.
  2. Партионный. Партия — это однородная (одинаковая) продукция, поступившая от поставщика по единому сопроводительному документу. Товар отпускается с учетом принадлежности к определенной поставке. Партионный способ применяется в магазинах с небольшим ассортиментом, а также при реализации изделий с определенным сроком годности.
  3. Сортовой. Товары классифицируются по признакам (а не по целым партиям), например, хлебобулочные изделия, «молочка», фрукты-овощи. Этот вид учета актуален для магазинов с большим ассортиментом, где много товарных групп, отличающихся по цене, свойствам, условиям хранения и т.д.

В последнем случае товароучет ведется по штрихкодам — сотрудник склада принимает продукцию и распределяет ее в соответствующих складских зонах. Одна из полезных возможностей такой системы — адресное хранение товара, когда кладовщик получает четкое задание по размещению каждой упаковки (по номеру стеллажа, яруса, полки и т.д.). Как вести учет товара на складе с адресным хранением? Это легко можно организовать с помощью терминала сбора данных и приложения DataMobile. Но о нем мы поговорим позже.

Как вести учет в рознице на примере магазина продуктов: выбор оборудования

Алгоритм действий по организации автоматизированного учета зависит от системы налогообложения, используемой программы, специфики товаров и ряда других факторов, но принцип везде одинаковый. Как вести учет в торговле, рассмотрим на примере магазина продуктов. Вот базовый перечень шагов:

  • приемка поступившей партии и внесение новых позиций в справочник;
  • отправка и размещение продукции на складе;
  • формирование торговой наценки и отражение ее в учете;
  • перемаркировка и фасовка;
  • передача продукции со склада в магазин;
  • оформление первички на перемещение;
  • раскладка в торговом зале;
  • отражение в базе сведений о продаже (автоматически через онлайн-кассу);
  • закрытие смены;
  • проверка и корректировка остатков (при необходимости).

Автоматизация торговли — это не только программа, в которую заносят данные о товарах. Важную роль играет оборудование. На нем остановимся подробнее.

Терминал сбора данных

ТСД — это универсальное устройство со встроенным сканером. Применимо в любом складском процессе, где ведется учет по штрихкодам:

  • приемка партии от поставщика;
  • инвентаризация запасов на складе и в торговом зале;
  • комплектация заказа покупателю;
  • учет перемещения товаров на складе, а также между складом и магазином;
  • наполнение витрин.

Выбор ТСД зависит в основном от условий эксплуатации. На сухих и теплых складах и в магазинах используются корпоративные терминалы со сканером, работающим в ближнем поле.

Для холодных складов желательно приобрести промышленный ТСД, хорошо защищенный от пыли и влаги (с классом защиты от IP65). Для гипермаркетов с высокими стеллажами, где сотрудники перемещаются на погрузчиках, рекомендованы модели с дальнобойным сканером, который умеет считывать этикетки на расстоянии 10-15 метров и более.

Как организовать учет в магазине розничной торговли с помощью ТСД? Для этого потребуется товароучетная программа и подключенный к ней терминал. С помощью ТСД сотрудники магазина фиксируют все движения продукции (от приемки до выкладки на витрину) и отправляют в «товароучетку» через USB или удаленно по беспроводным каналам (Wi-Fi, Bluetooth). Чтобы ТСД взаимодействовал с товароучетной системой, на нем должно быть установлено специальное ПО, например, DataMobile.

Принтер этикеток

Принтер нужен в магазине для следующих операций:

  • фасовка весовой продукции;
  • нанесение этикеток на новую продукцию;
  • печать этикеток и ценников в торговом зале (например, когда нужно срочно напечатать новые этикетки со скидкой);
  • перемаркировка остатков в системе «Честный ЗНАК».

Принтеры можно использовать как локальное или сетевое оборудование. В первом случае он подключается к одному рабочему месту, во втором — получает задание на печать со всех устройств в локальной сети.

В продуктовых магазинах можно заметить сотрудников с мобильным принтером, которые печатают ценники прямо в торговом зале. Такие устройства имеют компактные габариты, работают от аккумулятора и удаленно получают команды от ТСД (через Bluetooth). Шаблоны этикеток можно редактировать непосредственно на терминале. Такая опция предусмотрена в программе DataMobile.

Кассовый узел

Для автоматизации рабочего места кассира (РМК) требуется онлайн-касса с фискальным накопителем, соответствующая требованиям 54-ФЗ. Кассовое оборудование следует выбирать в зависимости от объемов продаж. Для небольшой розницы достаточно смарт-терминала со скоростью печати чеков до 70-100 мм/с. Также можно использовать фискальный регистратор, подключенный к ПК с кассовой программой. Для магазинов с высоким клиентопотоком часто выбирают готовые POS-системы, включающие в себя фискальный регистратор, POS-компьютер, монитор и программируемую клавиатуру.

Торговым точкам с большим оборотом наличных средств также рекомендуется приобрести детектор валют и счетчик банкнот.

