Товарный учет — это сердце торгового бизнеса. Он позволяет оперативно получать данные о продукции, корректировать ассортимент, находить причины падения продаж и многое другое. Без отлаженной системы товароучета невозможно «выжать» максимум прибыли из своего магазина. Финансовые потери, связанные с пересортицей, человеческим фактором, воровством и неправильным планированием закупок, неизбежны.
В статье расскажем, как вести учет товаров в магазине розничной торговли, чтобы избавиться от головной боли и сократить издержки.
Плюсы автоматизации: как вести учет товара в магазине, чтобы увеличить прибыль
По виду учета все магазины можно разделить на три группы. Первые фиксируют все операции в тетрадях, вторые — в громоздких excel-таблицах, третьи — в специализированных программах. Последний вариант предпочтителен для всех: от небольших магазинов у дома до крупной розничной сети. Однако, представители малого бизнеса до сих пор боятся автоматизации, считая ее затратным и бессмысленным мероприятием. На самом деле на рынке есть множество программных решений и устройств, позволяющих запустить товароучет за один день и при любом бюджете.
Какие проблемы решает автоматизированный товароучет
Как вести учет товара в магазине? Без объединения всей номенклатуры в единую информационную базу делать это достаточно сложно. Заполнение книг, товарных карточек, формирование оборотных ведомостей и их постоянная сверка с бухгалтерской отчетностью отнимает кучу времени и приводит к путанице. Это касается любой торговой деятельности, даже если в ассортименте всего пара десятков наименований.
Автоматизация товароучета выводит бизнес на новый уровень и решает следующие задачи:
- интеграция складских процессов с бухгалтерской программой;
- быстрое получение информации о товарах из единой базы (на основании «первички», введенной в программу);
- складской учет: инвентаризация запасов, приемка, перемещение, отпуск, списание и др.;
- автоматическое оформление и печать ценников со скидками и без (в том числе в торговом зале);
- контроль сроков годности;
- отслеживание спроса и планирование закупок;
- работа с алкогольной продукцией в ЕГАИС;
- учет товаров, подлежащих маркировке в системе «Честный ЗНАК».
Если учет автоматизирован, все позиции попадают в базу еще на этапе поставки, а каждое последующее изменение фиксируется в программе. Пользователи всегда в курсе сколько товаров поступило на склад, сколько испортилось, какая часть реализована и когда заказывать следующую партию.
Порядок учета материальных средств
Розничный магазин — это объект со складским помещением и торговым залом. Учет на обеих площадках должен быть объединен в одну систему. Это позволит грамотно организовать планирование и закупки: популярная продукция всегда будет на полках, а непопулярная — перестанет пылиться на складах.
Способы учета товаров зависят от номенклатуры и ассортимента. Всего их три:
- Номенклатурный. Каждому товару присваивается отдельная карточка. Не самый удобный способ, поэтому используется редко и в основном в мелких розничных точках.
- Партионный. Партия — это однородная (одинаковая) продукция, поступившая от поставщика по единому сопроводительному документу. Товар отпускается с учетом принадлежности к определенной поставке. Партионный способ применяется в магазинах с небольшим ассортиментом, а также при реализации изделий с определенным сроком годности.
- Сортовой. Товары классифицируются по признакам (а не по целым партиям), например, хлебобулочные изделия, «молочка», фрукты-овощи. Этот вид учета актуален для магазинов с большим ассортиментом, где много товарных групп, отличающихся по цене, свойствам, условиям хранения и т.д.
В последнем случае товароучет ведется по штрихкодам — сотрудник склада принимает продукцию и распределяет ее в соответствующих складских зонах. Одна из полезных возможностей такой системы — адресное хранение товара, когда кладовщик получает четкое задание по размещению каждой упаковки (по номеру стеллажа, яруса, полки и т.д.). Как вести учет товара на складе с адресным хранением? Это легко можно организовать с помощью терминала сбора данных и приложения DataMobile. Но о нем мы поговорим позже.
Как вести учет в рознице на примере магазина продуктов: выбор оборудования
Алгоритм действий по организации автоматизированного учета зависит от системы налогообложения, используемой программы, специфики товаров и ряда других факторов, но принцип везде одинаковый. Как вести учет в торговле, рассмотрим на примере магазина продуктов. Вот базовый перечень шагов:
- приемка поступившей партии и внесение новых позиций в справочник;
- отправка и размещение продукции на складе;
- формирование торговой наценки и отражение ее в учете;
- перемаркировка и фасовка;
- передача продукции со склада в магазин;
- оформление первички на перемещение;
- раскладка в торговом зале;
- отражение в базе сведений о продаже (автоматически через онлайн-кассу);
- закрытие смены;
- проверка и корректировка остатков (при необходимости).
Автоматизация торговли — это не только программа, в которую заносят данные о товарах. Важную роль играет оборудование. На нем остановимся подробнее.
Терминал сбора данных
ТСД — это универсальное устройство со встроенным сканером. Применимо в любом складском процессе, где ведется учет по штрихкодам:
- приемка партии от поставщика;
- инвентаризация запасов на складе и в торговом зале;
- комплектация заказа покупателю;
- учет перемещения товаров на складе, а также между складом и магазином;
- наполнение витрин.
Выбор ТСД зависит в основном от условий эксплуатации. На сухих и теплых складах и в магазинах используются корпоративные терминалы со сканером, работающим в ближнем поле.
Для холодных складов желательно приобрести промышленный ТСД, хорошо защищенный от пыли и влаги (с классом защиты от IP65). Для гипермаркетов с высокими стеллажами, где сотрудники перемещаются на погрузчиках, рекомендованы модели с дальнобойным сканером, который умеет считывать этикетки на расстоянии 10-15 метров и более.
Как организовать учет в магазине розничной торговли с помощью ТСД? Для этого потребуется товароучетная программа и подключенный к ней терминал. С помощью ТСД сотрудники магазина фиксируют все движения продукции (от приемки до выкладки на витрину) и отправляют в «товароучетку» через USB или удаленно по беспроводным каналам (Wi-Fi, Bluetooth). Чтобы ТСД взаимодействовал с товароучетной системой, на нем должно быть установлено специальное ПО, например, DataMobile.
Принтер этикеток
Принтер нужен в магазине для следующих операций:
- фасовка весовой продукции;
- нанесение этикеток на новую продукцию;
- печать этикеток и ценников в торговом зале (например, когда нужно срочно напечатать новые этикетки со скидкой);
- перемаркировка остатков в системе «Честный ЗНАК».
Принтеры можно использовать как локальное или сетевое оборудование. В первом случае он подключается к одному рабочему месту, во втором — получает задание на печать со всех устройств в локальной сети.
В продуктовых магазинах можно заметить сотрудников с мобильным принтером, которые печатают ценники прямо в торговом зале. Такие устройства имеют компактные габариты, работают от аккумулятора и удаленно получают команды от ТСД (через Bluetooth). Шаблоны этикеток можно редактировать непосредственно на терминале. Такая опция предусмотрена в программе DataMobile.
Кассовый узел
Для автоматизации рабочего места кассира (РМК) требуется онлайн-касса с фискальным накопителем, соответствующая требованиям 54-ФЗ. Кассовое оборудование следует выбирать в зависимости от объемов продаж. Для небольшой розницы достаточно смарт-терминала со скоростью печати чеков до 70-100 мм/с. Также можно использовать фискальный регистратор, подключенный к ПК с кассовой программой. Для магазинов с высоким клиентопотоком часто выбирают готовые POS-системы, включающие в себя фискальный регистратор, POS-компьютер, монитор и программируемую клавиатуру.
Торговым точкам с большим оборотом наличных средств также рекомендуется приобрести детектор валют и счетчик банкнот.
Сканер штрихкодов
Автоматизированное РМК не обходится без сканера штрихкодов. В процессе продажи кассир считывает код с этикетки и сразу находит товар в программе, после чего можно печатать чек. В результате сокращается время на выполнение рутинных операций, снижается вероятность ошибок и путаницы.