Сканер штрихкодов

Автоматизированное РМК не обходится без сканера штрихкодов. В процессе продажи кассир считывает код с этикетки и сразу находит товар в программе, после чего можно печатать чек. В результате сокращается время на выполнение рутинных операций, снижается вероятность ошибок и путаницы.

Если магазин торгует маркированной и алкогольной продукцией, понадобится 2D-имиджер для считывания двумерных штрихкодов Data Matrix и PDF417. В остальных случаях пока можно обойтись обычным 1D-сканером, но следует помнить, что уже в ближайшие годы правительство планирует подключить к обязательной маркировке все товарные группы.

Дополнительное оборудование

Выше мы рассмотрели универсальный набор технических средств для автоматизации любой розничной точки, независимо от ассортимента и объема продаж. Теперь поговорим, как вести учет товара в магазине весовых продуктов. Кроме базового комплекта оборудования, здесь нужны еще и электронные весы. В продуктовых магазинах используют четыре вида устройств для взвешивания:

  • торговые — для оснащения кассовых узлов, в том числе в магазинах с прилавочной торговлей;
  • фасовочные — для упаковки развесной продукции на складах, в торговых залах и отделах готовой продукции в гипермаркетах;
  • порционные — для взвешивания и фасовки продуктов от 3 г до 30 кг, подходят для учета полуфабрикатов, кондитерских изделий и готовых блюд в отделах кулинарии;
  • весы для самообслуживания в отделах фруктов, овощей, полуфабрикатов.

Весы можно подключить к ПК и настроить совместную работу с кассой — вес товара будет автоматически добавляться в чек.

В крупных магазинах с системой самообслуживания нужен прайс-чекер с установленным на него ПО для проверки цен. С его помощью покупатели и сотрудники торговой зоны могут в любой момент получить актуальную информацию о товаре и узнать, действует ли на него в данный момент скидка.

Подберем оборудование и ПО для автоматизации вашего бизнеса!

Как вести учет в продуктовом магазине: определяемся с ПО

Все программы, необходимые для автоматизации учета в магазине, условно разделим на три группы:

Тип ПО Описание Пример
Бэк-офис ПО для ведения товарооборота и аналитики. Здесь содержится вся первичная документация и сведения о продукции, фиксируются все операции по ее движению (от поступления на баланс до реализации). Программа может быть облачной или коробочной. В первом случае пользователь получает доступ к веб-сервису, а во втором — покупает лицензию и устанавливает ПО на рабочее место «1С: Управление нашей фирмой»;
«1С: Управление торговлей»;
«1С: Розница»
Фронт-офис (рабочее место кассира) Кассовая программа отображает факт выбытия товара, формирует чеки в соответствии с 54-ФЗ, отправляет информацию оператору фискальных данных и в товароучетную систему (бэк-офис) Продукты Frontol от АТОЛ;
«1С: Касса»
Приложение для ТСД С помощью программы терминал сбора данных взаимодействует с «товароучеткой» — получает от нее задания и отправляет файлы с товарами (штрихкодами и атрибутами). DataMobile

Некоторые кассовые аппараты поставляются уже с предустановленным фирменным ПО. Недостаток таких решений — базовый функционал и невозможность «допилить» его под свои запросы.

Как вести учет товара с приложениями DataMobile

Приложения для ТСД — отдельный вид ПО, который рассмотрим подробнее. Без соответствующего программного обеспечения терминалы не смогут взаимодействовать с «товароучеткой», получать от нее документы и передавать данные.

DataMobile — одно из популярных приложений для ТСД и мобильных устройств. Оно универсально и подходит для комплексной автоматизации учета в складском хозяйстве, рознице, службах доставки и на производстве.

Перед тем как начать вести учет товара в продуктовом магазине, необходимо настроить совместимость терминала с товароучетной системой. ПО DataMobile совместимо со всеми популярными конфигурациями «1С» и поддерживает любые документы из этой программы. Для интеграции не требуются навыки программирования, достаточно добавить ТСД в список оборудования в настройках «1С» и отметить «галочками» те операции, которые будут выполняться. Никаких дополнительных баз и промежуточных конфигураций не требуется.

В программе можно выполнять следующие операции:

  • идентифицировать товар по штрихкоду и получать о нем информацию (название, цену, характеристики);
  • фиксировать приход, отпуск и перемещение товара;
  • проводить инвентаризацию;
  • работать с упаковками и упаковочными листами;
  • комплектовать заказы;
  • редактировать шаблоны этикеток и отправлять их на печать прямо с терминала;
  • работать с государственными системами (ЕГАИС, «Честный ЗНАК», «Меркурий»);
  • проводить переоценку и перемаркировку ТМЦ;
  • вносить номенклатурные позиции в «товароучетку» непосредственно с терминала;
  • выгружать внешние заказы на кассовое ПО Frontol.

Автоматизацию удобно начинать с решения базовых задач, используя начальную версию по минимальной цене. В любой момент можно перейти на более продвинутую версию, доплатив разницу в цене, или подключить дополнительные модули: ЕГАИС, Маркировка, RFID, Конструктор.

Для микробизнеса актуален вопрос, как вести учет товара в маленьком магазине. Вместо ТСД можно использовать обычный смартфон с установленным приложением DataMobile и беспроводным сканером с Bluetooth.

Для курьеров и торговых представителей есть отдельное решение — DM.Мобильная Торговля. В этой программе удобно распределять задания между выездными сотрудниками, строить маршруты, оформлять чеки и принимать платежи у клиентов на месте доставки.

Еще один продукт для автоматизации торговли — DM.Прайсчекер. Программа устанавливается на микрокиоски и прайс-чекеры в супермаркетах, позволяет идентифицировать продукцию по штрихкоду и получить подробную информацию на экране устройства.

Как вести учет в магазине маркированной одежды

Маркировка товаров идет полным ходом. В системе «Честный ЗНАК» отслеживаются шубы, обувь, сигареты, лекарства, одежда, кухонное и постельное белье, фототехника и автошины. Уже к 2024 году на всю продукцию, производимую в России или ввезенную из-за границы, будут наноситься цифровые средства идентификации.

Как вести учет продаж, если в ассортименте есть маркированные изделия? Рассмотрим этот вопрос на примере одежды и, в первую очередь, приведем чек-лист, как подготовиться к товароучету:

  • Купить квалифицированную электронную подпись для работы в ЧЗ и визирования документов.
  • Заключить договор с оператором электронного документооборота. Поставки маркированных товаров сопровождаются универсальными передаточными документами (УПД). А для обмена УПД между участниками рынка нужен ЭДО.
  • Установить кассовую программу, которая поддерживает тег 1162 (реквизит чека «код товара»). Если на предприятии уже есть касса с ПО, достаточно обновить прошивку.
  • Приобрести сканер для обработки двумерных штрихкодов. Для этих целей применимы устройства с технологией Image-считывания (имиджеры или фотосканеры). Лазерные и светодиодные 1D-сканеры не подойдут. То же самое касается и ТСД — он должен быть оснащен 2D-имиджером.

На данный момент для магазинов одежды остро стоит вопрос с маркировкой остатков. Продавцы должны самостоятельно распечатывать и наносить марки, поэтому не обойтись без принтеров этикеток. Рекомендуется выбирать модели с термотрансферной печатью.

Для учета любых товаров с кодом Data Matrix подойдет универсальный программный модуль DataMobile Маркировка. Основные возможности:

  • ввод кодов маркировки (КМ) в оборот;
  • сверка фактических поступлений с документами (поштучно и по упаковкам);
  • формирование документов для отгрузки с передачей в учетную систему;
  • работа с актами списания и перемещения;
  • печать этикеток с кодами маркировки на стационарном или мобильном принтере;
  • работа с групповыми упаковками и агрегация кодов маркировки.

Модуль используется как дополнение к основному ПО DataMobile, устанавливается на ТСД со встроенным 2D-сканером и ОС Android.

Вместе с перечисленным выше оборудованием DataMobile позволяет вывести бизнес на новый уровень: автоматизировать все операции, начиная от приемки товара и заканчивая его реализацией.

Затраты на автоматизацию быстро окупаются за счет:

  • правильного планирования закупок;
  • сокращения пересортицы из-за воровства и ошибок персонала;
  • экономии времени на выполнении рутинных операций.

Бизнес-процессы в рознице удобнее контролировать, если они автоматизированы. Владелец магазина сможет проверить работу персонала, узнать, какие товары продаются лучше всего, оценить эффективность маркетинговых инструментов, найти ошибки в учете и оперативно их исправить.

Подберем версию DataMobile для вашего бизнеса за 5 минут.

Рейтинг статьи

Добавить комментарий

Пожалуйста, оцените по 5 бальной шкале
Будьте в курсе!
Узнавайте первыми о наших новостях
Читайте также
GS1: все о системе стандартизации учета и штрихкодах GS1: все о системе стандартизации учета и штрихкодах

Зачем нужны и где используются штрихкоды. Международная система GS1 в России. Как применяется система GS1 для маркировки. ПО DataMobile для работы с кодами GS1.

Система маркировки товаров «Честный ЗНАК»: что это такое и как  с ней работать Система маркировки товаров «Честный ЗНАК»: что это такое и как с ней работать

Все о системе «Честный ЗНАК»: механизм работы, как подключиться к ней и подать заявку, какое оборудование необходимо для маркировки товаров. Перечень продукции, подлежащей обязательной маркировке.

Обзор терминала сбора данных Urovo DT40 Обзор терминала сбора данных Urovo DT40

Возможности терминала сбора данных Urovo DT40: производительность, сканирование штрихкодов, удобство эксплуатации. Комплексная автоматизация с ТСД Urovo DT40 и ПО DataMobile.