Если магазин торгует маркированной и алкогольной продукцией, понадобится 2D-имиджер для считывания двумерных штрихкодов Data Matrix и PDF417. В остальных случаях пока можно обойтись обычным 1D-сканером, но следует помнить, что уже в ближайшие годы правительство планирует подключить к обязательной маркировке все товарные группы.
Дополнительное оборудование
Выше мы рассмотрели универсальный набор технических средств для автоматизации любой розничной точки, независимо от ассортимента и объема продаж. Теперь поговорим, как вести учет товара в магазине весовых продуктов. Кроме базового комплекта оборудования, здесь нужны еще и электронные весы. В продуктовых магазинах используют четыре вида устройств для взвешивания:
- торговые — для оснащения кассовых узлов, в том числе в магазинах с прилавочной торговлей;
- фасовочные — для упаковки развесной продукции на складах, в торговых залах и отделах готовой продукции в гипермаркетах;
- порционные — для взвешивания и фасовки продуктов от 3 г до 30 кг, подходят для учета полуфабрикатов, кондитерских изделий и готовых блюд в отделах кулинарии;
- весы для самообслуживания в отделах фруктов, овощей, полуфабрикатов.
Весы можно подключить к ПК и настроить совместную работу с кассой — вес товара будет автоматически добавляться в чек.
В крупных магазинах с системой самообслуживания нужен прайс-чекер с установленным на него ПО для проверки цен. С его помощью покупатели и сотрудники торговой зоны могут в любой момент получить актуальную информацию о товаре и узнать, действует ли на него в данный момент скидка.
Как вести учет в продуктовом магазине: определяемся с ПО
Все программы, необходимые для автоматизации учета в магазине, условно разделим на три группы:
| Тип ПО | Описание | Пример |
| Бэк-офис | ПО для ведения товарооборота и аналитики. Здесь содержится вся первичная документация и сведения о продукции, фиксируются все операции по ее движению (от поступления на баланс до реализации). Программа может быть облачной или коробочной. В первом случае пользователь получает доступ к веб-сервису, а во втором — покупает лицензию и устанавливает ПО на рабочее место | «1С: Управление нашей фирмой»; «1С: Управление торговлей»; «1С: Розница» |
| Фронт-офис (рабочее место кассира) | Кассовая программа отображает факт выбытия товара, формирует чеки в соответствии с 54-ФЗ, отправляет информацию оператору фискальных данных и в товароучетную систему (бэк-офис) | Продукты Frontol от АТОЛ; «1С: Касса» |
| Приложение для ТСД | С помощью программы терминал сбора данных взаимодействует с «товароучеткой» — получает от нее задания и отправляет файлы с товарами (штрихкодами и атрибутами). | DataMobile |
Некоторые кассовые аппараты поставляются уже с предустановленным фирменным ПО. Недостаток таких решений — базовый функционал и невозможность «допилить» его под свои запросы.
Как вести учет товара с приложениями DataMobile
Приложения для ТСД — отдельный вид ПО, который рассмотрим подробнее. Без соответствующего программного обеспечения терминалы не смогут взаимодействовать с «товароучеткой», получать от нее документы и передавать данные.
DataMobile — одно из популярных приложений для ТСД и мобильных устройств. Оно универсально и подходит для комплексной автоматизации учета в складском хозяйстве, рознице, службах доставки и на производстве.
Перед тем как начать вести учет товара в продуктовом магазине, необходимо настроить совместимость терминала с товароучетной системой. ПО DataMobile совместимо со всеми популярными конфигурациями «1С» и поддерживает любые документы из этой программы. Для интеграции не требуются навыки программирования, достаточно добавить ТСД в список оборудования в настройках «1С» и отметить «галочками» те операции, которые будут выполняться. Никаких дополнительных баз и промежуточных конфигураций не требуется.
В программе можно выполнять следующие операции:
- идентифицировать товар по штрихкоду и получать о нем информацию (название, цену, характеристики);
- фиксировать приход, отпуск и перемещение товара;
- проводить инвентаризацию;
- работать с упаковками и упаковочными листами;
- комплектовать заказы;
- редактировать шаблоны этикеток и отправлять их на печать прямо с терминала;
- работать с государственными системами (ЕГАИС, «Честный ЗНАК», «Меркурий»);
- проводить переоценку и перемаркировку ТМЦ;
- вносить номенклатурные позиции в «товароучетку» непосредственно с терминала;
- выгружать внешние заказы на кассовое ПО Frontol.
Автоматизацию удобно начинать с решения базовых задач, используя начальную версию по минимальной цене. В любой момент можно перейти на более продвинутую версию, доплатив разницу в цене, или подключить дополнительные модули: ЕГАИС, Маркировка, RFID, Конструктор.
Для микробизнеса актуален вопрос, как вести учет товара в маленьком магазине. Вместо ТСД можно использовать обычный смартфон с установленным приложением DataMobile и беспроводным сканером с Bluetooth.
Для курьеров и торговых представителей есть отдельное решение — DM.Мобильная Торговля. В этой программе удобно распределять задания между выездными сотрудниками, строить маршруты, оформлять чеки и принимать платежи у клиентов на месте доставки.
Еще один продукт для автоматизации торговли — DM.Прайсчекер. Программа устанавливается на микрокиоски и прайс-чекеры в супермаркетах, позволяет идентифицировать продукцию по штрихкоду и получить подробную информацию на экране устройства.
Как вести учет в магазине маркированной одежды
Маркировка товаров идет полным ходом. В системе «Честный ЗНАК» отслеживаются шубы, обувь, сигареты, лекарства, одежда, кухонное и постельное белье, фототехника и автошины. Уже к 2024 году на всю продукцию, производимую в России или ввезенную из-за границы, будут наноситься цифровые средства идентификации.
Как вести учет продаж, если в ассортименте есть маркированные изделия? Рассмотрим этот вопрос на примере одежды и, в первую очередь, приведем чек-лист, как подготовиться к товароучету:
- Купить квалифицированную электронную подпись для работы в ЧЗ и визирования документов.
- Заключить договор с оператором электронного документооборота. Поставки маркированных товаров сопровождаются универсальными передаточными документами (УПД). А для обмена УПД между участниками рынка нужен ЭДО.
- Установить кассовую программу, которая поддерживает тег 1162 (реквизит чека «код товара»). Если на предприятии уже есть касса с ПО, достаточно обновить прошивку.
- Приобрести сканер для обработки двумерных штрихкодов. Для этих целей применимы устройства с технологией Image-считывания (имиджеры или фотосканеры). Лазерные и светодиодные 1D-сканеры не подойдут. То же самое касается и ТСД — он должен быть оснащен 2D-имиджером.
На данный момент для магазинов одежды остро стоит вопрос с маркировкой остатков. Продавцы должны самостоятельно распечатывать и наносить марки, поэтому не обойтись без принтеров этикеток. Рекомендуется выбирать модели с термотрансферной печатью.
Для учета любых товаров с кодом Data Matrix подойдет универсальный программный модуль DataMobile Маркировка. Основные возможности:
- ввод кодов маркировки (КМ) в оборот;
- сверка фактических поступлений с документами (поштучно и по упаковкам);
- формирование документов для отгрузки с передачей в учетную систему;
- работа с актами списания и перемещения;
- печать этикеток с кодами маркировки на стационарном или мобильном принтере;
- работа с групповыми упаковками и агрегация кодов маркировки.
Модуль используется как дополнение к основному ПО DataMobile, устанавливается на ТСД со встроенным 2D-сканером и ОС Android.
Вместе с перечисленным выше оборудованием DataMobile позволяет вывести бизнес на новый уровень: автоматизировать все операции, начиная от приемки товара и заканчивая его реализацией.
Затраты на автоматизацию быстро окупаются за счет:
- правильного планирования закупок;
- сокращения пересортицы из-за воровства и ошибок персонала;
- экономии времени на выполнении рутинных операций.
Бизнес-процессы в рознице удобнее контролировать, если они автоматизированы. Владелец магазина сможет проверить работу персонала, узнать, какие товары продаются лучше всего, оценить эффективность маркетинговых инструментов, найти ошибки в учете и оперативно их исправить.
